Quelles Sont les Feuilles de Travail (et Pourquoi Elles Sont Importantes)

L’époque des centaines de feuilles de travail enregistrées sur votre disque dur, créées dans Excel ou Word est révolue.

De nos jours, nous sommes beaucoup plus avertis. Nous savons que si nous produisons de bonnes feuilles de travail, le travail sera fait. Les ingénieurs sauront ce qu’ils font, et cela nous facilitera la vie à long terme.

Que Sont Les Fiches D’Emploi ?

Les feuilles de travail peuvent être disponibles dans de nombreux formats et tailles. Ils sont la colle qui tient un travail ensemble. Les ingénieurs peuvent trouver des détails sur un travail, y compris le contact et l’adresse du site. Ils peuvent également saisir les résultats au fur et à mesure qu’ils terminent le travail, remplir des listes d’actions et le marquer comme terminé une fois que tout est terminé.

Vous connaissez probablement déjà bien les fiches d’emploi. Ce n’étaient autrefois que des morceaux de papier photocopiés. Mais maintenant peut être transformé en modèles pour vous assurer de ne pas perdre de temps à en créer de nouveaux à partir de zéro. Et ce n’est qu’un des avantages de l’adoption de la technologie.

Pourquoi Les Fiches D’Emploi Sont-Elles Importantes ?

D’accord, nous savons donc ce que sont les feuilles de travail, et vous les utilisez probablement déjà quotidiennement. Mais pourquoi sont-ils si importants pour l’industrie des services?

Les feuilles de travail électroniques sont la voie à suivre depuis un certain temps. Le format numérique présente de nombreux avantages pour un éventail d’entreprises différentes. Que vous soyez ingénieur gazier ou gestionnaire d’une entreprise d’équipement de restauration, il est important de suivre correctement les tâches.

Voici cinq raisons pour lesquelles nous aimons les fiches d’emploi :

1. Rend les clients heureux

Fournir à vos ingénieurs tout ce dont ils ont besoin pour se rendre sur le site et faire le travail rendra l’ensemble du processus beaucoup plus fluide.

Leur donner une demi-adresse, aucun nom de client ou les pièces incorrectes va les stresser. Ils ont peut-être oublié un stylo ou renversé du café sur leurs papiers. Ils passeront une mauvaise journée avant même de commencer le travail, ce qui entraînera des clients mécontents et d’éventuelles plaintes.

Avec les feuilles de travail électroniques, c’est une autre histoire; votre ingénieur arrive à l’heure avec son application de feuille de travail en main. Le client signe les documents par voie électronique et le temps d’administration au travail est réduit. Cela laisse un client heureux qui recommande votre entreprise à sa famille et à ses collègues.

2. Historique des magasins

Les fiches de travail électroniques sont directement liées au compte client, vous avez donc tout ce dont vous avez besoin pour un projet en un seul endroit. Vous aurez un historique complet des emplois précédents, ainsi que des factures, qui est votre contact, sur quels sites vous avez travaillé, etc. Cela signifie que vous ne vous présentez pas au travail sans préparation.

Tout et n’importe quoi sera là.

Les fiches d’emploi se trouvent ensuite sous un contact/entreprise dans le CRM. Vous pouvez facilement trouver toutes les fiches d’emploi liées à un client, même s’il a quelques années. Vous ne pourriez pas le faire si facilement avec des feuilles de travail sur papier, même si votre système de classement est impeccable.

3. Maintient le processus de vente en mouvement

Le fait que chaque étape du processus soit liée permet également de garder l’entreprise organisée.

Les feuilles de travail contiennent un enregistrement de tous les travaux que vous avez effectués, ce qui signifie que vous n’oublierez pas de créer la facture. Dès que le travail est marqué comme terminé par un ingénieur, vous pouvez créer une facture et l’envoyer directement à votre client.

Si vous utilisez un logiciel de gestion des tâches, la possibilité de lier des fiches d’emploi à d’autres modules peut également profiter à vos clients.

Peut-être que vos clients ont leur propre accès à distance aux tâches et aux informations importantes. Ils peuvent soulever des incidents de service lorsqu’un problème survient pour vous informer rapidement du problème. À partir de là, vous pouvez créer une feuille de travail, affecter un ingénieur et démarrer le travail en quelques clics. Les clients peuvent voir la progression de leurs incidents et des tâches associées, même en dehors des heures de bureau.

Avec cette facilité d’accès pour vos clients, cela signifie que vous pouvez commencer le travail dès que possible. Moins de retards à chaque étape du processus vous donnent, à vous et à votre équipe, plus de temps pour vous concentrer sur la finition du travail à un niveau élevé.

4. Aide à planifier à l’avance

Les feuilles de travail vous permettent de déterminer la quantité de travail à venir afin que vous puissiez augmenter les niveaux de personnel si nécessaire. Vous pouvez afficher les feuilles de travail sur un calendrier ou un agenda d’ingénieur pour voir facilement à quel point votre main-d’œuvre sera occupée.

Notez les heures de début et de fin sur les feuilles de travail et affectez des ingénieurs pour éviter une double réservation. De cette façon, vous offrez un service réactif, occupez les ingénieurs et ne laissez pas tomber vos clients.

La maintenance planifiée est également un processus important pour les ingénieurs. La tenue d’un registre des travaux de maintenance précédents vous prépare, vous et votre personnel, aux futures vérifications de maintenance et aux travaux annuels.

5. Enregistre tout ce que vous faites

Vos ingénieurs doivent consigner la plupart de ce qu’ils font. Tout, de la main-d’œuvre et des temps de trajet, des travaux effectués et des pièces utilisées.

Vous voulez rendre cela aussi facile que possible pour eux afin de gagner moins de temps sur l’administration et plus sur le travail réel. Maintenant, avec une application de feuille de travail sur le mobile de vos ingénieurs, cela a été rendu incroyablement simple.

Les fiches d’emploi sont un point focal de votre entreprise. Il est donc important qu’ils soient faits avec précision. Avec les applications de gestion des tâches, les ingénieurs disposent de tout ce dont ils ont besoin pour effectuer le travail et vous le renvoyer au bureau.