Qu’est-ce que la conformité d’entreprise et pourquoi est-elle importante?
Qu’est-ce que la conformité en entreprise ?
La définition de la conformité est “l’action de se conformer à une commande” ou “l’état du respect des règles ou des normes.” Dans le monde de l’entreprise, il s’agit de s’assurer que votre entreprise et vos employés respectent toutes les lois, réglementations, normes et pratiques éthiques qui s’appliquent à votre organisation et à votre industrie.
La conformité de l’entreprise couvre à la fois les politiques et procédures internes, ainsi que les lois fédérales et étatiques. L’application de la conformité aide votre entreprise à prévenir et à détecter les violations des règles, ce qui la protège des amendes et des poursuites judiciaires.
Le processus de conformité devrait être continu. De nombreuses organisations établissent un programme qui régit de manière cohérente et précise leurs politiques de conformité au fil du temps.
Quel est l’objectif d’un programme de conformité d’entreprise?
Le but est de protéger votre entreprise. C’est aussi simple que ça. Mais le retour sur investissement pourrait être important, vous aidant à éviter le gaspillage, la fraude, les abus, la discrimination et d’autres pratiques qui perturbent les opérations et mettent votre entreprise en danger.
Votre programme de conformité d’entreprise doit être intégré à tous les efforts de conformité à l’échelle de l’entreprise, de la gestion des réglementations externes et des politiques internes à la formation complète des employés. En vous assurant que tous les départements et le personnel travaillent ensemble pour maintenir les normes, vous pouvez atténuer le risque de défaillances et de violations majeures.
Un programme efficace améliore la communication entre la direction et le personnel. Il devrait inclure un processus de création, de mise à jour, de distribution et de suivi des politiques de conformité. Après tout, les employés ne peuvent être tenus responsables de règles et de règlements qu’ils ne connaissent pas.
Mais une fois qu’ils comprennent les attentes, vos employés peuvent rester concentrés sur les objectifs plus généraux de votre organisation et aider les opérations à se dérouler sans heurts. De plus, lorsque les employés sont correctement formés aux exigences de conformité, ils sont plus susceptibles de reconnaître et de signaler des activités illégales ou contraires à l’éthique.
Le maintien de la conformité permet à vos employés de bien faire leur travail, d’atteindre leurs objectifs de carrière et de satisfaire les clients. À son tour, votre entreprise peut atteindre ses objectifs et croître plus rapidement.
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Dans le cas malheureux où votre organisation fait face à une poursuite, votre programme de conformité d’entreprise vous aidera devant les tribunaux.
Comme l’explique un rapport de la Rutgers School of Law, “Une organisation qui a déployé des efforts considérables pour prévenir et détecter les violations de la loi par ses employés et d’autres personnes agissant pour elle sera traitée moins durement qu’une organisation indifférente au respect de la loi.”
Comment créer un programme de conformité d’entreprise réussi
Très peu d’entreprises peuvent se permettre de tergiverser sur un programme de conformité d’entreprise. Ne laissez pas le recul être 20/20 pour votre organisation. Ayez la prévoyance d’agir aujourd’hui.
Votre programme doit être soigneusement planifié et mis en œuvre, avec des programmes de formation qui coïncident pour garantir que le personnel connaît bien tous les domaines de la conformité.
Voici quelques étapes pour établir ou affiner votre programme de conformité d’entreprise :
Faites participer votre leadership
Votre programme de conformité d’entreprise ne fonctionnera pas lui-même. Une personne devrait se voir confier la responsabilité de la gestion quotidienne du programme.
Selon la taille de votre organisation, vous pouvez avoir un ou plusieurs agents de conformité. Quoi qu’il en soit, les responsables du programme de conformité doivent avoir le pouvoir d’appliquer les règles et de demander des comptes au personnel à tous les niveaux.
Ils ont également besoin d’un accès direct à l’organe directeur de la société, qui peut inclure la haute direction ou le conseil d’administration.
L’accès à la haute direction et à l’autorité pour appliquer les règles est essentiel lorsque des problèmes de conformité potentiels surviennent, ce qui permet à vos agents de réagir rapidement.
Mais la communication va dans les deux sens. Il est important que l’organe directeur évalue régulièrement l’efficacité du programme de conformité de l’entreprise.
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La conformité d’entreprise consiste à favoriser une culture du milieu de travail qui valorise l’intégrité et la conduite éthique.
Cela commence en haut.
Pour que le programme fonctionne, vos dirigeants doivent d’abord suivre les règles. Ils devraient encourager un comportement éthique et parler ouvertement de l’importance de la conformité.
Les dirigeants d’entreprise devraient encourager les employés à participer, en soulignant qu’ils ne seront pas punis pour avoir signalé un comportement illégal ou contraire à l’éthique.
Le ministère de la Justice a créé une liste de contrôle pour évaluer les programmes de conformité de l’entreprise et suggère de poser les questions suivantes:
- Comment les hauts dirigeants, par leurs paroles et leurs actions, ont-ils encouragé ou découragé le type d’inconduite en question?
- Quelles mesures concrètes ont-ils prises pour démontrer leur leadership dans les efforts de conformité et de remédiation de l’entreprise?
- Comment l’entreprise surveille-t-elle le comportement de ses dirigeants ? Comment la haute direction a-t-elle modélisé le comportement approprié des subordonnés?
Effectuer des évaluations des risques
La conformité de l’entreprise consiste à gérer les risques.
Pour élaborer un programme efficace, vous devez savoir quels domaines de conformité présentent les risques les plus élevés pour votre organisation. Une fois que vous avez identifié ces domaines, vous pouvez concentrer vos ressources sur leur traitement.
Les réglementations fédérales et étatiques, ainsi que les normes de l’industrie, évoluent constamment. Pour éviter tout risque de non-conformité, il est important de procéder à des évaluations régulières. L’Association of Corporate Counsel (ACC) suggère de procéder à une évaluation des risques une fois par an.
Un processus d’évaluation formel, comme celui-ci recommandé par l’ACC, peut aider votre organisation à être proactive pour prévenir les violations de la conformité de l’entreprise:
- Résultats d’audit
- Litiges récents
- Plaintes en matière de conformité
- Réclamations des employés
- Tendances en matière d’application de la loi dans l’industrie
- Politiques de conformité dans chaque domaine de risque
Établir et maintenir votre code de conduite, vos politiques et vos normes
Votre programme de conformité d’entreprise a besoin d’un code de conduite bien défini. Pourquoi? Parce que cela peut aider à définir l’objectif de votre programme et à définir les attentes en matière de comportement.
Le code de conduite sert de fondement et doit expliquer les points clés suivants:
- Qui est responsable de la gestion du programme
- Comment les employés doivent signaler une inconduite
- Mesures disciplinaires pour violation du code de conduite
Vos politiques d’entreprise doivent s’appuyer sur ces fondements en fournissant des lignes directrices pour des domaines spécifiques de conformité. Par exemple, ils peuvent traiter les violations courantes de la conformité de l’entreprise:
- Corruption d’entreprise
- Corruption
- Pratiques fiscales
- Conflits d’intérêts
- Conservation des dossiers
La liste est longue. Mais les domaines exacts que vous devez aborder dépendront de votre secteur d’activité.
Une fois les zones à risque identifiées et les politiques créées, vous devez établir des procédures pour aider les employés à appliquer correctement les politiques. La création de directives étape par étape facilite le suivi des procédures et l’identification des non-conformités.
Les zones à risque de certaines industries peuvent nécessiter des normes supplémentaires. Par exemple, la Loi sur les pratiques de corruption à l’étranger peut vous obliger à respecter des protocoles détaillés de filtrage des partenaires commerciaux tiers.
Former correctement tous les employés
La politique et les normes de conformité sont inutiles si les employés ne les suivent pas.
Après avoir établi les politiques et procédures de votre programme de conformité d’entreprise, vous devez les diffuser à chaque membre de votre personnel.
Assurez-vous que les dirigeants de l’entreprise, les employés et les fournisseurs tiers lisent et approuvent toutes les politiques et procédures de conformité.
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Tous les employés et les fournisseurs concernés doivent recevoir une formation sur les lois, les règlements, les politiques de l’entreprise et les comportements interdits. Selon la taille de votre organisation, vous voudrez peut-être organiser une formation adaptée à des employés spécifiques dans des domaines à haut risque.
L’ACC vous recommande de suivre, de documenter et de suivre la formation. En mettant en œuvre une politique de conformité et un outil de gestion de la formation, vous pouvez y parvenir et automatiser bon nombre de vos processus manuels. Le bon logiciel vous permet de distribuer des politiques, d’organiser des formations en ligne, de créer des tests personnalisés, etc.
Améliorez votre programme avec un logiciel de gestion de la conformité
La création ou la révision de vos politiques de conformité et de la formation demande beaucoup de travail. C’est un processus continu qui nécessite une surveillance et des mises à jour cohérentes. Mais n’attendez pas qu’un incident se soit produit pour agir.
Si vous et vos agents de conformité êtes déjà occupés et que le temps est limité, il peut être difficile de trouver le bon moment pour mettre en œuvre un nouveau programme. L’astuce consiste à trouver un logiciel de gestion de la conformité qui le gère pour vous.
En tant que plate-forme de gestion de la conformité basée sur le cloud, PowerDMS vous permet de gérer les politiques, la formation et l’accréditation dans un système unique et interconnecté. Avec PowerDMS, vous pouvez créer, réviser, diffuser et suivre les politiques de conformité. Vous pouvez créer des flux de travail automatisés et collaborer sur des documents entre différents départements.
Si vous êtes prêt à prendre le contrôle de la conformité et à protéger votre entreprise des risques, apprenez-en plus sur PowerDMS dès aujourd’hui et découvrez comment nous pouvons aider votre programme de conformité d’entreprise.
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