Qu’est-ce que la gestion des absences ? 6 Façons de réduire l’absentéisme au travail

• ” Où est Mark ?”
• ” Il a pris un congé de maladie aujourd’hui, je pense.”
• ” Hmm, vous n’êtes pas sortis hier soir ?”
• ” Um..oui, mais je pense qu’il a mangé quelque chose et qu’il a eu une intoxication alimentaire.

Peut-être que Mark est vraiment malade. Ou peut-être en a-t-il eu un de trop hier soir.

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De toute façon, il n’est pas au travail aujourd’hui.

La gestion des absences traite précisément de situations comme celles-ci. C’est la pratique de réduire la non-assistance imprévue sur le lieu de travail.

L’absentéisme coûte à l’économie américaine plus de 200 milliards de dollars de pertes de productivité chaque année. Par conséquent, il est essentiel que votre organisation dispose d’une manière structurée de la gérer.

Il peut y avoir de nombreuses raisons pour lesquelles un employé peut ne pas se présenter au travail, allant du stress, de l’intimidation au travail et du moral bas à la maladie ou à la perte personnelle.

Voici 6 conseils essentiels pour renforcer la stratégie de gestion des absences de votre organisation:

Gardez une trace de la présence, créez des politiques mais n’automatisez pas la pénalisation

L’une des premières choses que vous devez faire pour réduire l’absentéisme est de créer un moyen systématique de suivre la présence de vos employés. De nombreux outils disponibles en ligne peuvent vous aider, tels que Jibble, Clockify et BambooHR.

Alors, quelle que soit l’ouverture et la flexibilité de votre culture d’entreprise, vous avez besoin d’une politique formelle de gestion des absences. Il devrait expliquer quels types d’absences imprévues sont acceptables pour l’entreprise et lesquels ne le sont pas.Par exemple, il devrait contenir des informations sur:

• Comment un employé prend-il un congé de maladie? Qui doivent-ils informer et par quand?
• Après combien de congés de maladie les employés doivent-ils présenter un certificat médical?
• Comment un employé sait-il que sa présence devient un problème?

Soyez au courant des lois fédérales locales lors de la création de la politique de gestion des absences. De nombreux pays ont des lois qui protègent les employés contre différents types d’absences imprévues.

Cependant, traitez votre politique officielle comme un ensemble de lignes directrices et non de lois. Cela signifie que plutôt que d’avoir une politique générale à pénaliser, vous devez traiter soigneusement chaque cas séparément. Par exemple, si un employé est malade et que vous lui rendez visite à l’hôpital, il n’est pas logique de demander un certificat médical pour traiter les congés de maladie.

Former les gestionnaires à la gestion des absences

Bien que la gestion des absences relève principalement du domaine des RH, elle n’est pas uniquement de leur responsabilité. Les gestionnaires hiérarchiques devraient s’en approprier à parts égales. Cependant, dans de nombreuses organisations, ils ne reçoivent pas une formation suffisante en gestion des absences.

C’est là que les RH peuvent intervenir et coacher les managers (en particulier les managers de premier niveau) sur la manière de prévenir l’absentéisme dans leurs équipes. Cela peut inclure le coaching des gestionnaires dans le traitement de situations telles que:

• Comment traiter avec un employé qui a souvent commencé à prendre des congés de maladie?
• Quand appliquer la stratégie et quand faire une exception ?
• Quand transmettre les questions aux RH?

Une fois que les responsables hiérarchiques assument un rôle plus proactif dans la gestion des absences, vous verrez les taux d’absentéisme baisser.

Rappelez-vous que le présentéisme n’est pas l’objectif

Il est essentiel de noter que l’objectif de la gestion des absences est de réduire l’absentéisme et non d’encourager le présentéisme.

Il y a une énorme différence entre les deux.

Le présentéisme est le moment où un employé se force à se présenter au travail malgré un malaise. Il peut y avoir de nombreuses raisons à cela, allant des attentes déraisonnables de la direction au véritable dévouement envers son travail.

Vous pourriez penser que plus d’heures de travail des employés peuvent nuire à l’entreprise? Outre le stress et l’épuisement professionnel, cela peut en fait affecter la productivité globale de l’organisation. Bien qu’il soit plus difficile de quantifier l’impact financier du présentéisme que de l’absentéisme. Diverses études ont montré que son impact peut être égal, sinon pire. Un employé qui est malade fera naturellement son travail avec moins d’efficacité et risque également d’affecter les autres au travail.

C’est pourquoi, pour réduire l’absentéisme, vous devez vous abstenir de politiques qui favorisent le présentéisme, telles que récompenser les employés pour ne pas prendre de congés de maladie / vacances ou leur permettre d’encaisser les congés en attente.

Adopter des horaires de travail flexibles et le travail à distance

Selon une étude de l’Institut suédois Karolinska, des horaires de travail flexibles peuvent réduire l’absentéisme. Une enquête menée par flexjobs a révélé que les employés (en particulier les parents) apprécient encore plus la flexibilité que le salaire.

Naturellement, la flexibilité au travail (être à distance, horaires de travail flexibles) dépend de la nature de l’industrie et de l’organisation. Certains emplois nécessitent une présence au travail pendant des heures spécifiques. Cependant, si votre entreprise n’en fait pas partie, vous devriez envisager d’offrir plus de flexibilité à votre équipe.

Les employés peuvent appeler des malades au travail s’ils ont certaines courses importantes à faire pendant les heures de travail – réparer la plomberie, aller à l’école des enfants, etc. S’ils peuvent ajuster leurs horaires autour de cela, ils seront plus enclins à se présenter au travail.

Un autre élément important de la flexibilité est le travail à distance, qui devient de plus en plus l’une des tendances de la culture d’entreprise les plus populaires. Le travail à distance n’est plus considéré comme un privilège offert par quelques entreprises new-age. De nombreux employés s’attendent maintenant à un travail à distance lorsqu’ils cherchent un nouvel emploi. 90% des personnes qui ont travaillé à distance prévoient de travailler à distance pour le reste de leur vie. Permettre aux gens de travailler à distance réduit considérablement les raisons pour lesquelles un employé pourrait envisager de prendre un congé de maladie.

Le travail à distance est de plus en plus accepté, même parmi les entreprises plus traditionnelles, en raison de la popularité croissante des outils de collaboration en ligne.

Améliorer le moral de l’équipe, avant qu’il ne soit trop tard

Avez-vous remarqué que les discussions sur le moral de l’équipe surviennent généralement lorsque quelque chose ne va pas? Souvent, cela ne devient une considération pour la gestion que lorsqu’elle est sur la spirale descendante.

Rendre l’environnement de travail amusant et engageant est peut-être la chose la plus importante que vous puissiez faire pour réduire l’absentéisme. Il est donc de bon augure pour l’ensemble de l’organisation d’investir dans l’amélioration du moral au travail même lorsqu’il n’y a pas de drapeaux rouges autour.

Les tables de ping-pong et les exercices de team-building conçus par les RH ne sont pas toujours les réponses. Il est important de comprendre le pouls de votre équipe pour savoir ce qui pourrait améliorer son moral. Certaines équipes pourraient préférer les activités de plein air ensemble, d’autres pourraient être heureuses de prendre quelques verres après le travail.

Cependant, ce qui fonctionne incontestablement pour toutes les équipes, c’est d’inculquer une culture de reconnaissance basée sur des retours fréquents.

Prenez rapidement des mesures contre ceux qui tirent un avantage indu

Si vous pensez que toutes les 5 suggestions précédentes sont biaisées vers les employés et non vers l’employeur, vous avez raison. Cependant, l’entreprise est d’abord et avant tout ses employés. En abordant les problèmes fondamentaux qui les empêchent d’observer une présence solide, le problème des gestionnaires est souvent résolu.

Cela dit, cependant, il est important de prendre des mesures contre les employés qui profitent indûment de la politique de l’entreprise. L’incapacité de le faire pourrait mettre en péril l’ensemble de la politique et blesser ceux qui y adhéraient de manière responsable. Une politique constructive de gestion des absences nécessite la confiance entre l’entreprise et ses employés.

Par exemple, si vous découvrez qu’un employé a menti sur le fait de prendre un congé de maladie (en se rendant à un entretien d’embauche à titre d’exemple), cela doit être adressé rapidement avec un avertissement écrit officiel.