Livre De Minutes : Qu’Est-Ce Qu’Un Livre D’Entreprise Et Pourquoi Il Est Important

Qu’est-ce qu’un livre de minutes?

Pourquoi est-il important de tenir un livre d’entreprise ou des registres d’entreprise?

Qu’est-ce qui est inclus dans un livre de procès-verbaux et quelles sont les conséquences du fait que le livre de procès-verbaux n’est pas tenu à jour?

Dans cet article, nous allons décomposer tout ce que vous devez savoir sur les livres de minutes.

Êtes-vous prêt?

Commençons…

Qu’est-ce qu’un livre de minutes

Un livre de minutes, un livre de minutes d’entreprise ou un livre d’entreprise est un enregistrement officiel des activités et des décisions internes de l’entreprise.

Merriam-Webster définit un livre de procès-verbaux comme ” le compte rendu écrit officiel de la transaction des actionnaires et des administrateurs d’une société “.

Le livre des procès-verbaux est essentiellement un classeur contenant les résolutions de la société, le grand livre des actionnaires, les statuts constitutifs, la liste des administrateurs, les règlements administratifs et tous les documents internes de la société.

Lorsque vous constituez une entreprise pour la première fois, vous devez immédiatement organiser tous vos documents d’entreprise dans le livre des procès-verbaux pour vous assurer de conserver des registres clairs de l’entreprise.

Le livre des minutes fournira des détails sur l’histoire de l’entreprise.

La société étant une personne morale agissant par l’intermédiaire de son conseil d’administration, elle doit suivre les activités et événements importants de sa vie et documenter son processus décisionnel.

Une personne physique peut tenir un journal des événements importants de sa vie.

Une société doit tenir des registres des décisions importantes dans sa vie et démontrer que ces décisions ont été prises conformément aux règles régissant la société et à la loi.

Le carnet de minutes contient essentiellement le journal de l’entreprise.

Que sont les ” procès-verbaux ”

Les procès-verbaux ou procès-verbaux de réunion représentent le compte rendu documenté d’une réunion ou d’une décision.

Par exemple, le conseil d’administration de la société est responsable de prendre des décisions importantes et stratégiques pour la société.

Ils se réunissent généralement plusieurs fois par an pour discuter des affaires de l’entreprise, de la gouvernance, évaluer comment les choses se passent et ce qui devrait être fait ensuite.

Le secrétaire de la société est chargé de préparer un compte rendu écrit de ce qui a été discuté lors de ces réunions et des décisions prises.

C’est ce que nous appelons le ” procès-verbal ” de la réunion.

Le procès-verbal représente une note détaillée de ce qui a été discuté et des décisions prises par qui.

Une fois les procès-verbaux de réunion préparés, ils sont ensuite soumis à chaque membre du conseil présent à la réunion pour en approuver et en confirmer le contenu.

En fin de compte, les procès-verbaux de réunion approuvés seront placés dans le carnet de procès-verbaux de l’entreprise pour tenir compte de la décision et du processus décisionnel de l’entreprise.

Ce qui se passe dans un livre de minutes

Ce qui se passe dans un livre de minutes et son contenu sont généralement standard.

Le livre des procès-verbaux des sociétés contient quelques documents et informations essentiels:

1. Statuts
2. Statuts
3. Résolution du conseil d’administration
4. Résolution des actionnaires
5. Registre des administrateurs
6. Registre des dirigeants
7. Registre des actionnaires
8. Registre des actionnaires
9. Registre des transferts d’actions
10. Contrats de souscription
11. Documents du registre des sociétés
12. Certificats d’actions
13. Convention d’actionnaires
14. Octroi d’options
15. Accords de crédit
16. Modifications apportées aux statuts ou aux règlements de la société

Le livre des procès-verbaux vous renseigne sur la structure juridique de la société, les décisions qui ont été prises par le passé par les administrateurs et les actionnaires, la manière dont la société peut prendre de nouvelles décisions importantes et qui sont les parties prenantes de la société.

Quand devez-vous montrer votre livre d’entreprise

Il existe de nombreux cas où vous devez produire l’historique de votre entreprise et votre livre de minutes.

Voici quelques exemples d’événements qui vous obligent à montrer le carnet de minutes de votre société:

1. Processus de due diligence
2. Vente de votre entreprise
3. Transfert de votre entreprise à une autre personne
4. Financement bancaire
5. Transaction immobilière
6. Achat de véhicule
7. Financement de démarrage
8. Financement des investisseurs
9. Offre publique initiale
10. Ouverture de facilités de ligne de crédit
11. À des fins de comptabilité fiscale
12. Audit de l’entreprise
13. Relations avec les autorités gouvernementales

Dans l’une des circonstances ci-dessus, vous devrez peut-être démontrer que l’historique de votre entreprise est bien documenté et que l’investisseur ou la société de financement transige avec vous sur la base d’une connaissance complète du statut et de l’historique de votre entreprise.

Si votre livre de documents d’entreprise est incomplet ou non documenté, cela peut retarder votre transaction ou même la compromettre.

Assurez-vous donc de tenir vos dossiers à jour.

Ai-je besoin d’un carnet de minutes

La réponse courte est oui!

Quelle est l’importance d’un livre de procès-verbaux ?

Vous avez besoin d’un carnet de minutes pour rendre compte de l’histoire de l’entreprise.

Dans un sens, ce n’est pas le livre des minutes qui est important, mais tout le contenu que vous devez y conserver.

Dans la vie de votre entreprise, dans de nombreux cas, vous devrez revenir au procès-verbal de votre entreprise pour fournir des preuves des décisions ou actions passées de l’entreprise.

Par exemple, si votre entreprise avait souscrit une ligne de crédit importante auprès de la banque, qu’elle avait émis des actions dans le cadre d’un financement d’entreprise ou d’un financement initial ou qu’elle avait peut-être racheté des actions de certains actionnaires, vous devrez fournir les enregistrements dans le procès-verbal de votre entreprise pour démontrer que de telles décisions ont été prises conformément aux règles régissant la société et aux lois.

Si une entreprise néglige son livre d’entreprise et ne tient pas de procès-verbaux relatifs à ses décisions importantes, elle peut finir par payer de nombreux frais juridiques pour recréer l’histoire de l’entreprise.

La société peut avoir besoin de payer pour documenter les décisions passées importantes et produire la preuve que ses décisions passées ont été dûment approuvées par le conseil d’administration et les actionnaires de la société.

Comment organisez-vous un livre de minutes

Organiser un livre de minutes n’est fondamentalement pas un processus compliqué.

Bien sûr, il peut y avoir des différences significatives entre le traitement du livre des minutes pour une grande multinationale et un petit magasin local.

Alors, comment tenez-vous un carnet de minutes?

Votre carnet de minutes doit contenir au minimum:

1. Vos statuts constitutifs ou certificat de constitution avec toutes ses modifications
2. Les statuts de votre société avec toutes ses modifications
3. Le registre de votre conseil d’administration
4. La résolution et le procès-verbal de l’assemblée d’organisation initiale
5. Procès-verbal de toutes les réunions du conseil d’administration
6. Résolutions des actionnaires affichage de toutes les approbations des actionnaires
7. Les actionnaires de la société et le registre des actions

Chaque entreprise peut décider quelles informations conserver dans son carnet de minutes.

Souvent, toute information susceptible d’affecter la société en tant qu’entité doit être conservée dans le livre de la société.

Que se passe-t-il si mon carnet de procès-verbaux n’est pas à jour

Vous pourriez être confronté à des conséquences importantes si votre entreprise ne dispose pas d’un carnet de comptes à jour et bien documenté.

Souvent, les entreprises voient une transaction importante retardée ou même déraillée en raison de l’insuffisance de leur carnet de procès-verbaux.

Par exemple, vous avez travaillé dur pour trouver un investisseur à investir dans votre entreprise.

Vous avez mal besoin des fonds d’investissement.

Oups, il y a un problème !

L’investisseur ne veut pas investir tant que votre entreprise n’est pas en mesure d’afficher et de documenter correctement les décisions passées.

L’investisseur veut s’assurer que l’entreprise n’a violé les droits de personne dans le passé, que ses décisions sont conformes à la loi et à la réglementation de l’entreprise.

Sans se rassurer que les opérations de la société étaient régulières, l’investisseur voit le risque.

Voici une courte liste de cas où une entreprise peut faire face à des conséquences potentielles de ne pas tenir son carnet de procès-verbaux:

1. Défaut dans les dépôts réglementaires obligatoires
2. Exposition à des sanctions légales en cas de non-conformité réglementaire
3. Audit plus approfondi dans le cadre d’une opération de vente
4. Conseil d’administration soumis à une action en justice selon la nature de la décision sans document
5. Poursuite possible des actionnaires pour des décisions sans document impactant les droits des actionnaires
6. Les anciens administrateurs deviennent responsables des actions des nouveaux administrateurs si le changement n’a pas été documenté
7. Impossibilité de recréer l’histoire de l’entreprise au satisfaction d’un investisseur important

L’intensité des conséquences peut varier en fonction de la nature de la décision, de la taille de l’entreprise, d’éventuelles violations de la loi et du nombre de parties prenantes potentiellement concernées par les décisions de l’entreprise.

Il est préférable de consulter un avocat d’entreprise pour vous assurer de maintenir correctement le carnet de minutes de votre entreprise afin d’éviter tout risque inutile.

Plats à emporter

Le procès-verbal de la société est le document officiel de l’histoire de la société depuis sa constitution en société.

Les entreprises sont tenues de tenir un registre détaillé des documents, décisions et transactions de l’entreprise.

En règle générale, le livre d’entreprise du procès-verbal de la société est conservé au siège social de la société.

Le procès-verbal de la société comprend:

1. Statuts constitutifs
2. Registre des administrateurs et dirigeants
3. Résolutions du conseil d’administration
4. Résolution des actionnaires
5. Procès-verbal du Conseil d’administration
6. Registre des actionnaires
7. Registre des transferts d’actions
8. Documents de dépôt réglementaires

Et plus.

Si vous maintenez correctement le carnet de procès-verbaux de votre entreprise et que vous vous assurez que son contenu est à jour, vous minimiserez efficacement les risques pour la société et les administrateurs qui la dirigent.

Le conseil d’administration aura l’assurance que ses décisions ont été bien documentées et conservées dans les registres de la société.

Les actionnaires ont l’assurance qu’ils ont approuvé toute résolution du conseil d’administration comme cela était nécessaire par la loi.

Les tiers comme les banques, les investisseurs, les gouvernements, les auditeurs ou les avocats peuvent rapidement consulter un historique détaillé de l’entreprise et avoir le confort que les décisions et activités passées de l’entreprise étaient conformes à ses règles internes et à la loi.

La bonne tenue de la minute est cruciale pour qu’une entreprise puisse documenter son histoire.

Avez-vous une expérience que vous aimeriez partager avec nous concernant le livre des registres de l’entreprise?

Nous aimerions avoir de vos nouvelles.