Stratégies et meilleures pratiques de gestion des flux de trésorerie

L’un des éléments les plus importants dans l’élaboration d’une entreprise prospère et en bonne santé financière est l’élaboration et la mise en œuvre d’une stratégie efficace de gestion des flux de trésorerie. Des startups à propriétaire unique aux propriétaires de petites entreprises en passant par les professionnels de la finance travaillant dans de grandes entreprises, quiconque doit gérer les flux de trésorerie sait que les liquidités sont la pierre angulaire de leur organisation — et un flux de trésorerie positif, maintenu au bon coût et au bon moment, est la clé de la santé financière.

En suivant quelques bonnes pratiques de base et en investissant dans les bonnes solutions logicielles, vous pouvez élaborer une stratégie de gestion des flux de trésorerie qui vous aide à optimiser votre fonds de roulement pour la performance, la croissance, la rentabilité et l’avantage concurrentiel.

Pourquoi Une stratégie efficace de gestion des flux de trésorerie Est importante

Les défis de gestion des flux de trésorerie sont le tueur numéro un des petites entreprises. Le maintien ou l’amélioration de votre flux de trésorerie est crucial pour que les choses continuent de fonctionner en attendant que les comptes clients obtiennent et traitent les paiements de vos clients.

La gestion de trésorerie consiste essentiellement à utiliser de manière optimale le fonds de roulement de votre entreprise en:

• Minimiser l’excédent de trésorerie disponible;
• Équilibrer les entrées et les sorties de trésorerie de manière précise et complète;
• S’assurer que toute la trésorerie est dépensée en vue d’un retour sur investissement maximal (ROI) et d’une création de valeur (c’est-à-dire en optimisant le ratio de rotation du fonds de roulement); et
• Maintenir un fonds de roulement suffisant pour couvrir les obligations financières de l’entreprise avec suffisamment de surplus pour gérer les dépenses imprévues et profiter des opportunités d’investissement. Cela nécessite d’équilibrer la liquidité des entreprises par rapport au coût d’opportunité.
  • Pour déterminer un solde de trésorerie optimal, les entreprises doivent identifier, suivre et atténuer les risques associés à leur solde de trésorerie cible.
  • Ils doivent également tracer le retour sur investissement attendu et le coût d’opportunité pour diverses options, par exemple payer les factures des fournisseurs tôt pour capturer les remises plutôt que d’avoir plus d’argent en main et d’effectuer des paiements lorsqu’ils sont dus.
  • Une formule simple que les entreprises peuvent utiliser pour calculer le coût d’opportunité est la suivante :
    Coûts de transaction + Exposition potentielle au Risque Créée Par le Maintien d’un Solde de trésorerie Minimal = Coût d’opportunité pour ce solde.

Pour effectuer ces tâches critiques, vous avez besoin à la fois d’une compréhension claire de l’importance de vos flux de trésorerie et d’une approche réaliste, détaillée et axée sur les données. Sans une stratégie formalisée de gestion du fonds de roulement, un système d’évaluation et d’amélioration de la performance à l’aide de métriques ou une adhésion complète de votre organisation à tous les niveaux, les problèmes de trésorerie peuvent s’avérer fréquents et frustrants.

Lier une gestion disciplinée des flux de trésorerie aux objectifs plus vastes de l’entreprise en matière de croissance, d’innovation, de marges bénéficiaires et de compétitivité contribuera grandement à encourager les membres de l’équipe à tous les niveaux à se mettre sur la même longueur d’onde.

Meilleures pratiques pour une gestion efficace des flux de trésorerie

1. Investissez dans une Solution logicielle

De l’optimisation de votre cycle de conversion de trésorerie au calcul et à l’optimisation des jours créditeurs (p. ex., chiffre d’affaires des comptes fournisseurs), chaque partie de l’amélioration de votre flux de trésorerie est plus facile et plus efficace avec l’aide d’une solution d’approvisionnement à payer de premier ordre comme Planergy.

L’intelligence artificielle (IA), l’automatisation des processus et la gestion et l’analyse avancées des données sont des composants essentiels des logiciels d’approvisionnement modernes. Armé de ces outils, vous pouvez:

• Capturez, organisez et analysez toutes vos données de dépenses pour une transparence, une précision et une exhaustivité maximales. La visibilité des dépenses est essentielle pour optimiser tous vos processus métier, mais elle est particulièrement importante pour la gestion des flux de trésorerie, car avoir des données erronées peut vous laisser avec des prévisions de flux de trésorerie inexactes — et sans suffisamment de liquidités pour couvrir vos coûts d’exploitation, payer les salaires ou payer les fournisseurs, sans parler de faire des investissements stratégiques ou de couvrir les urgences.
• Fournir un référentiel unique basé sur le cloud pour les données, avec un accès sécurisé et adapté aux rôles. Tout le monde peut accéder aux données dont il a besoin, au moment où il en a besoin, il est donc plus facile de prendre des décisions commerciales intelligentes pour la gestion des flux de trésorerie à court et à long terme.
• Intégrez votre logiciel de comptabilité, votre solution d’approvisionnement et d’autres applications dans un environnement logiciel cohérent avec une meilleure communication et une meilleure collaboration.
• Créer et appliquer des politiques qui encouragent des dépenses responsables et avisées et des décisions stratégiques intelligentes pour améliorer les flux de trésorerie au fil du temps.
• Créez des budgets, des prévisions et des projections de flux de trésorerie précis et complets, ainsi que des documents financiers de base tels que les états des revenus et des flux de trésorerie.
• Automatisez et optimisez les processus principaux des comptes fournisseurs, intégrez-les aux systèmes des fournisseurs et facilitez la collaboration avec les comptes clients pour vous assurer d’avoir une visibilité et un contrôle complets sur vos sorties et entrées de trésorerie. Ceci est particulièrement important pour raccourcir le cycle de conversion des espèces.
• Créez et suivez les mesures utilisées pour surveiller et rationaliser les processus liés à la gestion des entrées et des sorties de trésorerie, y compris :
  • Jours d’Encours des ventes (DSO)
  • Jours d’Inventaire en main (DIO)
  • Jours d’Encours à payer (DPO)

1. Créer une culture de trésorerie

Pour réussir à utiliser de manière optimale leur fonds de roulement, les entreprises doivent s’assurer que tout le monde, du PDG aux comptables des comptes créditeurs et débiteurs, comprend l’importance d’une gestion efficace des flux de trésorerie.

Les cadres supérieurs peuvent lancer le processus en fournissant non seulement des instructions, mais aussi un leadership et des conseils pour hiérarchiser une approche stratégique de flux de trésorerie positifs. Lier une gestion disciplinée des flux de trésorerie aux objectifs plus vastes de l’entreprise en matière de croissance, d’innovation, de marges bénéficiaires et de compétitivité contribuera grandement à encourager les membres de l’équipe à tous les niveaux à se mettre sur la même longueur d’onde.

Dans les départements de la comptabilité et des achats, l’élaboration et la mise en œuvre de politiques qui favorisent à la fois la discipline financière et des dépenses stratégiques centrées sur la valeur peuvent faciliter la mise en conformité, le suivi du rendement et l’identification des problèmes nécessitant des améliorations.

D’autres ministères et unités opérationnelles peuvent être incités à soutenir la discipline financière (et à gérer les dépenses de trésorerie avec attention) en reliant les primes, les budgets ou même les salaires des ministères aux objectifs de flux de trésorerie.

L’introduction d’outils logiciels qui simplifient les projections de flux de trésorerie, la budgétisation et les prévisions nécessaires à la poursuite de cette stratégie simplifiera encore les choses.

S’assurer que tout le monde est formé aux outils logiciels, comprend et accepte de se conformer aux politiques de gestion financière et des flux de trésorerie, et connaît leurs rôles et responsabilités dans la poursuite de la santé financière de l’entreprise fournira une dernière couche de renforcement nécessaire pour que tout le monde travaille ensemble vers un succès partagé et une meilleure gestion de la trésorerie.

1. Adoptez une approche proactive de la facturation

Même une entreprise rentable a besoin de liquidités pour accompagner les bons chiffres du bilan. La rationalisation de vos flux de facturation pour plus de précision et de rapidité permet de remettre vos factures entre les mains de vos clients le plus rapidement possible — et de verser de l’argent sur votre compte bancaire plus tôt.

Automatisez vos flux de facturation. Collaborez étroitement avec les clients pour vous assurer que chaque facture a un bon de commande correspondant afin de minimiser les exceptions, les rétrofacturations et les retards. Plutôt que de lier la dispersion des factures à un jour spécifique, envisagez de les envoyer chaque fois que vous atteignez une cible prédéfinie, par exemple un certain nombre de projets terminés.

1. Rationalisez votre gestion des stocks

Les stocks qui croupissent dans vos entrepôts ou entrepôts ne génèrent pas de revenus pour votre entreprise. Donner la priorité au stockage pour les vendeurs solides et mettre en place des systèmes pour liquider les stocks morts et minimiser ou éliminer les réorganisations au besoin.

1. Donnez la priorité à l’agilité, à l’amélioration continue et à la résilience de l’entreprise

Bien que l’économie mondiale soit définitivement un endroit extrêmement concurrentiel, votre concurrent le plus coriace pour atteindre des performances optimales sera toujours votre propre entreprise. Les entreprises qui tournent le microscope sur elles-mêmes pour évaluer et améliorer les pratiques commerciales (y compris les opérations commerciales, les activités financières, le sourcing stratégique, etc.) peuvent couper la graisse tout en trouvant de nouvelles façons d’extraire de la valeur de leurs flux de travail.

Pratiquer des achats agiles et prioriser la résilience de la chaîne d’approvisionnement facilitera non seulement le suivi des données financières et rationalisera vos flux de travail, mais éliminera également le gaspillage, les erreurs humaines et les retards coûteux tout en garantissant à votre entreprise une assise flexible qui favorise la rentabilité tout en se protégeant des perturbateurs (isolant davantage votre solde de trésorerie des turbulences inattendues).

Le résultat net est une organisation plus maigre et plus ciblée qui peut plus facilement mettre en œuvre la discipline financière dans ses processus opérationnels et tirer parti du fonds de roulement de manière beaucoup plus efficace.

1. N’hésitez pas à financer

Le financement à court terme et à long terme peut être extrêmement utile pour fournir une injection d’argent lorsque vous en avez le plus besoin ou que vous souhaitez profiter d’une opportunité d’investissement exceptionnelle.

Le financement à court terme, comme une marge de crédit, peut vous aider à combler rapidement l’écart lorsque vous avez besoin de fonds de roulement. Mieux encore, vous pouvez établir une marge de crédit avec votre prêteur avant d’en avoir besoin. Cela vous procure non seulement une tranquillité d’esprit supplémentaire, mais peut potentiellement générer un taux d’intérêt plus favorable puisque vous négociez lorsque vous êtes à la chasse d’eau plutôt que de vous présenter à votre institution financière avec votre chapeau à la main (pour ainsi dire).

Les propriétaires de petites entreprises et les startups peuvent certainement profiter d’autres options de financement à court terme telles que les cartes de crédit, à condition de tracer une ligne claire et lourde entre le personnel et le professionnel en établissant un compte bancaire et des cartes de crédit distincts pour l’entreprise.

Garder les choses séparées vous permet également d’intégrer plus facilement vos achats par carte de crédit d’entreprise à votre système de gestion globale des dépenses, fournissant des informations précieuses que vous pouvez utiliser pour affiner votre gestion des flux de trésorerie et réduire votre dépendance au plastique dans les prévisions de flux de trésorerie futurs.

Le financement à long terme est une meilleure option que le fonds de roulement lorsque vous investissez dans des achats importants tels que l’équipement de fabrication, l’immobilier, etc. Vous pouvez espacer les paiements et la dépréciation sur la durée de vie de l’actif, et bien que vous deviez garder un œil sur les taux d’intérêt, votre position de trésorerie sera beaucoup plus forte.

1. Équilibrez la Carotte avec le bâton

Créer une politique de collecte claire et complète est essentiel pour garder votre flux de trésorerie sous contrôle. Formalisez vos conditions de paiement, clarifiez les pénalités de retard et assurez-vous de distribuer la dernière version de votre police à tous vos clients ainsi qu’à votre personnel à intervalles réguliers.

Vous pouvez intégrer votre processus de recouvrement à vos flux de travail des comptes clients pour surveiller les dates d’échéance et les montants et émettre automatiquement des rappels de recouvrement. Cela encouragera le paiement rapide tout en gardant les choses amicales (ou au moins professionnelles) avec les clients.

C’est le bâton. La carotte se présente sous la forme de remises pour paiement anticipé. Les remises peuvent vous aider à récolter plus d’argent, plus rapidement, même si vous recevez un peu moins de chaque client profitant de la remise. Sacrifier 5% ou 10% d’une facture pour obtenir l’argent en main dans les 10 jours en vaut la peine si cela vous évite de contracter un prêt à court terme et de payer des frais d’intérêt élevés.

Assurez-vous que votre fonds de roulement fait son travail

Pour survivre sur le marché concurrentiel d’aujourd’hui, vous devez faire battre le cœur financier de votre entreprise avec un flux constant de liquidités bien gérées. Créez une culture de la pleine conscience des flux de trésorerie, investissez dans une solution logicielle fiable et complète, et développez et mettez en œuvre des stratégies efficaces de prévision et de gestion des flux de trésorerie dès aujourd’hui, et vous disposerez des ressources dont vous avez besoin au moment de payer les factures, d’effectuer des investissements stratégiques et de couvrir les urgences qui présentent un risque pour la santé financière de votre entreprise.