Qu’est-ce qu’un processus de contrôle des modifications et comment l’utilisez-vous ?

Un processus de contrôle du changement est un moyen pour les gestionnaires de projet de soumettre des demandes aux parties prenantes pour examen, qui sont ensuite approuvées ou refusées. C’est un processus important pour aider à gérer de grands projets avec plusieurs pièces mobiles.

Quand il s’agit de gérer plusieurs projets, les choses peuvent se compliquer. De la coordination des échéanciers de travail au suivi des objectifs et des résultats, la dernière chose à laquelle vous souhaitez faire face est un changement de projet majeur. Mais avec un processus de contrôle des modifications en place, soumettre des demandes de modification de projet est un jeu d’enfant.

Le processus de contrôle du changement est essentiel pour les grandes initiatives où de nombreux collègues travaillent entre les ministères. Plongeons-nous dans le processus et des exemples concrets pour vous aider à mettre en œuvre votre propre procédure de contrôle du changement.

Que signifie le processus de contrôle des changements?

Le contrôle du changement est un processus utilisé pour gérer les demandes de changement pour les projets et les grandes initiatives. Cela fait partie d’un plan de gestion du changement, qui définit les rôles de gestion du changement au sein d’une équipe ou d’une entreprise. Bien qu’un processus de modification comporte de nombreuses parties, la façon la plus simple d’y penser consiste à créer un journal des modifications dans lequel vous suivrez les demandes de modification du projet.

Dans la plupart des cas, tout intervenant pourra demander un changement. Une demande peut être aussi petite qu’une légère modification du calendrier du projet ou aussi grande qu’un nouveau livrable. Il est important de garder à l’esprit que toutes les demandes ne seront pas approuvées, car il appartient aux principales parties prenantes d’approuver ou de refuser les demandes de changement.

Étant donné que le processus de contrôle des modifications comporte de nombreuses pièces mobiles et diffère d’une entreprise à l’autre, il est utile de mettre en œuvre des outils qui peuvent aider le processus de cycle de vie à se dérouler sans heurts. Des outils tels que le logiciel de gestion des flux de travail peuvent vous aider à gérer le travail et la communication en un seul endroit.

Contrôle du changement vs gestion du changement

Confus par la différence entre le contrôle du changement et la gestion du changement? On ne vous en veut pas. Il existe de nombreuses différences entre le contrôle du changement et un plan de gestion du changement. Le contrôle du changement n’est qu’un des nombreux éléments d’une stratégie de gestion du changement.

• Contrôle du changement: Un processus de contrôle du changement est important pour toute organisation et peut aider à la circulation de l’information lorsqu’il s’agit de changements de projet. Un processus réussi doit définir des indicateurs de réussite, organiser votre flux de travail, permettre aux équipes de communiquer et préparer votre équipe à la réussite future.

• Gestion du changement : Un plan de gestion du changement consiste à coordonner le budget, le calendrier, la communication et les ressources. Ainsi, alors qu’un processus de contrôle du changement consiste en un document officiel qui décrit une demande de changement et l’impact du changement, la gestion du changement est le plan global.

Comme vous pouvez le voir, un processus de contrôle du changement n’est qu’une petite partie d’un plan de gestion du changement plus vaste. Ainsi, bien que liés, les deux termes sont différents.

Lire : Qu’est-ce que la gestion du changement ? 6 étapes pour construire un processus de gestion du changement réussi

Quels sont les avantages d’un processus de contrôle du changement?

La mise en œuvre d’un processus de contrôle du changement peut aider à organiser votre équipe avec le soutien du logiciel d’organisation et l’efficacité autour des livrables du projet et des dates d’échéance. C’est également crucial lorsque l’on considère les conséquences d’un changement qui n’est pas géré efficacement.

Un processus de gestion du changement peut vous aider à exécuter un plan de gestion des ressources ou d’autres objectifs de gestion du travail. Voici quelques avantages supplémentaires de la mise en œuvre d’un processus de contrôle du changement.

Productivité accrue

Un processus de contrôle du changement éliminera la confusion autour des livrables du projet et permettra de se concentrer sur l’exécution plutôt que sur la collecte d’informations. Cela se traduit par une productivité et une efficacité accrues, en particulier à l’aide d’un logiciel de productivité.

Sans processus en place, la productivité peut souffrir du temps consacré au travail. Avec une bande passante limitée disponible pour les travaux les plus importants, plus d’un quart (26 %) des délais sont manqués chaque semaine.

Communication efficace

Une documentation adéquate du changement peut aider à atténuer les problèmes de communication. Lorsque les buts et objectifs sont clairement définis, la communication d’équipe peut s’épanouir. Gardez à l’esprit qu’un processus de contrôle du changement ne résoudra pas tous les problèmes de communication. Il peut être utile d’intégrer également un logiciel de gestion du travail pour garder la communication sur les projets au même endroit.

Un processus de contrôle du changement peut ensuite également être partagé avec les parties prenantes de la direction afin de fournir facilement un contexte pour les demandes de changement.

Lire: 12 conseils pour une communication efficace sur le lieu de travail

Un meilleur travail d’équipe et une meilleure collaboration

Une communication efficace est non seulement un avantage en soi, mais elle peut également aider à améliorer la collaboration. Avec une communication claire sur les changements de projet, il est plus facile de collaborer et de travailler ensemble.

Par exemple, lorsque les changements sont clairement communiqués la première fois, les intervenants ont plus de temps pour se concentrer sur la créativité et le travail d’équipe. Sans communication efficace, les parties prenantes sont obligées de passer du temps à rassembler des informations au lieu de travailler de manière créative avec les membres de l’équipe.

Vous souhaitez améliorer encore la collaboration ? Associez votre processus de contrôle du changement à un logiciel de gestion des tâches pour préparer votre équipe au succès.

Les cinq étapes d’un processus de contrôle du changement

Tout comme les cinq phases de gestion de projet, il y a cinq étapes clés lorsqu’il s’agit de créer un processus de contrôle du changement. Bien que certains processus diffèrent légèrement, ils contiennent tous quelques éléments clés. De l’initiation à la mise en œuvre, chacune de ces étapes de base aide les demandes de modification à se déplacer efficacement dans le pipeline et à éviter les modifications inutiles.

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Certains préfèrent afficher la procédure dans un flux de processus de contrôle des modifications, ce qui peut être plus facile à visualiser. Peu importe la façon dont vous choisissez de l’examiner, le résultat sera une décision finale sur l’approbation ou le refus d’une demande de changement.

Plongeons dans les cinq étapes qui font un processus de contrôle du changement efficace et ce qui est inclus dans chacune.

Initiation de la demande de modification

Dans la phase d’initiation du processus de contrôle des modifications, une modification est demandée. Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles vous pourriez demander un changement. Par exemple, un livrable créatif prend plus de temps que prévu. Une demande serait alors faite pour ajuster la date d’échéance du livrable. Bien qu’une demande puisse être plus susceptible de provenir d’un intervenant ou d’un chef de projet, une modification proposée peut être demandée par n’importe qui.

Un membre de l’équipe qui souhaite faire une demande doit en soumettre une via un formulaire de demande de changement. En tant que chef de projet, vous devez stocker le journal des modifications dans un endroit facile à trouver et auquel tout le monde a accès.

Une fois le formulaire de demande rempli, vous mettrez à jour le journal des modifications avec un nom, une brève description et tous les autres détails que vous jugerez appropriés, tels que la date et le nom du demandeur. Le journal est un enregistrement de toutes les modifications apportées au projet, ce qui peut être bénéfique pour la gestion de plusieurs projets sur plusieurs mois.

Voici un exemple de divers champs que vous pouvez inclure dans un formulaire de demande de modification.

• Nom du projet

• Date

• Demande de description

• Demandé par

• Changer de propriétaire

• Priorité

• Impact du changement

• Date Limite

Les champs que vous incluez dépendront de l’exhaustivité de votre journal des modifications et du type de modifications que vous rencontrez.

Évaluation de la demande de modification

Une fois la demande remplie et le formulaire initial soumis et approuvé, la demande sera ensuite évaluée. Ceci est différent de la soumission initiale du formulaire, car l’évaluation correspond au moment où le changement réel sera évalué.

La phase d’évaluation n’est pas nécessairement celle où une décision est prise, mais plutôt celle où l’on examine les renseignements de base. L’information sera probablement évaluée par un responsable de projet ou de ministère, qui examinera les détails tels que les ressources nécessaires, l’impact de la demande et à qui la demande devrait être transmise.

Si la demande de modification réussit l’évaluation initiale, elle sera ensuite transmise à la phase d’analyse où une décision réelle sera prise.

Analyse de la demande de changement

La phase d’analyse de l’impact du changement est celle où il y aura une décision finale sur l’approbation ou le refus de la demande par le responsable de projet approprié. Bien que vous puissiez également donner votre avis sur la décision, c’est une bonne idée d’obtenir également l’approbation officielle d’un leader. Dans certains cas, il peut même y avoir un comité de contrôle des modifications qui contrôle toute approbation des modifications.

Une demande de changement approuvée devra être approuvée et, à partir de là, communiquée à l’équipe et se poursuivra tout au long du processus en cinq phases. Il doit être documenté sur le journal des changements et partout ailleurs dans la vie de communication du projet pour s’assurer que toutes les parties prenantes du projet comprennent les changements nécessaires.

Si la demande de modification est refusée, elle doit également être documentée dans le journal des modifications. Bien que la communication d’une demande refusée à l’équipe ne soit pas nécessaire, elle pourrait être utile afin d’éviter toute confusion.

Implémentation de la demande de modification

Si la demande de modification est approuvée, le processus passe à la phase d’implémentation. C’est là que vous et les parties prenantes du projet travaillerez pour faire changer le projet.

La mise en œuvre d’un changement sera différente selon l’étape du projet, mais elle consiste généralement à mettre à jour les délais et les livrables du projet, ainsi qu’à informer l’équipe du projet. Ensuite, le travail réel peut commencer. C’est une bonne idée d’évaluer la portée du projet pour s’assurer que toute modification du calendrier n’aura pas d’impact énorme sur les objectifs projetés.

Il est préférable de diffuser les informations de la demande dans un espace de travail partagé et dans le journal des modifications pour éviter toute perte de productivité en essayant de rechercher de nouvelles informations. Vous voudrez peut-être même envoyer une analyse de rentabilisation révisée pour couvrir toutes vos bases.

Fermeture de la demande de modification

Une fois que la demande a été documentée, diffusée et mise en œuvre, la demande est prête à être fermée. Bien que certaines équipes n’aient pas de plan de fermeture officiel en place, il est utile d’en avoir un afin de stocker des informations dans un endroit auquel tous les membres de l’équipe pourront se référer à l’avenir.

Pendant la phase de clôture, toute documentation, journal des modifications et communication doivent être stockés dans un espace partagé accessible ultérieurement. Vous devez également stocker le formulaire de modification initial et tout plan de projet révisé que vous avez créé en cours de route.

Une fois que les documents sont à l’endroit approprié, vous pouvez clôturer toutes les tâches ouvertes et travailler à la réussite de votre projet. Certains chefs de projet organisent également une réunion post mortem avant de clôturer officiellement le projet.

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Exemple de processus de contrôle des modifications

Maintenant que vous comprenez les cinq étapes d’un processus de contrôle des modifications, il est temps de les mettre en action. Nous avons rassemblé un exemple pour vous donner un point de départ tangible.

Avant d’élaborer votre propre plan, il est important d’évaluer vos processus et outils actuels pour vous assurer qu’ils conviennent à votre équipe. Vous voudrez peut-être même créer une analyse de rentabilisation ou un plan de projet à présenter aux parties prenantes de l’entreprise.

Les entrées que vous incluez dans votre journal des modifications peuvent différer en fonction des types de modifications que vous rencontrez fréquemment et de la complexité des projets. Alors que les projets complexes qui s’étendent sur plusieurs mois peuvent rencontrer plus de demandes de modification, les projets ponctuels plus petits peuvent ne pas avoir besoin d’un journal des modifications aussi détaillé.

Voici un exemple de journal des modifications pour vous donner une idée de ce qu’il faut inclure et comment formater le vôtre. Cet exemple de contrôle des modifications comprend:

• Nom du projet

• Nom de la tâche

• Cessionnaire

• Date d’échéance

• Statut prioritaire

• État d’avancement

• Changer de type

Ce format simple est un excellent point de départ pour un journal des modifications, mais vous pouvez choisir d’ajouter des champs supplémentaires en fonction de la complexité de votre projet.

Pour créer votre propre journal des modifications, vous pouvez créer un modèle personnalisé ou consulter notre galerie de modèles de projets.

Quand utiliser un processus de contrôle des modifications

C’est une bonne idée de noter quand utiliser un plan de gestion du contrôle des modifications afin d’être prêt le moment venu. Il existe de nombreux types de changements que vous pourriez rencontrer, selon les nouvelles initiatives et les outils en place.

Les changements courants peuvent inclure des demandes de prolongation des délais, une réorganisation de l’information ou une modification des produits livrables. Voici quelques exemples supplémentaires où vous pouvez utiliser un processus de contrôle des modifications.

• Sur la portée: Vous pouvez envisager d’utiliser ce processus lorsqu’un projet dépasse la portée, également connu sous le nom de fluage de la portée.

• Incohérences du projet : Si vous remarquez des incohérences au cours d’un projet, demander une modification peut vous éviter d’avoir à retravailler les livrables ultérieurement.

• Objectifs raides: Dans certains cas, les OKR peuvent être hors de portée et il est judicieux de signaler ces problèmes avant la fin du projet.

• Nouveaux outils: S’il y a de nouveaux processus ou outils en place, le changement peut être inévitable pendant que vous résolvez de nouveaux problèmes lors de vos premiers projets.

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Demandez votre chemin pour changer

Bien que les changements soient inévitables, la bonne nouvelle est qu’un changement ne doit pas faire dérailler votre prochain projet. En mettant en œuvre un processus de contrôle des changements, vous pouvez vous assurer que le projet reste sur la bonne voie et que la communication est claire et efficace. Cela renforcera la productivité et réduira la confusion quant aux livrables de votre projet.

Dans le cas où vous rencontrez un changement, il est rassurant de savoir que vous avez les bons processus en place pour gérer la situation. Lorsque vous disposez d’un plan de gestion du changement prêt à l’emploi, vous pouvez atténuer les impacts négatifs associés à un changement de stratégie et continuer à vous concentrer sur l’impact.