Modèles de Lettre de Demande de rendez-vous gratuits

Bien que cela puisse sembler une tâche assez simple, écrire une lettre pour demander un rendez-vous peut en fait s’avérer une chose assez difficile à faire. Vous demandez à quelqu’un de vous accorder son temps et son attention, et une réponse affirmative n’est jamais donnée.Si vous écrivez pour demander une rencontre avec quelqu’un que vous n’avez jamais rencontré, la personne à qui vous écrivez ne sait probablement rien de vous et est donc moins susceptible de vous accorder un rendez-vous. La personne à qui vous écrivez peut également avoir un temps très limité et ne pas accepter de nombreuses demandes de rendez-vous. Si vous adoptez un ton trop amical ou trop agressif dans votre lettre, cela peut se retourner contre vous.Même s’il peut y avoir des défis, nos modèles de lettre de demande de rendez-vous vous donnent les outils pour vous aider à demander cette réunion importante.

Modèle de lettre de demande de nomination

Dans la lettre ci-dessous, Jeffrey Sampson écrit une lettre pour demander une réunion avec son représentant du district de l’État à la Chambre des représentants des États-Unis. Il participe à un effort de plaidoyer populaire et souhaite discuter d’une question qui lui tient à cœur en personne au bureau local de son législateur. Dans sa lettre, il formule une demande efficace en énonçant clairement son objectif et son enjeu et en fournissant toutes les informations nécessaires à un suivi.

Comment rédiger une Lettre de demande de rendez-vous

Ce type de lettre a un but et un but spécifiques: pour demander une rencontre avec quelqu’un. Dans le cas du modèle de lettre de demande de nomination, l’auteur est un constituant écrivant à son membre du congrès pour demander une réunion en personne. Quelle que soit la personne avec laquelle vous demandez un rendez-vous, vous devez élaborer votre lettre efficacement pour atteindre votre objectif.

Les législateurs, les cadres et les autres dirigeants que vous voudrez peut-être rencontrer personnellement ont un temps limité et des horaires chargés. C’est pourquoi il est impératif pour vous d’aller droit au but dans l’introduction. Présentez-vous brièvement et, si vous écrivez à un législateur, mentionnez que vous êtes un constituant. Indiquez ensuite clairement dans l’ouverture de votre lettre que vous écrivez pour demander un rendez-vous en personne à un endroit spécifique.

Le deuxième paragraphe de votre lettre devrait expliquer brièvement pourquoi vous souhaitez prendre rendez-vous. Il est important de garder cette section concise en fournissant un résumé général de votre préoccupation ou de votre problème et de ce que vous espérez accomplir avec une réunion. Gardez à l’esprit que vous demandez du temps et de l’attention à cette personne. Cela signifie que votre lettre doit rapidement convaincre la personne ou son personnel que votre réunion en vaudrait la peine.

Fermez fortement votre lettre en mentionnant que vous avez l’intention de faire un suivi en contactant directement la personne, ou son personnel, par téléphone pour connaître le temps disponible pour une réunion. Cela montre le sérieux et la détermination de votre demande. Fournissez également vos coordonnées, avec un numéro de téléphone et un e-mail.

Ce qu’il faut éviter dans Votre lettre de demande de rendez-vous

Une erreur que vous devez absolument éviter dans votre lettre est de supposer que la personne à qui vous écrivez a l’obligation de vous rencontrer. Si vous semblez présomptueux ou que vous semblez ne pas respecter son temps, il ou elle peut décider de ne pas vous rencontrer. Il est essentiel que vous exprimiez votre gratitude à l’avance pour son examen de votre demande.

Comme il s’agit d’un cadre formel, la lettre doit refléter cela. Rédigez votre document comme vous le feriez pour toute autre correspondance commerciale, avec un ton professionnel et une grammaire, une orthographe et une ponctuation correctes. Si vous trouvez que vous êtes préparé, votre destinataire prendra votre demande plus au sérieux.

Évitez d’être trop verbeux ou détaillé dans votre lettre de demande. Si et quand vous obtenez une réunion, ce sera le moment d’entrer dans plus de détails sur votre problème ou votre préoccupation. La lettre est simplement pour établir un premier contact, alors restez court et respectez le point.

Comment faire un suivi Après l’envoi de Votre Lettre de Demande de rendez-vous

Il est essentiel que vous fassiez un suivi après l’envoi de votre lettre; sinon, votre demande pourrait rester sans réponse ou ignorée. Selon le poste occupé par le destinataire de votre lettre, un membre du personnel peut servir de filtre initial pour la correspondance. Le suivi garantit que votre lettre ne se perd pas dans le mélange.

Appelez le bureau de la personne après l’arrivée de la lettre et renvoyez-vous à votre lettre. Vous voudrez peut-être vous renseigner sur l’horaire et la disponibilité de la personne. Réitérez que vous souhaitez prendre rendez-vous. N’ayez pas peur d’être affirmatif. La personne à qui vous avez écrit peut avoir de nombreuses demandes de rendez-vous et une disponibilité limitée, vous voulez donc vous démarquer de la foule. Restez toujours respectueux et professionnel dans votre suivi.

Les 5 principaux points à retenir de la rédaction d’une lettre de demande de rendez-vous

1. Allez droit au point

Ne vous méprenez pas dans l’introduction de votre lettre. Soyez précis sur qui vous êtes, votre lien avec le destinataire (constituant, employé, etc.), et la raison pour laquelle vous écrivez: pour demander un rendez-vous.

2. Ajoutez quelques détails sur votre demande

Donnez un peu d’informations sur les raisons pour lesquelles vous demandez une réunion. Cela aidera le destinataire à déterminer si le rendez-vous en vaut la peine. Cependant, évitez d’entrer trop dans les détails. Soyez bref et concis.

3. Exprimez votre gratitude à l’avance

Reconnaissez que vous demandez essentiellement une faveur et exprimez vos remerciements à l’avance pour l’examen de votre demande de réunion. Cela montre le respect du temps et de la disponibilité de la personne et indique que vous le reconnaissez comme précieux.

4. Suivez les meilleures pratiques de correspondance commerciale

Il s’agit d’une demande formelle, assurez-vous donc de relire et de vérifier l’orthographe, la grammaire et la ponctuation. Écrivez sur un ton professionnel et assurez-vous de ne pas donner un son trop informel à la lettre.

5. Fermez fort avec une promesse de suivi

Mentionnez que vous prévoyez de suivre votre lettre par un appel téléphonique pour vérifier la disponibilité pour le rendez-vous que vous demandez. Cela donne un poids supplémentaire à votre lettre et montre votre engagement à votre demande.