Structure de Gouvernance et Comité Directeur en Gestion de Projet

Un comité directeur (parfois appelé “équipe de gouvernance de projet”) est un groupe de personnes qui sont responsables de la supervision, de l’exploitation et de la réalisation des projets, des programmes et des portefeuilles. Ils clarifient les décisions sur la manière dont le champ de travail convenu peut être rempli.

Les comités directeurs supervisent le processus d’exécution et établissent des politiques et des procédures de gouvernance de projet pour aider les équipes de projet à s’assurer que les projets restent sur la bonne voie et produisent les résultats souhaités. Il concilie les différences et les questions conflictuelles dans les rôles et les responsabilités des parties prenantes et veille à ce que tous les produits livrables soient de qualité et répondent à la portée convenue. Un comité de gouvernance de projet est efficace lorsqu’il assure la livraison rapide et efficace de résultats satisfaisants.

Dans cet article, nous définirons le terme ” comité de pilotage ” pour la gestion de projet et décrirons les rôles et les composantes habituellement impliqués dans les structures de gouvernance de projet.

Qu’est-ce qu’un Comité de Pilotage en Gestion de projet ?

Un comité directeur de projet (ou “conseil de projet”) est une autorité décisionnelle supérieure au sein de la structure de gouvernance du projet qui se compose de cadres supérieurs et de dirigeants qui fournissent, examinent et surveillent l’orientation stratégique et les orientations stratégiques à l’équipe de projet et aux autres parties prenantes. Le comité de projet formule également des recommandations sur les approches de mise en œuvre et participe à la discussion des stratégies générales et des possibilités de planification et de mise en œuvre.

En règle générale, les principaux intervenants et les représentants de haut niveau des clients du projet sont membres d’un comité directeur de projet. Dans le cadre de gouvernance du projet, les membres du comité sont stratégiquement positionnés pour promouvoir efficacement les objectifs de leurs organisations respectives. La diversité rend généralement le conseil de gestion de projet flexible et améliore la prise de décision.

Qui peut être membre d’un comité de gouvernance de projet:

• Chef de projet
• Promoteur du projet
• Maître de projet
• Analyste d’affaires
• Représentants des clients

Certaines responsabilités des membres du comité directeur:

• Planification et examen stratégiques
• Vérification des modifications apportées au document d’analyse de rentabilisation
• Approbation de la Charte de projet pour l’exactitude et la conformité à l’Analyse de rentabilisation.
• Suivi et contrôle du projet
• Gestion de la relation et des conflits entre l’équipe d’exécution et les autres parties prenantes du projet
• Définition des politiques et procédures liées à l’exécution du projet
• Recommandation d’ajustements aux ressources et à leur allocation

Liste de contrôle de la charte de projet

Les bases d’un comité directeur sont généralement posées par la haute direction ou d’autres décideurs au sein d’une organisation. Souvent, ce sera un représentant de l’organisation qui a contribué à la vision originale du projet qui dirigera le comité.

Qu’est-ce qu’une Structure de gouvernance de projet?

Une structure de gouvernance de projet est un cadre d’autorité et de responsabilité qui détermine comment les parties prenantes d’un projet prendront, communiqueront et mettront en œuvre des décisions stratégiques et résoudront les problèmes qui se posent tout au long du cycle de vie du projet.

Des structures de gouvernance de projet efficaces aident les gestionnaires de projet à équilibrer les problèmes conflictuels et à prendre des décisions éclairées. Ces structures identifient les voies de communication, les droits de décision et les relations hiérarchiques pour les personnes qui approuvent les demandes de modification de la portée du projet, du budget ou du calendrier. Trois types de structure de gouvernance sont utilisés dans les projets et les programmes : centralisée, distribuée ou hybride. Les sections suivantes les décrivent plus en détail.

3 Modèles de gouvernance de projet

1. Centralisé

Une structure de gouvernance centralisée transfère toutes les décisions du comité directeur à l’équipe de projet et aux parties prenantes, et dans certains cas, dans la direction opposée également. Ce type de gouvernance est très courant dans les grands projets, où il y a peu de temps pour la coordination et le partage d’informations entre les comités.

Une autre raison d’adopter une structure de gouvernance centralisée est qu’elle fournit une orientation cohérente tout au long du cycle de vie du projet. Il s’assure que le projet est sur la bonne voie et respecte la portée convenue des travaux. Un autre avantage est qu’il simplifie les communications et réduit les coûts et les risques.

3. Distribué

Contrairement à la gouvernance centralisée, les structures de gouvernance distribuées maintiennent le pouvoir décisionnel dispersé entre toutes les parties intéressées. Cela permet une plus grande flexibilité dans les décisions de projet tout en maintenant mieux la responsabilité.

Dans une structure de gouvernance répartie, le pouvoir décisionnel est maintenu entre les mains de l’équipe de projet, avec des examens périodiques effectués par le comité directeur. Dans un système de gouvernance distribuée, il n’y a aucun obstacle à des changements de portée ou de budget.

3. Hybride

Une structure de gouvernance hybride mélange les éléments positifs des modèles centralisés et distribués. Le comité directeur d’un modèle hybride agit comme un comité directeur interne; cependant, il est soutenu par un groupe consultatif externe (ou un groupe).

La structure hybride est le plus souvent utilisée dans des projets complexes en plusieurs phases qui nécessitent une prise de décision stratégique centrale dans les phases ultérieures du projet. L’objectif principal de ce type de gouvernance est de tirer parti des meilleures propriétés des autres types tout en évitant de graves lacunes.

Chemin critique dans la Gestion de projet – Définition, Méthode, Exemple MS Excel

6 Questions et réponses courantes

Ci-dessous, nous vous fournissons des réponses à certaines des questions les plus fréquemment posées sur le sujet.

1. Pourquoi créer un comité de pilotage dans les projets ?

Des comités directeurs sont formés afin de permettre au gestionnaire de projet de communiquer plus efficacement avec les principaux intervenants et de recevoir des informations plus opportunes et précises sur le processus de livraison que dans une structure de gestion de projet descendante traditionnelle.

2. Quelle est la taille idéale du comité de pilotage du projet ?

La taille idéale d’un comité directeur sur un projet est de 8 à 15 membres, mais il est recommandé que la taille du comité sur un projet ne dépasse pas 10 personnes.

3. Qu’est-ce que la réunion du comité directeur?

La réunion du comité directeur est un forum régulier au cours duquel le gestionnaire de projet communique avec les principaux intervenants pour examiner l’avancement des travaux, les calendriers, les dépenses, etc., et de répartir les responsabilités entre les membres de l’équipe.

4. Quel est l’objectif d’un cadre de gouvernance de projet?

Une structure de gouvernance de projet est nécessaire pour deux raisons principales: (1) aider à s’assurer que les projets produisent des résultats acceptables dans les délais impartis et (2) aider à protéger les promoteurs des risques associés aux trois étapes de tout projet – la planification, la livraison et la clôture.

5. Quelle devrait être la composition d’un comité de pilotage de projet ?

La composition d’un comité de pilotage variera en fonction du type de projet, et elle serait basée sur les éléments suivants:

• Sponsor du projet: Il s’agit du propriétaire du projet et est responsable de l’obtention des engagements des sponsors pour le financement et la mise en œuvre des projets.
• Chef de projet: Le Chef de projet est chargé de mettre en œuvre les objectifs et la vision communiqués par le parrain en tâches exploitables qui peuvent être réalisées dans les délais et dans les limites du budget.
• Gestionnaire de portefeuille de projets : Cette personne est responsable de l’évaluation des projets d’immobilisations en fonction de leur capacité à générer de la valeur opérationnelle. Il / elle devrait être capable de comprendre les moteurs commerciaux des projets d’immobilisations, de prendre des décisions de compromis appropriées entre les projets et d’accepter ou de rejeter de nouveaux projets en fonction de leur adéquation au portefeuille. Ce rôle est également chargé de communiquer les priorités stratégiques au promoteur et au gestionnaire de projet.

6. Une différence entre la structure de gouvernance du projet et le bureau de gestion de projet?

Il n’y a pas de différence apparente entre les deux. Cependant, le premier a plusieurs significations. Il est plus probable que cet article décrive ce qu’est la structure de gouvernance du projet et à quoi elle peut servir. En savoir plus sur le cabinet du premier ministre.