Qu’est-ce qu’un intranet et est-il toujours pertinent pour votre organisation?

La communication interne est aujourd’hui au centre de la transformation numérique. Et, à mesure que les entreprises adoptent des outils technologiques de plus en plus avancés pour communiquer avec leurs employés et les engager, il leur incombe de plus en plus d’atteindre efficacement les employés de première ligne et en entreprise, où qu’ils travaillent.

Dans un rapport récent, nous avons constaté que 57 % des professionnels des communications internes et des RH subissent davantage de pression pour développer une approche cohérente de l’engagement des employés.

Qu’est-ce qu’un intranet ?

Vous vous demandez peut-être : Qu’est-ce qu’un intranet ? Les intranets sont des réseaux privés utilisés par les organisations pour distribuer des communications exclusivement à leur personnel, et ils sont utilisés depuis des décennies par les entreprises pour des communications internes.

Quelle est la différence entre un intranet et internet ?

Les intranets sont apparus parallèlement à Internet dans les années 1990.La différence entre internet et l’intranet est simple: internet est un réseau public qui n’appartient à aucune entité, tandis qu’un intranet est une propriété privée et n’est accessible à personne qui peut se connecter.

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Quelle est la différence entre un intranet et un extranet ?

Vous avez peut-être également entendu parler d’un extranet. La distinction entre un intranet et un extranet est que même si l’accès à un intranet est limité à une organisation, un extranet peut être consulté par des tiers autorisés tels que des clients, des fournisseurs ou des partenaires.

Les intranets sont principalement utilisés par les employés pour rechercher des informations, communiquer au sein d’une organisation et gérer les flux de travail. Un exemple d’intranet est un site Web exclusivement utilisé par une compagnie aérienne pour fournir des mises à jour et des informations à son personnel.

Alors que les intranets ont commencé comme des sites Web d’entreprise exclusifs à construire, ils ont maintenant la possibilité de s’intégrer à d’autres outils tels que les plates-formes et les médias sociaux pour une expérience de communication interne robuste. Par exemple, SharePoint est un intranet populaire de Microsoft Office.

Avantages et inconvénients d’un intranet

Avantages d’un intranet

Malgré l’émergence de nouvelles technologies pour faire progresser le domaine des communications, pour de nombreuses entreprises, il reste des avantages clés à avoir un intranet fabriqué et géré par une équipe interne dédiée. Voici trois avantages stratégiques d’avoir un intranet d’entreprise.

Stockage facile des fichiers et des informations

Chaque organisation dispose de centaines, voire de milliers, de fichiers au format différent flottant parmi les threads de messagerie, Google Drive ou disques durs sur les ordinateurs portables ou de bureau. Avoir un intranet d’entreprise facilite le stockage et l’accès à tous vos fichiers dans un emplacement central. Toute communication qui se produit sur un intranet est également enregistrée aussi longtemps que l’intranet est opérationnel. Cela facilite la recherche de publications antérieures sur l’intranet de leur entreprise.

Moyens simples de communiquer entre les employés

Les intranets comportent généralement des profils d’utilisateur similaires à votre profil LinkedIn. Ils contiennent une photo, le titre et la description du poste, ainsi que les coordonnées. Tout employé ayant accès à l’intranet peut découvrir de nouveaux collègues et leur envoyer un message via l’intranet. Cela facilite une collaboration accrue et aide à établir un réseau de main-d’œuvre.

Un bon système de gestion de contenu (CMS)

Les intranets ont commencé dans les années 1990 comme une simple page d’accueil avec des informations rares sur une entreprise. Depuis lors, ils ont évolué pour inclure des forums de discussion, des blogs et des fonctionnalités sociales. Cela a permis aux communicateurs internes de pouvoir utiliser leur intranet pour partager des messages clés et des mises à jour organisationnelles. L’intranet CMS permet aux communicateurs internes de créer et de partager facilement du contenu sur l’ensemble du système.

Inconvénients d’un intranet

Évidemment, les outils utilisés depuis des décennies peuvent également sembler maladroits et obsolètes, en particulier s’ils ne sont pas mis à jour ou modifiés pour suivre le rythme des besoins de l’entreprise. Voici cinq inconvénients courants à avoir un intranet pour de nombreuses entreprises.

Les informations sont difficiles à trouver

Les intranets sont traditionnellement structurés dans un format obsolète qui oblige les employés à rechercher dans des milliers de pages ou de dossiers pour trouver les informations dont ils ont besoin. Les intranets ne tirent pas des histoires pertinentes et actuelles de la manière dont nous sommes habitués à recevoir des informations. Le contenu est souvent obsolète car la publication sur des intranets peut être difficile et prendre beaucoup de temps. De plus, vous ne pouvez pas cibler les employés ou personnaliser les communications, de sorte que les informations sont pertinentes et opportunes.

Les informations étant difficiles à trouver, les travailleurs peuvent être déçus de suivre les communications intranet. Cela a un impact négatif sur l’expérience des employés et réduit l’effet de vos messages sur les objectifs commerciaux plus larges.

Les travailleurs sans bureau ne peuvent pas accéder facilement aux intranets

Les intranets sont limités dans leur capacité à atteindre tous les employés car ils ne sont parfois accessibles que sur le bureau. Les travailleurs à distance, tels que les travailleurs de la vente au détail, les infirmières, le personnel d’entrepôt et les chauffeurs de camion, peuvent ne pas avoir la possibilité d’accéder aux intranets. Les travailleurs de première ligne peuvent ne pas avoir d’ordinateur portable d’entreprise, d’accès à domicile à l’intranet ou d’accès régulier à Internet. Même si ces travailleurs attendent d’avoir un ordinateur pour accéder à l’intranet, l’information sur l’intranet est souvent désuète ou désorganisée, ce qui rend difficile pour les employés de trouver rapidement le contenu dont ils ont besoin. Afin d’atteindre chaque travailleur, vous devez vous assurer que vos outils de communication prennent en charge les travailleurs distants et sur le terrain.

Nous avons compilé les commentaires directs des responsables informatiques sur ce problème. Il s’avère que 80% des responsables informatiques pensent qu’un manque d’accès à l’information réduit la productivité de première ligne. Afin d’atteindre chaque travailleur, vous devez vous assurer que vos outils de communication prennent en charge les travailleurs distants et sur le terrain.

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Le mobile n’est pas pris en charge

Ce n’est un secret pour personne qu’en tant que société, nous sommes dépendants de nos téléphones portables. Plus de 85% des milléniaux ont leur propre smartphone. De nombreux intranets ne prennent pas en charge le mobile ou doivent être mis à jour avec la prochaine version mobile. Si vous avez déjà un intranet, il peut être tentant d’attendre la prochaine mise à jour dotée d’une fonctionnalité mobile au lieu de s’engager dans une cure de jouvence des communications. Mais en attendant d’effectuer le changement, vous perdez un moyen facile et accessible de communiquer avec l’ensemble de votre personnel. Les communications mobiles, en particulier les applications natives, sont pratiques pour tous les travailleurs et plus susceptibles de les garder engagés.

Les mises à jour des intranets peuvent prendre beaucoup de temps

La technologie et les logiciels de communication s’améliorent et évoluent constamment. Nous sommes habitués aux mises à jour logicielles programmées régulièrement, aux nouvelles versions et aux nouvelles fonctionnalités intéressantes. En comparaison, il peut prendre des années pour que de nouvelles versions de l’intranet sortent. Microsoft, par exemple, suit un cycle de publication de trois ans. Ce décalage empêche les communicateurs internes avec des intranets d’accéder aux dernières stratégies pour tenir les travailleurs informés et à jour. Avec ces nouvelles versions, les employés doivent apprendre de nouvelles fonctionnalités compliquées et ajuster leurs anciens flux de travail. Les nouvelles versions peuvent ne pas bien s’intégrer à d’autres logiciels que vous utilisez ou être fastidieuses à installer si vous attendez trop longtemps entre les versions.

Les solutions de portail intranet ne sont pas conviviales

Si vous envisagez d’actualiser l’intranet ou de vous tourner vers une solution logicielle intranet, ce n’est peut-être pas le meilleur investissement. Il ne s’agit que d’une superposition à votre intranet existant, donc tous vos mêmes problèmes sont simplement couverts par une interface plus jolie. Vous serez coincé avec la même mauvaise recherche, une technologie obsolète et un manque de réactivité mobile.

L'”Intranet moderne” a été créé pour aider à résoudre certains de ces problèmes.

Où l’intranet s’intègre-t-il dans le lieu de travail numérique?

Les intranets sont exécutés, créés et mis à jour par une équipe dédiée à l’intranet ou à l’espace de travail numérique. Ces équipes utilisent diverses compétences interfonctionnelles pour gérer l’intranet. La matrice des compétences de l’Intranet et du lieu de travail numérique Spark Trajectory montre comment les équipes de l’intranet et du lieu de travail numérique disposent d’une variété de compétences provenant de la gestion de la technologie et des TI, du contenu et de la communication, de la conception de l’expérience utilisateur et de la gestion sociale et de la collaboration.

Toutes ces compétences se prêtent à la création d’un outil intégrant la communication, la gestion de bases de données et la conception. La matrice des compétences Sparks souligne également que le ministère et ses responsabilités ne sont pas aussi fixes ou définies que les RH ou les TI. Étant donné que l’équipe intranet est responsable à la fois de la création, du téléchargement et de la gestion de l’intranet, il peut être difficile de découvrir exactement où de nouvelles fonctionnalités et outils doivent être ajoutés.

L’intranet n’est pas le lieu de travail numérique. L’objectif est d’éliminer les obstacles à la communication et de favoriser l’efficacité, l’innovation et la croissance. Il ne s’agit pas d’une solution unique, mais plutôt d’un ensemble de plates-formes et d’outils de premier ordre qui facilitent le travail. Un lieu de travail numérique performant utilise des flux de travail intelligents pour que tout fonctionne à la demande et avec moins de friction.

Une bonne plate—forme de communication est au cœur du lieu de travail numérique : elle fournit les bonnes informations au bon moment au bon travailleur. Si votre peuple n’est pas informé ou pire, jamais informé, vos meilleurs efforts tomberont à plat. S’ils ne savent pas, ils ne peuvent pas le faire.

Meilleures pratiques Intranet

Optimiser l’efficience et l’efficacité de votre intranet implique de vous assurer de suivre les meilleures pratiques. Parce que les intranets existent depuis des décennies, ils peuvent souvent être difficiles ou lents à mettre à jour. Afin de fournir le meilleur intranet, vous devrez procéder comme suit.

Assurez-vous que l’intranet est le mode de communication préféré de vos employés

Un intranet est-il le mode de communication que vos employés souhaitent utiliser? Aujourd’hui, il existe une lacune technologique distincte dans les communications d’entreprise: seuls 25% des communicateurs utilisent leurs intranets d’entreprise pour communiquer avec les employés. Au lieu de cela, les communicateurs internes utilisent souvent des bulletins d’information électroniques, des applications d’entreprise, de l’affichage dynamique ou des publications et annonces physiques.

Vous devez vous assurer qu’un intranet est un moyen privilégié pour atteindre votre personnel. Demandez-vous:

• Nos équipes utilisent-elles réellement l’intranet ?
• Chaque travailleur y a-t-il accès ?
• Les employés peuvent-ils y trouver les informations dont ils ont besoin?

Si vous répondez non à l’une de ces questions, il est peut-être temps de reconsidérer votre stratégie intranet pour une approche multicanal.

Qu’est-ce qu’une approche omnicanal ?

Les employés ont des préférences quant à la façon dont leurs entreprises communiquent avec eux. Certains n’ont pas de courriels d’entreprise ou d’ordinateurs portables, et ils aimeront peut-être utiliser leurs applications d’entreprise. Pendant ce temps, d’autres employés pourraient trouver des e-mails ou des intranets plus pratiques.

Il appartient aux communicateurs d’atteindre les employés là où ils se trouvent et sur leur canal préféré. La meilleure façon d’y parvenir est d’intégrer tous vos canaux de communication dans une plate-forme de communication de la main-d’œuvre.

Il en va de même pour l’intranet. Envisagez de connecter votre intranet à une plate-forme de communication de la main-d’œuvre. L’amplificateur de contenu Firstup transmet les nouvelles et les informations de l’entreprise à l’intranet d’une manière qui tient les employés informés et qui en redemande. Afin de garder votre personnel intéressé par votre messagerie, il est essentiel que vous contactiez les employés sur le canal qu’ils préfèrent. La mise en place d’une solution facile à utiliser et contenant des informations pertinentes encouragera les employés à participer à vos communications.

Atteindre tous les travailleurs

Les intranets ont été créés avant l’essor des travailleurs à distance, ce qui signifie souvent qu’ils n’ont pas été mis à jour avec suffisamment de nouvelles fonctionnalités et d’outils pour soutenir ce segment de main-d’œuvre en pleine croissance. Votre intranet doit être utilisé comme un outil pour connecter tous vos employés et maintenir votre personnel aligné sur les objectifs organisationnels.

Pour que vos messages aient un impact, les communications doivent rencontrer les travailleurs sur le choix de l’appareil et du canal. Cela est particulièrement vrai pour engager des travailleurs sans bureau, car ils peuvent ne pas avoir accès à un bureau à tout moment. Le simple fait de se fier à l’affichage sur l’intranet pour toutes vos communications ne suffira pas à engager votre main-d’œuvre.

Avoir une approche multicanal incluant le mobile est le meilleur moyen d’optimiser la portée de vos communications. Plusieurs canaux maximisent le nombre de points de contact, en veillant à ce que vos messages soient visibles. Cette approche pourrait inclure la messagerie instantanée, une fonctionnalité de fil d’actualité et une application mobile. Une application mobile aidera particulièrement à atteindre les travailleurs de première ligne qui sont le visage de votre entreprise.

De même, il est beaucoup plus facile de cibler différents segments d’employés en comprenant comment ils interagissent avec le contenu que vous créez. Les travailleurs sont plus susceptibles de s’engager avec du contenu personnalisé et pertinent. Par exemple, si vous savez que les travailleurs de première ligne utilisent votre application d’entreprise plus qu’ils n’ouvrent vos e-mails, vous pouvez diriger la majorité des messages intégrés à l’application pour se concentrer sur leurs besoins.

Gardez le contenu attrayant et relatable

Pour vraiment captiver l’attention de vos employés, votre intranet doit avoir plus de contenu qui apporte de la valeur à l’ensemble de votre personnel. La façon dont nous consommons le contenu a changé et les outils que nous utilisons pour engager notre personnel doivent refléter les façons dont nous communiquons en ligne et hors du bureau.

Pour optimiser votre stratégie de contenu, vous devez vous assurer que les collaborateurs peuvent facilement accéder à vos messages et les découvrir. Différents types de contenu sur votre intranet peuvent inclure:

• Événements et annonces de conférences
• Pièces de leadership éclairé du PDG
• FAQ
• Tutoriels informatiques
• Fils d’actualités
• Forums de discussion
• Un blog
• Vidéos et infographies
• Reconnaissance publique des réalisations individuelles

Votre intranet devrait être un outil pour vous aider à offrir une expérience incroyable aux employés. Les équipes sont beaucoup plus susceptibles d’être impliquées dans votre contenu si vous gardez le contenu axé sur l’encouragement de la participation des travailleurs au lieu de la messagerie descendante.

Un intranet devrait être un lieu de dialogue entre l’employeur et l’employé au lieu d’un lieu où les travailleurs ne consomment que de l’information plutôt que de participer.

Tous les meilleurs intranets ont besoin de ces choses

Encore une fois, les intranets sont une technologie plus ancienne, ce qui signifie que les entreprises doivent prendre des mesures pour les tenir à jour et travailler de manière à répondre à leurs besoins. Bien que les intranets, de par leur conception, soient lents à mettre à jour, difficiles d’accès pour les travailleurs distants et de première ligne, et n’aient pas été vraiment conçus pour fournir des informations en temps opportun, cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas surmonter ces inconvénients. Les meilleurs intranets peuvent généralement être équipés des meilleurs outils pour permettre à vos employés. Voici l’élément clé dont votre intranet a besoin.

Conception conviviale

Étant donné que l’équipe de l’intranet est responsable du téléchargement, de la création et de la gestion de l’intranet, il peut souvent être difficile de prendre du recul et de s’assurer que l’intranet est convivial. Vous devriez vous demander pourquoi les travailleurs utilisent-ils l’intranet? L’utilisent-ils pour collaborer avec des collègues, découvrir de nouvelles informations ou simplement remplir des documents?

Voici ce dont votre intranet a besoin si vous souhaitez le rendre facile à utiliser et fournir aux employés les outils dont ils ont besoin.

• Fonctionnalité d’intégration: au lieu de subir la tâche fastidieuse de mettre à jour l’intranet, avoir une fonctionnalité d’intégration signifie que vous pouvez obtenir les derniers outils et fonctionnalités sans avoir à subir une actualisation complète. Grâce à la fonctionnalité d’intégration, vous pouvez envoyer automatiquement des nouvelles et des mises à jour directement sur l’intranet sans avoir à faire un pas supplémentaire.
• Fonctionnalité de recherche: l’un des plus grands obstacles d’un intranet est une fonction de recherche obsolète. S’assurer que vos employés obtiennent les informations dont ils ont besoin sans passer des heures à fouiller page après page est essentiel pour garantir une expérience conviviale.

Votre intranet devrait être le premier endroit où vos employés se rendent pour obtenir les informations dont ils ont besoin. Optimiser leur expérience signifie s’assurer que votre intranet est conçu pour permettre et soutenir votre personnel.

Métriques

Votre intranet doit servir de plate-forme pour les communications internes et aider à atteindre des objectifs commerciaux plus larges. Demandez-vous quel rôle joue l’intranet dans la résolution des objectifs organisationnels stratégiques et est-il aligné pour aider à les atteindre?

La seule façon de savoir si l’intranet contribue au succès de votre entreprise est de mesurer vos performances de communication interne. Afin d’optimiser votre stratégie de communication, vous devez savoir ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. En analysant vos mesures de communication, vous pouvez découvrir comment les différents employés interagissent avec vos messages.

Vous devrez d’abord définir les métriques que vous suivrez pour analyser vos performances. Qu’il s’agisse d’accroître l’adoption de l’intranet ou de permettre aux employés de communiquer via l’intranet, l’identification d’indicateurs de performance clés vous aidera à suivre vos progrès. Grâce au suivi de vos mesures au fil du temps, vous pouvez créer des informations exploitables pour redéfinir votre stratégie de communication.

Autonomisation des employés

Une organisation prospère a une forte culture d’entreprise qui est présente dans tous les départements. Un intranet peut servir de véhicule pour transmettre votre mission et vos valeurs à l’ensemble de votre personnel.

Les employés doivent se sentir à l’aise de construire et de contribuer à la culture de votre entreprise grâce à un dialogue dynamique sur votre intranet. Mettre à disposition des ressources qui permettent aux employés de créer une culture d’entreprise solide. Des fonctionnalités telles que la reconnaissance des employés, les objectifs de performance, un processus d’intégration et l’encouragement des travailleurs à être actifs sur l’intranet peuvent contribuer à la construction d’une culture d’entreprise prospère.

Comment votre lieu de travail numérique se compare-t-il ?

Saviez-vous, selon la société McKinsey &, qu’une communication interne efficace peut augmenter la productivité de 20 à 25% ?

Maintenir l’engagement et la productivité des employés est un objectif majeur pour de nombreuses entreprises. Avoir des messages faciles d’accès et disponibles sur différents appareils et canaux est essentiel pour tenir les équipes informées.

Il ne fait aucun doute que la productivité au travail a été testée cette année comme jamais auparavant. Mais y a-t-il trop d’applications d’entreprise en compétition pour attirer l’attention de vos employés? Lisez notre rapport et découvrez pourquoi les responsables informatiques sont d’accord — 74% affirment que le volume élevé de canaux d’engagement des employés a eu un impact sur la productivité au travail.

À mesure que les travailleurs sont de plus en plus répartis, les outils de communication doivent pouvoir atteindre chaque travailleur. La plupart des intranets prennent des années à se mettre à jour et sont souvent inaccessibles aux employés qui ne travaillent pas à un bureau. Cette inefficacité entrave la capacité des travailleurs à remplir leurs rôles. Bien qu’une actualisation de l’intranet puisse figurer sur votre liste de choses à faire, pensez à vous demander si un intranet seul est la meilleure solution pour vos besoins de communication. Vous devriez vous demander:

1. Un intranet est-il toujours pertinent pour votre organisation?
2. Vos messages sont-ils conviviaux et fréquents?
3. Votre personnel sans bureau peut-il facilement accéder à l’intranet?
4. Atteignez-vous tous les employés sur leurs canaux préférés?
5. Pouvez-vous cibler des segments d’employés spécifiques avec des informations personnalisées?
6. Combien de temps attendez-vous avant de pouvoir mettre à jour votre intranet ?
7. Pouvez-vous mesurer avec précision l’impact de vos communications?

Si vous vous demandez pourquoi vous avez encore un intranet, il est peut-être temps de repenser votre stratégie et de tirer parti d’une plate-forme de communication de la main-d’œuvre pour intégrer tous vos canaux de communication internes afin d’engager et d’aligner réellement vos employés.

Une actualisation d’Internet ne réglera pas les problèmes structurels fondamentaux qui empêchent les employés d’obtenir les informations dont ils ont besoin en temps opportun. Exploitez tout le potentiel de votre intranet en vous tenant au courant des meilleures pratiques et en vous intégrant aux outils qui peuvent vous aider à atteindre vos objectifs commerciaux.

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FAQ sur l’intranet

Question : Qu’est-ce qu’un intranet?
Réponse: Les intranets sont des réseaux privés utilisés par les organisations pour distribuer des communications exclusivement à leur personnel, et ils sont utilisés depuis des décennies par les entreprises pour des communications internes.

Question : Quelle est la différence entre Internet et un intranet ?
Réponse: Internet est un réseau public qui n’appartient à aucune entité, alors qu’un intranet est une propriété privée et n’est pas accessible à n’importe qui qui peut se connecter.

Question : Quelle est la différence entre un intranet et un extranet ?
Réponse: La distinction entre un intranet et un extranet est que même si l’accès à un intranet est limité à une organisation, un extranet peut être consulté par des tiers autorisés tels que des clients, des fournisseurs ou des partenaires.

Question : Pourquoi une entreprise utiliserait-elle un intranet ?
Réponse : Les intranets sont principalement utilisés par les employés pour rechercher des informations, communiquer au sein d’une organisation et gérer les flux de travail. Un exemple d’intranet est un site Web exclusivement utilisé par une compagnie aérienne pour fournir des mises à jour et des informations à son personnel.

Question: Qu’est-ce qu’un logiciel intranet ?
Réponse : Un logiciel intranet permet aux entreprises de construire un réseau privé et sécurisé auquel seuls les employés de cette entreprise peuvent accéder. Cet intranet sert de portail permettant aux employés d’accéder aux ressources internes et externes et permet aux employés de communiquer, de collaborer et de partager des documents et d’autres informations.

Question : Qu’est-ce qu’un site intranet ?
Réponse : Un site intranet est un site web (ou portail) interne qui aide les employés à rester au courant de leur entreprise. Il sert de site Web, de canal de communication, d’outil de gestion des connaissances et de plate-forme de collaboration. Au fur et à mesure que les entreprises adoptent des outils technologiques de plus en plus avancés pour communiquer avec leurs employés et les engager, il est de plus en plus important d’atteindre efficacement les employés de première ligne et au bureau, où qu’ils travaillent.