Suivi du temps et gestion du temps: 9 étapes pour facturer Plus d’heures

En 2020, 64,6 millions de pigistes travaillaient rien qu’aux États-Unis. D’ici 2028, ce nombre devrait atteindre 90,1 millions. En bref, la pige devient un moyen plus courant que jamais de gagner sa vie avec liberté et flexibilité. La clé d’une carrière de pigiste réussie (lire: lucrative)? Gestion efficace du temps.

Être capable de gérer avec succès votre temps en tant que pigiste ne signifie pas seulement que vous êtes excellent dans la définition d’objectifs, cependant. Cela signifie également que vous enregistrez plus d’heures facturables avec vos clients en gardant une trace du temps productif et en signalant ce temps dans un format clair et précis.

Le défi est que les pigistes peuvent souvent être pris dans un travail improductif – qu’il s’agisse de temps perdu sur des tâches “administratives” (comme vérifier inutilement votre boîte de réception), de temps passé sur les médias sociaux ou de flux de travail inefficaces qui drainent votre temps et votre attention d’un flux vraiment productif.”

Alors que nous commençons une nouvelle année (à 2020!!!), nous prenons un certain temps pour réinitialiser nos habitudes de vie professionnelle – à savoir, notre capacité à facturer plus d’heures (et à gagner plus d’argent).

Jetez un coup d’œil à notre liste complète d’étapes pour vous aider à facturer plus d’heures en 2021 – et à développer une carrière de pigiste plus réussie.

9 Étapes pour facturer plus d’heures

La clé pour facturer plus d’heures et une bonne gestion du temps? Stratégie, stratégie, stratégie.

Voici 9 conseils de gestion du temps pour commencer à postuler aujourd’hui pour mieux gérer votre temps, éliminer vos tâches et, finalement, facturer plus d’heures avec les clients.

De nombreux pigistes manquent en fait beaucoup d’heures facturables car ils ne parviennent pas à utiliser le suivi automatique du temps. Le suivi manuel du temps entraînera presque toujours une sous-estimation des heures facturables, mais le suivi automatique du temps peut aider les professionnels en solo à capturer avec précision toutes les heures et minutes de travail avec précision.

Non seulement cela, mais le suivi automatique du temps peut aider les pigistes à créer des factures plus précises sans perdre des heures à vérifier rétroactivement leur travail. Le résultat final ? Plus d’heures facturables et de temps économisé sur le travail et l’administration.

Timing est une plate-forme de suivi automatique du temps qui suit automatiquement toutes les heures et minutes de travail, aucune connexion / déconnexion ou minuteries manuelles nécessaires. Le timing ne fera pas que suivre les heures et les minutes; il classera avec précision ces heures et minutes pour créer un outil de gestion de projet efficace pour les pigistes.

À la fin de chaque journée de travail, vous pouvez consulter l’onglet Avis (ci-dessous) pour voir a) le nombre d’heures et de minutes que vous avez consacrées à diverses tâches, projets et clients, et b) dans quelle mesure vous êtes resté sur la tâche tout au long de la journée (et lorsque vous avez terminé vos tâches).

Le timing génère automatiquement des factures basées sur les résultats du suivi du temps – créant un système de facturation pratique et fiable que les pigistes peuvent utiliser pour signaler le temps… et surtout, être payés (nous vous expliquerons plus en détail dans le conseil #8).

Chez Timing, nous sommes tous à la recherche d’une excellente gestion du temps. Nous croyons que bien gérer son temps ne commence pas seulement par des compétences; cela commence par la mise en œuvre des bons outils pour vous donner les bases du succès.

#2. Apprenez à faire “un travail profond.”

L’auteur et professeur Cal Newport est l’innovateur du “travail en profondeur” – une théorie et une stratégie derrière la réalisation de votre meilleur travail d’une manière efficace et productive. Selon Newport, “Le travail en profondeur est la capacité de se concentrer sans distraction sur une tâche cognitive exigeante.”

L’idée de Newport pour une meilleure gestion du temps est simple mais profonde: Plutôt que de se laisser prendre à ignorer intentionnellement les distractions, embrassez simplement le contraire. Le contraire d’être dans un état de distraction est un “travail profond”, et au 21e siècle, ce genre de concentration équivaut à avoir une superpuissance.

En ce qui concerne la pige, bien sûr, un travail en profondeur peut être transformateur. En apprenant à se concentrer en profondeur, les solopreneurs peuvent réaliser leur meilleur travail en un temps efficace – et par conséquent, produire plus d’heures facturables. Cliquez Pour Tweeter

Un travail en profondeur nécessite une intentionnalité. Voici des conseils pour entrer dans la zone:

• Évitez les médias sociaux. Soyons honnêtes : les médias sociaux sont l’ennemi d’une bonne gestion du temps. Soyez prêt à fermer vos comptes et à regarder votre productivité grimper en flèche.
• Pratiquez l’ennui. Une partie de la raison pour laquelle nous sommes distraits est que nous refusons de nous ennuyer. Adopter des moments silencieux et sans distraction peut finalement nous aider à mieux rester concentrés au travail.
• Arrêtez les tâches de commutation. L’une des clés d’un travail en profondeur est de rester concentré sur une seule tâche pendant une période prolongée. Résistez à l’envie d’ouvrir de nouveaux onglets et restez concentré sur la tâche à accomplir.

Au bout du compte, maîtriser le travail en profondeur ne consiste pas seulement à être plus productif et à facturer plus d’heures. Cela peut également vous aider à atteindre un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée – et même une carrière plus épanouissante.

#3. Éliminez les distractions.

De nombreux pigistes travaillent à domicile et, par conséquent, peuvent faire face à une foule de distractions uniques en dehors des “pings” sur leur smartphone. Les tâches ménagères, les animaux domestiques, les colocataires et le bruit du quartier peuvent tous devenir des distractions pour le pigiste de la FMH, ce qui constitue un obstacle important à une bonne gestion du temps.

Pour produire plus d’heures facturables – et pour se mettre dans un état de travail approfondi, comme décrit ci-dessus – les pigistes peuvent éliminer les distractions en utilisant les stratégies suivantes:

• Choisissez un lieu de travail cohérent – de préférence aussi loin que possible de la distraction. (Tout le monde n’a pas de bureau à domicile, mais une table de cuisine propre et des écouteurs antibruit aident!)
• Mettez votre téléphone en mode avion pendant que vous effectuez votre travail le plus difficile ou le plus difficile.
• Bloquez les sites Web ou les applications qui peuvent devenir des “trous de lapin” pour vous, comme les sites d’information ou YouTube (Focus est un excellent outil pour bloquer stratégiquement les distractions).
• Faites de courtes pauses. Donner à votre cerveau de courtes pauses de 10 à 20 minutes peut en fait vous aider à rester plus concentré pendant de plus longues périodes. Au lieu de regarder votre iPhone, cependant, faites une courte promenade à l’extérieur ou réservez du temps pour vous étirer.
• Soyez vigilants ! En fin de compte, rester concentré est autant une discipline pure qu’une stratégie. Prenez la décision de ne pas vous laisser distraire et de vous y tenir.

Enfin, restez responsable de ne pas vous laisser distraire en vérifiant votre gestion du temps sur le timing. Tout comme le timing affichera vos heures et minutes productives, il montrera également où vous avez perdu du temps (par exemple, YouTube ou Facebook). Lorsque vous avez identifié des puits de temps spécifiques, planifiez de les éliminer à partir du jour de travail (ou de la semaine de travail) suivant. Vous pouvez même vous fixer des objectifs pour éliminer complètement ces distractions de votre journée de travail– créant ainsi une journée de travail plus efficace et potentiellement plus courte.

Si vous souhaitez en savoir plus sur la façon de rester sur la bonne voie tout en travaillant à domicile, lisez nos articles sur “Utiliser le suivi du temps pour rester concentré à la maison” ou comment “Augmenter votre productivité: Éliminez les Puits de temps & Projets inachevés.”

#4. Établissez des priorités.

L’une des clés négligées d’une meilleure gestion du temps est la capacité de fixer des priorités.

Trop souvent, nous pouvons être submergés de demandes “urgentes” mais sans importance, telles que répondre à un e–mail spécifique ou apporter une modification à un document. Au lieu de les mettre de côté stratégiquement pour se concentrer d’abord sur des tâches importantes, nous leur permettons de dominer notre utilisation du temps. Au moment où nous “éteignons les feux”, il nous reste peu de temps ou d’énergie pour atteindre nos objectifs initiaux.

La matrice d’Eisenhower est une approche de hiérarchisation qui peut permettre aux pigistes de diviser leurs tâches en quatre quadrants: tâches importantes et urgentes; tâches importantes mais non urgentes; tâches sans importance mais urgentes; et tâches sans importance et non urgentes.

L’idée, inventée par le président américain Dwight Eisenhower, est que la plupart des gens sont réellement aspirés dans des tâches urgentes (décrites ci-dessus). En résistant à l’envie de répondre à l’immédiateté plutôt qu’à l’importance, nous pouvons finalement accomplir beaucoup plus, et surtout, faire un travail productif.

Par exemple, lorsque vous regardez votre emploi du temps pour la journée, vous pouvez noter les tâches / projets /responsabilités suivants:

• Priorité no 1: Terminer le projet A pour le client X – un projet bien rémunéré qui doit être terminé dès que possible pour respecter une date limite spécifique. Nécessite plusieurs heures de “travail profond.”
• Priorité #2: Client de messagerie Y à propos de l’augmentation des taux – une tâche non urgente mais importante; affectera votre taux de rémunération le mois prochain, devrait donc être terminé bientôt.
• Priorité #3: Organiser la feuille de calcul Z – une tâche non urgente et sans importance. Affectera votre organisation à long terme.

En utilisant l’approche Eisenhower, vous pouvez réfléchir à la façon dont vous voulez “diviser et conquérir” ces tâches de travail tout au long de la journée (dans ce cas, par exemple, vous vous concentreriez d’abord sur la priorité #1).

En réfléchissant ainsi aux obligations et aux responsabilités, les pigistes peuvent apprendre à établir des priorités plus stratégiques – et, en fin de compte, à mieux facturer plus d’heures.

#5. Soyez stratégique lorsque vous vérifiez votre boîte de réception.

Une étude publiée par Forbes affirme que la personne moyenne vérifie sa boîte de réception 15 fois par jour. Mais lorsque ce nombre a été réduit à seulement 3 fois par jour, le travailleur a connu des niveaux de stress réduits.

Non seulement cela, mais certaines des personnes les plus productives (et les plus prospères) du monde sont hautement stratégiques et sélectives quant à la façon dont elles “font” le courrier électronique. Le PDG de LinkedIn, Jeff Weiner, par exemple, évite d’envoyer des e-mails afin de pouvoir recevoir moins d’e-mails. Et le PDG d’Intuit, Brad Smith, ne touche chaque e-mail “qu’une seule fois” pour l’aider à atteindre rapidement la boîte de réception zéro chaque jour.

La ligne de fond? Bien que la vérification de votre boîte de réception puisse sembler une tâche importante et productive, il ne s’agit généralement que d’un gain de temps. Les gens qui réussissent le savent – et refusent de laisser leurs boîtes de réception leur priver de temps pour des tâches plus importantes.

Voici quelques stratégies pour réduire la vérification de votre boîte de réception de courriels, ce qui vous permet de consacrer plus de temps à un travail approfondi et à des heures productives et facturables:

• Planifiez une heure pour vérifier votre e-mail. Par exemple, vous voudrez peut-être vérifier votre boîte de réception au début de votre journée de travail, à la mi-journée, puis une fois de plus à la fin de votre journée.
• Fermez l’onglet Boîte de réception. Un hack simple consiste à garder l’onglet de votre boîte de réception fermé. Cela vous aide à vous concentrer sur la tâche à accomplir, plutôt que le rappel tentant que vous pourriez avoir un nouvel e-mail qui vous attend.
• Répondez immédiatement aux e-mails. Prenez l’habitude de répondre rapidement aux e-mails. Vous pouvez même conserver une liste de réponses courtes pour faciliter et accélérer l’envoi et la réponse.

Enfin, vous pouvez utiliser le timing pour rester responsable de passer un minimum de temps dans votre boîte de réception. Encore une fois, vérifiez simplement votre onglet Avis à la fin de chaque journée pour vérifier le nombre de minutes (ou d’heures) que vous avez passées dans votre boîte de réception.

#6. “Avalez une grenouille” le matin.

Il est probable que la plupart de vos journées de travail en tant que pigiste impliquent au moins une tâche difficile, que ce soit le montage d’une vidéo, la rédaction d’un long article de blog ou le codage d’une fonctionnalité spécifique pour une application personnalisée. Bien qu’il puisse être tentant de passer votre matinée à s’attaquer à des tâches plus faciles – comme répondre à un e–mail ou facturer des clients – vous feriez mieux de tirer le meilleur parti de votre énergie en vous engageant d’abord dans votre tâche la plus difficile.

Même si vous n’êtes pas une personne “matinale”, certains thèmes communs sont vrais pour la plupart d’entre nous dans le matin. Une fois que nous sommes sortis de notre “état de sommeil”, nous avons tendance à avoir plus d’énergie le matin. Nous n’avons pas encore été submergés par la soi-disant fatigue décisionnelle, et nous abordons les problèmes dans un nouvel état mental.

Enfin, le matin a tendance à être une période de la journée plus calme – à l’intérieur et à l’extérieur de votre espace de travail – et moins susceptible de vous distraire.

La ligne de fond? En utilisant bien le matin, vous êtes plus susceptible d’accomplir un travail productif – et d’horloge en heures facturables.

Pour vérifier à quel point vous êtes productif le matin, vous pouvez consulter l’onglet Aperçu du calendrier pour voir à quel point vous êtes actif / productif au petit matin. Vous pouvez également définir des rappels de calendrier pour vous envoyer un ping sur des tâches spécifiques dans l’AM.

Dans tous les cas, adoptez une approche structurée pour faire votre meilleur travail en premier – et vous êtes susceptible de terminer les tâches plus rapidement.

#7. Déléguez ou externalisez des tâches de faible valeur.

En tant que pigiste, votre valeur en tant que professionnel réside dans votre capacité à faire exactement ce pour quoi vous êtes payé, que ce soit pour écrire, éditer, concevoir, coder, filmer ou gérer.

Cela étant dit, ne laissez pas vos heures et minutes de travail se consacrer à des tâches de faible valeur qui a) ne génèrent pas de revenus et b) épuisent votre énergie et vos efforts. Cela peut inclure la gestion de la communication client, la gestion des comptes de médias sociaux ou des tâches administratives de base sur différents outils logiciels. Au lieu de cela, envisagez d’externaliser ces tâches de base à un assistant virtuel (VA) ou à un autre pigiste (comme un gestionnaire de médias sociaux).

En fin de compte, vous économiserez de l’argent en étant en mesure d’accomplir un travail de grande valeur… et de produire plus d’heures facturables.

#8. Automatisez la facturation.

L’automatisation des processus administratifs peut également vous aider à gagner du temps et à réserver de l’énergie pour un travail plus productif.

Créer un processus pour automatiser la facturation, par exemple, vous fera gagner du temps et vous aidera à être payé avec précision et à temps. Trop souvent, les pigistes essaient de prendre le contrôle de leurs propres processus de facturation en gardant manuellement une trace des heures et des minutes de travail. Il en résulte généralement moins d’heures facturables, des factures non spécifiques et un casse-tête administratif passé à essayer de reconstituer un mois de travail.

En utilisant la synchronisation, vous pouvez automatiser votre facturation en générant des rapports détaillés basés sur des résultats de suivi automatique du temps. Vous pouvez regrouper votre travail selon différents délais; choisissez le suivi du temps pour qu’il soit détaillé et spécifique ou plus général; et même exporter votre rapport fini dans une variété de formats (y compris JPG, PDF, CSV, etc.).

En fin de compte, l’utilisation de ce processus pour facturer les clients permet non seulement une meilleure gestion du temps, mais vous aide également à offrir une meilleure expérience à vos clients.

#9. Arrêtez de tergiverser.

Notre dernier conseil? Arrêtez de tergiverser.

Vous pouvez utiliser les bons outils, stratégies et systèmes, mais si vous ne surmontez jamais la procrastination, vous ne serez jamais bon en gestion du temps. Comme tout pigiste le sait, la clé ultime pour bien gérer son temps est simple: l’autodiscipline.

Voici quelques tactiques mentales pour éviter la procrastination:

• Ne vous sentez pas coupable de tergiverser. Une attitude autodestructrice ne fera qu’aggraver le problème. Engagez-vous simplement à le faire différemment.
• Récompensez-vous de petites manières pour effectuer des tâches immédiatement. Dites-vous qu’une fois que vous avez accompli une tâche, vous pouvez faire une courte pause ou acheter une tasse de café.
• Évitez la surréservation. Se sentir dépassé par un horaire chargé ne peut que rendre plus tentant de tergiverser.

En fin de compte, la procrastination est une habitude. Éliminez l’habitude de remettre les choses à plus tard, et vous ne le considérerez même plus comme une option. À son tour, vous connaîtrez une augmentation significative de la productivité, une meilleure gestion du temps et même un meilleur équilibre travail-vie personnelle.

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Le suivi automatique et précis du temps change la donne pour les pigistes. Il élimine le fardeau de l’enregistrement et de la déclaration de vos propres heures et minutes de travail, et produit de meilleurs résultats pour vous et votre client. Non seulement cela, mais cela vous aide à obtenir un aperçu clair et précieux de vos habitudes de travail pour vous aider à améliorer vos compétences en gestion du temps – et votre capacité à gagner un revenu élevé.

Comme expliqué ci-dessus, Timing est une plate-forme de suivi automatique du temps qui peut vous aider à utiliser ces conseils de gestion du temps. Pour essayer le chronométrage gratuitement – et voir comment il peut transformer votre productivité – cliquez ici.