Procédure de traitement des griefs : Étapes, Besoins et éléments

Après avoir lu cet article, vous en apprendrez plus sur la procédure de traitement des griefs: – 1. Étapes de la procédure de traitement des griefs 2. Nécessité d’une procédure de traitement des griefs 3. Principales caractéristiques 4. Éléments de base 5. Erreurs 6. Objectifs 7. Avantage.

Contenu:

1. Étapes de la Procédure de Traitement des Griefs
2. Nécessité d’une Procédure de Traitement des Griefs
3. Principales Caractéristiques d’une Bonne Procédure de Traitement des Griefs
4. Éléments de base d’une Procédure de Traitement des Griefs
5. Erreurs dans la Procédure de Traitement des Griefs
6. Objectifs d’une Procédure de Traitement des griefs
7. Avantages d’une procédure de traitement des griefs

1. Étapes de la Procédure de traitement des griefs:

À n’importe quelle étape du mécanisme de règlement des griefs, le différend doit être traité par certains membres de la direction. En cas de règlement de griefs, la responsabilité incombe en grande partie à la direction. Et, les griefs devraient être réglés rapidement à la première étape elle-même. Les étapes suivantes fourniront une mesure d’orientation au gestionnaire traitant des griefs.

i. Reconnaître l’insatisfaction:

L’attitude de la direction / de la supervision à l’égard des griefs est importante. Ils devraient attirer l’attention sur les griefs, ne pas s’en détourner. L’ignorance n’est pas un bonheur, c’est le fléau des conflits industriels. Une attitude condescendante de la part des superviseurs et des gestionnaires aggraverait le problème.

ii. Définissez le problème:

Au lieu d’essayer de faire face à un vague sentiment de mécontentement, le problème doit être défini correctement. Parfois, la mauvaise plainte est donnée. Par une écoute efficace, on peut s’assurer qu’une véritable plainte est exprimée.

iii. Obtenez les faits:

Les faits doivent être séparés de la fiction. Bien que les griefs entraînent des sentiments blessés, l’effort devrait être d’obtenir les faits derrière les sentiments. Chaque grief doit être consigné en bonne et due forme.

iv. Analyser et décider:

Les décisions sur chacun des griefs auront un effet précédent. Alors qu’il ne faut pas perdre de temps à les traiter, ce n’est pas une excuse pour être négligé à ce sujet. Les règlements de griefs offrent aux gestionnaires la possibilité de se corriger et de se rapprocher ainsi des employés.

La négociation de griefs corrigés en raison des pressions syndicales peut rapprocher temporairement la direction syndicale de la direction, mais cela éloignera sûrement la main-d’œuvre de la direction.

v. Suivi :

Les décisions prises doivent faire l’objet d’un suivi sérieux. Elles doivent être rapidement communiquées au salarié concerné. Si une décision est favorable à l’employé, son patron immédiat devrait avoir le privilège de communiquer la même chose.

Certains des pièges courants que les gestionnaires commettent dans le traitement des griefs se rapportent à:

( a) Arrêter trop tôt la recherche de faits;

(b) Exprimer une opinion de la direction avant de recueillir des faits complets;

(c) Ne pas tenir de registres appropriés;

(d) Exercice arbitraire du pouvoir discrétionnaire de la direction; et

( e) Régler les griefs erronés.

2. Nécessité d’une procédure de traitement des griefs:

La procédure de règlement des griefs est nécessaire pour toute organisation pour les raisons suivantes:

(i) La plupart des griefs dérangent sérieusement les employés. Cela peut affecter leur moral, leur productivité et leur volonté de coopérer avec l’organisation. Si une situation explosive se produit, cela peut être rapidement réglé si une procédure de traitement des griefs existe déjà.

( ii) Il n’est pas possible que toutes les plaintes des employés soient réglées par des superviseurs pour la première fois, car ces superviseurs n’ont peut-être pas reçu une formation appropriée à cet effet et ils peuvent manquer d’autorité. De plus, il peut y avoir des conflits de personnalité et d’autres causes.

(iii) Il sert de contrôle sur les actions arbitraires de la direction car les superviseurs savent que les employés sont susceptibles de veiller à ce que leur protestation atteigne la direction supérieure.

(iv) Il sert d’exutoire aux griefs, au mécontentement et aux frustrations des employés. Il agit comme une soupape de pression sur une chaudière à vapeur. Les employés ont droit à une protection législative, exécutive et judiciaire et ils bénéficient de cette protection de la procédure de réexamen des griefs, qui sert également de moyen de communication ascendante.

La direction prend de plus en plus conscience des problèmes, des attentes et des frustrations des employés. Il devient sensible à leurs besoins, et se soucie alors du bien-être.

C’est pourquoi la direction, tout en formulant des plans susceptibles d’affecter les employés par exemple, l’agrandissement ou la modification de l’usine, l’installation de dispositifs d’économie de main-d’œuvre, etc., devrait prendre en considération l’impact que de tels plans pourraient avoir sur les employés.

(v) La direction est pleinement habilitée à exploiter l’entreprise comme elle l’entend, sous réserve, bien entendu, de ses obligations légales et morales et des contrats qu’elle a conclus avec ses travailleurs ou leur syndicat représentatif. Mais si le syndicat ou les salariés n’aiment pas le fonctionnement de la direction, ils peuvent présenter leur grief selon la procédure prévue à cet effet.

Une procédure de règlement des griefs bien conçue et appropriée prévoit :

(i) Un canal ou une voie par laquelle tout employé lésé peut présenter son grief;

( ii) Une procédure garantissant un traitement systématique de chaque grief;

(iii) Une méthode par laquelle un employé lésé peut soulager son sentiment d’insatisfaction à l’égard de son travail, de ses conditions de travail ou de la direction; et

(iv) Un moyen de s’assurer qu’il y a une certaine rapidité dans le traitement du grief.

3. Principales caractéristiques d’une bonne procédure de traitement des griefs :

Torrington & Hall se référer à quatre caractéristiques clés d’une procédure de traitement des griefs, qui sont discutées ci-dessous :

(a) Équité:

L’équité est nécessaire non seulement pour être juste, mais aussi pour maintenir la procédure viable, si les employés développent la conviction que la procédure n’est qu’un simulacre, sa valeur sera perdue et d’autres moyens seront recherchés pour traiter les griefs. Cela implique également de suivre les principes de justice naturelle, comme dans le cas d’une procédure disciplinaire.

b) Facilités de représentation:

Représentation, p.ex., par un délégué syndical, peut être utile à l’employé individuel qui n’a pas la confiance ou l’expérience pour assumer seul la gestion. Cependant, il existe également le risque que la présence du représentant produise une attitude de gestion défensive, affectée par un certain nombre d’autres problèmes sur lesquels le gérant et le délégué syndical peuvent être en désaccord.

(c) Étapes de procédure:

Les étapes doivent être limitées à trois. Il n’y a aucune valeur à avoir plus juste parce qu’il y a plus de niveaux dans la hiérarchie de gestion. Cela ne fera qu’allonger le temps nécessaire pour traiter la question et discréditera bientôt la procédure.

(d) Rapidité:

La rapidité est nécessaire pour éviter l’amertume et la frustration qui peuvent découler du retard. Quand un employé entre en procédure / c’est comme tirer le cordon de communication dans le train. L’action n’est pas prise à la légère et c’est en prévision d’une résolution rapide. De plus, le gestionnaire dont la décision est remise en question aura des difficultés jusqu’à ce que l’affaire soit réglée.

Pré-requis essentiels d’une procédure de traitement des griefs:

Chaque organisation devrait avoir une procédure de règlement des griefs systématique afin de remédier efficacement aux griefs. Comme il a été expliqué plus haut, les griefs sans surveillance peuvent aboutir ultérieurement à des conflits violents.

La procédure de règlement des griefs, pour être saine et efficace, doit comporter certaines conditions préalables :

(a) Conformité aux dispositions légales:

Il faut tenir dûment compte de la législation en vigueur lors de la conception de la procédure de traitement des griefs.

(b) Sans ambiguïté :

Chaque aspect de la procédure de traitement des griefs doit être clair et sans ambiguïté. Tous les employés doivent savoir à qui s’adresser en premier lorsqu’ils ont un grief, si la plainte doit être écrite ou orale, le délai maximum pendant lequel la réparation est assurée, etc. Le responsable de la réparation doit également connaître les limites dans lesquelles il peut prendre les mesures requises.

(c) Simplicité:

La procédure de traitement des griefs doit être simple et courte. Si la procédure est compliquée, elle peut décourager les employés et ils peuvent ne pas l’utiliser correctement.

(d) Rapidité :

Le grief de l’employé doit être traité rapidement et les mesures nécessaires doivent être prises immédiatement. C’est bon pour l’employé et la direction, car si le mauvais auteur est puni tardivement, cela peut également affecter le moral des autres employés.

(e) Formation:

Les superviseurs et les représentants syndicaux doivent être correctement formés à tous les aspects du traitement des griefs, sinon cela compliquera le problème.

(f) Suivi:

Le Service du personnel devrait suivre l’efficacité et le fonctionnement de la procédure de traitement des griefs et apporter les modifications nécessaires pour l’améliorer de temps à autre.

4. Éléments de base d’une procédure de traitement des griefs :

Les éléments de base d’une procédure de redressement des griefs sont les suivants:

(i) L’existence d’un canal sonore par lequel un grief peut passer pour réparation si l’étape ou le canal précédent a été jugé inadéquat, insatisfaisant ou inacceptable. Cette étape peut comprendre trois, quatre ou cinq sous-étapes.

(ii) La procédure doit être simple, précise et rapide, car toute complexité, imprécision ou retard peut entraîner une aggravation de l’insatisfaction de l’employé lésé.

(iii) Les étapes du traitement d’un grief doivent être clairement définies.

Ceux-ci devraient comprendre:

(a) Recevoir et définir la nature du grief :

(b) Examiner les faits pertinents, concernant le grief;

(c) Analyser les faits, après avoir pris en considération les questions économiques, sociales, psychologiques et juridiques qui y sont liées;

(d) Prendre une décision appropriée après un examen attentif de tous les faits; et

e) Communiquer les décisions à l’employé lésé.

(iv) Quelle que soit la décision, il convient de la suivre afin de connaître la réaction à la décision et de déterminer si le dossier a été clos ou non.

5. Erreurs dans la procédure de traitement des griefs :

I. Arrêter trop tôt, la recherche des faits :

II. Exprimer l’opinion de la direction avant que tous les faits pertinents aient été découverts et évalués;

III. Ne pas tenir de dossiers appropriés;

IV. Le recours à une décision de direction au lieu de discuter sans passion des faits du grief de l’employé;

V. Communiquer la décision au grief de manière inappropriée; et

VI. Prendre une décision erronée ou hâtive, que les faits ou les circonstances de l’affaire ne justifient pas.

Mesures pour éviter les erreurs:

Les directions devraient essayer d’éviter les erreurs dans la procédure de règlement des griefs en suivant les mesures indiquées ci-dessous:

a. Attitude utile et soutien de la direction.

d. Croyance de la part de tous les intéressés dans la pratique de la procédure.

c. Introduction de la procédure avec l’accord des salariés et des syndicats.

d. Suivre les procédures simples, justes et facilement compréhensibles.

e. Formuler les politiques et procédures claires de l’entreprise.

f. Délégation de pouvoirs appropriés aux parties concernées.

g. Fonctionnement du service du personnel à titre consultatif.

h. Une procédure axée sur les faits et les problèmes plutôt que sur les employés.

i. Respecter les décisions prises à tous les niveaux.

j. Publicité adéquate à la procédure.

k. Évaluation et révision périodiques de la procédure.

Comme nous l’avons déjà mentionné, il existe des raisons valables de faire traiter les griefs par un mécanisme ou une procédure.

6. Objectifs d’une procédure de traitement des griefs :

Jackson (2000) définit les objectifs d’une procédure de traitement des griefs comme suit :

1. Permettre à l’employé de diffuser son grief.

2. Clarifier la nature du grief.

3. Pour enquêter sur les raisons de l’insatisfaction.

4. Pour obtenir, dans la mesure du possible, une résolution rapide du problème.

5. Prendre les mesures appropriées et veiller à ce que les promesses soient tenues.

6. Informer le salarié de son droit de porter le grief à l’étape suivante de la procédure, en cas de résolution infructueuse.

7. Avantages d’une procédure de traitement des griefs :

Selon Jackson (2000), les autres avantages qui découleront à la fois de l’employeur et des employés sont les suivants :

1. Il encourage les employés à faire part de leurs préoccupations sans craindre de représailles.

2. Il offre un moyen équitable et rapide de traiter les plaintes.

3. Il empêche les désaccords mineurs de se transformer en différends plus graves.

4. Cela permet aux employeurs d’économiser du temps et de l’argent à mesure que des solutions sont trouvées aux problèmes du lieu de travail. Cela contribue à créer un climat organisationnel basé sur l’ouverture et la confiance.