Qu’Est-Ce Que L’Assemblage De Documents ?

J’ai demandé aux participants de mon bar de l’État de l’Idaho de parler de leur utilisation des produits d’assemblage de documents. Très peu de mains se levèrent. Si vous n’utilisez pas de produit d’assemblage de documents, vous n’êtes pas seul.

Qu’est-ce que l’assemblage de documents ? C’est un logiciel de remplissage de fantaisie. Il vous permet de créer un modèle et de remplir les variables avec les informations d’un client spécifique. Il est très pratique pour produire des documents de routine que vous devez produire des centaines ou des milliers de fois au fil des ans.

Le logiciel est sophistiqué. Il peut faire des choses comme réparer “enfant” et “enfants” en fonction du nombre d’enfants que les parties ont. Il vous guide tout au long de la collecte des informations requises et sait ignorer les questions qui ne sont pas pertinentes. Par exemple, si vous répondez “aucun” à la question sur le nombre d’enfants que les parties ont, cela ne vous posera pas de questions sur la pension alimentaire, la garde d’enfants, etc. Il sait réparer des choses comme “lui” et “elle”, et ce n’est que la pointe de l’iceberg.

Le logiciel d’assemblage de documents est pratique même si vous exécutez un petit cabinet avec un nombre limité de clients. Vous n’avez pas besoin de l’utiliser pour chaque document ou même pour chaque partie d’un document. Certains avocats l’utilisent – au début, du moins – pour créer des légendes de cour et des blocs de signature. Plus tard, ils passent au niveau suivant et ajoutent diverses dispositions au processus. Ils construisent une étape à la fois un questionnaire complet qui mène à la réalisation d’un document entier.

Certains systèmes d’assemblage de documents facilitent le démarrage et la croissance. D’autres nécessitent une approche plus globale de la conception du système et vous obligent essentiellement à réfléchir à l’ensemble de votre flux de travail avant de passer au premier document. Nous nous sommes installés à Pathagoras. Il est étroitement intégré à Microsoft Word et nous permet d’adopter une approche progressive pour ajouter des dispositions et des documents à notre système. Ce n’est pas parfait, mais c’est une solution réalisable.

Nous utilisons des produits d’assemblage de documents depuis des années. Nous avons commencé avec HotDocs (qui a langui pendant un certain temps et a récemment fait un retour en force) et GhostFill (qui a quitté le marché légal). Pathagoras est plus facile et moins sophistiqué que certains des autres produits, mais cela fonctionne pour notre approche. Il est important pour vous de trouver quelque chose que vous allez utiliser plutôt que d’acheter quelque chose et de le ranger pour plus tard (ce qui ne vient jamais).

Je suis intrigué par ContractExpress (regardez l’interview), mais je ne l’ai pas encore essayé. C’est un système basé sur le cloud et il a l’air bien. En règle générale, les grandes entreprises ont été les utilisateurs cibles de ContractExpress; ce n’est que récemment que le logiciel s’est concentré sur les besoins des petites et moyennes entreprises. J’aime beaucoup l’idée de louer le logiciel et de le laisser vivre sur le serveur de quelqu’un d’autre.

DirectLaw est un autre produit de pointe digne de votre attention. Il fait passer l’assemblage de documents au niveau supérieur et vous permet d’assembler les documents et de les vendre, via son système, directement aux clients.

La réalité de nos vies est que nous créons beaucoup de documents. Réduire en quelques secondes, voire plusieurs minutes le temps nécessaire à la création de ces documents peut avoir un impact dramatique sur nos résultats. Les systèmes d’assemblage de documents sont beaucoup, beaucoup plus efficaces que la recherche d’une forme “aller par” et le découpage et le collage. L’assemblage de documents vous aide à normaliser votre approche des documents et garantit que l’ensemble de votre entreprise travaille à partir de la même base de connaissances. Lorsque vous améliorez vos accords et d’autres formulaires, vous les améliorez pour toute l’équipe.

Consultez les sites Web des différents produits d’assemblage de documents et évaluez-les. Beaucoup d’entre eux offrent une forme d’essai gratuit. Si vous n’avez jamais essayé l’assemblage de documents auparavant, il est temps de commencer maintenant.