Qu’est-ce que la Gestion de projet Extrême et convient-elle à votre équipe?

Les projets d’aujourd’hui sont différents des projets d’il y a 10 ou 20 ans. Principalement grâce à l’introduction d’Internet et de logiciels basés sur le cloud, ainsi qu’au concept de service professionnel qui entre en jeu, la façon dont nous travaillons – et donc nos projets — a connu une révolution.

La situation actuelle des projets: les exigences des projets peuvent changer quotidiennement, et les équipes responsables sont censées gérer ces situations de manière fluide. Les parties prenantes souhaitent une plus grande implication dans les projets alors qu’ils sont encore en cours de processus, ce qui signifie qu’elles peuvent changer d’avis (et créer du travail supplémentaire pour les équipes) à tout moment. Les nouvelles sur les préoccupations politiques, économiques ou environnementales se cassent 24h / 24 et 7j / 7, et les équipes doivent changer de vitesse pour réagir en conséquence.

La gestion de projet traditionnelle (TPM) n’est généralement pas équipée pour gérer cette nouvelle ère de projets. Le flux de travail étape par étape (par exemple, le modèle en cascade), les délais rigides et les exigences strictes ont du mal à s’adapter au besoin de changement à mi-parcours d’un projet. Les mises à jour du plan obligent les membres de l’équipe à sauter dans les cerceaux et à consulter plusieurs gestionnaires avant d’obtenir l’approbation finale. Ces contraintes entravent les progrès et finissent par pousser les projets TPM au-delà du budget et des délais dépassés.

Les projets d’aujourd’hui sont souvent mieux adaptés à la gestion de projet extrême.

Qu’est-ce que la gestion de projet extrême?

La gestion de projet extrême (XPM) est courte et flexible là où la gestion de projet traditionnelle ne l’est pas. La gestion de projet traditionnelle signifie créer un plan et s’y tenir, généralement pour des projets à long terme. XPM vous permet de modifier votre plan de projet, votre budget et votre résultat final en fonction de l’évolution des besoins, quelle que soit l’étape du projet, et implique généralement des projets qui ne durent que quelques semaines, voire quelques jours.

XPM est destiné à vous aider à gérer l’inconnu — ces variables qui changent et apparaissent au fur et à mesure qu’un projet progresse. À la fin de votre projet, il s’agit de fournir le résultat souhaité, pas simplement le résultat initialement prévu. Les personnes qui réalisent à mi-parcours d’un projet que le produit original n’est pas idéal ont la latitude de modifier le plan. Les équipes utilisant XPM doivent être disposées à faire plusieurs tentatives pour bien faire les choses, au lieu de simplement se concentrer sur tout terminer après la première tentative.

La gestion de projet extrême vous convient-elle ?

Comment savoir si votre projet nécessite une gestion de projet extrême ? Voici quelques caractéristiques communes des projets extrêmes:

• Travail rapide
• Besoins et résultats du projet très complexes
• Changements fréquents des exigences du projet au fur et à mesure de l’avancement du projet
• Approche par essais et erreurs pour voir ce qui fonctionne
• Processus d’auto-correction lorsque les choses tournent mal pour se remettre sur la bonne voie
• S’éloigner de hiérarchie dans la prise de décision
• Projets axés sur les personnes, au lieu de processus (les gens n’adaptent pas leurs projets pour s’adapter au modèle, ils adaptent les modèles pour s’adapter au projet)

Si cela ressemble à votre travail, considérez XPM et comment vous pouvez adoptez cette approche.

Comment exécuter la gestion de projet Extrême

La gestion de projet extrême se veut rapide et agile. Commencez par rassembler une équipe de personnes autour de vous qui sont disposées et prêtes à adopter ce sens de l’état d’esprit Agile. Si les membres de votre équipe préfèrent un travail lent et que chaque décision est approuvée par la haute direction, cela ne fonctionnera pas.

Après avoir constitué votre équipe star, procédez comme suit:

1. Créez un plan de projet avec une gestion de projet extrême à l’esprit. Cela signifie s’attendre à des changements, reconnaître que les délais peuvent changer et laisser place à l’erreur.
2. Pour assurer le succès, assurez-vous que votre plan répond à toutes ces questions (tirées du livre eXtreme Project Management de Doug DeCarlo): — Cela en vaut-il la peine?
3. Planifiez le travail en cycles courts — quelques semaines au maximum.
4. Organisez une réunion de lancement du projet pour donner à chacun le résumé complet du travail impliqué et enthousiasmer les gens à se mettre au travail sur un nouveau projet formidable. Répondez à chaque question et communiquez clairement vos attentes. Faites de la visibilité du projet une priorité à partir du jour 1.
5. Communiquez fréquemment avec votre client, écoutez attentivement ses désirs et ses besoins et transmettez immédiatement ses commentaires à votre équipe.
6. Suivez les cycles de travail avec des vérifications, des séances d’examen et des réunions de réalignement si le projet semble déraper.
7. Une fois les projets ou les cycles terminés, célébrez chaque victoire. Faites en sorte que les équipes se sentent appréciées pour les garder excitées par le travail exigeant. Envisagez de commencer chaque réunion en énumérant les réalisations de l’équipe depuis la dernière réunion, ou de faire le tour pour que chacun énumère une réalisation dont il est fier.

Ne configurez pas plus de processus que nécessaire pour terminer le projet. La gestion de projet extrême conseille d’EMBRASSER vos projets — restez simple, stupide. Chaque projet nécessitera probablement différentes étapes et différents modèles, alors personnalisez chaque projet en fonction de vos besoins. Si votre équipe insiste sur le fait que vous compliquez les processus, éliminez les étapes supplémentaires.

Gestion de projet extrême pour des projets changeants

Si vous vous êtes identifié aux problèmes de la gestion de projet traditionnelle ou aux caractéristiques des projets extrêmes, envisagez de lire plus sur XPM pour votre équipe. Je suggère le livre mentionné ci-dessus, eXtreme Project Management par Doug DeCarlo. Il détaille tout ce que vous devez savoir pour commencer avec XPM, y compris des conseils pour les réunions suggérées, les relations avec les parties prenantes et la résolution des obstacles au projet.

Fait le passage de TPM à XPM avec succès — ou même sans succès? Racontez-nous votre expérience et ce qui vous a fait franchir le pas dans les commentaires ci-dessous. Nous aimerions apprendre de votre compte de première main.