L’importance de Planifier un Document d’affaires

L’écriture est la partie amusante. L’édition est la partie la plus difficile. Vous savez ce qu’est la première partie? Planification! Ce que vous faites avant d’écrire est tout aussi important que ce que vous écrivez. La planification d’un document d’entreprise et l’utilisation d’un plan sont des outils précieux que vous devriez d’abord utiliser dans la boîte à outils de votre rédacteur.

Pourquoi la Planification d’un Document d’entreprise Est importante

Une communication d’entreprise efficace nécessite d’utiliser les trois C: écrire de manière claire, concise et convaincante. Si un document commercial est mal écrit, contient de nombreuses fautes d’orthographe ou de grammaire, manque d’organisation ou n’identifie pas les problèmes, votre lecteur laisse une mauvaise impression. Par conséquent, pour maintenir votre réputation en tant que professionnel, vous devrez prévoir du temps pour la planification avant de commencer à rédiger un document commercial.

Ce qu’implique la planification

La planification prend du temps — de quelques minutes à quelques heures selon la taille du document, la quantité de détails et le niveau d’importance.

La planification d’un document d’affaires vous oblige à ::

• Définissez clairement l’objectif
• Connaissez votre public
• Décrivez les points clés

Restez concentré sur l’objectif du document commercial

Identifiez votre objectif et restez concentré. Bien sûr, vous devrez peut-être apporter des documents à l’appui supplémentaires pour faire valoir votre point de vue. Mais les informations supplémentaires ne devraient jamais éclipser le but principal.

Pour faire ressortir votre point principal, essayez d’utiliser ces conseils:

• Gardez le format visuellement simple (évitez les polices décoratives et distrayantes)
• Identifiez immédiatement le problème
• Anticipez et répondez à toutes les questions que votre lecteur peut poser
• Fournissez des données, des preuves ou des raisons appuyant votre point principal
• Proposez une solution ou faites une proposition

Consultez l’exemple suivant. Notez comment l’e-mail identifie le problème (la réunion), anticipe les questions (est-ce obligatoire?), fournit une motivation (cela vous affectera directement) et donne une direction claire de ce que le lecteur doit faire (envoyer le mémo).

Objet: Réunion le mercredi à 10h00

Chère Sue,

Je vous envoie un e-mail concernant une réunion importante à venir la semaine prochaine. Cette réunion aura lieu mercredi à 10h00, et tous les employés sont tenus d’être présents. Je sais que vous êtes très occupé en tant que chef du département de la comptabilité et que le moment de la réunion n’est peut-être pas idéal. Cependant, cette réunion portera sur une nouvelle initiative à l’échelle de l’entreprise qui aura un impact direct sur votre département.

Veuillez envoyer une note à tous les employés sous votre supervision concernant cette réunion et souligner la nécessité de leur présence. Veuillez me le faire savoir quand cela sera fait.

J’apprécie grandement votre aide à cet égard. N’hésitez pas à me contacter pour toute question.

Cordialement,

Jeff

Organisez votre Document d’affaires

Vous pouvez exercer votre droit d’avoir un placard désorganisé. Vous ne pouvez pas exercer ce droit en matière de rédaction commerciale. La communication d’entreprise exige une approche organisée. Si votre lecteur est confus par ce que vous avez écrit ou ne sait pas quelle action vous attendez d’eux, c’est un énorme échec.

Par conséquent, faites-vous un objectif d’écrire de manière organisée et cohérente. Les phrases et les paragraphes doivent circuler naturellement, guidant le lecteur d’un sujet à l’autre. Utilisez un formatage de document professionnel approprié. Et un excellent exercice pour vous aider à organiser et à présenter votre écriture consiste à utiliser un plan.

Utilisez un contour

Un contour vous permettra de réfléchir à ce que vous devez dire et comment le faire dans un ordre logique. Commencez par vos points principaux. Ajoutez ensuite des sous-thèmes prenant en charge le point principal. En les notant, vous commencerez à voir où vous devrez peut-être modifier l’ordre. Ou être invité à ajouter des informations supplémentaires.

Autre avantage de l’utilisation d’un contour: Cela vous oblige à ralentir. Écrire trop vite conduit à des erreurs désordonnées. Un contour vous permet de faire une pause, de réfléchir lentement à l’image que vous essayez de peindre pour votre lecteur et d’éliminer les non-essentiels.

Voici un exemple de contour de base :

Title: Verrouillez la porte de votre bureau

1. Tous les employés doivent commencer à verrouiller leurs portes de bureau la nuit
   1. Énumérez les raisons pour lesquelles cela est nécessaire
   2. Expliquez que cela entre en vigueur immédiatement
2. Discuter des nouvelles serrures à installer
   1. Nouvelles clés à distribuer
   2. Que faire si vous perdez votre clé
3. Conclusion : Félicitez les employés pour leur soutien à cette nouvelle initiative

N’oubliez pas de modifier votre Document d’entreprise

Votre document d’entreprise n’est pas prêt avant de l’avoir vérifié. Lire, éditer, répéter. Ne minez pas la crédibilité de votre travail avec des fautes de frappe, des erreurs de ponctuation et des inexactitudes.

Les rédacteurs utilisent cette astuce pour trouver des erreurs grammaticales ou typographiques persistantes dans le texte: Lisez-le à haute voix dans son intégralité. Et faites-le à un rythme lent. Écoutez attentivement ce qui sonne. Peut-être que vous avez tapé perdre quand vous vouliez dire perdre. Ou vous avez omis un mot. Et vous entendrez quand vous aurez dit le même point deux fois dans un paragraphe.

Rédiger un document professionnel n’est pas une tâche facile. Mais avec une bonne planification, en organisant vos pensées à l’aide d’un contour et en appliquant les conseils ci-dessus, vous pouvez maîtriser l’art de rédiger des documents commerciaux.