Qu’est-ce que la conception d’événements ?

Que vous organisiez un événement personnel ou professionnel, la planification d’événements implique beaucoup de pièces en mouvement. De la configuration du lieu aux conférenciers, il y a beaucoup à considérer — et cela ne mentionne même pas la restauration, qui est un tout autre chapitre. Les étapes de la planification d’un événement peuvent être si étendues que le prélude à ce processus a un nom. C’est ce qu’on appelle la conception d’événements. Mais, qu’est-ce-exactement – que la conception d’événements, et pourquoi est-elle importante pour le succès de votre événement?

Le rôle de la conception d’événements

Bien que la conception d’événements puisse sembler être la même chose que la planification d’événements, il s’agit de deux rôles distincts. La conception d’événements est le processus de création d’une vision pour un événement en élaborant un plan de tous les détails visuels autour de ladite occasion pour transformer votre espace, tandis que la planification d’événements élabore toute la logistique de votre événement.

Pensez-y comme ceci. La planification d’événements prend en compte le nombre de personnes pouvant s’adapter à votre lieu et les chaises nécessaires, mais la conception d’événements consiste à décorer votre lieu et à choisir des chaises bleues car elles correspondent à l’esthétique de votre thème sous la mer. Bien que la planification d’événements puisse sembler plus importante pour le succès de votre événement, vous ne pouvez vraiment pas avoir l’un sans l’autre.

Comment fonctionne la conception d’événements

Consulter

La conception ou le style d’événements nécessite d’abord de s’asseoir et de discuter de l’objectif et des visions que vous avez pour votre événement. Si l’événement vise à sensibiliser un organisme à but non lucratif qui se concentre sur la protection des manchots, alors un thème lié à la mer pourrait être idéal. Il n’est pas nécessaire d’avoir un thème gravé dans le marbre, mais vous devriez avoir une idée de ce que vous essayez d’accomplir et de la logistique qui peut contribuer à la vision de votre événement.

En pensant à votre objectif et à votre vision, vos concepteurs d’événements créeront un tableau conceptuel d’événements pour illustrer nos idées pour votre événement et comment rassembler le tout. Des jeux de couleurs aux matériaux, ils auront une rime et une raison pour chaque pièce.

Préparation

Une fois la stratégie de conception approuvée, vos concepteurs d’événements vont de l’avant avec la préparation de l’événement. Qu’il s’agisse d’envoyer des invitations, de visiter le lieu, d’élaborer le décor à la main, etc., vos stylistes d’événements se mettent au travail pour donner vie à votre vision. Vos concepteurs d’événements travaillent avec vous pour que tout se passe bien le jour de votre événement. Et, ils vont tout organiser pour faciliter le déchargement et la mise en place.

Mise en œuvre

Le jour de l’événement, vos concepteurs d’événements travailleront avec diligence pour configurer votre décor et s’assurer que tout soit poli et prêt ou que vos invités arrivent. Dans certaines circonstances, cela inclut la gestion de vos fournisseurs et l’acceptation des livraisons pendant que vous vous concentrez sur d’autres aspects de l’événement. Une partie de la mise en œuvre comprend également la démolition une fois votre événement terminé.

Qu’est-ce qui est inclus dans la conception de l’événement?

Ce dont vous avez besoin d’un concepteur d’événements peut varier selon le type d’événement que vous organisez et la vision que vous avez en tête. En général, un concepteur d’événements prend en compte tous les aspects visuels de votre événement, tels que:

• Location de tables, de chaises, de linge de maison – y compris la sélection des styles, l’approvisionnement, l’expédition et la manutention
• Décoration de la salle — y compris le périmètre, le plafond, l’entrée, la scénographie et la disposition du site
• Signes et reconnaissance des commandites dans la ou les salles
• Améliorations de la présentation des aliments et style de mise en scène
• Décoration de la table d’hôtes et style de serviette, fleurs , menu, et plus encore
• Éclairage de la pièce — y compris l’approvisionnement, les objectifs et la mise en œuvre, les spécifications de puissance
• Exigences AV et variables pour les communications pendant l’événement
• Le déroulement du programme de l’événement et l’hébergement
• Support de divertissement
• Effets spéciaux et la mise en œuvre sûre des effets

Comment les expériences Reiimagined peuvent aider

Trace Kingham et son équipe contribuent à faire de votre vision une réalité avec une grande attention aux détails et des années d’expérience dans l’espace événementiel. Nos stylistes sont des experts en événements annuels rafraîchissants devenus obsolètes et en donnant vie à des expériences mémorables et durables. Kingham Creative Events transforme les expériences des entreprises Fortune 500 et des grandes organisations à but non lucratif avec des résultats spectaculaires dès le départ. Contactez-nous dès aujourd’hui pour obtenir de l’aide pour votre prochain événement.