Útmutató a Munkarendelésekhez és a munkarendelés kezeléséhez (a minta tartalmazza)

a munkarendelés a kötőszövet az ügyfél és az elvégzendő munka között. A munkamegrendelések a papíralapú nyomvonalként működnek, amely meghatározza, hogy mit kell tenni, mikor és mennyiért egy szervezeten belül. A munkarendelés kezelése számos olyan iparág éltető eleme, amelyek szolgáltatást és karbantartást nyújtanak.

a legtöbben már aláírta, vagy kaptak egy Munkamegrendelés, de mint oly sok, ami közhely, mi nem igazán van egy határozott elképzelés, hogy mi ez, és miért ez egy ilyen fontos láncszem sok üzleti tranzakciók.

mi az a munkarendelés?

a Munkamegrendelés olyan dokumentum, amely leírja az ügyfél és a vállalkozó közötti munkát. A munkamegrendelések létrehozhatók egy szervezeten belüli használatra, valószínűleg munkakezelő szoftverrel, de leggyakrabban szerződésként szolgálnak az ügyfél és bárki között, akivel szerződést kötnek a kívánt munka végrehajtására.

a Munkamegrendelés tartalmazza a munka leírását, és becslést ad arról, hogy mennyibe kerül a munka elvégzése, beleértve a munkát, az alkatrészeket és az anyagokat. A hozzárendelt munka típusától függően lehetnek űrlapok, amelyekhez engedélyekre vagy egyéb papírmunkára lehet szükség.

a Munkamegrendelés tartalmaz információkat arról is, hogy hol van szükség a munkára, ki fogja elvégezni, és milyen időkereten belül kell elvégezni. Az ügyfél adatait is tartalmazza, és felhasználható a munka számlájaként.

kapcsolódó: Ingyenes Munkarendelési sablon az Excel számára

mire használják a Munkarendeléseket?

a munkarendelések szabványosítják a munkafolyamatot, és egyszerű és gyors folyamatot hoznak létre a munka ütemezéséhez, hozzárendeléséhez és nyomon követéséhez, miközben dokumentálják az erőforrásokat és nyomon követik a teljesítményt.

a Munkamegrendeléseket elsősorban az építőiparban használják szolgáltatási igényekhez, de felhasználhatók termékekhez, ellenőrzésekhez és auditokhoz is. A munkamegrendeléseket nem mindig lehet ilyennek nevezni. Például a gyártás során a munkarendelést gyakran értékesítési megrendelésnek nevezik, amikor építésre vagy tervezésre kerül sor.

függetlenül attól, hogy melyik iparágban használják a munkarendelést, a feladat állapotának nyomon követésére és figyelemmel kísérésére szolgál, hogy megbizonyosodjon arról, hogy időben és a költségvetésen belül elkészült-e. Ez akkor igaz, ha a munkarendeléseket a szántóföldi szolgálatban vagy egy olyan iparágban használják, amelynek feladata a rendszeres ellenőrzés. Ebben a tekintetben szinte úgy viselkednek, mint egy projekt állapotjelentése.

Munkamegrendelési típusok

a szerkezet szempontjából többféle Munkamegrendelés létezik.

• Idézetek: Ez a fajta Munkamegrendelés a termékek listája, amelyek árait tartalmazzák. Ezeket az árajánlatokat rögzítik, és az ügyfél eldöntheti, hogy megfelelnek-e a munka pénzügyi követelményeinek. Ezek a termékek nem elkötelezettek a leltár iránt.
• rendelések: a különbség az árajánlat Munkamegrendelés és a megrendelés-alapú Munkamegrendelés között az, hogy az utóbbi olyan termékek listája, amelyeket az ügyfél nagyobb valószínűséggel vásárol meg. Ezért ezeket el lehet kötelezni egy leltárra.
• Nem Tervezett Munkarendelés: Ez olyan munkákkal foglalkozik, amelyeket nem terveztek előre, például amikor a gép meghibásodik, vagy amikor sürgős, nem tervezett javító termékkarbantartás történik.
• tervezett Munkarendelés: ha olyan munkája van, amely megismétlődik, és előre ütemezhető, például megelőző karbantartás vagy más automatikus frissítés, akkor azt tervezett munkarendelésnek nevezzük.
• Belső Munkarendelés: ezek olyan munkamegrendelések, amelyek a szervezet valakitől származnak, és ugyanazon szervezeten belül egy másik személynek kerülnek elküldésre. A belső megrendelések többsége digitális.
• Külső Munkarendelés: ha egy munkarendelés a szervezeten kívülről származik, akkor azt külső munkarendelésnek nevezzük. Ezeket gyakran felülvizsgálják és ütemezik a végrehajtás előtt.
• kézi Munkamegrendelés: a karbantartási vezetők gyakran kézzel ütemezik a kézi munkamegrendeléseket, miután megkapták a munkakérést. Kézi munkarendeléseket rendelnek a megfelelő csapattaghoz belsőleg vagy külsőleg.
• Automatikus Munkarendelés: Amikor egy munkarendelés beállítható úgy, hogy automatikusan ütemezze a hozzárendeléseket a megfelelő alkalmazottaknak, gyakran egy szoftvereszközön keresztül, akkor azt automatikus munkarendelésnek nevezik.

ha szolgáltatási munkarendelésről van szó, akkor nem egy termékről, hanem részletezi a kézbesítendő munka ütemezését.

ezek a típusok kissé rugalmasak abban, hogy a Munkamegrendelés elkészítése után az árajánlatról megrendelésre változtatható, részletezve, hogy az árajánlatban hány terméket lehet elkötelezni. Az árajánlat megrendelése csak megrendelésre vonatkozó információkat tartalmaz, például az engedélyezés dátumát.

Munkarendelési Minta

lehet, hogy kíváncsi arra, hogy mi legyen a munkarendelés a leghatékonyabb eredmény elérése érdekében. Ahhoz, hogy jobb általános képet kapjunk a munkarendelésekről és arról, hogy mit jelentenek, nézzünk meg egy mintát. ProjectManager.com számos ingyenes projektmenedzsment sablonnal rendelkezik, az alábbi képen pedig a munkarendelési sablonunk teljes verziója látható. Felvázoljuk a munkarend különböző elemeit és azok használatát.

kapcsolat és belső információk

ingyenes munkarendelési sablonunk testreszabható, hogy illeszkedjen vállalkozásának kerületéhez, de teljesen meg van töltve az alapokkal. A tetején van, ahol a vonatkozó információk nagy részét rögzítik, például a cég nevét, címét és elérhetőségét.

van egy hely, ahol hozzáadhatja a munkarendelés számát, ami kulcsfontosságú a munka nyomon követéséhez és a munkarendelés gyors megtalálásához. A dátumok tartalmazzák a Munkamegrendelés kiadásának időpontját, a munka várható kezdetét, befejezését és befejezését.

beállítható egy prioritási szint. A munkamegrendelést kérő személyt azonosítják, és belső használatra ügyfélazonosítót adnak meg. Nagyobb szervezetek esetében az osztály meghatározható.

munkaköri leírás

a munkarend húsa természetesen a munka és a kapcsolódó munkaerő és anyagok. Itt leírják a munkát, azonosítják a számlázást, és szükség esetén azonosítják, hogy hol szállítják a munkát.

az alábbiakban részletesen ismertetjük az elvégzendő munkát, és azt, hogy hány órát vesz igénybe az egyes soridők elvégzése, valamint a munkával megbízott munkavállaló arányát. Ezt ezután összesítjük.

szükséges anyagok

munkarendelési mintánk következő szakasza felsorolja a munka elvégzéséhez szükséges anyagokat, az egyes anyagok mennyiségét, a költségeket és az alkalmazandó adókat. Mindez hozzáadódik a fenti összeghez egy részösszeghez. Minden további díjat hozzáadunk ehhez a részösszeghez, hogy elérjük a Munkamegrendelés teljes árát.

végül van hely további információk hozzáadásához. Aztán van egy aláírás és dátumvonal. Újra, ez egy munkarendelési példa, de néhány csípés alkalmazható szinte minden munkarendelésre, amelyet elő kell készítenie.

a jó Munkarendelés kezelésének alapelvei

a munkarendelés valójában feladat. Ez egy módja annak, hogy leírja, hozzárendelje és nyomon kövesse a munkát, hogy megbizonyosodjon arról, hogy időben és egy elfogadott költségvetésen belül befejeződik. Kulcsfontosságú a munkarendelés létrehozásának és áramlásának kezelése, amikor az a kezdeményezéstől a végrehajtásig és a befejezésig mozog.

a munkarendelés kezelése három egyszerű lépést követ:

1. új munkarendelés létrehozása: legyen szó tárgyi vagy digitális munkarendelésről, fontos, hogy a megfelelő személy(ek) et végezze el a feladat részleteivel, beleértve az olyan információkat, mint a cél, a prioritási szint, a leíró információk stb.
2. forgalom a szervezeten keresztül: győződjön meg arról, hogy a címzett rendelkezik a szükséges információkkal a munkarendelés teljesítéséhez az Ön előírásainak megfelelően.
3. zárja be a munkarendelést, ha elkészült: A munkafolyamat rendezése érdekében győződjön meg arról, hogy az összes munkarendelés befejeződött, mielőtt új munkarendelést hozna létre.

a munkarendelés kezelésében részt vevők tekintetében ide tartozik az a személy, aki a munkát kérte, az a személy, aki felhatalmazással rendelkezik annak jóváhagyására és azok, akik elvégzik.

néhány jelentési mechanizmus is segít nyomon követni a munkát, és győződjön meg arról, hogy befejeződött a határidőre. Ha elkészült, fizetésre van szükség, ezért a bérszámfejtést be kell vonni az előlegek, majd a végső fizetés kezeléséhez.

Hogyan ProjectManager.a com egyszerűsíti a munkarendelés kezelését

ProjectManager.com díjnyertes szoftver, amely segít a munka megszervezésében és a hatékonyság növelésében. A munkamegrendelések generálását, nyomon követését és kifizetését felhőalapú eszközünk javítja, amely valós idejű adatokat biztosít Önnek, hogy mindig tudja, tartja-e a menetrendet.

a Kanban táblák felhasználhatók munkarendelések létrehozására, mellékletek hozzáadására, prioritások beállítására és az előrehaladás nyomon követésére. Ezek a táblák különösen vonzóak azok számára, akik inkább a vizuális munkafolyamatot részesítik előnyben. A munkamegrendelések digitális kártyákon készülnek, amelyeket a munka fázisait ábrázoló oszlopok alá helyeznek, amelyek testreszabhatók a szervezet nómenklatúrájának megfelelően.

Kövesse nyomon a haladást a jobb eredmények érdekében

Kövesse nyomon az előrehaladást az irányítópultokon, amelyek automatikusan tükrözik az állapotfrissítéseket, és kiszámítják az olyan mutatókat, mint az idő, a feladatok, a költségek stb. Például, ha egy szerelő munkarendjét állítja össze, és a személyzet a terepen van, mindaddig, amíg internetkapcsolattal rendelkeznek, frissíthetik állapotukat, vagy együttműködhetnek a tevékenység szintjén történő megjegyzésekkel.

a munkába bejelentkezett idő nyomon követhető a bérszámfejtés egyszerűsítésével is. Biztonságosak és könnyen használhatóak. Korlátlan fájltárolónk azt jelenti, hogy az eszközt központosított központként használhatja az összes munkarendelés kezelésére.

ProjectManager.a com egy felhőalapú eszköz, amely szervezi a munkát és a munkavállalókat a nagyobb termelékenység érdekében. Kezelje munkarendeléseit, és tartsa a csapat munkáját bárhol, vagy amikor dolgozik. Próbálja ProjectManager.com ma azáltal, hogy ezt az ingyenes 30 napos próbaverzió.