Processus d’approvisionnement de Conception-Construction

23 juin 2005

Les processus d’approvisionnement de Conception-construction et de DBB sont similaires en ce sens que le propriétaire engage un entrepreneur pour construire un projet dans chacun, mais les deux systèmes diffèrent quant à l’étape à laquelle la conception est fournie aux soumissionnaires potentiels. Voici un exemple des étapes typiques du processus d’approvisionnement du projet D/B:

Étape 1 Planification stratégique des installations – Le propriétaire analyse ses besoins actuels et futurs en matière d’installations afin de déterminer le plan de développement des installations approprié pour l’utilisation prévue.

Étape 2 Définition du programme – Le propriétaire établit les exigences du projet en termes de taille et de performance de l’installation, de critères, d’exigences de finition, de normes de qualité, de codes applicables, de normes réglementaires, de population / capacités, d’exigences en matière d’équipement, etc. Ces exigences sont définies et formulées soit par des professionnels internes, soit par un consultant externe.
Étape 3 Demande de qualification (Appel d’offres) – Les exigences professionnelles, financières et expérientielles pour les proposants et les paramètres généraux du projet sont énoncées dans un appel d’offres, soit par le personnel interne, soit par un consultant externe.
Étape 4 Énoncé de qualités – Le propriétaire annonce le projet et reçoit et examine les énoncés de qualités en réponse à l’appel d’offres. En général, les trois entreprises les plus qualifiées, et pas plus de cinq, sont présélectionnées.
Étape 5 Demande de propositions (DP) – Le propriétaire sollicite les propositions de conception et de coûts des équipes de conception-construction présélectionnées dans une DP. Les critères de conception du projet, les renseignements sur le site, les exigences contractuelles, la procédure de sélection et les exigences relatives à la proposition (soumission) figurent parmi les éléments figurant dans une DP type.
Étape 6 Conférence préalable à la proposition – Certains propriétaires tiennent cette réunion facultative au début de la période de préparation de la proposition pour permettre aux proposants de poser des questions et de demander des éclaircissements.
Étape 7 Soumission et évaluation des propositions – Une fois reçues, le propriétaire évalue les propositions sur la base de la qualité de la conception, du prix et d’autres facteurs prédéterminés (meilleure valeur). Le Propriétaire peut demander que les Proposants fassent des présentations en personne au jury de sélection du Propriétaire.
Étape 8 Attribution du contrat – Le Proposant sélectionné conclut un ou des contrats avec le Propriétaire, qui intègrent à la fois les exigences du Propriétaire et la proposition du Concepteur-constructeur.
Étape 9 Documents / Construction – À la fin des documents de conception pour tous les éléments (ou pour des phases spécifiques) du projet, la construction commence. Le contrat peut prévoir des méthodes accélérées, permettant à la construction de se poursuivre une fois les phases logiques de conception et de délivrance des permis terminées, mais avant l’achèvement de l’ensemble des documents de construction.

L’étape 7 ci-dessus, Soumission et évaluation de la proposition, est la meilleure chance pour le propriétaire de s’assurer qu’il obtient le projet qu’il souhaite et le meilleur rapport qualité-prix. La meilleure valeur tient compte à la fois des facteurs qualitatifs (c.-à-d. la solution de conception, la gestion et le calendrier) et du prix. Dans le processus de soumission/ évaluation, les facteurs qualitatifs et le prix sont pris en compte selon une formule.
Le propriétaire devrait nommer un jury de sélection pour effectuer les classements qualitatifs. Généralement, il s’agit du même comité et / ou panel que le Propriétaire a utilisé pour déterminer les proposants les plus qualifiés. Il existe plusieurs méthodes que le groupe d’experts peut utiliser pour évaluer les propositions; six d’entre elles sont examinées ci-dessous. Chacun a été utilisé avec succès et chacun a ses mérites, bien qu’aucun processus unique ne soit approprié pour toutes les situations.
1.Critères pondérés – La DP exige la soumission d’une proposition qualitative et d’un prix ferme. Le propriétaire établit une notation par points pour les facteurs qualitatifs et pour le prix. (Par exemple, les facteurs qualitatifs peuvent peser 60 points et le prix 40 points.) Le Propriétaire reçoit simultanément les propositions qualitatives et la proposition de prix. La proposition de prix est contenue dans une enveloppe séparée. Le Propriétaire peut ensuite entendre les présentations orales de chaque Proposant. Le Propriétaire attribue des points sur une matrice de notation pour la réponse de chaque Proposant pour chacun des facteurs d’évaluation. Une fois que le propriétaire a évalué les critères qualitatifs, il examine les enveloppes de proposition de prix. Les points de prix maximaux sont attribués à l’offre en dollars la plus basse, et tous les autres sont mis à l’échelle inversement proportionnelle à ce montant. Un total de points élevé détermine ensuite l’attribution.
2.Offre basse ajustée – Une variante du processus des critères pondérés est l’offre basse ajustée. Le processus suit les mêmes étapes en recevant des propositions qualitatives. Après les présentations orales, les aspects qualitatifs sont notés et totalisés sur une échelle de 0 à 100 exprimée en décimale (par exemple, un score de 85 est écrit 0,85). Après avoir calculé les scores, le Propriétaire ouvre l’enveloppe de prix de chaque enchérisseur. Le prix est ensuite divisé par le score (exprimé en décimal) pour donner une “offre ajustée”.
3.Conception équivalente / Soumission faible – Cette procédure d’évaluation est parallèle aux deux processus précédents jusqu’à la réception des propositions qualitatives. Le Propriétaire critique les propositions techniques et donne à chaque Proposant un délai pour répondre aux modifications de conception spécifiées et à la modification de prix correspondante (additionner ou déduire) afin de rendre toutes les propositions techniquement équivalentes (appelées “nivellement technique”). Les conceptions révisées sont évaluées par le propriétaire, qui ouvre ensuite les enveloppes de prix, à la fois base et modifications. L’attribution peut être faite avec un accent lourd ou uniquement sur le prix, car la critique de la proposition aurait dû aboutir à des conceptions équivalentes.
4.Prix fixe / Meilleur Design – Le prix du contrat est établi par le propriétaire et est indiqué dans la DP. Les Proposants ne soumettent alors que des propositions qualitatives ou techniques, toutes les offres de prix étant identiques. Après des présentations orales (optionnelles), le Propriétaire utilise ses critères d’évaluation pour noter les propositions. Le prix revient à l’entreprise offrant la proposition la plus cotée pour le prix stipulé.
5. Répond aux critères / Offre faible – Cette méthode d’évaluation ressemble le plus au processus de soumission traditionnel. En règle générale, la DP fournit des exigences spécifiques, mais ne répond pas aux documents de construction définitifs. Le propriétaire sollicite des propositions d’entreprises qualifiées et évalue ces propositions pour s’assurer qu’elles répondent aux critères de base. Le propriétaire attribue ensuite le contrat au plus bas soumissionnaire. Le rôle de l’entreprise choisie est de remplir les documents de construction de manière raisonnable plutôt que de développer une conception unique pour le projet. La faiblesse de ce processus est qu’il élimine deux des caractéristiques les plus avantageuses de la conception-construction: les solutions de conception multiples et la créativité / innovation des équipes de conception-construction concurrentes. Il convient mieux à l’achat d’installations utilitaires (p. ex.: hangars de stockage, bâtiments préfabriqués, etc.).
6.Prix d’urgence – Comme son nom l’indique, lorsque la sécurité ou le bien-être du public est menacé, un propriétaire public peut autoriser des négociations avec l’entreprise de conception-construction la plus qualifiée disponible à ce moment-là, en utilisant des références et / ou une expérience antérieure du propriétaire avec l’entreprise pour justifier la sélection. Comme indiqué au début de cette section, les étapes décrites ci-dessus sont génériques et facultatives – un propriétaire peut décider d’utiliser ou de ne pas utiliser l’une ou la totalité d’entre elles. Mais ils donnent un aperçu d’un processus que les propriétaires de projet ont utilisé avec succès dans le passé.