Réclamations, différends et règlement : ce que l’entrepreneur doit savoir

Les réclamations, les différends et les règlements de construction sont le cauchemar de l’entrepreneur. La plupart des entrepreneurs – y compris les entrepreneurs en électricité – n’apprécient pas l’idée de soumettre une réclamation, mais, dans le marché actuel, si vous ne réclamez pas de travaux exécutés, vous vous dirigerez presque certainement vers la liquidation.

Il est prudent de reconnaître la situation et de la traiter de manière réaliste, positive et sensée, plutôt que de passer les choses sous le tapis jusqu’à la fin du travail, de peur de bouleverser la relation contractuelle. Il est presque inouï qu’il n’y ait aucun changement dans un projet entre le début et l’achèvement. Il est également presque inouï qu’un entrepreneur soit entièrement remboursé pour les travaux exécutés. Sur la base de ces deux déclarations, il y aura presque toujours une réclamation sur n’importe quel projet. Ce qui se passe ensuite est fondamental pour tout entrepreneur. Bien que les réclamations soient généralement associées à des entrepreneurs, il existe des cas où les consultants ont le droit de demander une indemnité supplémentaire.

D’une manière générale, la définition de la portée définira ceci: De nombreux entrepreneurs exécutent des travaux supplémentaires, sans frais, au début d’un projet car ils ne veulent pas perturber la relation avec l’ingénieur au début. Dans de nombreux cas, le coût de cela monte jusqu’à ce que l’entrepreneur réalise qu’il perd de l’argent, ce qui entraîne alors la soumission de réclamations frivoles, ce qui bouleverse vraiment la relation. Dans le marché actuel des marges serrées, de l’incompétence et du manque de personnel expérimenté, le travail d’un gestionnaire de contrats frise l’impossible. Dans la plupart des contrats, les parties ne peuvent réclamer que conformément au contrat car, en appliquant les clauses de réclamation, les parties renoncent au droit de soumettre une réclamation directement à l’arbitrage ou à une procédure judiciaire.

En règle générale, un entrepreneur doit faire valoir ses droits en vertu d’une clause du contrat qui lui permet de le faire. La méthode de résolution de la réclamation détermine l’attitude sur le projet.

Attitude de l’ingénieur/ entrepreneur sur un projet:

• Gagner / perdre: Une partie avec une attitude de victoire totale laisse l’autre partie mécontente et se traduit généralement par un mauvais projet.
• Perdre / perdre: Lorsque les deux parties ont une attitude de victoire totale, les deux perdent invariablement.
• Gagnant/ gagnant: Les parties travaillent ensemble pour trouver la meilleure solution à tout problème.

Tous les projets réussis ont une attitude gagnant / gagnant Il est difficile de définir complètement la portée du travail – en fait, c’est presque impossible donc il y aura toujours du travail non défini dans la portée qui doit être exécuté. Il est donc compréhensible que la personne qui l’exécute soit payée et, s’il n’y a pas de re-mesurable automatique pour l’indemnisation, la seule façon est de réclamer. Une attitude gagnant / perdant aboutit rarement à un projet réussi.

Principes fondamentaux de la réclamation

Quelques choses fondamentales doivent être faites si vous êtes impliqué dans des réclamations, ce sont:

• Lisez attentivement le contrat au début du projet.
• Étudiez la portée des travaux au début.
• Vérifiez que ce que vous faites est clairement indiqué dans la portée du contrat. Si ce n’est pas le cas, répertoriez les variances et, dans chaque variance, procédez comme suit:
• Définissez la différence
• Coûtez la différence
• Trouvez la clause dans le contrat qui vous permet de réclamer. S’il n’y a pas de clause, vous n’avez aucune réclamation.
• Donnez un avis de votre intention de réclamer en indiquant la clause en vertu de laquelle vous avez l’intention de réclamer (notez que cela doit se faire dans le délai stipulé dans le contrat).
• N’oubliez pas que tout changement ou retard va coûter de l’argent à quelqu’un. Il y a un nombre limité de raisons pour lesquelles un entrepreneur a la base d’une réclamation et seuls quelques éléments sont incontrôlables. Toute modification peut constituer une réclamation de l’une ou l’autre des parties. Les entrepreneurs ne sont parfois pas conscients qu’un ensemble particulier de circonstances ou d’événements peut constituer une réclamation. Un programme de construction détaillé est une bonne indication d’un changement de situation qui pourrait entraîner une réclamation.

Pour évaluer correctement l’étendue et la validité des demandes présentées, les dispositions suivantes s’appliquent généralement:

• Tous les faits et circonstances relatifs aux réclamations font l’objet d’une enquête au fur et à mesure qu’ils se produisent ou surviennent. À cette fin, l’Entrepreneur doit remettre à l’Ingénieur / Agent de l’Employeur, des registres sous une forme approuvée par l’Ingénieur / Agent de l’Employeur, de tous les faits et circonstances que l’Entrepreneur juge pertinents et souhaite invoquer à l’appui de ses réclamations, y compris des détails sur tous les Équipements de construction, la main-d’œuvre et les matériaux pertinents pour chaque réclamation. Ces dossiers seront soumis rapidement après la survenance de l’événement à l’origine de la réclamation.
• L’Agent Ingénieur/Employeur peut consigner les faits et circonstances, en plus de ceux enregistrés par l’Entrepreneur, qu’il juge pertinents et l’Entrepreneur doit, à cette fin, fournir à l’Agent Ingénieur/Employeur toutes les informations dont il peut avoir besoin. Cela souligne l’importance de “Journaux quotidiens” détaillés et précis – si possible, demandez à l’agent Ingénieur / employeur de les signer.

Le non-respect par l’entrepreneur du délai de préavis indiqué dans le contrat entraînera une interdiction de délai. Toute clause d’interdiction de temps dans un contrat est exécutoire.

Choses à faire et à ne pas faire des revendications

Ne pas faire:

• Essayez de tirer la laine sur les yeux de l’Ingénieur / Agent employeur / Arbitre – il / elle vous attrapera et cela portera préjudice à toutes les réclamations futures.
• Soumettre des réclamations fictives – cela fait perdre du temps à tout le monde et est préjudiciable.
• Soumettez des demandes lourdes et attendez-vous à ce que l’adjudicateur fasse beaucoup de recherches sur les documents de référence.
• Supposons que l’adjudicateur connaît le contrat.
• Travail le point dans une réclamation.
• Soumettre des demandes incomplètes exigeant que l’ingénieur/l’agent de l’employeur/l’arbitre de grief renvoie à des sources externes pour référence.
• Étirez la bande ‘ pour compenser les réclamations précédemment non soumises.

Do:

• Reportez-vous à toutes les causes contractuelles applicables à votre réclamation.
• Gardez les réclamations courtes et décisives avec des pièces jointes en guise de sauvegarde.
• Soumettez les réclamations dès qu’elles surviennent, même si c’est tôt dans le contrat.
• Réclamez toujours ce à quoi vous avez droit.
• Soumettez une réclamation complète et rappelez-vous que la première soumission est la meilleure que vous obtiendrez
• Dirigez toutes les lettres relatives aux réclamations “Sans préjudice”. Les réclamations sont importantes – ne les précipitez pas car vous pourriez vous nuire à l’avenir.

Litiges

Si une réclamation est rejetée, déclarez un litige. La plupart des contrats ont une procédure de règlement des différends allant de la médiation à l’Arbitrage en passant par l’arbitrage. Chaque processus est plus cher que le précédent. La plupart des entrepreneurs s’adressent directement à un avocat pour un règlement des différends; les avocats connaissent la loi, mais ne comprennent pas nécessairement la construction. Cela peut être préjudiciable à l’entrepreneur. De l’avis de l’auteur, la meilleure façon de résoudre un différend est de consulter un gestionnaire de construction expert ayant une expérience en matière de réclamations et de règlement des différends.

Perturbation

La perturbation, l’une des principales causes de dépassement de coûts, est la perte de productivité, la perturbation, l’entrave ou l’interruption des méthodes de travail normales d’un entrepreneur, entraînant une diminution de l’efficacité. Dans le contexte de la construction, un travail perturbé est un travail qui est effectué moins efficacement qu’il ne l’aurait été, n’eût été la cause de la perturbation.

La perturbation est une cause importante de dépassement de coûts sur tout projet et, si une telle perturbation est causée par l’équipe de gestion / client, une compensation pour l’entrepreneur doit être versée pour assurer la création d’emplois et la stabilisation de l’industrie. La perturbation a un effet néfaste significatif sur tout projet de construction et l’effet n’est souvent réalisé que bien après qu’il se soit produit. Il se compose de deux composantes, la première est celle qui peut être mesurée et la seconde se produit, mais est plus subjective que mesurable. Cela se produit lorsqu’il y a un changement sur le projet. Il peut s’agir d’un retard, d’un changement de portée ou de quelque changement que ce soit. De toute évidence, l’effet dépend du changement. Toute perturbation a un effet de coût car tout changement entraîne un coût. Les deux types de perturbation peuvent être illustrés en demandant à un entrepreneur travaillant dans un domaine d’effectuer des travaux identiques dans un autre domaine.

Les deux types sont les suivants:

• Quantifiable car le coût du déplacement de l’équipage et de l’équipement vers un autre emplacement peut être mesuré.
• Subjective car la réduction de la productivité de l’équipe est difficile à mesurer bien qu’elle ait un effet significatif sur les coûts. De plus, le coût du redémarrage est généralement non comptabilisé. Cela signifie que, sur les contrats normaux, les perturbations peuvent éliminer le bénéfice total et les imprévus d’un entrepreneur sur un projet. Les événements liés au changement sur tout projet ont un effet négatif et synergique sur le travail modifié et inchangé. L’effet cumulatif des nombreux événements indemnisables est:

1. Mal compris.
2. Difficile à quantifier précisément.
3. Rarement, voire jamais, reflété dans le coût estimatif des modifications de projet approuvées et en attente. Les perturbations ont un effet significatif sur la productivité.

Recommandation de l’auteur sur les contrats

La plupart des petits et moyens entrepreneurs n’ont pas de structure de gestion importante et ne peuvent donc pas consacrer trop de temps à la paperasse. Malheureusement, cela peut être coûteux à long terme. Lors de l’attribution, employez – à titre temporaire – un consultant expérimenté en contrats / réclamations pour lire le contrat, examiner l’étendue du travail et vous conseiller sur les pièges potentiels. Si vous êtes préoccupé par le coût, demandez d’abord un devis. C’est à vous de décider si le consultant continue à conseiller sur une base ad hoc. Enregistrez tous les événements et discussions, et si quelqu’un vous écrit, assurez-vous de répondre à temps à la lettre. Si vous avez une réclamation, n’oubliez pas que votre première soumission est la meilleure que vous obtiendrez, alors assurez-vous qu’elle est bien présentée. Si la réclamation est importante, sans manquer de respect à votre conseiller actuel, demandez un examen par un tiers avant de la soumettre. Avant de vous précipiter chez un avocat, demandez à un consultant en réclamations d’examiner le bien–fondé de votre réclamation – par la suite, vous pourriez avoir besoin ou non de l’aide d’un avocat.

Conclusion

• Connaître et comprendre votre contrat.
• Soyez conscient de ce qui est dans votre champ d’application.
• Tenir des registres.
• Obtenez une aide compétente si vous en avez besoin – ce n’est pas cher à long terme.
• Ne prenez pas de décisions hâtives.
• Soyez proactif et non réactif.
• Si la clause de règlement des différends contractuels exige une médiation (recommandée), puis un arbitrage, essayez de faire nommer un médiateur et un arbitre au début du contrat.
• Déclarer un litige si une réclamation est rejetée de manière déraisonnable.

À propos de l’auteur

Neville Gurry a plus de 50 ans d’expérience dans l’industrie de la construction, allant du Conseil en Structure à la Gestion de Projet multidisciplinaire en passant par la Construction multidisciplinaire. D’une mine d’or au Mali à la planification et à la supervision de la construction de la seule raffinerie Fina d’Angola, Gurry a été à l’avant-garde de la construction d’un héritage d’infrastructures de classe mondiale à travers l’Afrique. Ses principales responsabilités consistent notamment à faciliter la résolution des litiges contractuels et à conseiller les membres sur l’impact de la législation sur leurs activités. Gestionnaire de projet proactif et expérimenté doté d’un éventail de compétences et d’une vaste compréhension de toutes les disciplines de l’ingénierie, Gurry possède également une expérience sur site dans la construction multidisciplinaire. Il connaît parfaitement le Guide PMBOK et l’une de ses principales forces est la facilité avec laquelle il est capable de travailler avec des personnes d’horizons différents dans une gamme d’environnements. L’expérience de Gurry comprend la gestion de sa propre firme d’ingénierie de construction, NEG Engineering Construction, entre 1994 et 1996, qui se concentrait sur la gestion et la passation de marchés dans les domaines de la mécanique, de la structure et du génie civil.

Renseignements: 082 881 7266