Processus de clôture de fin de mois: comment rendre la comptabilité plus efficace

La comptabilité est le travail qui n’est jamais terminé. Que vous prépariez vos déclarations de revenus, que vous présentiez des données d’information financière ou que vous réalisiez une clôture de fin de mois, il y a à peine une chance de respirer.

En 2017, l’équipe comptable moyenne a déclaré que la clôture de fin de mois prenait plus de 8 jours.

Mais le temps passé à la clôture de fin de mois est le temps passé loin de la valeur ajoutée. Vous avez déjà une liste interminable de tâches à accomplir, et le processus de clôture vous prive des tâches commerciales lucratives et de la fourniture d’informations stratégiques.

Un processus de clôture de fin de mois clair améliore votre efficacité et réduit les erreurs. Nous verrons comment vous pouvez développer la gestion de votre processus de clôture. Mais d’abord, regardons ce qu’est la clôture de fin de mois et les mesures exactes que vous pourriez prendre.

Qu’est-ce que la fermeture de fin de mois?

La clôture de fin de mois fait référence à la collecte mensuelle d’informations comptables financières, à l’examen et au rapprochement des enregistrements.

La période de clôture la plus importante intervient à la fin de l’exercice. Mais un bon suivi financier se poursuit chaque jour, semaine et mois.

Attendre la fin de l’exercice pour rassembler toutes vos finances serait fou, et la saison des impôts est déjà assez difficile!

Ainsi, la plupart des équipes financières ferment également les livres chaque mois, leur permettant de vérifier plus régulièrement les transactions, les journaux et les rapports. Cela signifie également faire correspondre les revenus et les dépenses aux enregistrements physiques – vérification des reçus, des factures et d’autres documents.

Selon la rapidité de votre équipe comptable, ce processus de fin de mois peut prendre entre 5 et 10 jours. C’est une partie importante du système financier de votre entreprise, depuis la comptabilité de fin de mois:

• Permet d’afficher facilement vos informations financières
• Garde vos dossiers prêts au cas où vous seriez audité
• Aide à prévenir de futures erreurs comptables
• Vous prépare à une déclaration de revenus plus simple et plus facile

Créer une vue d’où va et vient votre argent chaque mois vous permet de vous faire une idée claire de vos dépenses commerciales globales. La clôture de fin de mois met en évidence les cas où les dépenses ne sont pas particulièrement nécessaires et vous aide à optimiser les dépenses de l’entreprise.

Mais un processus de clôture de fin de mois plus simplifié conduit à moins d’erreurs dans l’ensemble de votre procédure comptable. Il vaut donc la peine de le faire correctement.

6 étapes clés pour la comptabilité de fin de mois

Il n’y a pas de liste de contrôle parfaite pour la clôture de fin de mois, car toutes les entreprises sont différentes. Certains fonctionnent avec des produits, ce qui signifie qu’ils auront les étapes supplémentaires de suivi des deux stocks. D’autres sont axés sur les services ou ont d’importants frais de petite caisse et de bureau à craindre.

En général, il y a six étapes clés dans le processus de comptabilité de fin de mois pour les start-ups et les PME:

1. Comptes débiteurs
2. Comptes créditeurs
3. Rapprochement des comptes
4. Immobilisations
5. États
6. Planifier à l’avance

Comptes débiteurs

Commencez par enregistrer tous les comptes débiteurs revenus perçus tout au long du mois, qu’il s’agisse d’espèces, de factures, de prêts ou d’autres revenus. Cette étape consiste également à vérifier que vous avez reçu les montants corrects des clients et que vous poursuivez les factures impayées.

Votre équipe financière doit faire une entrée de journal pour enregistrer chacune de ces transactions.

Comptes créditeurs

Par opposition au revenu, les comptes créditeurs sont l’argent que vous dépensez chaque mois en achats et en factures. Vous devrez suivre le montant que vous avez dépensé et sur quels produits ou services, y compris via les rapports de dépenses, les paiements de factures et les cartes d’entreprise.

Rapprochement des comptes

Cette étape de la clôture mensuelle consiste à apparier et à vérifier chaque transaction avec celle de la banque, du fournisseur ou de l’entreprise correspondante. C’est ce qu’on appelle le processus d’accumulation.

Immobilisations

De plus grandes pièces de machines, de technologies et d’autres actifs sont parfois converties en espèces dans votre grand livre. Cela est dû au processus d’amortissement, ce qui signifie que la valeur de ces actifs diminue avec le temps. Comme les actifs sont chers, vous êtes autorisé à répartir le coût de l’amortissement sous forme de dépenses au fil des ans.

Il est important d’enregistrer toute variation de la valeur de ces actifs (y compris les réparations ou l’amortissement) pour garder vos livres stables et éviter des sauts soudains de profits ou de pertes.

États

Il est maintenant temps d’organiser vos états financiers de clôture mensuels, tels que le bilan, les bénéfices et les pertes, les recettes et les dépenses. Bien sûr, vos crédits et débits doivent avoir une valeur nette de zéro comme solde du compte.

Les rapports et états financiers sont extrêmement importants pour fournir une vision précise des données financières de l’entreprise et éclairer les stratégies futures.

Planifiez à l’avance

Enfin, il est temps de penser au mois qui vient et de créer un plan financier d’entreprise pour faire face aux principaux risques. Si quelque chose était particulièrement manuel ce mois-ci, par exemple, il serait peut-être temps de penser à créer un processus d’automatisation. 88% des entreprises qui appliquent l’automatisation peuvent terminer le processus de clôture mensuelle dans les 6 jours, contre seulement 40% de celles qui ne le font pas.

5 conseils pour rendre la clôture de fin de mois plus efficace

Comme nous l’avons vu, rendre votre fin de mois comptable plus efficace peut non seulement donner un aperçu précis de la situation financière de votre entreprise, mais également éviter de futures erreurs. La rationalisation du processus vous prépare mieux en cas d’audit, et lorsque la saison des impôts finit par arriver (beaucoup trop tôt, pourrais-je ajouter!).

Voici comment rendre la fermeture de fin de mois plus efficace:

1. Utiliser des modèles et des listes de contrôle
2. Consolider toutes les transactions en un seul endroit
3. Sauvegarder vos données
4. Mettre en œuvre des seuils d’entreprise
5. Automatiser les systèmes

Utiliser des modèles et des listes de contrôle

Modèles et les listes de contrôle pour chaque étape du processus peuvent sembler incroyablement contraignantes, mais elles peuvent réduire des jours entiers de votre processus de clôture de fin de mois.

Le principal avantage de l’utilisation de modèles au cours de votre clôture de fin de mois est qu’ils standardisent les opérations. Il est prouvé que la création d’une procédure d’exploitation standard améliore la rapidité et la précision de votre processus de fin de mois.

Une société de logiciels a attribué une liste de contrôle des signes comme une raison clé de son succès dans la réduction de la fermeture de fin de mois de 3 semaines à seulement 3 jours. Parlez d’une amélioration!

Consolider les transactions

Il est important de regrouper toutes les catégories de transactions au même endroit. Nous parlons de dépenses, de revenus et plus encore. Le logiciel de gestion des dépenses avec plusieurs comptes d’utilisateurs permet à votre équipe comptable de vérifier toutes les transactions à l’échelle de l’entreprise.

Vous pouvez également travailler avec des étiquettes pour classer et afficher visuellement les dépenses plus facilement.

Sauvegardez les données

Soyons honnêtes, personne ne devrait compter sur le papier de nos jours. Si vous n’avez pas trouvé de moyen de déplacer votre processus comptable en ligne, il est temps de faire preuve de souplesse. Mais même si vous accédez à un logiciel de comptabilité numérique ou à des programmes en ligne, il est important de sauvegarder tous vos documents.

Imaginez-vous perdre l’accès à toutes vos données, rapports et analyses ? Des événements comme celui-ci pourraient doubler l’ensemble du processus de fin de mois et auront sûrement un effet d’entraînement sur d’autres processus comptables. Sauvegardez vos données à l’aide d’un système cloud fiable qui peut être stocké en toute sécurité.

Communiquer les dates limites de l’entreprise

Les dates limites à l’échelle de l’entreprise sont des dates spécifiques à la fin de chaque mois que chaque employé doit connaître et respecter. Ils signifient la fin de l’exercice comptable en cours et les transactions postérieures à cette date seront reportées au mois suivant. Par exemple, si vous travaillez avec un pigiste qui ne soumet pas sa facture avant la date limite, il devra généralement attendre le prochain cycle de facturation pour être payé.

Votre équipe financière les utilise déjà, bien sûr. Mais communiquer les seuils leur donne suffisamment de temps pour s’occuper de tâches telles que le paiement de votre facture tout en complétant la clôture de fin de mois.

Automatiser la gestion des dépenses

La première étape que vous pouvez franchir pour vous faciliter la vie en fin de mois ?

Automatisez vos systèmes.

Saviez-vous que vous pouvez confier la responsabilité de la perception des reçus à vos employés, plutôt que de les poursuivre tous les mois?

Le rapprochement automatisé des paiements, les cartes de débit intégrées des employés et les approbations transparentes peuvent tous être effectués grâce à la puissance de Spendesk. Les clients disent que notre logiciel économise environ 4 jours de travail à la fin de chaque mois.

Bien que la comptabilité ne soit jamais vraiment terminée, vous pouvez gagner du temps sur vos processus de clôture de fin de mois pour augmenter l’efficacité et apporter une valeur ajoutée. Bien sûr, tous ces conseils et astuces peuvent également être appliqués à la clôture de fin d’année et pourraient bénéficier à certains de vos autres systèmes comptables.

Le point à retenir ici est que le temps de fermeture vous coûte un temps et une énergie précieux qui seraient mieux consacrés à la prise de décision stratégique. Vous avez le pouvoir de créer une meilleure satisfaction au travail, de créer des économies et de générer des profits plus élevés. Corrigez le processus de fermeture aujourd’hui, pour de bon.