Qu’est-ce que le cycle P2P? – 12 étapes du cycle SAP Procure-To-Pay

Un cycle P2P est un processus permettant à une organisation ou à une entreprise de se procurer des biens et des services, de payer le fournisseur et de recevoir les biens.

Le cycle commence par demander des devis aux fournisseurs avant de créer des bons de commande qui sont envoyés aux fournisseurs. Une fois reçues, des contrôles de qualité sont effectués avant l’émission des factures suivies du paiement.

Cet article traite en détail de chaque étape du cycle p2p.

Qu’est-ce que la procédure P2P?

Le cycle de l’approvisionnement au paiement (P2PCycle) est l’activité des processus opérationnels qui se produit lors de la création et de l’acceptation des bons de commande, des paiements pour des articles ou des services.

Cela inclut tout, de l’approvisionnement en produits aux fournisseurs payants après réception de ces marchandises; cela peut même impliquer des transactions inversées où les articles précédemment achetés sont retournés avant leur expédition!

Tous les systèmes ERP modernes, y compris SAP, conservent de bonnes fonctionnalités d’automatisation des processus P2P.

Dans cet article, le cycle p2p SAP MM est pris comme référence.

Étapes du cycle p2p

Vous trouverez ci-dessous les 12 étapes du cycle SAP Procure-To-Pay.

Le processus du cycle Achat-paiement ou P2P commence lorsqu’un acheteur trouve un besoin de certains biens ou services.

Identification des exigences

L’identification des exigences est la première étape du cycle p2p.

En cas de pénurie de matières premières ou de services ou de pièces nécessaires à la poursuite de l’opération, le responsable identifiera le besoin ou l’avantage du matériel.

Le besoin du matériel ou du service est alors informé au service des achats en créant une demande d’achat.

La demande d’achat sera soumise au responsable des achats.

Autorisation du bon de commande

Le responsable des achats évalue le bon de commande reçu.

Selon l’importance et le coût du matériel ou du service, il sera envoyé aux cadres supérieurs pour révision.

Ici, le bon de commande peut être approuvé ou rejeté.

Approbation du bon de commande

Supposons que le responsable des achats obtienne l’approbation de ses aînés. Dans ce cas, il autorisera le bon de commande et enverra le bon de commande au service des achats.

Le service des achats vérifie le formulaire de demande pour comprendre l’exigence.

Présélection des fournisseurs

Selon le type de demande, soit une nouvelle liste de fournisseurs sera présélectionnée, soit le service des achats peut contacter directement le fournisseur existant pour le matériel.

La présélection des fournisseurs dépend de leur crédibilité, de leur classement, de la qualité du produit ou du service et de la tarification.

Prenant les devis des fournisseurs

Ici, l’acheteur envoie des demandes de propositions à tous les fournisseurs présélectionnés pour expliquer les exigences. Les vendeurs sont ensuite invités à donner leurs devis.

Sélection du fournisseur

Ici, les réponses du fournisseur à la DP sont évaluées, les conditions et les devis sont négociés avec les fournisseurs.

Le vendeur dont le devis et l’acheteur acceptent les conditions sont présélectionnés, et le contrat sera signé.

Avis d’expédition

Une fois l’accord signé et le bon de commande confirmé, le vendeur envoie l’avis d’expédition à l’acheteur. Avis informant sur les biens ou services qu’ils fournissent.

À ce stade, nous sommes à mi-chemin du cycle de l’approvisionnement à la paye. L’avis d’expédition comprend tous les détails comme une description des marchandises, la date d’expédition.

Réception des marchandises

La société reçoit les marchandises du fournisseur. Les matériaux ou services obtenus sont inspectés pour vérifier la qualité des matériaux.

L’équipe de livraison compare le bon de commande avec l’avis d’expédition pour valider si les deux correspondent. Si elles correspondent, l’entreprise émet le reçu au fournisseur.

Mais en cas de divergences, l’entreprise peut contacter le vendeur et demander un remboursement ou un remplacement.

Enregistrement de la facture

Après réception du reçu de la société, le fournisseur leur envoie la facture pour paiement. La facture contiendra tous les détails de paiement relatifs aux marchandises livrées.

Correspondance à 3 voies

Une fois la facture reçue du vendeur, tous les documents connexes tels que le bon de commande et l’avis d’expédition doivent être examinés par le service comptable de l’entreprise.

Effectuer un paiement au fournisseur

Supposons que le service du compte créditeur trouve la correspondance entre tous les documents concernant le prix, la quantité et les conditions générales. Dans ce cas, le paiement sera effectué au vendeur selon les conditions convenues.

Reporting

Une fois que le fournisseur a effectué le paiement, le processus complet est documenté et des rapports sont créés.

Avantages du cycle de l’achat au paiement

Le cycle de l’achat au paiement aide votre entreprise à croître avec les avantages suivants.

Améliore le processus d’achat : Le cycle de l’achat au paiement définit clairement les étapes de la procédure d’achat. Par conséquent, il augmente l’efficacité globale du processus d’achat.

Réduit les coûts de traitement: Le module d’achat ERP aide à réduire les coûts de traitement de la procédure d’achat en fournissant un suivi des stocks sans paperasse.

Sa capacité de commande en ligne aide l’utilisateur à régler les niveaux de stock dès que les commandes sont acquises.

Assure la transparence: Le cycle achat-paiement aide les acheteurs et les vendeurs à voir où se trouve la demande. De cette manière, il apporte et renforce la visibilité dans la chaîne d’approvisionnement.

Renforce la relation avec le fournisseur: Le processus d’achat-paiement garantit que les commandes sont effectuées avec précision et que les paiements pour les fournisseurs sont correctement créés.

Il permet également aux vendeurs et aux acheteurs de communiquer et de collaborer facilement pour résoudre rapidement les litiges. Ces éléments essentiels conduisent à améliorer la relation avec le vendeur.

Donne une chance de négocier le prix: Comme cela améliore la relation avec le vendeur, les acheteurs peuvent demander de négocier le prix et les conditions de contrat.

Facilite la création de rapports de données: Lorsque vous disposez d’un système de gestion des stocks basé sur le cloud, vous pouvez facilement récupérer des rapports en temps réel tels que des rapports de rentabilité, des rapports de coûts et des rapports de déchets.

Ces informations permettent aux gestionnaires d’avoir une emprise totale sur leurs flux de trésorerie et de prendre les bonnes décisions d’achat.

Améliore la productivité: En optimisant le processus d’achat, cela contribue à améliorer la productivité.

Aide à effectuer une livraison à temps: Lorsque la productivité s’améliore, vous livrerez le produit ou les services à temps.

Comment améliorer le cycle de l’achat au paiement?

En suivant les pratiques ci-dessous, vous pouvez améliorer votre processus d’achat-paiement.

• Conserver la transparence du processus
• Mettre en œuvre le meilleur logiciel d’achat à payer
• Stimuler l’engagement des fournisseurs
• Avoir une gestion des contrats bien organisée
• Améliorer les stocks

Automatisation du cycle P2P

Le cycle achat-paiement implique de nombreux départements de l’organisation, ainsi que de nombreux fournisseurs.

Comme il s’agit d’un long processus impliquant beaucoup de paperasse et de tâches administratives, cela demande beaucoup d’argent et de temps.

En automatisant le cycle P2P, les organisations peuvent optimiser l’ensemble du processus à l’aide de la technologie.

La réduction de la paperasse et des interférences humaines grâce à l’automatisation du processus P2P aide les entreprises à réduire leurs coûts opérationnels.

Paramètres pour sélectionner le logiciel pour le cycle achat-paiement

Vous devez choisir la meilleure technologie pour le processus P2P. Lors de la sélection du logiciel, tenez compte des paramètres suivants.

• Vitesse du logiciel: Sélectionnez l’application qui fonctionne rapidement afin de réduire le temps nécessaire au processus et de réduire la force de l’équipe.
• La flexibilité du logiciel: Choisissez l’application qui peut répondre à tous vos besoins métier et suivez les règles métier. Le logiciel doit être évolutif vers la nouvelle version et facilement personnalisable en fonction de vos besoins.
• Transparence: L’application doit donner de bonnes informations pour faire votre travail. Cela devrait vous permettre d’avoir les informations correctes pour réduire les suivis à l’intérieur et à l’extérieur de l’entreprise.
• Partage égal des tâches : Assurez-vous que votre logiciel partage également la tâche entre les membres de votre équipe. Le logiciel devrait avoir la capacité d’envoyer automatiquement les demandes au fournisseur en fonction de l’historique des achats passés.
• Communication avec les fournisseurs: L’application devrait vous aider à communiquer avec vos fournisseurs, et elle devrait également permettre aux fournisseurs de vérifier eux-mêmes les factures, les approbations de devis et les paiements.

Liste des fournisseurs de logiciels d’achat-paiement

De nombreux fournisseurs fournissent les logiciels sur le marché. Je liste quelques meilleurs vendeurs.

• SAP Ariba
  • Il fournit une technologie simple, rapide et conviviale.
  • Il s’intègre efficacement à d’autres systèmes ERP.
  • Il offre des processus flexibles avec la vérification du budget et la gestion des approbations.
  • Il fournit un processus de réception et de réunion absolu.
• GEP Smart
  • Il est construit par une expertise dans le processus d’approvisionnement.
  • Il fournit une technologie complète pour les processus d’approvisionnement directs et indirects.
  • Il fournit une plate-forme cloud avec un processus d’approvisionnement en amont et d’approvisionnement en aval unifié.
• Plate-forme Coupa BSM
  • Elle fournit un logiciel qui a une visibilité complète et qui tient le processus d’approvisionnement.
  • Il offre une expérience de design moderne.

Quels sont les défis d’un cycle de l’approvisionnement au paiement?

Lors du traitement de l’achat-paiement, une organisation est confrontée à de nombreux problèmes. Ici, je vais énumérer les défis dans le processus d’achat pour payer.

Consolidation du système et du processus

Vous savez qu’une organisation compte de nombreux départements et que chaque département aura ses systèmes et ses outils. Cela rend l’intégration des données difficile.

Absence d’autorité et de conformité

Habituellement, la gouvernance et la conformité affectent la flexibilité du processus d’approvisionnement.

Peu préoccupée par la direction

Généralement, la direction pense que le processus d’achat n’est pas un processus critique. Ainsi, la direction accorde moins de priorité à l’amélioration du processus avec des technologies améliorées.

Absence d’adoption

En règle générale, Une personne qui en sait beaucoup plus sur l’achat et ses complexités conçoit des outils ou des logiciels d’approvisionnement.

Par conséquent, le logiciel sera entièrement axé sur ses fonctionnalités, pas sur la convivialité. Ainsi, les utilisateurs peuvent parfois rencontrer des difficultés lors de l’utilisation du système d’approvisionnement.

Les utilisateurs n’ont pas assez de formation pour utiliser correctement le système. En raison de tous ces problèmes, plusieurs entreprises ne manifesteront pas d’intérêt à adopter la technologie de l’achat au paiement.

Manque de communication

Dans de nombreuses organisations, les changements effectués dans l’ensemble de l’organisation ne communiqueront pas avec les utilisateurs ou le personnel. Ainsi, parfois, l’organisation ne parvient pas à choisir le bon logiciel d’approvisionnement pour elle.

Par conséquent, la technologie choisie ne répondra pas aux exigences de l’utilisateur. De plus, cela affecte la qualité et la livraison à temps de la sortie.

Comment faire face aux défis ?

Voici quelques suggestions pour faire face aux défis ci-dessus rencontrés par le processus du cycle de l’achat au paiement.

Automatiser le processus

C’est la meilleure idée d’automatiser l’ensemble du processus d’achat-paiement. Cela contribue à augmenter l’efficacité et à réduire le coût du processus.

La conversion de la demande d’achat en bon de commande se fera automatiquement.

Le processus d’approbation, la facturation et d’autres processus se déroulent sans complications ni interruptions. Par conséquent, il convient à la fois aux fournisseurs et à l’organisation.

Ce système automatisé permet à l’équipe d’achat de se concentrer sur des œuvres plus précieuses. Il permet également au service des comptes créditeurs d’augmenter la productivité et de réduire les dépenses.

La technologie paie le fournisseur à temps. Il n’y a donc aucun risque de retard de paiement. Cela aide à lier le client et le fournisseur avec un bon lien.

En raison du paiement anticipé, vous pouvez également obtenir des réductions, ce qui contribue à réduire les coûts.

Considérez les expériences utilisateur

L’automatisation du processus ne devient réussie et digne que lorsqu’elle remplit son objectif. Par conséquent, il devrait être utile et facile à utiliser pour les employés.

Si les employés éprouvent des difficultés lors de l’utilisation du système ou de la technologie, la mise en œuvre du processus automatisé ne sert à rien.

Par conséquent, lors de la mise en œuvre d’un nouveau système, tenez compte de l’expérience des employés ou des utilisateurs.

Pensez à une conception appropriée

Adoptez une méthode centrée sur le travailleur pour concevoir le processus d’approvisionnement. Cela aide à développer un système qui tient compte de l’utilisateur et de la convivialité. Il sera facile à utiliser pour le travailleur au fil du temps.

Adoptez le système cloud

Vous savez que pour une organisation, la sécurité des données de base est beaucoup plus importante. La technologie cloud aide l’organisation à normaliser le processus métier.

Il améliore l’efficacité et réduit les dépenses de processus. Cela permet également à l’organisation de changer le système rapidement et efficacement.

Gardez le processus flexible

Dans l’ancien processus d’achat, le processus n’était effectué qu’en interne avec un ou deux appareils.

De nos jours, les employés commencent à demander l’accès n’importe où, n’importe quand, quels que soient les appareils.

Ainsi, il permet à l’employé de travailler n’importe où et n’importe quand et améliore ainsi le processus d’approvisionnement à la paye à pleine vitesse.

Conclusion

Cet article de blog vous a donné une compréhension de base des étapes 12 impliquées dans le cycle SAP Procure-To-Pay.

Le cycle de l’achat au paiement est un processus de transport des marchandises du point d’achat à la livraison. Il se déroule en plusieurs étapes et peut être rendu plus efficace grâce à l’automatisation.

La technologie future pourrait être la blockchain de l’achat-paiement pour améliorer la transparence.

La blockchain est un grand livre ouvert et distribué qui peut enregistrer des activités entre deux parties vérifiables et immuables.

Pas seulement les applications SAP MM, les applications Oracle de cycle p2p, PeopleSoft et les solutions logicielles d’entreprise similaires fournissent des fonctionnalités P2P.

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