Un Guide sur les Bons de travail et la Gestion des Bons de travail (Exemple inclus)

Un bon de travail est le tissu conjonctif entre un client et le travail qu’il souhaite effectuer. Les bons de travail agissent comme la piste papier définissant ce qui doit être fait, par quand et pour combien au sein d’une organisation. La gestion des bons de travail est la pierre angulaire de nombreuses industries qui fournissent des services et de la maintenance.

La plupart d’entre nous ont signé ou ont reçu un ordre de travail, mais comme beaucoup de choses courantes, nous n’avons pas vraiment une idée précise de ce que c’est et pourquoi c’est un lien si crucial dans de nombreuses transactions commerciales.

Qu’est-ce qu’un Bon de travail ?

Un bon de travail est un document qui décrit un travail entre un client et un entrepreneur. Les ordres de travail peuvent être générés pour une utilisation au sein d’une organisation, probablement avec un logiciel de gestion du travail, mais ils servent le plus souvent de contrat entre le client et qui qu’il contracte pour exécuter le travail souhaité.

Un bon de travail comprend une description du travail avec une estimation de ce qu’il en coûtera pour le réaliser, y compris la main-d’œuvre, les pièces et les matériaux. Il peut y avoir des formulaires joints selon le type de travail que vous assignez, ce qui peut nécessiter des permis ou d’autres documents.

L’ordre de travail contiendra également des informations sur l’endroit où le travail est nécessaire, qui le réalisera et le délai dans lequel il doit être terminé. Les informations client sont également incluses et peuvent être utilisées comme facture pour les travaux.

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À Quoi Servent les Bons de Travail?

Les ordres de travail normalisent le flux de travail et créent un processus simple et rapide pour la planification, l’attribution et le suivi du travail tout en documentant les ressources et les performances de suivi.

Les bons de travail sont principalement utilisés dans l’industrie de la construction pour les demandes de service, mais peuvent également être utilisés pour les produits, les inspections et les audits. Les ordres de travail ne peuvent pas toujours être désignés comme tels. Par exemple, dans la fabrication, un ordre de travail est souvent appelé un ordre de vente lorsqu’une construction ou une ingénierie doit avoir lieu.

Quel que soit le secteur dans lequel un bon de travail est utilisé, il est utilisé pour suivre et surveiller l’état du travail pour s’assurer qu’il est terminé à temps et dans les limites du budget. Cela est vrai lorsque les ordres de travail sont utilisés sur le terrain ou dans une industrie chargée d’une inspection régulière. À cet égard, ils agissent presque comme un rapport d’étape du projet.

Types de bons de travail

En termes de structure, il existe plusieurs types de bons de travail.

• Devis: Ce type de bon de travail est une liste de produits avec leur prix inclus. Ces devis sont saisis et le client peut alors décider s’il répond à ses exigences financières pour les travaux. Ces produits ne sont pas engagés dans l’inventaire.
• Commandes: La différence entre un bon de travail de devis et un bon de travail basé sur les commandes est que ce dernier est une liste de produits qui sont plus susceptibles d’être achetés par le client. Par conséquent, ceux-ci peuvent être engagés dans un inventaire.
• Ordre de travail non planifié: Cela concerne les travaux qui n’ont pas été planifiés à l’avance, par exemple lorsque des machines tombent en panne ou lorsqu’il y a un entretien correctif urgent et imprévu du produit.
• Ordre de travail planifié: Lorsque vous avez des travaux qui se reproduisent et qui peuvent être planifiés à l’avance, tels qu’une maintenance préventive ou d’autres mises à jour automatiques, il s’agit d’un ordre de travail planifié.
• Ordre de travail interne : Ce sont des ordres de travail qui proviennent d’une personne de l’organisation et qui sont envoyés à une autre personne au sein de la même organisation. La majorité des ordres de travail internes sont numériques.
• Ordre de travail externe : Lorsqu’un ordre de travail provient de l’extérieur de l’organisation, il est appelé ordre de travail externe. Ceux-ci sont souvent examinés et planifiés avant leur exécution.
• Ordre de travail manuel: Les responsables de la maintenance planifient souvent les ordres de travail manuels à la main après avoir reçu une demande de travail. Ils attribuent des ordres de travail manuels au membre de l’équipe correspondant, en interne ou en externe.
• Ordre de travail automatique: Lorsqu’un ordre de travail peut être configuré pour planifier automatiquement les affectations aux employés correspondants, souvent via un outil logiciel, il est appelé ordre de travail automatique.

Si vous parlez d’un bon de travail de service, plutôt que d’un produit, vous détaillez le calendrier de livraison de ce travail.

Ces types sont quelque peu flexibles en ce sens qu’une fois l’ordre de travail établi, il peut être modifié d’un devis à une commande, en détaillant le nombre de produits sur le devis pouvant être engagés. Une commande à un devis contient des informations uniquement relatives à la commande, telles qu’une date d’autorisation.

Exemple d’ordre de travail

Vous vous demandez peut-être ce qui devrait figurer sur un ordre de travail pour obtenir le résultat le plus efficace. Pour avoir une meilleure idée générale des ordres de travail et de ce qu’ils impliquent, examinons un échantillon. ProjectManager.com a un certain nombre de modèles de gestion de projet gratuits, et la photo ci-dessous est une version complète de notre modèle de bon de travail. Nous décrirons les différents éléments de l’ordre de travail et comment les utiliser.

Contact et informations internes

Notre modèle de bon de travail gratuit peut être personnalisé pour s’adapter aux périmètres de votre entreprise, mais il est entièrement chargé avec les bases. Au sommet se trouve la plupart des informations pertinentes, telles que le nom de l’entreprise, l’adresse et le contact.

Il y a aussi un endroit pour ajouter le numéro d’ordre de travail, ce qui est essentiel pour suivre le travail et trouver l’ordre de travail rapidement. Les dates sont incluses pour le moment où l’ordre de travail est émis, quand le travail devrait commencer, se terminer et quand il est terminé.

Un niveau de priorité peut être défini. La personne qui a demandé l’ordre de travail est identifiée et un identifiant client à usage interne est fourni. Pour les grandes organisations, le département peut être spécifié.

Description du poste

La viande de l’ordre de travail est bien sûr le travail et sa main-d’œuvre et ses matériaux connexes. Ici, le travail est décrit, qui est facturé est identifié et, si nécessaire, où le travail sera expédié est identifié.

Voici une description détaillée du travail à effectuer et du nombre d’heures qu’il faudra pour effectuer chaque temps de ligne, ainsi que le taux du travailleur chargé du travail. Ceci est ensuite totalisé.

Matériaux requis

La section suivante de notre exemple de bon de travail répertorie les matériaux nécessaires pour terminer le travail, le montant de chacun, le coût et toute taxe applicable. Tout cela est ajouté au total ci-dessus pour un sous-total. Tous les frais supplémentaires sont ajoutés à ce sous-total pour atteindre le prix total du bon de travail.

Enfin, il y a de la place pour ajouter des informations supplémentaires. Ensuite, il y a une signature et une ligne de date. Encore une fois, il s’agit d’un exemple de bon de travail, mais quelques modifications peuvent s’appliquer à presque tous les bons de travail que vous devez produire.

Principes clés d’une Bonne gestion des bons de travail

Un bon de travail est en fait une tâche. C’est un moyen de décrire, d’assigner et de suivre un travail pour s’assurer qu’il est terminé à temps et dans un budget convenu. La gestion de la création et du flux d’un ordre de travail au fur et à mesure qu’il passe de l’initiation à l’exécution et à l’achèvement est essentielle.

Le processus de gestion des bons de travail suit trois étapes simples:

1. Créer un nouvel ordre de travail : Qu’il s’agisse d’un ordre de travail tangible ou numérique, il est important de confier à la ou aux personnes appropriées des détails sur cette tâche, y compris des informations telles que l’objectif, le niveau de priorité, des informations descriptives, etc.
2. Trafic à travers l’organisation: Assurez-vous que le destinataire dispose des informations nécessaires pour remplir le bon de travail selon vos spécifications.
3. Fermez l’ordre de travail une fois terminé: Pour garder le flux de travail organisé, assurez-vous que tous les ordres de travail sont terminés avant de créer un nouvel ordre de travail.

En ce qui concerne ceux qui participent à la gestion des bons de travail, ils comprennent la personne qui a demandé le travail, la personne autorisée à l’approuver et ceux qui l’exécutent.

Avoir un mécanisme de rapport aidera également à garder une trace du travail et à s’assurer qu’il est terminé avant la date limite. Une fois terminé, le paiement est requis, et la paie doit donc être impliquée pour gérer les acomptes, puis le paiement final.

Comment gestionnaire de projet.com Rationalise la Gestion des Bons de travail

ProjectManager.com est un logiciel primé qui aide à organiser le travail et à améliorer l’efficacité. La génération, le suivi et le paiement des bons de travail sont améliorés par notre outil basé sur le cloud qui vous fournit des données en temps réel pour toujours savoir si vous respectez les délais.

Les cartes Kanban peuvent être utilisées pour créer des ordres de travail, ajouter des pièces jointes, définir des priorités et suivre les progrès. Ces tableaux sont particulièrement attrayants pour ceux qui préfèrent un flux de travail visuel. Les ordres de travail sont effectués sur des cartes numériques qui sont ensuite placées sous des colonnes représentant les phases du travail, qui peuvent être personnalisées pour correspondre à la nomenclature de votre organisation.

Suivez les progrès pour de meilleurs résultats

Gardez une trace des progrès sur des tableaux de bord qui reflètent automatiquement les mises à jour de statut et calculent des mesures telles que le temps, les tâches, les coûts, etc. Par exemple, si vous établissez un ordre de travail de mécanicien et que votre équipe est sur le terrain, tant qu’elle dispose d’une connexion Internet, elle peut mettre à jour son statut ou collaborer en commentant au niveau de la tâche.

Le temps passé sur le travail peut également être suivi avec des feuilles de temps qui rationalisent également la paie. Ils sont sécurisés et faciles à utiliser. Notre stockage de fichiers illimité signifie que vous pouvez utiliser l’outil comme un hub centralisé pour gérer tous vos ordres de travail.

Gestionnaire de projets.com est un outil basé sur le cloud qui organise le travail et les travailleurs pour une plus grande productivité. Gérez vos bons de travail et faites travailler votre équipe où qu’elle soit ou quand elle travaille. Essayez ProjectManager.com aujourd’hui en prenant cet essai gratuit de 30 jours.