Gestión de eventos: Una guía paso a paso sobre cómo usarlo en tus eventos

Gestión de eventos. Es una frase que se repite mucho, pero más allá del significado literal de solo administrar eventos, ¿qué implica exactamente? Y, lo que es más importante, ¿cómo se puede usar en eventos?

Cada tipo de evento requiere un conjunto único de habilidades y conocimientos que le ayudarán a mitigar el caos y organizar eventos atractivos y fluidos para sus asistentes.

Hay mucho que cubrir, por lo que, en este artículo, te guiaremos a través de los conceptos clave de la gestión de eventos, mostrándote cómo se pueden aplicar directamente a tus eventos.

gestión de Eventos explicado

sencillamente, gestión de eventos es la coordinación, planificación, organización y ejecución de un evento. El término cubre la gestión de proyectos en todos los aspectos de un evento, que puede ser cualquier cosa, desde encontrar oradores hasta enviar encuestas posteriores al evento. Además, la gestión de eventos se puede aplicar a cualquier tipo de evento en cualquier entorno.

Aunque a menudo se usa como sinónimo del término “planificación de eventos”, la gestión de eventos es más práctica y tiene más que ver con la logística y el manejo general en el período previo y el día del evento en sí.

Por qué importa la gestión de eventos

Gestionar un evento correctamente es esencial para que sea un éxito. En pocas palabras, no importa lo bueno que sea su lugar, oradores o entretenimiento, el hecho de no tener los factores básicos correctos, como el presupuesto y la logística, significa que podría exponerse a desafíos potencialmente imprevistos.

Así que piénsalo así, cuanto más tiempo inviertas en gestión de eventos, más profesional será tu evento.

Gestión de eventos virtuales

El rápido aumento de los eventos en línea nos ha obligado rápidamente a tomar nuestro conocimiento de la gestión de eventos en persona y adaptarlo al mundo virtual. Tareas como encontrar un lugar, crear protocolos de salud y seguridad y catering han sido reemplazadas por encontrar la tecnología adecuada y crear contenido valioso y atraer a los asistentes.

Es por eso que al administrar un evento virtual, no solo debe comprender la logística detrás de él, sino que también debe agregar un énfasis adicional en la creación de contenido interesante.

Los cinco pasos de la gestión de eventos

Ahora que hemos sacado lo básico del camino, profundicemos en los cinco pasos básicos de la gestión de eventos. Estos se pueden aplicar a cualquier evento y deben darle mucha información que se puede aplicar directamente a sus eventos, en cualquier forma o forma que tome.

Paso 1: Cree un objetivo y haga su tarea

La primera etapa de cualquier evento exitoso es definir su objetivo y crear un plan de acción de cómo lo hará realidad. Comience identificando qué es lo que desea lograr, concéntrese en un objetivo y realmente inténtelo. En muchos casos, esto será evidente. Por ejemplo, tal vez quieras lanzar un nuevo producto o tal vez quieras generar leads adicionales.

Sea lo que sea que decidas, es esencial entrar en detalles, ya que esto te dará una visión más clara del evento, lo que facilitará la gestión a largo plazo. Luego, una vez que hayas identificado tu objetivo, es hora de comenzar a investigar.

Microdiseccione qué es lo que desea lograr y planifique las acciones que lo llevarán allí. Esto ayudará a refinar el alcance de su evento e identificar las acciones necesarias para lograr su objetivo.

Cuantas más investigaciones realice, más detallado y refinado será el evento. Y además de esto, tendrá una mayor comprensión de la viabilidad del evento, especialmente en términos de presupuesto y cómo esto se corresponde con su objetivo.

Paso 2: Elige tu tema y describe el evento

Ahora que has hecho tu investigación, es hora de usar tus hallazgos iniciales para crear un plan de acción concreto para tu evento. Es importante destacar que esto te dará las bases para comenzar a diseñar tu evento, así que revisa cada detalle, por pequeño que sea.

Para poner en marcha la pelota, aquí hay una lista de preguntas que pueden ayudarlo a pulir estos detalles:

• ¿Cuál es el tema del evento?
• ¿Quién es el público objetivo?
• ¿Dónde y cuándo será el evento?
• ¿Cuál es el formato?
• ¿Cuál es la duración del evento?
• ¿Cuántos asistentes puedo esperar?
• ¿Quién hablará en el evento?
• Estoy ofreciendo actividades o entretenimiento?
• ¿Cómo puedo mantener a los asistentes comprometidos?
• ¿Cobrará por las entradas?
• ¿Necesitas encontrar patrocinadores?
• ¿Qué tecnología de eventos necesito?

Aquí hay mucho para pensar y muchas más preguntas que deberán abordarse. Lo que es vital es que te metas en una mentalidad pensativa en la que imagines cada detalle y eventualidad posible alrededor del evento. Hacerlo le permite identificar cualquier problema que pueda surgir desde el principio.

Paso 3: Profundiza en los detalles

Ya deberías tener una buena idea de cómo debería ser el evento, lo que significa que es hora de convertirlo en realidad. Este paso es, con mucho, el que más tiempo consume y consiste en una larga lista de acciones (ver a continuación) dependiendo del tipo de evento que estés ejecutando.

• Encontrar lugares (o plataformas de eventos en línea), proveedores, oradores, patrocinadores, etc.
• Creación de un sitio web para eventos y lanzamiento de comunicaciones previas al evento
• Marketing y divulgación del evento
• Seguimiento de las confirmaciones de asistencia y los números de registro del evento
• Comunicaciones de los asistentes
• Logística del evento el día
• Diseño y finalización de documentos críticos del evento, como el minuto a minuto
• -en proceso y creación de señalización
• Comunicaciones posteriores al evento

Paso 4: Entrega del evento

Después de todo el trabajo que has realizado siguiendo los pasos anteriores, es el día del evento. Ya casi estás. Ahora es el momento de ofrecer un evento que atraiga y entusiasme a sus asistentes. Estas son algunas de las acciones que debe tomar, para superar el último obstáculo y asegurarse de que realice un evento exitoso y sin problemas.

• Asegurarse de que todo esté configurado
• Check-in
• Comunicación para invitados
• Gestión de problemas y emergencias inesperadas
• Soporte para oradores y invitados
• Interacción con las redes sociales y la audiencia

Etapa 5: Tareas posteriores al evento

Su evento ha terminado, pero no se detiene aquí. A estas alturas ya debería tener una buena idea de cómo fue el evento y es hora de comenzar a recopilar comentarios, continuar involucrando a los asistentes y planificar para el futuro.

La primera acción, realizada de 12 a 48 horas después del evento, es enviar a los asistentes un correo electrónico de agradecimiento con una encuesta posterior al evento. Esto da a los asistentes mucho tiempo para digerir cómo encontraron el evento, lo que le brinda mucha información sobre cómo mejorar.

Luego, con todos los valiosos comentarios que has recopilado, reúne al equipo para un informe. Estas reuniones y conversaciones son muy útiles para compartir impresiones personales e identificar lo que se puede hacer para avanzar.

Pensamientos finales

Organizar eventos es un gran desafío, pero es una actividad que puede traer enormes beneficios. Y es por eso que la gestión de eventos es tan crucial, ayuda a mitigar los riesgos, lo que le permite centrarse en las cosas que más importan. Por lo tanto, cuanto más tiempo invierta en la gestión de eventos, más profesional será su evento.