Systèmes de suivi des commandes pour Votre Entreprise

Si vous êtes une entreprise de commerce électronique ou une autre entreprise qui livre régulièrement des marchandises aux clients, ou si vous commandez régulièrement des marchandises auprès de fournisseurs, la mise en place d’un système de suivi des commandes offre des avantages tangibles instantanés. Non seulement vous serez en mesure de suivre vos propres commandes de fournisseurs beaucoup plus efficacement, mais les clients apprécient de savoir où se trouvent leurs marchandises et combien de temps ils mettront pour y arriver.

Cet article donne un aperçu du suivi des commandes; couvrant si cela convient à votre entreprise, les différents systèmes disponibles et quelques contacts utiles pour vous aider à démarrer.

Quels sont les avantages du suivi des commandes ?

Un système de suivi des commandes est un système qui suit les marchandises depuis le moment où la commande est passée jusqu’au moment où elles sont livrées physiquement au lieu de destination. Différents systèmes offrent des avantages différents, mais dans l’ensemble, certains des avantages que vous pouvez attendre du suivi des commandes sont une perception de professionnalisme, de rentabilité et d’avantages supplémentaires pour les clients et les fournisseurs.

Comme les clients et les fournisseurs peuvent vérifier eux-mêmes où se trouve leur commande, votre entreprise sera perçue comme transparente, digne de confiance et professionnelle. Et le suivi des commandes est une situation gagnant-gagnant pour les fournisseurs et les clients, car ils bénéficieront également de savoir où se trouvent leurs marchandises dans le processus pour les mêmes raisons que vous. La création d’une telle situation gagnant-gagnant est plus susceptible de conduire à des affaires répétées à l’avenir.

Enfin, lors de la commande auprès de fournisseurs, un système de suivi des commandes peut être intégré aux systèmes de contrôle des stocks et des stocks – vous garantissant de savoir exactement ce que vous avez à tout moment et de ne commander que ce dont vous avez besoin.

Le suivi des commandes est-il adapté à mon entreprise?

Globalement, vous avez deux options en matière de suivi des commandes. Celui que vous choisissez dépend des exigences de votre entreprise. Voici un aperçu:

Suivi des commandes intégré offert par les coursiers traditionnels

Presque tous les principaux services de messagerie offrent un service de suivi des commandes dans le cadre de leur service de livraison général. Si vous avez seulement un besoin de base pour le suivi des commandes – par exemple, vous souhaitez informer les consommateurs de l’emplacement de leurs produits après avoir commandé sur votre site Web – cette option est susceptible d’être judicieuse. Vos options dans ce domaine sont soit un suivi des commandes sur le site Web du courrier, soit un système de suivi des commandes de commerce électronique.

La plupart des coursiers traditionnels offrent un suivi des commandes sur le site Web du coursier dans le cadre de leur service de base. Vous devrez configurer un service de messagerie pour donner aux clients le numéro de suivi et d’autres détails dont ils ont besoin pour voir l’état de livraison de leurs produits sur le site Web du transporteur.

De même, la plupart des logiciels de panier d’achat en ligne dignes de ce nom devraient pouvoir intégrer le suivi des commandes par messagerie dans le processus de vente, de sorte que les clients n’ont qu’à visiter votre propre site Web pour voir où se trouve leur commande. Vérifiez si votre propre logiciel de panier d’achat offre cela.

Suivi intégré des commandes

Cela devrait être votre option si vous avez des besoins de suivi des commandes plus avancés, généralement lorsqu’ils sont liés à des processus en plusieurs étapes ou que vous souhaitez garder le contrôle de l’inventaire. Les fonctionnalités particulières incluent la gestion des stocks en temps réel, ce qui signifie que si vous avez un article en rupture de stock, vous pouvez voir exactement quand vous devez le commander et combien de temps cela prendra.

Un système intégré comprend également des contrôles d’état, vous pourrez vérifier exactement où se trouve un article dans la chaîne d’approvisionnement, comme dans l’entrepôt, en transit ou en production; et des historiques de commandes – les systèmes de suivi des commandes les généreront automatiquement, ce qui peut être utile pour des audits et à d’autres fins.

Comment puis-je choisir et intégrer le bon système de suivi des commandes pour mon entreprise?

Lorsque vous avez décidé si votre entreprise est plus adaptée à un système de suivi des commandes intégré ou intégré, l’étape suivante consiste à choisir le bon système et à l’intégrer à votre entreprise.

Mise en place d’un système de suivi des commandes intégré

Si vous n’avez besoin que d’un suivi des commandes intégré, la première chose à faire est de trouver des codes de commande ou des numéros de catalogue pour chaque produit et service que vous envisagez de vendre. Après cela, choisissez une entreprise de messagerie et suivez leur propre processus pour vous mettre en place.

Assurez-vous de vérifier combien de temps le coursier que vous avez choisi prend pour livrer les commandes et informez vos clients de ces délais probables. Enfin, mettez en place un système qui envoie par e-mail aux clients les détails dont ils auront besoin pour suivre leurs commandes (numéros de catalogue, quelle entreprise de messagerie livre et combien de temps cela prendra) dès que les articles sont expédiés.

Les courriers populaires au Royaume-Uni incluent:

• Royal Mail
• DHL
• UPS
• Parcelforce
• FedEx

Mise en place d’un système de suivi des commandes intégré

Pour le suivi des commandes intégré, le système est un peu plus complexe. Vous devez d’abord essayer un suivi de commande de base via un courrier traditionnel pour voir comment cela fonctionnera dans la pratique avant de vous engager dans un système intégré.

Après cela, effectuez une analyse coûts-avantages pour voir si l’investissement apportera les avantages tangibles dont vous avez besoin. En particulier, examinez les avantages de la satisfaction de la clientèle, dans quelle mesure les délais seront réduits, comment vous pourriez bénéficier d’une amélioration des informations de gestion, le coût du système au cours de sa durée de vie, y compris la maintenance continue et le coût de toute formation spécialisée ou embauche supplémentaire qui pourrait être nécessaire.

Enfin, évaluez vos options (voir ci-dessous) pour des services intégrés de gestion de la chaîne d’approvisionnement et voyez celles qui correspondent le mieux aux besoins de votre entreprise. Lorsque vous vous êtes installé sur un système, mettez un ordre de pilote afin de pouvoir suivre de près le processus et voir s’il fonctionne.

Intégrez enfin le système dans tous les aspects de votre entreprise qui seront affectés et envisagez de faire correspondre vos propres systèmes avec ceux de vos fournisseurs pour vous offrir des avantages à tous les deux.

Comme point de départ, consultez ce qui suit:

• Descartes
• Concentra
• Bocal à poissons