Tests de non-discrimination: 401 (k) conformité

Chez Human Interest, nous travaillons quotidiennement sur des tests de non-discrimination (END) pour les petites entreprises. Nous surveillons tous les comptes de nos clients pour les avertir lorsqu’ils risquent d’échouer et nous les aidons à mettre en place des plans qui les empêchent d’échouer en premier lieu, tout compris. Cela peut être délicat, et comme nous n’avons pas trouvé de bonne ressource qui explique toutes les composantes de la CND de manière simple et directe, nous avons décidé de créer notre propre guide!

Si vous êtes complètement nouveau dans le monde des CND, nous vous recommandons de commencer par lire les sections ci-dessous pour comprendre les bases. Nous approfondissons plus en détail la façon d’effectuer des CND et des sous-sujets plus onéreux dans notre article sur les plans Safe Harbor 401 (k).

Nous espérons que cela vous sera utile! Si vous cherchez à mettre en place un 401 (k) sur lequel vous pouvez vous sentir en confiance, contactez notre équipe et nous serons heureux de répondre à toutes vos autres questions.

Acronymes: NDT, SMB, HCE, NHCE, ADP, ACP

Nous utiliserons plusieurs acronymes dans notre procédure pas à pas des tests de non-discrimination. Pour plus de clarté, nous les avons listés ci-dessous (tous ces éléments sont expliqués plus en détail dans les sections suivantes):

• CND : Tests de non-discrimination

• PME : Petites et moyennes entreprises, généralement toute entreprise de moins de 100 employés

• HCE : Employé hautement rémunéré

• NHCE: Employé non hautement rémunéré

• Test ADP : Test du pourcentage de report réel

• Test ACP: Test de pourcentage de contribution réelle

Qu’est-ce que le test de non-discrimination?

Les tests de non-discrimination exigent que les employés d’un certain statut (employés hautement rémunérés et employés clés) restent dans un taux de cotisation spécifique, tel que déterminé par le taux de cotisation des NHCES. (Nous définirons ces termes et décrirons plus en détail les différents tests et approches ci-dessous.)

Ces tests mesurent les niveaux de participation des HCE et des NHCE afin de s’assurer que les plans ne sont pas trop utilisés par les HCE. Ces tests suivent les règlements fédéraux qui ont été établis pour chaque type de régime d’avantages sociaux, y compris les régimes de retraite. L’année du plan en question est souvent appelée ” année de détermination “.”

Alors que les tests se concentrent sur les niveaux de participation de tous les types d’employés au sein d’une organisation, plusieurs facteurs peuvent jouer un rôle dans cette participation — et si une entreprise réussit ou échoue aux tests de non-discrimination.

Pourquoi existe-t-il des tests de non-discrimination pour les plans 401(k)?

Étant donné que le gouvernement américain offre des avantages fiscaux substantiels grâce aux régimes d’épargne-retraite 401 (k), ils veulent s’assurer que les régimes ne profitent pas injustement aux propriétaires d’entreprises (employés clés) et aux HCE par rapport aux NHCE. Pour s’assurer qu’un régime 401(k) ne ” discrimine” pas ou ne favorise pas certains employés, il doit passer une série de tests annuels. Cette responsabilité incombe à l’entreprise qui offre le 401(k) à ses employés.

Alors que la plupart des grandes entreprises traditionnelles n’ont aucun problème à réussir, les tests n’ont pas été conçus pour les startups et les PME et peuvent être déroutants et difficiles à naviguer. Mais ne vous découragez pas — vous faites une excellente chose en offrant un 401 (k) à vos employés. Nous sommes là pour aider à rendre la partie conformité un peu moins intimidante. Sachez que l’IRS n’essaie pas de vous effrayer de la mise en place d’un 401 (k). En fait, le gouvernement encourage les employeurs à offrir des prestations de retraite au moyen de crédits d’impôt et de déductions (voir les articles sur l’impôt de cotisation de l’employeur 401(k) et le coût pour les employeurs 401(k)).

HCE (employés hautement rémunérés) et NHCE (employés nonhautement rémunérés)

Un HCE est techniquement défini comme un employé qui remplit l’une des qualifications suivantes, telles que définies par l’Internal Revenue Service:

• Propriété: Pour déterminer qui est un HCE en raison de la propriété, nous devons évaluer deux périodes: l’année du régime à l’essai (l’année de détermination) et l’année précédente (l’année de retour). Si un employé détenait plus de 5 % de la participation dans l’entreprise à un moment quelconque au cours de l’année de détermination OU de l’année de référence, peu importe le montant de la rémunération que cette personne a gagné ou reçu, cette personne est un HCE. Les employés liés à un ECH basé sur la propriété seront également traités comme des ECH (“liés” est défini par l’attribution familiale — conjoint, enfants, parents et grands—parents – mais PAS les beaux-parents, les frères et sœurs ou les petits-enfants).

• Rémunération: La rémunération est définie par l’IRS comprend les salaires et traitements, les primes, les pourboires et les avantages sociaux. Lorsque nous déterminons qui est un HCE en raison d’une compensation, nous ne prenons en compte la compensation que dans l’année de référence. Un employé sera un HCE basé sur la rémunération si sa rémunération annuelle au cours de l’année de référence était de 135 000 $ ou plus (si l’année précédente est 2021). Le régime peut limiter le nombre d’EMC en fonction de la rémunération en choisissant dans le document du régime d’utiliser le ” choix du groupe le mieux payé “, comme expliqué plus loin. Les HCE et les NHCE sont des catégories mutuellement exclusives, de sorte que tous les autres employés admissibles qui ne satisfont pas aux critères ci-dessus sont considérés comme des NHCE.

Par exemple, si le CND est exécuté pour l’année du plan 2021 (l’année de détermination), nous rechercherons des EFC en fonction de la rémunération versée en 2020 — et nous rechercherons des EFC en fonction de la propriété en 2020 et 2021.

Nouvelles embauches en milieu d’année: Gardez à l’esprit qu’un employé bien rémunéré ne sera pas un HCE sur la base de la rémunération de la première année d’embauche, car il n’a pas de rémunération au cours de l’année de retour. Donc, vous pourriez avoir plus de NHCEs que vous ne le pensez!

Note pour les entreprises lourdes HCE: Une distinction optionnelle de 20% supérieure est appelée “élection de groupe la mieux payée”.”Le “groupe le mieux payé” correspond aux 20% de rémunération les plus élevés de l’ensemble du groupe de participants. Cette caractérisation n’est normalement utilisée que lorsqu’il existe un nombre relativement important d’ECH. C’est un cas d’utilisation très spécifique, alors si vous avez des questions à ce sujet, faites-le nous savoir! Le document du régime doit inclure spécifiquement le choix du groupe le mieux payé avant de pouvoir être utilisé.

Employés clés

Indépendamment des distinctions HCE et NHCE, une personne est considérée comme un employé clé si l’une des qualifications ci-dessous est remplie pour l’année de détermination (l’année à l’essai pour le statut haut de gamme):

• Rémunération : Tout agent dont la rémunération annuelle est de 200 000 $ ou plus (pour l’année de détermination 2022; 185 000 for pour l’année de détermination 2021).

• Propriété OU relation : Tout employé qui possède plus de 5% de l’entreprise ou qui est directement lié à quelqu’un qui en possède.

• Propriété ET rémunération : Tout employé qui détient plus de 1 % de l’entreprise et gagne plus de 150 000 $ (non indexé).

Les approches standard: Test ADP et test ACP

Les tests ADP et ACP s’appliquent aux plans 401(k) “traditionnels” (c’est-à-dire les plans non sûrs).

Test du pourcentage de report réel (PDA)

Ce test compare le pourcentage moyen du salaire que les ECH participants reportent au pourcentage moyen que les ECH reportent. Ce pourcentage révèle à quel point chaque type d’employé est relativement engagé dans le régime en un coup d’œil. Ce test ne révèle pas le nombre total ou le pourcentage d’employés qui effectuent des reports. Au lieu de cela, il mesure le niveau d’engagement.

Il y a deux pourcentages que vous devez calculer:

1. Taux de cotisation annuel aux ECH : Regroupez les ECH et calculez le taux de report annuel moyen des employés en pourcentage de leur rémunération totale.

2. Taux de Cotisation Annuel au NHCE: Regroupez les non-ECH et calculez le taux de report annuel moyen des employés en pourcentage de leur rémunération totale.

Ce tableau représente une relation de cause à effet : le taux de cotisation annuel au NHCE détermine la contribution maximale autorisée pour le HCE. Par exemple, si le NHCEs a contribué 1%, le HCEs, en moyenne, ne peut contribuer que 2% (ou moins).

Une note sur le calcul des salaires des HCE par année précédente par rapport à l’année en cours : ” Année précédente ” signifie que le taux de report moyen des HCE pour l’année en cours (c.-à-d. l’année du régime à l’essai) sera comparée au taux de report moyen pour les EHN de l’année civile précédente. Ceci est généralement avantageux car vous connaîtrez la limite HCE à l’avance (voir le tableau dans la section Test ADP ci-dessus), plutôt que d’essayer de gérer une cible mobile qui change tout au long de l’année. Cependant, l’impact de toute augmentation de la participation due aux campagnes d’éducation ne sera reconnu que l’année prochaine.

Si vous configurez un nouveau 401 (k) qui utilise les tests de l’année précédente, vous n’aurez pas d'”année précédente” à comparer — ainsi, l’IRS vous permet de supposer 3% comme moyenne des employés non hautement rémunérés (la colonne de gauche du tableau de test ADP). Pour votre première année d’administration d’un 401 (k), vos employés hautement rémunérés pourront cotiser jusqu’à 5% de leur rémunération en moyenne si vous choisissez d’utiliser le choix de test de l’année précédente.

Un régime peut également choisir d’utiliser la méthode d’essai de l’année en cours. Cette méthode compare le taux de report moyen du HCE pour l’année en cours au taux de report moyen du NHCE pour l’année en cours. Un plan peut être modifié pour passer des tests de l’année précédente aux tests de l’année en cours à tout moment. Cependant, une fois la modification approuvée, le régime doit généralement utiliser la méthode de l’année en cours pendant cinq années consécutives avant de revenir à la méthode de l’année précédente.

Test du pourcentage de contribution réelle (PVA)

Ce test s’applique uniquement aux entreprises offrant une contribution de 401(k) ou après impôt. Les calculs et les ventilations sont les mêmes qu’avec ADP, mais ils incluent le jumelage de l’employeur et les cotisations après impôt lors du calcul d’un taux de cotisation moyen pour les HCE et les NHCE.

Un troisième “test”: La détermination la plus lourde

Bien qu’elle ne soit pas techniquement un test de non-discrimination, cette détermination peut entraîner des contributions requises à vos participants – nous l’expliquons donc ici. Le test le plus important vise à déterminer si les employés clés détiennent plus de 60 % de l’actif total du régime en comparant le solde du compte des employés clés aux employés non clés à l’aide des données du dernier jour de la période de test de 12 mois précédente. Pour la première année du régime (aucun actif au cours de l’année précédente), la détermination de la valeur la plus élevée est effectuée le dernier jour de l’année en cours.

Si le solde total du compte des employés clés dépasse 60 % des soldes clés et non clés, le régime est le plus élevé. Si un régime est le plus élevé, l’employeur doit généralement verser une cotisation minimale de 3 % de la rémunération de chaque participant non clé. Toute contribution de l’employeur versée pour l’année (par exemple, contrepartie, participation aux bénéfices, contributions de la sphère de sécurité) peut être utilisée pour compenser toute contribution minimale la plus élevée due à un participant.

Étapes à suivre pour les tests ADP, ACP et top-heavy

Pour vous assurer que le plan 401(k) de votre entreprise n’est ni discriminatoire ni top-heavy, il est légalement requis que votre administrateur 401(k) effectue des tests chaque année. Nous préconisons fortement un suivi et un suivi proactifs et réguliers des pourcentages de contribution (l’intérêt humain peut aider votre entreprise). Rester vigilant tout au long de l’année peut aider votre entreprise à effectuer des ajustements de retenue des employés au besoin sans risquer d’échouer aux tests ou d’avoir à effectuer des ajustements majeurs vers la fin de l’année du régime.

Il est important que tout au long de l’année, les employeurs encouragent les EHDN à cotiser à leurs régimes 401(k), afin que le ratio ne soit pas trop biaisé par rapport aux EHDN. C’est à la fois une chose utile à faire du point de vue des CND et une bonne chose à faire pour vos employés en termes de littératie financière. (Remarque: Comme indiqué précédemment, l’avantage de l’augmentation de l’inscription au NHCE sera retardé pour les plans utilisant les tests de l’année précédente.).

Voici trois conseils pour augmenter leurs taux de cotisation qui peuvent être faits de manière proactive avant les tests annuels:

1. Inscrivez automatiquement les employés à votre régime 401(k): Il est démontré que cela augmente les taux de participation globaux. En fait, certaines données montrent que, chez les nouveaux employés, l’inscription automatique augmente le taux de participation aux régimes à cotisations déterminées à 91 %.

2. Facilitez l’expérience 401(k) : Le tableau de bord de Human Interest est simple et facile à utiliser pour les employés, ce qui les rend plus susceptibles de s’inscrire et d’ajuster leurs contributions au besoin.

3. Éduquer NHCEs sur l’importance de contribuer à un 401 (k): Pas seulement pour aider l’entreprise à passer le CND, mais pour leur propre avenir financier.

D’un autre côté (mais pour les mêmes raisons de préservation du ratio), vous devez informer vos HCE qu’il existe une limite au montant qu’ils peuvent contribuer (lire limites de contribution 401 (k)). S’ils sont communiqués correctement, ils doivent comprendre qu’un tel plafond est nécessaire pour que l’entreprise n’échoue pas aux tests de conformité de l’IRS — en particulier si l’alternative est de ne pas avoir de prestations de retraite du tout. C’est un bien meilleur scénario pour toutes les personnes impliquées que d’avoir à informer votre HCEs après qu’ils ont déjà trop contribué pour qu’ils puissent avoir besoin d’être remboursés.

Si votre régime est soupçonné d’être le plus élevé, vous pouvez également exclure les employés clés ou leur demander de ne pas cotiser pour l’année en cours afin que l’employeur puisse éviter la cotisation minimale de 3 % au plus élevé, au besoin.

La solution simple : Conception de la sphère de sécurité

L’utilisation d’une conception de plan de la sphère de sécurité exempte automatiquement le plan des tests ADP et ACP (dans la plupart des cas). Tant que vous ne cotisez pas de cotisations supplémentaires au cours d’une année de régime, votre 401(k) peut être automatiquement exempté du critère le plus élevé.

Avantages d’une conception de port sûr:

• Aide les entreprises à passer automatiquement les tests ADP et ACP, peut satisfaire aux exigences de test les plus élevées

• Fournit une incitation considérable aux employés à épargner pour leur avenir et permet à tous les employés de verser les montants maximaux admissibles à leur 401 (k).

• Inclut une contribution de l’employeur obligatoire et déductible d’impôt à un 401 (k), ce qui peut également offrir un avantage pour le recrutement et la rétention d’employés talentueux

Inconvénients d’une conception de la sphère de sécurité:

• Dans le cadre de la conception de la sphère de sécurité, vous devez vous engager pour un an (qui doit être renouvelé chaque année).

• Des frais de résiliation peuvent être facturés par certains détenteurs de documents 401(k) si vous changez d’avis (bien que Human Interest ne facture jamais de frais de transaction)

• Il y a des délais spécifiques. Si vous décidez d’offrir une contribution de la sphère de sécurité, vous pouvez être limité à la démarrer à un moment précis.

• Cela peut être relativement coûteux, en fonction des salaires de vos employés.

Que se passe-t-il si j’échoue au CND ? Que puis-je faire ?

Tout d’abord, nous voulons dire que l’échec des tests de non-discrimination est assez courant, et vous ne devriez pas être gêné ou stressé! Si vous prenez des mesures correctives rapidement, c’est assez facile à résoudre — et vous devez éviter les conséquences et les pénalités négatives à long terme.

Human Interest et CND

Human Interest est un fournisseur en ligne 401 (k), et parce que nous travaillons avec de nombreuses petites entreprises, nous avons aidé plusieurs clients à résoudre et résoudre les problèmes de CND. Voici quelques façons dont nous pouvons aider les clients avec des tests de non-discrimination:

• Fournir aux employeurs un tableau de bord facile à utiliser dans lequel ils peuvent consulter des statistiques de haut niveau sur les taux de cotisation des employés.

• Communiquez à vos employés les règles des tests IRS, à la fois pendant la formation et par le biais de notifications sur notre site Web.

• Encourager les contributions de tous les employés, en particulier les employés non hautement rémunérés, grâce à la facilité d’utilisation et à l’éducation financière.

• Conseiller les employeurs sur la possibilité d’inscrire automatiquement les employés afin qu’ils se désinscrivent plutôt que de s’inscrire, ce qui améliore également les taux de participation.

• Effectuer les remboursements requis à HCES, si nécessaire, afin qu’il n’y ait aucune pénalité fiscale pour l’employeur concerné.

L’intérêt humain peut aider votre entreprise à découvrir quelle conception de plan convient le mieux à vos budgets, à vos besoins et à vos scénarios de test plausibles. Et si vous avez échoué aux tests avec un fournisseur précédent, nous pouvons vous aider à découvrir la racine du problème. En vous guidant tout au long du processus de configuration 401(k), nous pouvons aider votre entreprise à éviter tout problème de CND — afin que vous puissiez vous concentrer sur les fonctions principales de l’entreprise.

Nous espérons que ce guide vous a été utile. Si vous êtes à la recherche d’un excellent 401 (k) pour vos employés, cliquez ici pour obtenir plus d’informations sur l’intérêt humain.