Moderniser les Systèmes Téléphoniques existants : Comment et pourquoi les mettre à niveau ?

De nombreuses entreprises doivent encore composer avec une infrastructure de communication obsolète en 2021.

Les systèmes téléphoniques existants perdent de leur fonctionnalité et leur valeur diminue avec le temps. Ils finiront par vous coûter, à vous et à votre équipe, des ressources et une attention précieuses.

La bonne nouvelle est qu’il existe de nombreuses options pour moderniser les systèmes existants. La modernisation de votre système téléphonique réduira non seulement les coûts, mais peut également améliorer considérablement l’efficacité de vos opérations commerciales.

Qu’est-ce qu’un système téléphonique existant?

Un système hérité est un logiciel, un matériel ou une application qui repose sur des technologies obsolètes, mais qui est toujours utilisé dans des processus métier critiques. Un système téléphonique hérité est essentiellement un système téléphonique d’affaires rigide et obsolète qui ne fournit pas de fonctionnalités modernes.

Les systèmes téléphoniques hérités les plus courants impliquent des connexions T1, des lignes POTS, des opérateurs hérités et des configurations PRI. Une configuration qui exploite toujours un câblage à base de cuivre ou des canaux analogiques est considérée comme un “système hérité”.”

Pourquoi Devriez-Vous Moderniser Votre Ancien Système Téléphonique?

La modernisation des systèmes existants peut offrir de nombreuses excellentes opportunités à votre entreprise.

Le dicton commun de “ne pas réparer ce qui n’est pas cassé” ne s’applique pas à la transformation numérique. Les entreprises d’aujourd’hui doivent remplacer les systèmes plus anciens et inefficaces et adopter des technologies plus modernes afin de rester compétitives au cours de la prochaine décennie.

7 Raisons de moderniser votre système téléphonique

Votre ancien système téléphonique vous coûtera de nombreuses façons différentes. Voici quelques-unes des raisons les plus courantes de moderniser votre système téléphonique professionnel.

• Coûts Élevés

Afin de mettre en place un système téléphonique d’affaires à l’ancienne, vous devrez acheter et installer du matériel maladroit. Il y a aussi souvent des frais cachés pour l’utilisation du matériel et le support technique. En plus de cela, les opérateurs de télécommunications traditionnels essaient généralement d’enfermer leurs clients dans des contrats à long terme.

• Entretien

La maintenance d’un système téléphonique existant peut prendre beaucoup de temps. La mise à jour du logiciel, du matériel et de l’infrastructure sous-jacente peut consommer des ressources précieuses qui pourraient plutôt être affectées à d’autres projets.

Les réparations sont également pénibles car le fabricant pourrait ne plus fabriquer vos pièces. Vous devrez peut-être recourir à l’achat de matériel d’occasion de qualité douteuse.

Le dépannage de technologies obsolètes peut être encore plus compliqué. La maintenance peut nécessiter une personne sur place qui est correctement formée à l’utilisation de votre système téléphonique spécifique. À mesure que vos systèmes technologiques vieillissent, il y aura moins d’ingénieurs et de techniciens qualifiés disponibles pour vous aider.

• Flexibilité

La pandémie de 2020 a prouvé l’importance d’une infrastructure flexible qui s’adapte rapidement aux besoins des entreprises en constante évolution. Avec l’essor du télétravail et du travail à distance, les employés devraient utiliser un système téléphonique basé sur le cloud qui leur permet de travailler de n’importe où afin d’assurer la continuité des activités.

Une autre chose à considérer est le changement d’emplacement des bureaux ou l’expansion mondiale. Vous devrez désinstaller, transporter et réinstaller votre équipement. Cela peut être un processus déroutant et long. Les systèmes téléphoniques modernes, en revanche, peuvent être configurés instantanément.

• Évolutivité

Que se passe-t-il lorsque votre entreprise en pleine croissance a besoin d’embaucher de nouveaux employés, d’ouvrir de nouveaux bureaux, etc.? Il n’est pas facile de faire évoluer un système téléphonique existant.

D’une part, un système téléphonique d’affaires traditionnel ne peut prendre en charge qu’un nombre fini de lignes téléphoniques. Si vous dépassez ce nombre, vous devrez ajouter des ports supplémentaires ou acheter plus d’équipement.

De même, si vous devez prendre en charge un volume d’appels plus important, vous devrez acheter du matériel supplémentaire pour augmenter la capacité d’appel. Si votre ancien système téléphonique n’est pas en mesure de prendre en charge le trafic d’appels entrants, les appelants frapperont des signaux d’occupation et / ou abandonneront leurs appels. Cela pourrait entraîner une perte de revenus.

• Caractéristiques

De nombreux fournisseurs de communications unifiées modernes offrent des fonctionnalités de service avancées et un accès aux enregistrements des détails des appels. Ceux-ci peuvent aider à améliorer l’expérience client et les rapports internes.

Votre système téléphonique actuel peut vous permettre de répondre aux appels, mais il pourrait manquer de nombreuses fonctionnalités offertes par de nombreux systèmes téléphoniques en nuage.

• Sécurité

Les systèmes hérités présentent des vulnérabilités de sécurité, et si vous en utilisez toujours un, il pourrait être sujet à des piratages, à des cyberattaques, etc. Si votre service informatique passe constamment du temps à essayer de corriger les failles de sécurité ou à se remettre des failles de sécurité, il ne pourra pas se concentrer sur des projets plus rentables.

Ne vous faites pas une cible. Rien qu’en 2020, il y a eu plus de 1000 violations de données.

En passant à un système téléphonique en nuage, vous serez en mesure de mettre en œuvre les meilleures pratiques de sécurité VoIP pour assurer la confidentialité de vos communications professionnelles.

• Intégrations

Les intégrations font fureur ces jours-ci. Il est important de synchroniser votre système téléphonique professionnel avec d’autres outils afin de maximiser l’efficacité de la main-d’œuvre. Les systèmes hérités n’offrent pas d’intégrations vocales ni d’autres fonctionnalités que les systèmes modernes peuvent offrir. S’ils offrent une intégration, beaucoup de personnalisation est probablement nécessaire.

Systèmes téléphoniques anciens par rapport aux systèmes téléphoniques modernes

Vous pensez peut-être qu’il est temps de mettre à niveau votre système téléphonique. Heureusement, les systèmes téléphoniques en nuage s’avèrent une meilleure alternative aux télécommunications héritées.

• Les systèmes téléphoniques modernes sont basés sur le cloud. Cela signifie que vous n’avez pas besoin d’équipement supplémentaire. Il vous suffit de les connecter à votre réseau IP.
• Les systèmes téléphoniques modernes sont généralement beaucoup plus abordables. Vous n’êtes pas enfermé dans un contrat à long terme. Vous pouvez toujours mettre à niveau ou rétrograder vos plans à votre choix.
• Les communications héritées et dans le cloud sont très fiables. Les systèmes téléphoniques modernes, en général, sont plus sécurisés et offrent de bien meilleures fonctionnalités.

Il n’y a tout simplement aucune raison de s’en tenir à votre système téléphonique obsolète. Si vous n’avez pas commencé à mettre à niveau votre technologie héritée, c’est le moment. Mais comment pourriez-vous exactement le faire?

Mettez à niveau votre système téléphonique existant

Avant de faire un grand changement, comme la mise à niveau de votre système téléphonique existant, vous devez évaluer vos systèmes actuels et déterminer les meilleures façons d’aller de l’avant. Cela vous aidera à faire la transition avec des temps d’arrêt limités. Voici quelques facteurs à considérer.

1. Charge de travail et architecture informatique
Pour comprendre la profondeur d’une mise à niveau nécessaire, vous devez d’abord comprendre le fonctionnement de votre système téléphonique existant et les installations modernisées. Auditez vos technologies (hardphones, softphones, fonctionnalités, etc.) et de l’infrastructure pour déterminer leur fonctionnalité, leur valeur et leur retour sur investissement.

2. Changements opérationnels
Pour tenter d’optimiser les processus, le flux de travail et la productivité, pensez à des stratégies pour améliorer l’efficacité. Comment les nouvelles technologies peuvent-elles vous aider à atteindre ces objectifs? Ces changements peuvent inclure de nouvelles compétences, une formation, des logiciels, des équipes, etc. Lorsque vous notez ces changements, gardez à l’esprit les coûts et les délais.

3. Finances
Évaluez les dépenses et le budget de votre entreprise et identifiez les moyens et les ressources pour soutenir une telle mise à niveau. Alors que la plupart des entreprises s’inquiètent des coûts de mise à niveau de leurs systèmes, s’accrocher aux systèmes existants peut s’avérer plus coûteux. En effet, votre entreprise devra investir dans d’autres fournisseurs de services pour se développer, ce qui augmente les coûts au fil du temps. De plus, la maintenance et la mise à jour de systèmes hérités obsolètes ont tendance à coûter plus cher que l’inscription à un nouveau système.

4. Sécurité et risques
Enfin, tenez compte des risques potentiels auxquels votre entreprise peut faire face. Cela signifie des temps d’arrêt possibles, des impacts sur les processus, le calendrier de la mise à niveau, etc. Tenez également compte des risques liés au maintien de votre système hérité tel qu’il est. Si vous décidez de moderniser votre système existant, prévoyez de protéger vos systèmes et vos données avant, pendant et après le processus. Il s’agit de protéger la perte de données, de maintenir la conformité, de réduire les temps d’arrêt et de mettre à niveau en douceur.

Quand mettre à niveau Votre Système Téléphonique?

Alors, comment savez-vous quand il est temps de mettre à niveau votre système téléphonique? Il est temps d’envisager de moderniser votre système existant si vous en avez besoin:

1. Mettez à jour une technologie obsolète.
2. Arrêtez de payer trop cher pour les services et fonctionnalités de base.
3. Répondre à l’augmentation des demandes des clients.
4. Faciliter un déménagement facile vers un nouveau bureau.
5. Si vous implémentez une culture de travail hybride.
6. Accédez à de meilleures fonctionnalités et à une meilleure qualité vocale.
7. Préparez-vous au désastre.
8. Protégez-vous des cyberattaques et protégez les données.
9. Augmenter la flexibilité et la mobilité.
10. Évoluez efficacement sans budget excessif.

Comment mettre à niveau votre système téléphonique existant

Moderniser un système téléphonique existant signifie mettre à jour et transformer votre architecture pour se préparer aux nouveaux développements technologiques. Pour les services téléphoniques professionnels et les communications professionnelles, cela signifie migrer votre système téléphonique vers le cloud et adopter UCaaS pour se préparer à la numérisation. Cela permet la collaboration, le travail à distance et une efficacité accrue. Les meilleures façons de moderniser les systèmes existants et de mettre à niveau votre système téléphonique incluent:

1. Renouvellement complet
Cela implique de supprimer votre système et votre technologie existants et de les remplacer par des communications cloud

2. Modifications graduelles ou incrémentielles
Cela implique de remplacer certaines parties de votre système existant, une à la fois. Bien que cette méthode puisse sembler rentable, vous pouvez vous retrouver avec de plus en plus de systèmes obsolètes construits les uns sur les autres, ce qui entraîne une complexité accrue.

3. Correctifs mineurs
Cette approche recherche des solutions rapides et des solutions de contournement pour rendre le système fonctionnel. Bien que cette approche puisse ajouter des fonctionnalités et des fonctionnalités supplémentaires, elle n’améliore pas les performances globales du système.

4. Améliorer les systèmes existants
Cette méthode est de loin la plus rentable et la plus efficace. Cela implique d’apporter des améliorations et de mettre à niveau votre système téléphonique existant pour qu’il fonctionne aux côtés de nouvelles technologies et de nouveaux logiciels. Les intégrations, les logiciels sans code et les API peuvent aider à améliorer ces systèmes.

Le renvoi d’appel global Peut aider

Un système téléphonique existant peut être difficile à mettre à niveau en raison de son importance dans les opérations quotidiennes critiques. Il existe cependant des entreprises spécialisées dans la modernisation des systèmes téléphoniques existants.

Global Call Forwarding est l’une de ces sociétés. Nous proposons un PBX cloud qui améliorera l’efficacité et la rentabilité de votre entreprise ou département.

• Une solution sans code facile à mettre en œuvre.
• Service de qualité vocale supérieure pour des coûts réduits. Très fiable.
• Accès à un logiciel convivial (panneau de contrôle en ligne, accessible de n’importe où).
• Portée et couverture géographique accrues (numéros de téléphone professionnels pour plus de 160 pays dans le monde).
• Accès à des fonctionnalités et services modernes tels que le renvoi d’appels internationaux, les options avancées d’acheminement des appels, la réponse vocale automatisée, etc.
• Évolutivité rapide avec de multiples redondances et un faible temps d’arrêt.

Et lorsque vous avez ces fonctionnalités clés en place, votre entreprise peut améliorer l’expérience client et la satisfaction des employés. Votre entreprise peut être à égalité avec vos concurrents et même obtenir un avantage concurrentiel avec des solutions modernes et fiables!

Selon votre entreprise, le processus peut être rapide ou prendre un certain temps. Contactez-nous dès aujourd’hui pour en savoir plus sur la mise à niveau de votre ancien système téléphonique et le passage au cloud.