Qu’est-ce qu’un journal de bord des visiteurs, et pourquoi en avez-vous besoin ?
Chaque établissement — qu’il s’agisse d’un hôtel, d’un hôpital, d’une école ou d’un siège social – vise à garder la sécurité comme priorité absolue. Cependant, la plupart des entrées de bureaux ne sont pas sûres et la raison en est l’utilisation de feuilles d’enregistrement manuelles et papier pour enregistrer les données des visiteurs.
Afin d’atténuer les préoccupations et les risques en matière de sécurité, il est impératif que les organisations déploient un carnet de visite numérique.
Plus que jamais, il est essentiel d’être vigilant sur la sécurité au travail – les personnes entrant & sortant du bâtiment. La sécurité des biens et du personnel est primordiale, mais le journal de bord traditionnel des visiteurs n’est pas adéquat en ce qui concerne les dangers pour la sécurité.
Qu’est-ce qu’un journal de bord des visiteurs ?
Un journal de bord des visiteurs est un outil essentiel qui aide à saisir qui entre et sort dans votre bureau. C’est un livre d’archives qui garde une trace des visiteurs sur place, de leur identité, de l’entreprise qu’ils représentent, des personnes qu’ils sont venus visiter, du but de leur entrée, des coordonnées, des temps d’entrée et des temps d’arrêt.
Les journaux de bord des visiteurs peuvent être à la fois papier et numérique. Un journal de bord des visiteurs sur papier à la réception de la réception est un journal traditionnel qui exige que les invités remplissent un formulaire avec leurs coordonnées, l’heure d’arrivée et la personne qu’ils visitent.
D’autre part, un journal de bord numérique des visiteurs est une version automatisée et simplifiée où les informations sont insérées à l’aide de la technologie. Il peut capturer des images statiques de visiteurs, des enregistrements alimentés par des codes QR, la numérisation de cartes d’identité, des empreintes digitales biométriques et plus encore qui aident à rendre le lieu de travail plus sécurisé.
De plus, un journal de bord des visiteurs en ligne conserve des enregistrements numériques de chaque visiteur entrant et sortant. Il génère également des notifications et des alertes en cas d’urgence pour informer les visiteurs actuels sur place de tout danger.
Pourquoi les organisations ont besoin d’un journal de bord des visiteurs ?
Plus que jamais, la sécurité est la priorité absolue pour chaque établissement, y compris les sièges sociaux. Les employeurs ont maintenu la sécurité des employés et du lieu de travail en tête de liste. Le maintien de la sécurité des bureaux est indispensable à la sécurité des employés sur le lieu de travail.
Le marché des systèmes de gestion des visiteurs devrait croître au cours des cinq prochaines années, ce qui réitère l’importance d’en déployer un. De nombreuses raisons peuvent expliquer pourquoi les organisations doivent tenir un journal de bord des visiteurs.
Ceux-ci incluent:
- Sécurité et sûreté – contrôle d’accès et renforce la sécurité globale du lieu de travail
- Vigilance d’urgence – connaître les visiteurs sur place
- Analyse des visiteurs – données des visiteurs entrants et sortants qui peuvent être nécessaires à de nombreuses fins
Approfondissons chacun d’eux.
Sécurité et sûreté
Les journaux des visiteurs font partie intégrante d’un système de gestion des visiteurs, car ils garantissent que la personne qui entre dans les locaux dispose d’informations d’identification valides pour accéder à quelque chose, qu’il s’agisse de visiter quelqu’un, de contrôler une base de données ou un système.
Afin de mettre en place les filets de sécurité nécessaires, il est impératif que les organisations disposent d’un système et d’un processus d’enregistrement appropriés qui limitent l’entrée des visiteurs non autorisés et assurent la sécurité au travail par tous les moyens.
De plus, un visiteur enregistre les contacts du système et interroge les personnes entrant dans les locaux incroyablement utiles.
Par exemple, un livreur peut ne pas être autorisé à passer devant la réception. Mais avec un journal de bord des visiteurs, ils peuvent recevoir les autorisations appropriées en se connectant et aller de l’avant. De cette façon, les informations de contact et les détails d’identification sont stockés dans le système au cas où si nécessaire.
Vigilance d’urgence
Les registres des visiteurs peuvent fournir des informations vitales sur les visiteurs, y compris leur nom, les personnes qu’ils sont venus rencontrer, ce qui peut donner des indices sur la zone du bâtiment dans laquelle se trouve le visiteur. Par exemple, en cas de catastrophe naturelle ou d’urgence incendie, il peut aider à une évacuation plus rapide et précise.
Naturellement, les visiteurs ne seront pas familiers avec les zones de construction, ils peuvent donc se perdre, être laissés derrière ou être piégés dans un endroit inconnu qui peut risquer leur vie. Avec un journal de bord des visiteurs, vous sauriez dans quelles zones se trouvent la majorité des gens et lesquelles doivent être évacuées immédiatement.
Et supposons qu’il s’agisse d’un journal de bord numérique des visiteurs. Dans ce cas, tout le journal des visiteurs est stocké dans le système, ce qui peut alerter les personnes sur place avec une notification d’urgence automatique, ce qui facilite et accélère le processus d’évacuation.
Approche axée sur les données
Bien que la sécurité soit la raison la plus cruciale pour tirer parti d’un journal de bord des visiteurs, les informations tirées d’un journal de bord peuvent également aider les organisations à gérer d’autres choses.
Avec un système de journal numérique des visiteurs, vous obtenez des informations et des analyses précieuses, qui peuvent vous aider à élaborer une stratégie en conséquence.
Les journaux de bord des visiteurs vous fournissent de nombreuses données sur les visiteurs du bâtiment. Ces informations peuvent être vitales pour vous car vous pouvez analyser les données et évaluer les habitudes des visiteurs et l’efficacité globale des journaux de bord des visiteurs.
Ceci, à son tour, peut vous aider à prendre des décisions éclairées et à prendre les mesures nécessaires pour protéger le lieu de travail si nécessaire.
Passage au numérique: l’avenir des journaux de bord des visiteurs
De nombreuses entreprises ont migré vers un journal de bord numérique et ont rationalisé leurs processus de connexion et de tenue de dossiers. Alimenté par un système de gestion des visiteurs, le journal de bord numérique des visiteurs offre une grande variété d’avantages.
Non seulement le journal des visiteurs à faible technologie rend votre organisation obsolète, mais il ne protège pas non plus les informations sur les visiteurs car elles sont disponibles à l’air libre pour les utilisateurs non autorisés.
Voici quelques-uns des avantages que vous pouvez obtenir en passant à un journal de bord numérique des visiteurs.
Enregistrement rapide et facile, déconnexion
Un système de journal de bord numérique des visiteurs offre commodité tout en assurant la sécurité. Cela vous fait gagner du temps et des tracas avec un processus d’enregistrement manuel. De plus, il permet aux visiteurs de se connecter en quelques secondes en scannant leur carte d’identité ou un code QR (enregistrement sans contact).
Les détails des visiteurs, tels que leur objectif, le nom de la personne qu’ils souhaitent visiter et d’autres informations peuvent être facilement capturés et stockés avec leur photo pour un accès facile.
Avec le journal de bord numérique des visiteurs de Sine, vous pouvez avoir des solutions sans contact. Ceux-ci incluent des enregistrements alimentés par code QR qui garantissent la sécurité des invités tout en vous permettant de personnaliser la gestion des flux de visiteurs.
Sécurité renforcée
Contrairement à la tenue de dossiers sur papier, un journal de bord numérique des visiteurs capture automatiquement toutes les informations sensibles d’un visiteur pendant le processus d’inscription. Vous pouvez facilement reconnaître et restreindre l’entrée des visiteurs sur liste noire ou non autorisés.
De plus, vous pouvez également surveiller le séjour des visiteurs. Ce qui signifie que le système vous avertit également de tout visiteur séjournant trop longtemps. Fournir l’accès aux coordonnées de cette personne pour s’assurer qu’elle est autorisée à être sur place.
Un système de gestion des visiteurs comme Sine facilite diverses options qui augmentent la sécurité au travail. Tels que la reconnaissance faciale, la capture d’une pièce d’identité avec photo du visiteur, la préparation et l’alerte du personnel avec des listes de surveillance. Sine est avant tout conforme au RGPD, qui protège toutes les informations de l’entreprise et de ses visiteurs tout en favorisant un lieu de travail sécurisé.
Solution basée sur le cloud
En matière de sécurité des données, les journaux de bord papier ne sont pas en mesure de protéger les informations confidentielles de vos visiteurs comme le peut un journal de bord numérique basé sur le cloud.
Tout employé ou invité peut s’arrêter et vérifier les enregistrements des visiteurs sur le journal papier. Exposer leurs coordonnées, ce qui est une atteinte à la vie privée.
D’autre part, un journal de bord numérique des visiteurs stocke automatiquement les informations sur les arrivées et les départs des clients. Tout en protégeant l’accès aux informations des utilisateurs non autorisés et d’autres personnes.
De plus, il est beaucoup plus facile de récupérer les informations du système numérique. Vous pouvez accéder aux données personnalisées en seulement quelques clics d’une date et d’une heure spécifiques. Il est révolu le temps de parcourir des centaines de pages pour trouver les données d’un certain individu.
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