Partage efficace de l’information

La communication d’informations essentielles avec nos collègues et intervenants est l’une des principales façons dont les coalitions pour les agressions sexuelles atteignent leurs objectifs organisationnels. En développant des ressources et en offrant un soutien, nous partageons des informations et des stratégies visant à accroître la sensibilisation et l’action au sein des individus, des communautés et des institutions. Tout comme nos familles et nos communautés, nos lieux de travail ont des normes globales qui façonnent nos interactions. Lorsqu’il s’agit de partager des informations, la culture organisationnelle a une influence majeure sur la façon dont nous interagissons. Bien que la culture organisationnelle joue un rôle important, nous possédons également individuellement la capacité d’être responsables envers les autres de la façon dont nous prenons des décisions clés ou prenons des mesures importantes.

Pour les nouveaux employés de la coalition, en particulier ceux qui ont travaillé dans les services directs, nos organisations peuvent apparemment offrir du temps et un lieu spacieux pour partager de l’information et avoir des conversations critiques sur le travail que nous faisons. Et nous le faisons! Cependant, comme nous sommes confrontés à une multitude de demandes de travail et de délais différents, notre capacité à communiquer efficacement peut être affectée. Comme nous nous efforçons d’équilibrer les besoins multiples, il est important de ne pas oublier de partager l’information, surtout lorsque nous nous sommes engagés à le faire, comme pour les réunions du personnel!

Des informations pertinentes et utiles permettent aux gens de créer des compréhensions partagées et de prendre des décisions éclairées qui soutiennent les objectifs organisationnels. Que vous communiquiez par e-mail, par téléphone, lors de réunions ou grâce à une technologie d’assistance, vos pensées et vos pratiques en matière de partage d’informations se manifesteront dans votre style de leadership.

Les questions et concepts liés à la responsabilisation et au partage efficace de l’information sont explorés ci-dessous. Compilé à partir de Roger Schwarz & Associates (2011).

Qu’est-ce qu’une information pertinente?

Les informations pertinentes comprennent tout ce qui pourrait affecter la décision en cours ou la façon dont la décision est prise. Les intérêts sous-jacents, le raisonnement, les exemples spécifiques et les sentiments sont tous pertinents. En partageant ces informations, vous contribuez à créer une compréhension commune à partir de laquelle toutes les personnes impliquées peuvent prendre une décision éclairée.

Demandez-vous:

• Ai-je partagé toutes les informations que je sais en privé ne supportent pas pleinement ma solution privilégiée?
• Ai-je partagé ce que je ressens sur la façon dont les choses se passent?

Des malentendus, des conflits et une défensive peuvent survenir sans information adéquate. Le cas échéant, expliquez votre raisonnement pour expliquer pourquoi vous dites / demandez / faites quelque chose afin d’éviter les hypothèses négatives. En fournissant des exemples, des raisonnements et des intentions spécifiques, vous devenez plus transparent et digne de confiance.

Dites simplement:

• Pouvez-vous me donner un exemple pour que je comprenne mieux ce que vous dites ?
• Pouvez-vous m’aider à comprendre ce qui vous a amené à penser cela?
• Je dis / demande / fais parce que…

Partage d’informations: Exprimer des points de vue et poser des questions

Idéalement, le partage d’informations devrait aider les gens à mieux se comprendre. Faire des déclarations et poser des questions facilite de meilleures conversations; faire les deux est la clé. Parfois, nous pouvons penser que nous allons biaiser les gens avec ce que nous pensons, alors nous facilitons la conversation en posant des questions afin de faire parler les gens. Cependant, les gens peuvent dire quand nous utilisons des questions pour éviter de dire ce que nous pensons. En posant uniquement des questions, nous pouvons avoir une réaction défensive parce que les autres ne sont pas en mesure d’en apprendre davantage sur nos intérêts, notre raisonnement et / ou nos sentiments. De plus, des questions rhétoriques comme: “Ne pensez-vous pas…”incluez souvent nos propres opinions. Au lieu de cela, soyez transparent et responsable de ce que vous pensez.

En plus d’exprimer des points de vue et de poser des questions, l’écoute sera essentielle pour faire preuve de respect et entendre ce que les autres disent.

Si je parle à mes collègues, je pourrais proposer une solution, expliquer pourquoi je pense que cela fonctionnerait et ensuite faire un suivi avec la question, Quels problèmes voit-on avec ce que je propose? Plus vous combinez énoncer votre point de vue et demander aux autres ce qu’ils pensent, plus tôt vous identifiez les endroits où vous êtes d’accord et les endroits où vous voyez les choses différemment. Cela signifie qu’il vous reste plus de temps et d’énergie pour explorer les différences et générer des solutions qui y répondent (Roger Schwarz & Associates, 2007).

Contrôle unilatéral

Lorsqu’ils se sentent stressés, en colère ou sur la défensive, de nombreuses personnes ont recours à un état d’esprit de contrôle unilatéral. Cet état d’esprit dit, je comprends, tu n’as pas raison, tu as tort. Et le but de la conversation devient alors de gagner à tout prix.

Le contrôle unilatéral entrave une communication efficace car il produit des blâmes, des insultes, des réprimandes, des étiquettes, des critiques, des comparaisons et du jugement. Beaucoup de gens cessent de partager des informations lorsqu’ils sont traités de cette façon. Pensez à ce qui pourrait se passer dans les services directs avec les survivantes d’agression sexuelle si les collègues cessent de partager des informations vitales entre eux en raison d’un travail d’équipe dysfonctionnel. Même lorsque les enjeux ne sont pas si élevés, le contrôle unilatéral peut toujours entraîner une perte de temps, d’engagement, d’innovation, d’argent, de confiance et de santé mentale.

Une communication efficace porte sur le contenu et le processus. Chaque conversation a un contenu – le sujet; et le processus – comment vous discutez du sujet. Le processus utilisé par une organisation ou une équipe affecte directement les objectifs qu’elle atteint. Lorsque le processus n’a pas été discuté et convenu, les individus sont laissés à décider de leur propre processus.

Conseils utiles:

• Décidez conjointement comment avoir des conversations.
• Convenir du but de la réunion.
• Ne supposez pas que vous comprenez la situation et que d’autres ne le comprennent pas.
• Soyez curieux des autres vues.
• Créer de meilleures décisions et un engagement accru grâce à un bon processus.

Référence : Roger Schwarz & Associés (2011). Partagez-vous toutes les informations pertinentes? (2006); Opinions d’État et poser de vraies questions (2007); Comment le contrôle unilatéral peut vous tuer (2010); Traiter avec des personnes qui ne sont pas sur la bonne voie” (2007). Extrait de : http://www.schwarzassociates.com/resources/articles/