Hay Planes A3 y luego hay Planes A3

Si ha estado rondando por la comunidad lean durante un tiempo, sin duda habrá encontrado el concepto en un “Plan A3”. Hoy veremos qué es un A3 y veremos los diferentes tipos de A3, para aclarar qué tipo usaría cuando – puede ser un poco confuso al principio.

¿Qué es un plan A3?

Un A3 es simplemente un tamaño de papel (420 mm x 297 mm), pero lo que representa un plan A3 en la comunidad lean y empresarial es la capacidad de colocar un plan en una hoja de papel y usar esta hoja de papel para comunicar la intención del plan, junto con el estado actual.

Con cualquier enfoque lean, estamos utilizando el plan A3 para definir el estado actual: ¿dónde estamos ahora?, el futuro estado, ¿dónde tenemos que estar? y la brecha, la diferencia entre los estados actuales y futuros. Luego tenemos que destacar lo que vamos a hacer para cerrar esa brecha, y ¿cómo vamos a medir y hacer un seguimiento de nuestro éxito. Esto se hace en paralelo a nuestro pensamiento de Plan-Hacer-Comprobar-Actuar. el plan A3 no es solo la parte del Plan, sino que se utiliza para realizar un seguimiento de la realización y verificación, y se ajusta según sea necesario durante la fase de Actuar o Ajustar.

¿Cuáles son los tipos de planes A3?

Hay tres tipos principales de planes A3

1. Planificación Estratégica A3

2. Estado del proyecto A3

3. Resolución de problemas A3

El número de tipos A3 y sus nombres reales variarán entre empresas e industrias. En aras de la simplicidad aquí se centrará en los tres principales. La clave aquí es entender que hay diferentes aplicaciones para el plan A3.

Planificación estratégica A3

Este es el tipo de planificación que se realiza a nivel de liderazgo sénior de una empresa y es el plan general A3. Queremos usar este tipo de planificación A3 cuando el estado futuro está en el futuro a mediano y largo plazo, a menudo 12 meses o más. Al comenzar su viaje lean, este período de tiempo puede comenzar con un alcance de 6 meses.

Este plan de alto nivel A3 aún necesita seguir el ciclo PDCA. En este nivel, el paso de verificación es crítico. Es necesario definir métricas claras al principio para que todos entiendan qué medidas son importantes y cómo se recopilarán y utilizarán. esto determinará cómo se percibe el” éxito ” del proyecto.

Estado del proyecto A3

Se necesitan muchos pasos de acción para completar la planificación estratégica A3 y estas acciones individuales se desglosan en Proyectos A3, lo que permite que cada área o propietario del proceso tenga su parte del plan estratégico general. La clave aquí es asegurarse de que el alcance esté de acuerdo con el plan de nivel superior, y que las métricas sean un subconjunto limpio de las estratégicas. La mejor manera de planificar el éxito con un proyecto A3 es tener una alineación completa.

Resolución de problemas A3

El plan de resolución de problemas A3 nos permite resolver un problema. El objetivo es obtener la mayor cantidad de información y aportes de los que participan en el proceso como sea posible para definir completamente cuál es el problema en realidad – sin un acuerdo en cuanto al problema real que se está tratando de resolver, será muy difícil lograr un consenso de que el conjunto de soluciones que se van a probar e implementar realmente resolverán esos problemas.

Nota Dije “conjunto de soluciones que va a probar e implementar”: la resolución de problemas debe verse como una serie de pruebas. Nuestros métodos tradicionales de resolución de problemas son para que la persona más ruidosa en la sala declare qué hacer y luego los inteligentes tienen que tratar de hacer que esta “solución” funcione; es una gran pérdida de tiempo, energía y recursos. Tener un verdadero enfoque de resolución de problemas en equipo tomará tiempo para desarrollarse, pero proporcionará una mejor resolución de problemas a largo plazo. Utilice el plan A3 de Resolución de problemas para documentar las aportaciones clave y los ensayos que se están llevando a cabo para encontrar un conjunto de soluciones.

Jerarquía de A3s

Como es de esperar, necesitamos muchos más problemas resueltos de los que necesitamos planes estratégicos, por lo que habrá muchos más A3 para resolver problemas.

Así que la próxima vez que se ponga en marcha con su pedazo de papel A3 y un lápiz, dedique unos minutos a consolidar sus pensamientos y verifique qué tipo de A3 está creando. Cuanto más conciso sea su A3, mejor será el resultado, ya que podrá comunicar el problema o la brecha real que está abordando.