Qu’est-ce que Microsoft Access et à quoi sert-Il ?

Microsoft Access est un programme de base de données relationnelle et une base de données typique comprend des tables, des requêtes, des formulaires et des rapports. Avec Microsoft Access, vous pouvez facilement organiser, stocker et récupérer des données. L’utilisation de Microsoft Access présente plusieurs avantages ou avantages.

Voici les 10 avantages de l’utilisation de Microsoft Access:

1. Access offre une solution abordable pour les petites et moyennes entreprises et les petites équipes des grandes organisations.
2. Il est plus facile à apprendre et à utiliser qu’une base de données client-serveur.
3. Il est facile d’importer et d’exporter vers d’autres programmes Microsoft Office tels qu’Excel.
4. Une base de données Access peut se lier à des bases de données externes et interroger et rapporter les résultats.
5. Les utilisateurs peuvent maintenir une base de données Access sur un serveur ou un ordinateur de bureau (vous n’avez pas besoin d’utiliser une solution basée sur le cloud).
6. Les utilisateurs peuvent concevoir et contrôler la base de données plutôt que de dépendre de sources externes ou de consultants.
7. L’accès permet l’automatisation en utilisant différents types de macros.
8. Les rapports peuvent être produits au format PDF (Portable Document Format).
9. Les utilisateurs peuvent utiliser SQL (Langage de requête structuré) pour interagir avec la base de données. Les bases de données Access peuvent également être portées sur SQL Server.
10. Microsoft propose plusieurs modèles de base de données Access pour commencer.

Passons en revue certaines des fonctionnalités clés de Microsoft Access.

Les bases de données Access Peuvent Contenir Une ou Plusieurs tables pour Contenir des données

Dans Access, les données sont stockées dans des tables (un peu comme des feuilles de calcul). Une table peut inclure de nombreux champs pour séparer les données. Un champ dans une table peut être configuré pour différents types de données et pour permettre ou empêcher les utilisateurs de saisir certaines informations.

Une base de données Microsoft Access peut contenir plusieurs tables et vous pouvez associer les tables par un champ clé.

Les données peuvent être importées d’Excel et d’autres bases de données

Vous pouvez importer des données d’Excel dans Microsoft Access ou à partir d’une autre base de données externe. Dans Access, vous pouvez également créer un lien vers des bases de données externes plutôt que d’importer des données. Vous pourrez toujours créer des requêtes et des rapports lorsque vous utilisez des tables liées.

Les formulaires peuvent être créés pour la saisie ou l’affichage des données

Vous pouvez créer des formulaires d’accès pour servir de front-end pour saisir ou modifier des données dans vos tables. Une base de données Access peut contenir plusieurs formulaires, affichant différents champs. Les formulaires peuvent afficher un enregistrement à la fois ou plusieurs enregistrements. Vous pouvez personnaliser l’apparence des formulaires et inclure des boutons de navigation.

Les utilisateurs Peuvent Concevoir et exécuter des requêtes pour Récupérer des données

Dans Access, vous pouvez créer des requêtes pour afficher des données correspondant à des critères spécifiques. Il est simple d’enregistrer et de réutiliser les requêtes et de les utiliser comme source pour les rapports ou de les exporter vers Excel

Il existe plusieurs types de requêtes dans Access, notamment:

• Sélectionner des requêtes
• Supprimer des requêtes
• Mettre à jour des requêtes
• Faire des requêtes de table
• Ajouter des requêtes
• Requêtes de Tableau croisé

Les rapports Peuvent Être Conçus et imprimés ou Sortis au format PDF

sont très différents des rapports Excel. Ils peuvent inclure plusieurs champs d’une ou plusieurs tables et inclure des regroupements, des sous-totaux et des totaux généraux. Vous pouvez également exporter facilement des rapports au format PDF (Format de document portable). Les rapports d’accès peuvent inclure un logo d’entreprise, des lignes pour séparer les enregistrements et même des sous-rapports.

Les bases de données Access Peuvent être automatisées avec des macros

Access comprend un concepteur de macros pour créer des macros pour automatiser les tâches répétitives.

Les bases de données Access Peuvent Être automatisées avec VBA

Vous pouvez également automatiser l’Accès en écrivant des macros dans VBA (Visual Basic for Applications). Access est le seul programme Microsoft Office qui propose deux méthodes pour concevoir et exécuter des macros.

Les utilisateurs peuvent interagir avec les bases de données Access en utilisant SQL

Vous pouvez également interagir avec Microsoft Access en utilisant SQL (Langage de requête Structuré). Vous avez la possibilité d’écrire des requêtes en SQL ou d’utiliser la grille de conception de requêtes. Les versions plus récentes d’Access utilisent SQL dans le backend.

Access A un Prix Avantageux et Est inclus dans des licences Microsoft spécifiques

Microsoft Access peut être inclus avec vos autres programmes Microsoft, selon la licence (par exemple, une licence Microsoft Business peut inclure Access). Il peut également être acheté en tant que programme autonome à bas prix par rapport aux bases de données alternatives.

Vous pouvez acheter Microsoft Access dans le cadre de la suite d’applications Microsoft 365 ou en version autonome.

Résumé

Microsoft Access offre une solution puissante et peu coûteuse pour les petites et moyennes entreprises ou les équipes d’une grande organisation qui ont besoin de créer et de gérer une base de données. Comme il peut être automatisé de plusieurs manières et personnalisé en fonction des besoins du client ou de l’utilisateur, il peut être utilisé efficacement dans de nombreux scénarios.

Addiitonal Resources

Microsoft Access 2016, 2019 and 365 Maximum Limits and Specifications

Microsoft Access 2013 Maximum Limits and Specifications

Microsoft Access 2010 Maximum Limits and Specifications