Qu’est-ce que la surveillance des employés?Le Guide complet

Que votre main-d’œuvre soit à distance, hybride ou au bureau, la surveillance des employés est un moyen stimulant d’améliorer la productivité de la main-d’œuvre en fournissant un meilleur aperçu non seulement du moment où les employés travaillent, mais de la façon dont ils travaillent.

La surveillance traditionnelle des employés a toujours été associée à la surveillance et à la surveillance, ce qui peut susciter des préoccupations compréhensibles de la part des employés et des entreprises.

Les organisations progressistes comprennent que la surveillance des employés n’est qu’une méthode de collecte d’indicateurs de productivité très influents qui contribuent à la productivité, à l’efficacité et à l’engagement des employés. Lorsqu’elle est utilisée correctement et en toute transparence, la surveillance des employés peut éclairer les personnes, les processus et la technologie

Dans cet article, nous aborderons les bases de la surveillance des employés et vous donnerons des conseils pratiques pour mettre en œuvre et exploiter les données collectées pour créer un lieu de travail plus transparent.

Choisissez par où commencer:

• Qu’est-ce que la surveillance des employés?
• Types de Surveillance des Employés
• Avantages de la Surveillance des Employés
• Inconvénients de la Surveillance des Employés et Comment y Remédier
• Considérations juridiques pour la Surveillance des Employés
• Les Entreprises Comme Moi Atteignent-Elles Leurs Objectifs avec Un Logiciel de Surveillance des Employés?
• Comment Choisir Le Meilleur Logiciel de Surveillance des Employés
• Combien De Temps Avant De pouvoir En Bénéficier?
• Quelles sont ses limites ?
• Se préparer au succès

Qu’est-ce que le suivi des employés?

La surveillance des employés est une méthode de surveillance de l’activité utilisée par les entreprises pour diverses raisons: pour prévenir et détecter les violations de données coûteuses, stimuler l’engagement des employés et optimiser les flux de travail inefficaces. Récemment, les outils modernes de surveillance des employés ont montré un plus grand potentiel d’analyse complète de la main-d’œuvre et d’opportunités de coaching de productivité des employés. Ces outils modernes permettent aux entreprises d’optimiser la performance des employés, de stimuler l’engagement des employés et de réduire l’efficacité des processus. En surveillant et en analysant le comportement de travail des employés, les organisations peuvent augmenter la productivité de leur main-d’œuvre et devenir plus rentables.

Les données de surveillance des employés et d’activité de la main-d’œuvre recueillies par cette méthode peuvent être analysées pour trouver des tendances, des modèles et des corrélations entre les équipes, les groupes et les départements afin de mieux comprendre les processus métier et comment les améliorer. Ces données d’activité comprennent l’utilisation des applications, le temps passé sur des tâches improductives et l’heure de la journée où chaque employé est le plus productif. La surveillance des employés donne aux entreprises une image globale de la façon dont le travail est effectué au bureau et à l’extérieur, en mettant en contexte les données sur l’activité de la main-d’œuvre et en fournissant des informations aux employeurs et aux employés pour stimuler la productivité personnelle, d’équipe et d’entreprise.

Lorsque vous aurez terminé de lire ce guide, vous pourrez déterminer si la surveillance des employés convient à votre équipe, quel système choisir et comment l’implémenter dans votre bureau.

Types de surveillance des employés

Méthodes historiques de surveillance des employés

L’évolution de la technologie a ouvert un large éventail d’options pour suivre les activités des travailleurs. Il y a à peine dix ans, la plupart des contrôles des employés devaient être effectués localement au bureau. Ma façon dont les temps ont changé. Avec ce changement dans la façon dont le travail est effectué, les entreprises doivent maintenant repenser comment et pourquoi le suivi des employés est mis en œuvre et utilisé. Nous aborderons brièvement certains des types historiques de surveillance des employés, puis nous passerons à une approche plus moderne.

Internet et Email

Ce sont deux piliers du travail des employés et donc du suivi des employés.

Nous savons qu’Internet est essentiel à la productivité, à condition qu’il soit utilisé de manière appropriée et efficace. L’idée est de découvrir comment Internet est utilisé et de voir s’il existe un moyen d’améliorer son utilisation par l’équipe.

Bien que d’autres outils de communication aient entraîné le déclin de l’utilisation des e-mails, la compréhension de la communication et de l’utilisation des e-mails peut encore aider à la productivité et à l’efficacité de la main-d’œuvre.

Activités informatiques

Similaires à la surveillance Internet, certains de ces programmes permettent aux employeurs de surveiller l’utilisation des applications de bureau. Les données collectées peuvent être présentées dans des rapports incroyablement détaillés, soulignant le temps consacré au travail productif, le moment où l’ordinateur était passif et les applications les plus utilisées.

Enregistrement de frappe

L’enregistrement de frappe, ou enregistrement de frappe, est un processus qui enregistre les touches qu’un utilisateur tape sur le clavier dans l’ordre. Ces programmes peuvent également capturer des captures d’écran lorsqu’ils sont déclenchés par des mots clés prédéfinis.

Il y a cependant quelques inconvénients majeurs à la journalisation des frappes au clavier. Certains y voient une violation de la vie privée sur le lieu de travail.

Il est également connu pour être utilisé avec une intention malveillante. ActivTrak et les outils modernes de surveillance des employés ne contiennent pas d’enregistrement de frappe, car cela soulève des problèmes de confidentialité des employés. L’approche moderne de la surveillance des employés accorde de la valeur à une communication ouverte et à une stratégie transparente de productivité de la main-d’œuvre, de sorte que l’enregistrement de frappe n’a aucune valeur réelle.

Téléphone

Vous savez ce message que vous entendez lorsque vous appelez le support client pour ce routeur qui vous cause des problèmes? ” Cet appel peut être enregistré à des fins de qualité et de formation.”En répondant à cet appel, félicitations, vous étiez une partie active dans la surveillance téléphonique des employés! C’est un moyen pour une entreprise de prendre le contrôle de son assurance qualité et de confirmer que ses employés vous fournissent un service client exceptionnel.

Suivi GPS

Avec le suivi GPS, une voiture de société est surveillée lorsqu’elle est utilisée. Il peut être utile pour les entreprises de livraison, de messagerie et de poste de suivre les véhicules, pour aider les conducteurs à emprunter les itinéraires les plus efficaces. Il peut également être utilisé pour la confirmation de l’état de livraison, la récupération des biens manquants et la sécurité globale.

Avantages de la surveillance des employés

Avantages de la surveillance des employés

Nous savons maintenant que lorsqu’il est correctement mis en œuvre, un système de surveillance des employés:

• Permet aux employeurs d’analyser les processus métier
• Crée une équipe plus engagée
• Économise de l’argent sur la rétention des employés
• Assure la transparence des données
• Protège contre la perte de données

Gestion efficace

Les informations recueillies à partir des données vous aideront à construire une équipe plus efficace en mettant en avant les forces et les faiblesses de vos collaborateurs. Voir où les gens luttent et où les gens brillent vous donne le pouvoir de déléguer des tâches plus efficacement. Faire correspondre les forces et les compétences des membres de votre équipe au bon travail est incroyablement vital et permet à l’équipe de produire son meilleur travail!

Il est tout aussi important de reconnaître les faiblesses des membres de l’équipe. Les systèmes de surveillance des employés qui se concentrent sur les mesures de comportement vous aident à identifier les endroits où les membres de l’équipe ont besoin d’une formation ou d’un coaching supplémentaire. Vous découvrirez peut-être que cela prend un temps inhabituellement long à quelqu’un pour terminer un projet. Enregistrez-vous avec eux. Voyez s’ils comprennent comment utiliser leurs outils et organisez une session de formation s’ils ne le font pas. Investir dans le développement de carrière de vos employés est un moyen d’accroître l’engagement et le bonheur de l’équipe.

Découvrez les revenus non réalisés d’une équipe pleinement engagée

Il est largement connu que près de 70% des Américains sur le marché du travail ne sont pas pleinement engagés dans leur travail.40% des Américains ne sont pas du tout engagés. L’engagement des employés étant un problème aussi important, les entreprises ont besoin d’outils pour les aider à déterminer qui est désengagé, la raison du désengagement, à quel point cela nuit à leur entreprise et comment elles peuvent aider.

Dans son article sur le recruteur.avec, le directeur de la croissance stratégique, Shaley McKeever, appelle le désengagement actif le “tueur silencieux.”Ça vous fait peur? Ça devrait! Elle explique que non seulement un travailleur activement désengagé est-il malheureux et ne s’acquitte pas correctement de son travail, mais qu’il “agit de son malheur” et, ce faisant, “mine ce que ses collègues engagés accomplissent.”

Malheureusement, lorsque les travailleurs se désengagent, ils ne se soucient généralement pas des objectifs ou du succès de l’entreprise. Ils ne se présentent que pour recevoir un chèque de paie. Avec 67% de la main-d’œuvre mondiale déconnectée, pouvez-vous deviner combien les employeurs perdent chaque année dans l’économie américaine? Si vous deviniez 350 milliards de dollars, vous auriez raison!

L’analyse comportementale vous montrera qui de l’équipe est désengagé ou dirigé dans cette direction. Par exemple, les données montreront combien de temps les employés passent dans des applications improductives. Prenez ces informations et affichez-les dans un graphique au fil du temps et vous verrez dont la productivité a augmenté, diminué ou est restée la même. Grâce à ces connaissances, vous pouvez rencontrer le membre de l’équipe si nécessaire. Voyez ce qui se passe et découvrez comment vous pouvez aider.

Croissance financière

Les entreprises américaines perdent 650 milliards de dollars par an à cause d’employés improductifs.

Vous pouvez réduire cette perte en mettant en œuvre un programme d’analyse de la main-d’œuvre et de suivi de la productivité. Les entreprises prospères et axées sur les données utilisent les analyses fournies par les logiciels de suivi pour augmenter la productivité, les revenus, les ventes, la rétention des employés, le bonheur et l’efficacité.

Regardez l’industrie de la restauration à titre d’exemple. Une étude du MIT a révélé que lorsque les restaurants ont commencé à surveiller les employés, les revenus ont augmenté de 7%. La raison ? Le chercheur Andrew McAfee explique: “Pour autant que nous puissions dire, les performances se sont améliorées simplement parce que les gens ont commencé à mieux faire leur travail.”

De plus, les types de données collectées avec le logiciel de surveillance des employés vous permettent de prendre des décisions commerciales mieux informées. Vous réalisez peut-être que vous avez trop de personnes affectées à une tâche. Pourquoi ne pas mieux utiliser le temps et les ressources de l’entreprise en assignant à quelques-uns d’entre eux un nouveau projet ? Ou, déterminez quel logiciel (que vous payez) ne voit pas beaucoup d’utilisation. Débarrassez-vous de ce dont vous ne bénéficiez pas et arrêtez de gaspiller de l’argent.

Sécurité et sûreté

Les violations de données et la cybersécurité devraient toujours être une préoccupation pour les entreprises. Les pirates sont super intelligents! Ils inventent chaque jour de nouvelles méthodes d’accès aux données.

Les grandes organisations sont particulièrement vulnérables aux violations. Cela est dû à l’ampleur des organisations et à la probabilité accrue d’erreurs humaines conduisant à des piratages tels que l’ouverture accidentelle d’e-mails de phishing. Près de la moitié des États-Unis ont vu leurs noms, numéros de sécurité sociale, dates de naissance, adresses domiciliaires et numéros de permis de conduire volés à l’agence d’évaluation du crédit à la consommation Equifax.

Parfois, la menace est interne. 87% ont emporté des informations et des documents sur l’entreprise après avoir quitté l’entreprise.

La surveillance des employés sous toutes ses formes offre aux superviseurs une vision claire de ce que font les gens et du moment où ils le font. Et en cas de violation ou de problème juridique, les journaux de données agissent comme la “boîte noire” de votre entreprise.”Votre tâche de découvrir le “qui, quoi, quand et où” de l’incident devient un peu plus facile.

Inconvénients de la surveillance des employés et Comment y remédier

Wow! Il y a beaucoup d’avantages incroyables! Qu’est-ce qui vous empêche de commencer maintenant? Eh bien, vous devrez peut-être faire face à un problème de perception. Vous voyez, votre objectif pour analyser l’activité de vos employés devrait être de créer une culture d’entreprise où tout le monde peut donner le meilleur d’eux—mêmes et travailler de manière cohérente en équipe – et non de les espionner. Mais votre équipe peut ne pas le voir de cette façon au début, ce qui crée quelques inconvénients.

Confidentialité

La surveillance des activités s’accompagne du souci de confidentialité. Les gens utilisent des ordinateurs de travail pour des raisons personnelles et veulent garder leur activité privée. De plus, les gens n’aiment tout simplement pas l’idée que quelqu’un “regarde chacun de leurs mouvements.”C’est effrayant!

Rassurez vos employés que leur vie privée est cruciale. Vous ne les regardez pas; vous disséquez des données. Les informations personnelles telles que les mots de passe, le permis de conduire, les passeports et les numéros de sécurité sociale ne vous intéressent pas.

Confiance

Un problème que les gens ont avec la surveillance est le facteur de confiance. S’ils perçoivent que ce que vous faites est de l’espionnage, ils peuvent avoir des sentiments de colère et d’insatisfaction et se tourner vers le désengagement. C’est assez contraire à vos objectifs.

Vous pouvez obtenir le soutien des employés en démontrant que vous surveillez pour les bonnes raisons. Ne suivez pas juste pour suivre et ne soyez pas invasif sans raison valable. La meilleure pratique est d’être transparent, alors soulignez à votre équipe que le système de surveillance n’est utilisé que comme un outil d’analyse.

Niveau de stress accru

Sachant que ses activités sont suivies, une personne peut instinctivement travailler plus fort, prendre moins de pauses et s’inquiéter de sa productivité. Tout cela pourrait entraîner une augmentation du niveau de stress de votre équipe, entraînant à la fois une baisse du moral et du roulement du personnel – exactement le contraire de ce que vous essayez d’accomplir!

Si vous prenez des mesures pour expliquer les types de données que vous collectez et pourquoi, vous pouvez aider à atténuer ces inquiétudes. Suivez vos plans d’utilisation du logiciel uniquement à des fins liées à l’analyse.

N’abusez pas de vos outils comme le manager décrit dans un article de Psychology Today. Ce patron envoyait un message encore et encore à un processeur de données improductif. La note disait: “Vous travaillez moins dur que la personne à côté de vous.”

Problèmes juridiques

Il y a beaucoup de flou autour de la légalité des activités de suivi. L’une des raisons est qu’il y a tellement de lois différentes sur ce qui est et ce qui n’est pas autorisé. Nous aborderons cela plus en détail dans la section ci-dessous, mais pour l’instant, sachez que la légalité de la surveillance des employés dépend entièrement de l’endroit où vous vous trouvez.

Cela ne signifie pas que ce type de collecte de données est hors de question, cependant. Il existe des moyens d’analyser les activités quotidiennes conformément à vos lois locales.

Considérations juridiques pour la surveillance des employés

Considérations juridiques pour la Surveillance des employés

• Quelles sont les règles qui régissent la surveillance en milieu de travail?
• Quand est-il acceptable de surveiller? En quoi cela diffère-t-il d’un pays à l’autre ?
• Que devez-vous faire avant de surveiller?

La Surveillance des employés est-elle légale?

Il est temps de s’adresser à l’éléphant dans la pièce. Il existe plusieurs idées fausses sur la légalité de la collecte de données qui peuvent vous en détourner. La surveillance des employés est-elle même légale?

Bref, oui ! Les lois sur le lieu de travail stipulent que vous pouvez être surveillé numériquement par votre lieu de travail. Cela signifie qu’ils peuvent, par exemple, lire ce que disent vos e-mails sur leur serveur. Pour l’instant, la seule restriction concerne les appels téléphoniques. Il est illégal pour un employeur de surveiller les appels téléphoniques personnels d’un employé à moins que cet employé ne le sache et n’y consente. Pour toute autre activité, l’employé n’a pas besoin d’une autorisation s’il utilise du matériel appartenant à l’entreprise.

Certains États ont cependant fait un pas vers la vie privée. Dans le Connecticut et le Delaware, les employeurs doivent aviser les employés avant de les surveiller. Avant d’installer un logiciel, assurez-vous de vérifier les lois spécifiques à chaque état.

La loi peut être différente dans votre pays, cependant. Les pays de l’Union européenne croient au droit à la vie privée au travail. Les employeurs doivent être plus francs lorsqu’ils mettent en œuvre le suivi des activités. Toutes les personnes dans l’UE doivent consentir à la collecte de données à caractère personnel, et elles doivent être informées de la manière dont et des raisons pour lesquelles elles sont collectées. Vérifiez les lois de votre pays au cas où.
Pour de meilleurs résultats et pour favoriser une culture de confiance, nous vous recommandons de toujours dire à vos employés que vous prévoyez d’installer le logiciel et d’expliquer comment il sera utilisé. Ils seront au courant des types de données collectées, quand et pour quelles raisons. Plus il y a de transparence, moins vous aurez de chances de traiter des questions juridiques.

Est-ce bon pour moi?

Avant de choisir le meilleur logiciel de surveillance des employés pour votre équipe, vous devez être absolument certain que c’est la bonne chose pour vous. Ce type de logiciel peut être utilisé pour toutes les mauvaises raisons qui manquent complètement le point. Il est cependant assez facile de déterminer si vous devez passer à l’étape suivante.

Considérez simplement ce qui suit:

Quels sont mes objectifs?

Réfléchissez aux objectifs de votre entreprise. Écrivez-les avec de l’espace pour les notes. Ici, nous allons vous aider avec quelques possibilités.

• Réduire les dépenses
• Améliorer le Service à la clientèle
• Mieux Sécuriser les données
• Rétention des employés
• Déplacer un bureau
• Devenir Plus Efficace
• Mettre en œuvre Une Protection juridique accrue
• Améliorer la Microgestion

Un logiciel de surveillance des employés m’aidera-t-il à atteindre ces objectifs?

Jetez un coup d’œil à ce que vous avez écrit, puis notez comment le suivi de l’activité pourrait vous aider.

• Réduisez les dépenses – Apprenez quel logiciel n’est pas utilisé et éliminez-le.
• Améliorer le service client – Examinez le flux de travail des représentants et analysez son efficacité. Accélérez les temps de réponse.
• Mieux sécuriser les données – Grâce aux alarmes, recevez des alertes en cas de violation de données en cours. Expurgez les informations sensibles avec DLP.
• Rétention des employés – Avec les rapports de productivité, voyez quels employés sont de plus en plus désengagés et découvrez pourquoi. Montrez à votre équipe que vous souhaitez la garder dans l’équipe et demandez-lui comment vous pouvez l’aider à se sentir plus valorisée.
• Délocaliser le bureau – Probablement plus un résultat indirect. Peut-être qu’en réduisant les dépenses, vous pourriez déménager et mesurer si cela affecte ou non la productivité de votre équipe.
• Devenez plus efficace – Jetez un coup d’œil à votre processus métier. Supprimez les employés des projets où ils ne sont pas nécessaires et affectez-les à de nouveaux projets.
• Mettez en œuvre plus de protection juridique – Avec une boîte noire virtuelle de toutes les activités informatiques, vous aurez une piste de données à enquêter et à fournir dans un cadre judiciaire.
• Améliorez la microgestion – Hmm. C’est votre objectif ? Bien que vous puissiez techniquement utiliser un logiciel de surveillance des employés pour atteindre cet objectif, est-ce le bon objectif à atteindre?

L’adoption d’un logiciel d’analyse du comportement en vaut-elle la peine pour moi?

Celui-ci est facile. Quelle est la valeur d’un service client amélioré? Que diriez-vous des données sécurisées? Une meilleure efficacité ? Plus de protection juridique ?

Comparez la valeur d’atteindre vos objectifs au coût d’un logiciel potentiel. Avec la plupart des logiciels, il est logique de suivre les activités au travail. Mais en fin de compte, c’est à vous de peser le pour et le contre.

Les Entreprises Comme Moi Atteignent-Elles Leurs Objectifs avec Un Logiciel De Surveillance Des Employés?

La surveillance des employés n’est pas une question de supervision, mais de données.

Au moment de la rédaction de cet article, les outils qui recueillent ces données constituent une industrie de 200 millions de dollars et florissante. Au cours des prochaines années, nous verrons plus d’entreprises investir dans des logiciels et d’autres solutions qui suivent les activités des travailleurs.

Les compagnies d’assurance, les collèges, les bureaux d’études, les écoles et les grandes entreprises internationales ne sont que quelques exemples d’équipes qui ont choisi d’analyser le comportement. Même les restaurants utilisent une forme de logiciel qui surveille le personnel d’attente, en suivant chaque activité pertinente. Les entreprises de tous types améliorent avec succès leurs processus métier à partir des métriques recueillies par le logiciel de surveillance des employés.

Comment Choisir Le Meilleur Logiciel de Surveillance des employés

D’accord! Vous avez pesé le pour et le contre et décidé que vous pouvez atteindre vos objectifs avec un logiciel de suivi d’activité! Nous serons francs; il existe de nombreux types de logiciels de surveillance des employés. Prendre une décision peut être écrasante! Rendons ça un peu plus facile.

Développer une liste de contrôle de surveillance des employés

Avant de passer beaucoup de temps à magasiner, vous pouvez commencer par développer une liste de contrôle des fonctionnalités dont votre entreprise a besoin.

Vous pouvez ou non avoir besoin de fonctionnalités telles que:

• Blocage de sites Web
• Surveillance en temps réel
• Accès complet aux données SQL
• Capture d’écran et exportation
• Alertes d’utilisation USB
• Prévention des fuites de données
• Enregistrement des frappes
• Temps consacré aux activités
• Capacité de catégoriser les activités comme productives ou improductives

En outre, une considération majeure est la façon dont le système fonctionne. La plupart peuvent être classés en deux catégories: Entrée utilisateur et Toujours Activé / programmé. Certains logiciels de suivi des effectifs donnent le contrôle à l’employé pour garder une trace de chaque tâche. Ils utilisent une application pour enregistrer le moment où ils démarrent, arrêtent ou interrompent le projet. Toute la collecte des données n’est effectuée que pendant cette période.

D’autres collectent des données tant que l’ordinateur est utilisé, ce qui permet aux employés de travailler librement sans avoir à penser à la journalisation. La plupart du temps, il existe une option pour planifier cet enregistrement par un administrateur. Il est utile si vous ne souhaitez suivre que pendant les heures ouvrables. L’avantage de ce type de suivi est qu’il fournit un ensemble de données impartial. Sans l’entrée de l’utilisateur, vous avez juste les faits qui ne peuvent pas être manipulés.

Une fois que vous avez réduit les fonctionnalités les plus importantes pour vous, vous pouvez commencer à comparer le service qui offre ces fonctionnalités et celui qui répondra le mieux à vos besoins.

Maintenant, il est temps de VRAIMENT couper la graisse. Ces trois questions informatives sont idéales pour les petites et les entreprises lorsqu’elles choisissent le bon système d’analyse du comportement.

Combien de temps avant que je puisse en bénéficier?

Temps pour voir les données

Tenez compte du temps écoulé entre l’installation et la réception de données fiables prêtes à être analysées. Combien de temps dure l’installation sur l’ensemble de votre réseau ? Les résultats commencent-ils à affluer dans le tableau de bord analytique une fois installés, ou y a-t-il un retard ?

Personnalisation

La personnalisation est excellente, mais s’il n’y a pas assez de paramètres par défaut au début, la configuration de tous vos comptes et utilisateurs pourrait être une tâche ardue et longue! Planifiez en conséquence pour cette période.

Des experts sont-ils nécessaires?

Le logiciel peut nécessiter un expert que vous n’avez pas dans votre équipe. Vous aurez peut-être besoin de quelqu’un pour gérer le logiciel ou d’un analyste de données pour interpréter vos résultats. Prenez le temps de trouver la bonne personne ou de former un membre de l’équipe aux compétences appropriées.

Courbe d’apprentissage

Comme la plupart des nouveaux outils, il y aura un peu de courbe d’apprentissage pour la plupart des utilisateurs au début. Une formation peut être nécessaire sur toutes les fonctionnalités à votre disposition. Pour que vous réalisiez le plein potentiel de votre logiciel, cela peut prendre un certain temps.

Quelles sont ses limites ?

Évolutivité

L’évolutivité est la capacité du logiciel à se développer avec votre entreprise. Il doit être capable de gérer des volumes élevés, des pics d’activités et un nombre croissant de sièges ou d’utilisateurs. Il doit également traiter rapidement et stocker d’énormes quantités de données de manière fiable, quel que soit le nombre de membres de votre équipe. Vous ne voulez pas que votre logiciel de surveillance des employés échoue si vous êtes une entreprise de commerce électronique qui a besoin de mesurer la productivité le Cyber Monday!

Taille, vitesse et stockage

Vérifiez comment le logiciel traite les données, quels serveurs ils utilisent, où les données sont stockées, combien de stockage est disponible et s’il existe des limitations sur le volume de données brutes pouvant être traitées. Si vous ne connaissez pas tout à fait les tenants et les aboutissants du traitement des données, parlez-en à un représentant de l’entreprise. Expliquez vos besoins et voyez si leur système peut tenir le coup!

Personnalisation

Bien sûr, il peut avoir toutes les fonctionnalités de votre liste de contrôle, mais pouvez-vous les modifier, les modifier, les supprimer ou les ajouter? Certaines entreprises préféreraient marquer les sites de médias sociaux comme improductifs. Instagram Facebook, Twitter et Instagram pour votre marketing, vous devrez peut-être classer ces sites comme productifs afin de pouvoir prendre en compte ces données lorsque vous analysez les performances. Chaque entreprise est différente. Une taille ne convient pas à tous. La personnalisation est la clé pour que le logiciel fonctionne pour vous.

Bien jouer avec les autres

Les logiciels de surveillance des employés sont connus pour avoir des complications avec certains logiciels antivirus. Prévenir les maux de tête. Demandez à un responsable des ventes s’il existe des complications connues avec votre logiciel antivirus.

Avec les bonnes combinaisons de programmes, l’efficacité d’un système de surveillance des employés peut être augmentée de manière exponentielle! Les intégrations avec le logiciel permettent d’automatiser de nombreuses applications ou de communiquer avec d’autres applications. Découvrez si le système que vous envisagez a cette capacité de vous faciliter la vie.

Se préparer au succès

Avez-vous choisi le meilleur logiciel de surveillance des employés pour votre équipe? Bravo! Vous avez un réel potentiel pour faire fonctionner votre entreprise d’une manière qui atteindra les objectifs que vous vous êtes fixés!Tu n’es pas encore prêt à partir. Il y a encore quelques points que nous devons aborder, qui devraient tous faire partie de votre plan d’action. Nous commencerons par votre motivation pour rester avec nous tout au long de ce long guide: Votre équipe!

Impliquez votre équipe

Il peut être légal de collecter des données sur les employés au travail aux États-Unis (moins quelques États) à leur insu, mais ce n’est pas parce que vous le pouvez que vous le devriez. En fait, nous vous suggérons de convoquer une réunion pour informer vos employés que vous allez implémenter un logiciel de surveillance. Voici les points à atteindre:

• C’est quoi ?
• Comment ça marche ?
• Répondez aux préoccupations relatives à la vie privée (Soulignez que vous n’espionnez pas)
• Pourquoi est-ce nécessaire?
• Avantages de l’entreprise
• Avantages individuels

Jusqu’à présent, nous n’avons pas détaillé les avantages directs pour le salarié, mais il y en a pas mal! Votre esprit tourbillonne probablement de plusieurs idées, mais n’hésitez pas à voler certaines des nôtres pour votre réunion:

• Tout le monde est mesuré de manière égale avec les mêmes données. Puisque les données ne mentent pas, la performance est étayée par des faits, pas par du favoritisme.
• Grâce au processus d’analyse des données, les charges de travail seront partagées de manière plus égale pour trouver la manière optimale de fonctionner.
• Votre travail acharné ne passera pas inaperçu. Il y a de nombreuses opportunités d’être reconnu pour vos efforts!
• Les rapports sont un outil de coaching et de formation. Les domaines de croissance nécessaires au développement de carrière deviennent clairs.
• Le travail devient un jeu. Améliorer votre productivité de semaine en semaine est une compétition amicale contre votre moi passé!

Après avoir parcouru ces points, ouvrez le temps pour les questions. Voyez ce que tout le monde pense. Attendez-vous à ce que les gens s’inquiètent de leur vie privée ou stressent d’être surveillés au début. Avoir ces sentiments est naturel. Si vous avez bien expliqué votre objectif et les avantages de l’analyse du comportement d’équipe, il ne devrait pas être trop difficile de mettre tout le monde à l’aise.

S’il y a encore un malaise, assurez-vous de suivre les conseils ci-dessous pour prouver que vos intentions sont légitimes.

Conseils d’utilisation

Soyez un administrateur raisonnable

Soyez prudent lorsque vous choisissez les sites Web à bloquer et à bloquer avec modération. YouTube peut être le premier site à penser à restreindre, mais pensez-y. YouTube propose de nombreux tutoriels utiles qui pourraient développer les compétences de votre équipe. Bloquez et filtrez les sites Web de manière juste, mais n’en faites pas trop. Et n’utilisez jamais votre outil de surveillance des employés pour punir les employés.

Soyez flexible avec les attentes

Ne vous attendez pas à ce que chaque personne travaille huit heures d’affilée. Avez-vous cette endurance? Les gens ont besoin de pauses! La clé d’un suivi éthique des employés est de se rappeler que les gens sont des gens. Vous êtes distrait et prenez des pauses aussi, ne punissez pas les gens pour garder leur santé mentale intacte. Soulignez que vous comprenez que les employés ont besoin de pauses et qu’il est tout à fait normal de prendre des pauses raisonnables lorsqu’ils en ont besoin. Fixez des limites, mais permettez une certaine flexibilité pour un usage personnel. Trouver le bon équilibre travail/vie personnelle est essentiel au bonheur de votre équipe.

Ne soyez pas effrayant

Ce guide a souligné à plusieurs reprises que le suivi d’activité n’est pas un outil à utiliser pour espionner, alors ne le faites pas! Ne regardez pas chaque action d’une personne. Si vous pouvez nommer les amis Facebook de Stéphanie parce que vous avez étudié ses captures d’écran, vous allez trop loin! Encore une fois, vous devez comprendre que cet outil est strictement destiné à l’audit de la productivité et à l’amélioration des performances de l’entreprise.

Personnaliser

Avec la quantité de personnalisation disponible dans certains logiciels, vous avez la flexibilité d’adapter vos outils à vos besoins. Rappelez-vous qu’une taille unique ne convient pas à tous, donc certaines applications et tâches qu’une entreprise peut trouver improductives, vous voyez comme une nécessité pour faire des affaires. Personnalisez la façon dont le logiciel réagit à l’utilisation de ces applications. S’il s’agit d’une fonctionnalité, définissez des horaires de surveillance qui incluent les pauses déjeuner et ne suivent pas après les heures ouvrables. Jetez un coup d’œil à tout ce que vous pouvez faire et faites en sorte que votre logiciel fonctionne au mieux pour votre équipe.

Élaborez une politique officielle

Si vous impliquez votre équipe dans la mise en œuvre comme nous le recommandons, mettez toutes les personnes impliquées encore plus à l’aise en ayant une politique qui met tout par écrit. Pour vous faciliter la tâche, résumez ce que vous avez couvert lors de votre réunion d’introduction! Couvrez le logiciel que vous utilisez, ce qu’il fait, vos intentions pour son utilisation et pourquoi il est nécessaire au développement de carrière et à la croissance de l’entreprise.

Quelques conseils:

• Disposez-le dans le langage de tous les jours. Pas besoin de ressembler à un expert juridique.
• N’utilisez pas un langage qui vous fait ressembler à une agence gouvernementale sombre.
• Soyez clair. Évitez de tromper les gens, intentionnellement ou non.
• Expliquez ce qu’un employé devrait faire s’il a des questions ou des préoccupations.
• Inclure un endroit pour une signature pour montrer qu’ils comprennent et acceptent les conditions.
• Faites ceci AVANT de commencer à utiliser le logiciel !

Être accessible

L’adoption d’un logiciel de surveillance des employés peut être une chose stressante pour les employés au début. Essayez de voir les choses de leur point de vue et préparez-vous à entendre leurs préoccupations. Ne rejetez les pensées de personne comme de la paranoïa. Et ils n’ont peut-être même pas d’inquiétudes! Peut-être que certains membres de l’équipe sont enthousiasmés par le logiciel et ont des idées sur la façon de l’utiliser d’une manière que vous n’avez jamais envisagée.

Soyez créatif

Nous sommes enfin à la partie amusante! C’est là que votre travail acharné commence à porter ses fruits. Nous avons discuté de quelques excellents exemples d’utilisation du logiciel, mais vous pouvez être plus créatif que cela! Pensez simplement que la surveillance des employés a peut-être commencé comme un moyen de garder un œil, mais elle s’est transformée en un outil d’analyse et d’analyse métier.

Vous n’êtes limité que par votre imagination. Commencez par présenter une question ou un problème nécessitant une solution et réfléchissez à la façon dont vous pourriez utiliser votre logiciel pour le résoudre. Voici un léger coup de pouce dans la bonne direction:

Combien d’employés ont pleinement adopté PowerPoint après nos sessions de formation approfondies? À quoi ressemble l’utilisation de Facebook pour l’ensemble de l’entreprise? Existe-t-il des modèles dans différents départements? Existe-t-il un moyen de faciliter la vie de nos pigistes? Je suis fatigué d’envoyer des messages via plusieurs canaux. Quel est celui que les gens utilisent le plus? Pourquoi avons-nous un roulement de personnel aussi élevé?

Si vous continuez à poser les bonnes questions (et non effrayantes), vous continuerez à trouver des moyens passionnants d’utiliser le logiciel. Si vous êtes à court d’idées, sollicitez-les auprès de votre équipe. Ils pourraient voir une opportunité que vous n’avez pas.

Arthur, le créateur de contenu principal d’une équipe marketing, veut réduire le temps que l’équipe voit et adresse les commentaires sur les articles de blog. Le bon logiciel de suivi d’activité peut vous aider! Une solution consiste à créer un webhook qui transmet le commentaire à un canal marketing sur Slack. Le commentaire est là pour que toute l’équipe puisse le voir, le disséquer, en discuter et décider quoi en faire. Laissez-le tranquille? Répondre? L’utiliser à des fins de marketing? Quoi qu’ils décident, leur travail de surveillance des commentaires est devenu beaucoup plus facile!

Voyez à quel point il est simple de trouver de nouvelles façons d’utiliser vos outils? Tout ce qu’il faut, c’est un esprit curieux, et vous obtiendrez un kilométrage important de votre logiciel de surveillance des employés.