Organisation des reçus de carte de crédit – Frank Buck Consulting

Pour de nombreuses personnes, le traitement des reçus de carte de crédit est un exercice de frustration. Comme dans tant d’autres domaines, un bon système est la solution pour transformer quelque chose de frustrant en quelque chose d’extrêmement facile. Voici les écrous et les taches du système que nous utilisons chez nous.

1. Étiquetez un dossier pour chaque carte de crédit que vous avez. Inclure les cartes de crédit du magasin ainsi que les principales cartes de crédit. Ces dossiers font partie de votre système de classement de référence.
2. Étiquetez un dossier “Reçus de carte de crédit.”Ce dossier sera placé dans un dossier de fichier tickler. J’aime utiliser un dossier coloré pour qu’il soit facile à localiser.
3. Étiquetez un dossier ” Reçus déductibles d’impôt.”Ce dossier peut aller dans votre fichier tickler pour la période de l’année où vous compilerez vos déclarations de revenus.
4. Le soir, videz vos poches, mallette, etc. de tous les reçus de carte de crédit que vous avez collectés pendant la journée.
5. Prenez les reçus en vrac et placez-les tous au dos du dossier des reçus de carte de crédit. Le dépôt à l’arrière du dossier maintient le dossier dans l’ordre chronologique et facilite beaucoup le travail de correspondance des éléments du relevé avec leurs reçus correspondants. Ne vous inquiétez pas que les reçus de différentes cartes de crédit soient mélangés.
6. Lorsque le relevé de carte de crédit arrive, jetez-le dans le fichier tickler pour le jour où vous souhaitez traiter les factures. Le samedi est généralement un bon candidat. Le samedi venu, vous aurez sans doute plusieurs factures à payer, et vous les traiterez toutes en même temps.
7. Tirez le dossier des reçus de carte de crédit et commencez par le premier relevé. Pour chaque ligne du relevé, tirez le reçu de carte de crédit correspondant. Vous devriez avoir un reçu pour chaque élément sur le relevé. Tout reçu manquant est un drapeau rouge que vous devez prendre au sérieux. C’est un signe de trous dans votre système ou de frais frauduleux. Si c’est le premier, renforcez ces trous. Vous aurez alors un moyen fiable de déterminer quand vous êtes facturé pour quelque chose que vous n’avez pas acheté. Y a-t-il d’autres membres de votre famille qui utilisent également des cartes de crédit? Si c’est le cas, ils doivent faire preuve de diligence pour obtenir leurs reçus dans le dossier des reçus de carte de crédit.
8. Comme vous faites correspondre les éléments du relevé aux reçus, mettez de côté ceux qui seront déductibles d’impôt.
9. Une fois que vous avez apparié tous les articles aux reçus et que le relevé a été vérifié comme étant correct, écrivez le chèque et arrachez la partie à retourner.
10. Prenez n’importe lequel de vos reçus déductibles d’impôt et déposez-les dans le dossier Déductible d’impôt. Si vous avez besoin d’écrire une explication sur l’un d’eux, c’est le moment de le faire.
11. Prenez les reçus restants et agrafez-les sur le relevé.
12. Déposez l’instruction dans son dossier dans vos fichiers de référence.

Si vous devez revenir en arrière et trouver un reçu, il ne peut être qu’à l’un des deux endroits. Il peut être agrafé au relevé dans le dossier de cette carte de crédit. Il peut être dans le dossier Déductible d’impôt. Cela ne peut être ailleurs. Si vous avez besoin de retourner un article et que vous avez besoin du reçu, pensez simplement à l’heure approximative de l’achat et avec quelle carte. Il ne faudra que quelques secondes pour analyser le relevé pour cette période et localiser le mois où l’achat a été effectué. Une fois que vous avez le bon mois, parcourir les reçus pour trouver le bon ne prend que quelques secondes.

Avoir un bon système est presque aussi facile que de n’avoir aucun système du tout en termes de temps que vous passerez à le maintenir. Un bon système est un énorme gain de temps pour toutes les fois où vous avez besoin de trouver un reçu et l’économiseur d’argent lorsque vous devez contester des frais frauduleux.