Qu’est-ce que l’EDI (Échange de Données Informatisé) ?

Qu’est-ce que l’EDI (Échange de données informatisé)?

L’échange de données électronique ou EDI est une technologie qui aide les organisations commerciales et les partenaires à faire plus rapidement en accélérant les délais logistiques et en éliminant les erreurs manuelles grâce à l’automatisation des communications entre entreprises. L’EDI permet aux organisations qui produisent, expédient, achètent et vendent des biens ou fournissent des services tels que les détaillants, les fabricants, les assureurs, les fournisseurs de soins de santé, les compagnies aériennes et plus encore.

L’EDI est utilisé depuis les années 1960, bien qu’il trouve aujourd’hui un nouvel usage en permettant l’automatisation de la chaîne d’approvisionnement et en agissant comme un élément clé du flux de travail pour l’automatisation des processus métier. À la fin de cet article de blog, vous devriez avoir une compréhension assez solide de l’EDI et une introduction aux bases de la technologie EDI.

Échange de données d’ordinateur à ordinateur

L’EDI est un échange automatisé d’ordinateur à ordinateur de documents commerciaux électroniques standard qui se produit entre partenaires commerciaux via une connexion standardisée et sécurisée.

Avec les communications d’ordinateur à ordinateur, il n’est pas nécessaire de s’appuyer sur des options manuelles telles que le courrier électronique, les faits et le courrier postal. Les documents passent directement de l’application informatique de l’expéditeur à l’application informatique du destinataire. Par exemple, un acheteur peut envoyer un bon de commande et le fournisseur enverra automatiquement une facture.

Des milliers de documents de transactions commerciales standard peuvent être dépensés automatiquement avec EDI. Les exemples courants incluent les bons de commande (EDI 850), les statuts d’expédition (EDI 214), les informations douanières sur les factures, les confirmations de paiement (EDI 820) et les documents d’inventaire.

Le format EDI standard permet aux ordinateurs de traiter des documents EDI. Les normes décrivent chaque élément de données et le format, tels que le type de document, les parties impliquées, la date commune et les mesures à prendre. L’utilisation de normes élimine les variations d’entreprise à entreprise afin que chaque système informatique de partenaires commerciaux parle un langage commun.

Les systèmes EDI utilisent une variété de normes pour diverses régions, cages d’utilisation et industries. Les normes EDI ont des versions différentes, les partenaires EDI doivent donc utiliser la même norme et la même version pour que les données circulent correctement.

Parmi les normes les plus populaires figurent la norme ANSI X12 utilisée aux États-Unis, UN/EDIFACT utilisée dans le monde entier et des normes spécifiques à l’industrie, telles que HIPAA.

EDI utilise une gamme de protocoles sécurisés pour l’échange de documents. Les partenaires doivent convenir du protocole à utiliser et s’assurer qu’ils utilisent le même protocole avant de pouvoir échanger des fichiers EDI. S’ils ne le font pas, ils doivent travailler avec un intermédiaire pour faciliter l’échange entre les deux protocoles.

Certains protocoles de sécurité EDI nécessitent plus de technologie que d’autres, mais l’utilisation de logiciels EDI tels que ESSBUS Connect peut faciliter une grande variété d’échanges sans investissement majeur.

Ces protocoles vont du protocole FTP (file transfer protocol) ou STFP (secure FTP) établi de longue date qui est utilisé pour télécharger du contenu sur un serveur hôte pour un site Web, aux systèmes basés sur des API tels que AS4, basés sur le Web via A2 et d’autres options, y compris l’EDI mobile.

Bien que l’EDI lui-même puisse devenir très technique, investir dans l’informatique pour votre entreprise se rentabilisera en un rien de temps. La vitesse à laquelle vous pourrez traiter les commandes et les factures s’améliorera considérablement, vous permettant de réduire les coûts de main-d’œuvre et de concentrer les efforts de main-d’œuvre sur d’autres tâches à valeur ajoutée.

EDI et automatisation

Les messages EDI peuvent être automatisés avec des flux de travail préconfigurés. Par exemple, dès qu’un bon de commande est marqué comme expédié, le fournisseur peut envoyer une notification d’expédition, suivie d’une facture.

Généralement, les entreprises utilisent des traducteurs EDI, soit par l’intermédiaire d’un fournisseur de services ou d’un logiciel pour traduire les documents EDI à utiliser avec des applications internes afin de permettre un traitement automatisé. Les processus peuvent être étendus pour fonctionner avec les flux de travail et les intégrations au sein de votre entreprise. Par exemple, une fois qu’une entreprise reçoit un bon de commande via EDI, le système logistique génère automatiquement une tâche pour le personnel de l’entrepôt pour déplacer les marchandises de l’inventaire à l’expédition. Une fois passée à l’expédition, une étiquette d’expédition est automatiquement générée et les informations d’expédition sont renvoyées au client qui a passé la commande.

En utilisant l’EDI Par rapport aux Processus manuels traditionnels

Avec une méthode traditionnelle telle que le papier ou l’e-mail, l’acheteur recevra une notification pour passer une commande ou pourra déterminer qu’il doit passer une commande après avoir vérifié les numéros de stock.

L’acheteur saisit des informations dans un système d’achat pour créer le bon de commande, et les imprime et les envoie au vendeur, ou les envoie par e-mail au vendeur.

Le vendeur reçoit le bon de commande, soit quelques jours plus tard, soit par courrier électronique, en même temps que d’autres communications. Une fois reçu, le vendeur le saisit manuellement dans son système de vente.

Le vendeur imprime une facture et l’inclut soit avec l’envoi, soit l’envoie séparément, soit par courrier électronique ou postal.

L’acheteur saisit manuellement la facture dans le système des comptes fournisseurs.

À ce stade, le système papier a ajouté une semaine ou plus de temps d’expédition aller-retour au processus. Le papier et le courrier électronique sont très sensibles aux erreurs, ce qui augmente le temps de commande.

Avec un processus EDI, le système d’approvisionnement compatible EDI de l’acheteur génère et envoie automatiquement un PO au format EDI lorsque l’inventaire atteint le niveau prédéfini pour déclencher le système. En quelques minutes, le système de commande client du fournisseur, équipé d’un logiciel EDI, reçoit le bon de commande.

Le système du fournisseur avertit automatiquement le personnel de l’entrepôt d’emballer et d’expédier les marchandises. Une fois qu’ils sont emballés et prêts à être expédiés, le système d’expédition génère l’Avis d’expédition avancé (ASN) et l’envoie au service de réception de l’acheteur. À partir de là, le système ERP du fournisseur crée une facture EDI qui entre dans le système des comptes fournisseurs de l’acheteur.

Tout ce processus prend environ une heure, plutôt qu’une semaine ou plus.

Avantages de l’EDI

L’EDI offre une variété d’avantages à toutes les organisations qui l’utilisent.

L’EDI peut accélérer vos cycles économiques de 61%. La technologie permet aux transactions de se faire en quelques minutes plutôt qu’en quelques jours ou semaines. En automatisant les tâches sur papier, votre personnel est libéré pour des tâches à plus forte valeur ajoutée, ce qui lui permet d’être plus productif. L’automatisation de l’échange de données à travers vos chaînes d’approvisionnement garantit que les données critiques sont envoyées à temps et suivies en temps réel. Raccourcir les délais de traitement et de livraison de vos commandes vous permet de réduire vos stocks.

L’utilisation de l’EDI réduit les coûts de transaction car il n’est plus nécessaire de payer le papier, l’encre, les copies, le classement et le stockage, l’affranchissement et la récupération des documents. Cela peut aider votre entreprise à économiser plus de 35% sur les coûts de transaction uniquement. Si vous gérez un volume élevé de transactions, cela peut également vous aider à économiser des millions de dollars chaque année grâce aux remises sur les paiements anticipés. L’utilisation de la technologie EDI élimine également les erreurs qui peuvent coûter beaucoup d’argent, telles que les commandes perdues, les commandes téléphoniques mal prises, les erreurs de saisie de données ou les télécopies illisibles.

L’EDI contribue à améliorer les relations avec les fournisseurs, car les vendeurs bénéficient de cycles de commande réduits et d’une amélioration des flux de trésorerie réduisant les erreurs, ce qui réduit le temps et la frustration de votre partenaire dans le traitement des litiges de données.

L’EDI offre également un certain nombre d’avantages stratégiques à votre entreprise, car vous bénéficiez d’une visibilité en temps réel sur l’état des transactions, ce qui facilite la prise de décisions plus rapides basées sur les données. L’EDI simplifie également le processus d’entrée dans de nouveaux territoires en raison du langage commercial commun dans le monde entier qu’il utilise.

La technologie EDI favorise la durabilité et réduit les émissions de dioxyde de carbone en remplaçant les processus papier par des alternatives numériques. En raison de l’augmentation de l’efficacité opérationnelle, il y a également moins de gaspillage d’énergie.

Fonctionnement de l’EDI

L’EDI nécessite trois étapes:

• Préparez les documents.
• Traduisez-les au format EDI.
• Transmettez-les à un partenaire.

En utilisant les bons de commande à titre d’exemple, l’acheteur prépare son bon de commande en collectant et en organisant toutes les données, de sorte que cela fonctionne avec EDI. Plutôt que d’imprimer un bon de commande, le système crée un fichier électronique contenant toutes les informations nécessaires à la création d’un document EDI.

Une fois le document créé, il doit être alimenté via le logiciel de traduction EDI pour convertir vos données internes au format standard EDI. Si vous n’avez pas de logiciel EDI en interne, vous pouvez envoyer les données à un fournisseur de services EDI pour traduire le document dans le format EDI approprié pour vous.

Une fois le bon de commande traduit au format standard de bon de commande EDI, il est transmis au fournisseur. Le fournisseur utilise l’EDI avec différents documents, l’avis d’expédition avancé et la facture, par exemple, pour informer l’acheteur que la commande a été expédiée et demander le paiement à l’acheteur.

Mise en œuvre de l’EDI dans votre organisation

Pour garantir la conformité à l’EDI, vous devrez configurer votre infrastructure EDI, aligner votre configuration EDI sur celle de vos partenaires commerciaux et respecter des normes communes.

Pour commencer avec EDI, vous devez avoir:

• Logiciel EDI pour la communication
• Communications Internet, VAN, selon les besoins de vos différents partenaires
• Le matériel nécessaire sur site, y compris un serveur ou un PC, des périphériques de communication et des périphériques,
• Espace de bureau sécurisé avec des sauvegardes de données de sécurité surveillées et une alimentation redondante pour que le système puisse fonctionner de manière fiable
• Logiciel pour intégrer n’importe les transactions EDI avec vos systèmes de back-office pour une intégration EDI facile
• Cartes pour chaque type de document EDI échangé avec des partenaires pour mapper les enregistrements EDI en business utilisables document.

Votre EDI est aussi précieux que vos intégrations avec vos systèmes partenaires. Vous devez déterminer quels protocoles IDI vous utiliserez pour envoyer et recevoir les documents. Vous sélectionnerez et mettrez en œuvre des échanges pour les bons documents ou transactions. Vous voudrez également définir les cas d’utilisation où vous enverrez et recevrez chaque document EDI.

Communiquez avec les fournisseurs et votre équipe informatique pour déterminer les étapes nécessaires à la mise en œuvre de l’EDI dans votre organisation.