Qu’est-ce qu’un numéro d’identification de Candidat/Employé/Entrepreneur?

enableHR offre une gestion centralisée et complète des dossiers sans fichiers papier encombrants, maximisant la protection et la conformité pour les candidats actuels et archivés, les employés, les entrepreneurs et les questions de santé et de sécurité au travail. Chaque enregistrement géré via enableHR a un profil dédié où vous pouvez suivre les détails clés et gérer la documentation critique.

Pour assurer l’optimisation d’enableHR, il est important que tous les enregistrements se voient attribuer un numéro d’identification unique, car le système s’appuie sur ce numéro lors de la réalisation d’une série de processus importants. Par exemple, un numéro d’identification d’employé unique permettra au système d’identifier et de lier automatiquement la documentation à un employé spécifique en fonction de son numéro d’identification unique. Si un employé n’a pas de numéro d’identification unique, les utilisateurs peuvent avoir besoin de prendre le temps d’attribuer manuellement des documents à un dossier d’employé.

Un numéro d’identification d’employé unique peut être n’importe quel système de numérotation qui convient le mieux à votre structure organisationnelle. Par exemple, certains systèmes technologiques de paie attribuent automatiquement un numéro d’identification aux employés. Pour les entreprises qui ont mis en place un système de paie préexistant, il est recommandé d’utiliser le même système de numérotation des employés dans enableHR.

Les numéros d’identification des employés sont entrés manuellement dans enableHR ou importés dans le système en vrac via nos importateurs. Veuillez noter qu’EnableHR ne prend pas en charge les identifiants des employés avec des espaces. Veuillez consulter la section Comment puis-je créer un nouvel employé ? article pour des informations plus détaillées.

Comment mettre à jour le numéro d’identification d’un employé

Les instructions ci-dessous montreront où un utilisateur peut localiser et/ou modifier un numéro d’identification d’employé. Les mêmes étapes peuvent être appliquées pour d’autres types d’enregistrements, mais elles varieront légèrement si vous devez localiser les IDENTIFIANTS de candidat ou d’entrepreneur, car vous devrez accéder au module et aux onglets pertinents.

1. Tout d’abord, connectez-vous à enableHR. Vous devriez voir automatiquement le module de gestion des employés.

2. Sélectionnez l’onglet Employés s’il n’a pas déjà été sélectionné.

3. Recherchez l’employé par prénom ou nom de famille. Vous pouvez filtrer les options de recherche par branche et statut.

4. Afficher l’identifiant de l’employé dans le résumé ; ou

5. Cliquez sur le nom de l’employé approprié pour afficher le dossier de l’employé.

6. La page de détails devrait apparaître automatiquement. Veuillez cliquer sur Modifier sous les onglets Détails de l’employé.

7. Faites défiler vers le bas de la page jusqu’à la section Détails de l’emploi. Vous devriez maintenant pouvoir afficher et/ou modifier le champ ID de l’employé: selon vos besoins.

8. Une fois que vous avez apporté les modifications requises, cliquez sur Mettre à jour pour les faire passer.

ID interne

Un numéro d’identification interne est un identifiant unique généré automatiquement par enableHR. Chez nos importateurs, il peut être utilisé comme identifiant d’enregistrement unique, en l’absence d’identifiant d’employé. De plus, lorsque vous informez l’expérience client des problèmes liés aux dossiers, il est toujours conseillé de fournir l’identifiant interne pour indiquer où le problème se produit.

L’exemple ci-dessous montre où trouver le numéro d’identification interne d’un dossier d’employé. Les mêmes étapes peuvent être appliquées pour d’autres types d’enregistrements, mais elles varieront légèrement si vous devez localiser les IDENTIFIANTS de candidat ou d’entrepreneur, car vous devrez accéder au module et aux onglets pertinents.

1. Comme ci-dessus, lorsque vous vous connectez à enableHR, vous devriez voir automatiquement le module de gestion des employés.

2. Sélectionnez l’onglet Employés s’il n’a pas déjà été sélectionné.

3. Recherchez l’employé par prénom ou nom de famille. Vous pouvez filtrer les options de recherche par branche et statut.

4. Cliquez sur le nom de l’employé approprié pour afficher le dossier de l’employé.

5. Le numéro d’identification interne se trouve dans la barre d’adresse en haut du navigateur Web. Le numéro unique de chaque dossier d’employé se trouve après les lettres “id=”.

* Veuillez noter * ce numéro d’identification interne est généré par le système et ne peut pas être modifié.

* Remarque importante* – pour les clients qui ont acheté notre fonctionnalité d’intégration Meridian, veuillez noter que les modifications apportées aux IDENTIFIANTS des employés peuvent nuire à l’intégrité des données dans les deux systèmes. Comme l’identifiant de l’employé est l’identifiant unique utilisé pour cartographier et identifier les employés dans les systèmes, toute modification apportée dans l’un ou l’autre système doit être immédiatement reflétée pour éviter les problèmes. Par exemple, si un changement d’ID de paie est apporté à un employé préexistant dans Meridian, veuillez vous assurer que le même changement est apporté à l’ID d’employé dans enableHR avant la prochaine synchronisation.