13 alapvető fontosságú a hatékony kommunikációs rendszer / üzleti menedzsment

a hatékony kommunikációs rendszer kialakításakor a vezetésnek figyelembe kell vennie a hatékony kommunikáció következő alapvető elemeit:

(1) az információk egyértelműsége:

a kommunikációs realizmus kapcsán Terry azt mondja, hogy a hatékony kommunikáció első alapvető eleme az, hogy teljes mértékben tájékozódjon. Ez azt jelenti, hogy mindenekelőtt a kommunikátornak tisztában kell lennie az elméjében a kommunikálni kívánt információkkal. A kommunikációnak mindig közös és könnyen érthető nyelven kell lennie, hogy az azt fogadó személyek ne értsék félre.

(2) Az üzenet megfelelősége:

a közlendő üzenetnek minden tekintetben megfelelőnek és teljesnek kell lennie, mivel a hiányos információk üzleti szempontból veszélyesnek bizonyulnak. A továbbított információk megfelelősége az érintett felek szellemi képességeitől függ.

(3) Az üzenet következetessége:

a közlendő üzenet nem lehet egymással ellentétes, hanem összhangban kell lennie a szervezet általános célkitűzéseivel, politikáival, programjaival és Eljárásaival. Az önellentmondásos üzenetek mindig káoszt és zavart okoznak a szervezetben, ami rendkívül káros a vállalkozás hatékony működésére. Ha az üzenetet az előzőtől módosítják, akkor a tényt egyértelműen meg kell határozni, hogy csökkenjen a zavartság esélye.

(4) visszajelzés:

a visszajelzés fontos módszer a hatékony kommunikáció biztosítására. A közölt ötlet megerősítésére utal, hogy az üzenetet a címzett ugyanabban az értelemben értette-e, ahogyan a feladó teszi, vagy hogy a címzett egyetért-e vagy nem ért egyet a kommunikátor javaslatával, elengedhetetlenné teszi a feladó részéről annak megerősítését a vevőtől.

személyes kommunikáció esetén könnyebb visszajelzést kapni a vevő arcán lévő érzelmek és kifejezések megfigyelésével. Az írásbeli kommunikációhoz azonban a vezetésnek megfelelő eszközöket és módszereket kell kidolgoznia vagy kidolgoznia a kommunikáció hatékonyabbá tételéhez.

(5) a Vevő megértése:

a kommunikáció fő célja a megértés. A kommunikációnak megfelelő megértést kell teremtenie a befogadó elméjében. Killian azt tanácsolta: “kommunikáljon azzal a teljes fizikai és emberi környezettel, amelyben az információkat megkapja.

képzelje el a munkahelyet; határozza meg a befogadók fogékonyságát és megértési szintjét; legyen tisztában a társadalmi klímával és szokásokkal, kérdőjelezze meg az információk időszerűségét. Kérdezd meg, hogy mit, mikor és milyen módon szeretnél kommunikálni veled, ha hasonló környezetben és helyzetben lennél.”

(6) konzultáció:

általában kívánatos másokkal konzultálni a kommunikáció tervezésében. Ez további betekintést és objektivitást biztosít az üzenethez. A konzultáció egyik fontos előnye, hogy azok, akiket a kommunikáció tervezése során bizalomba vettek, aktív támogatást nyújtanak.

(7) határozza meg a közeget:

miután eldöntötte a témát, meg kell határozni, hogy hogyan lehet ezt az üzenetet a legjobban közölni. A szóbeli vagy írásbeli kommunikáció minden aspektusát gondosan meg kell vizsgálni.

(8) hang és tartalom:

a kommunikátornak ügyelnie kell arra, hogy milyen nyelvet használ beszéd vagy írás közben. A hangneme, a kifejezése és az érzelmei határozott hatással lesznek annak hatékonyságára vagy más módon, amit kommunikálni próbál.

(9) időzítés és időszerűség:

megfelelő figyelmet kell fordítani a kommunikáció időzítésére és időszerűségére. Ugyanazt az üzenetet különböző egyének és csoportok különböző módon fogják fogadni vagy válaszolni egy időben, és ugyanazok az egyének és csoportok eltérő módon, különböző időpontokban.

még vészhelyzetben sem szabad figyelmen kívül hagyni az időzítés helyzeti, pszichológiai és technikai szempontjait. Ezenkívül az is szükséges, hogy az információkat időben adják meg, mivel az elavult információk ugyanolyan rosszak vagy rosszabbak, mint a egyáltalán nem.

(10) támogatás akcióval:

nagyon szükséges, hogy a kommunikátor cselekedetei támogassák kommunikációját. Ez azért van, mert a cselekvés hangosabban beszél, mint a szavak. Meg kell jegyezni, hogy a legmeggyőzőbb kommunikáció nem az, amit mond, hanem az, amit tesz.

(11) hallgatás:

a hatékony kommunikáció nagyon fontos szempontja, hogy a vezetők és a felügyelők jó hallgatók legyenek. Veszélyes figyelmetlennek vagy közömbösnek lenni, amikor mások kommunikálni próbálnak. Az American Management Association tízparancsolata kimondja:”a hallgatás az egyik legfontosabb, legnehezebb és legelhanyagoltabb kommunikációs készség.

megköveteli, hogy ne csak azokra a kifejezett jelentésekre koncentráljunk, amelyeket egy másik személy kifejez, hanem az implicit jelentésekre, a ki nem mondott szavakra és az aláfestésekre, amelyek sokkal jelentősebbek lehetnek. Ezért meg kell tanulnunk a belső füllel hallgatni, ha meg akarjuk ismerni a belső embert. “

(12)

F. E. Fischer rámutatott, hogy a kommunikáció a bizalom és a bizalom légkörében fejlődik a legjobban. Ezért minden erőfeszítést meg kell tenni a bizalom elnyerése érdekében a tények őszinte bejelentésével. Az alkalmazottaknak meg kell győződniük arról, hogy a vállalat őszinte és őszinte a kapcsolataiban.

Paul Arnold, az Arnold Bakeries elnöke: “ha az alkalmazott kapcsolati programja megbízható, ha a szándékod igaz, ha az emberek hisznek ebben a szándékban és ebben az igazságban, akkor és csak akkor sikeresen kommunikálsz.”

(13) a rendszer életben tartása:

a kommunikációs rendszert egész évben nyitva kell tartani. Csak őszinte kísérletekkel lehet jó kommunikációs kapcsolatokat kialakítani.