6 egyszerű módszer az irodai papírfogyasztás csökkentésére

valószínű, hogy cége környezettudatosabb akar lenni, mind azért, mert a nyilvánosság elvárja, mind pedig etikusan és felelősségteljesen akar viselkedni. Ezen túlmenően, ha csökkenti a papírfogyasztást, egyszerűsítheti a műveleteket és pénzt takaríthat meg. Míg megy papírmentes tűnhet ijesztő most, vannak fokozatos lépéseket tehet annak érdekében, hogy az irodában teszi az átmenetet zökkenőmentesen lehetséges.

költségkeret a növekményes papírcsökkentéshez

ha azt tervezi, hogy drasztikusan csökkenti a papír használatát, vagy teljesen papírmentes lesz, a hirtelen váltás szinte biztosan megzavarja a vállalat munkafolyamatát. Ehelyett keresse meg a fokozatos csökkentés módjait. Kezdje a költségvetésével, és döntse el, hol nincs szüksége többé papírra, majd kezelje ezt a területet több hónap alatt. Például, ha egy papírmentes részleg költségvetése 2000 dollár éves papírkészlettel rendelkezik, célja, hogy ezt a számot havonta 200 dollárral csökkentse. Ha inkább a vállalkozás minden területén változtatna, próbálja meg havonta egy bizonyos százalékkal csökkenteni a megyei papírfelhasználást.

mindenről készítsen biztonsági másolatot elektronikusan

egyes irodai dolgozók és vezetők szeretnek egynél több másolatot készíteni minden dokumentumról. Az archiválásnak ez az alapos módja minden bizonnyal megkönnyíti a belső felülvizsgálatokat vagy a külső ellenőrzéseket, de az a hely, amelyet ezek a másolatcsomók elfoglalnak, megduplázódik. Ahelyett, hogy mindent fizikailag lemásolna, fontolja meg a fontos fájlok biztonsági mentését a számítógépen, vagy a szerver tárolását az alapvető dokumentumoknak szenteli. Érdemes külső merevlemezeket, memóriakártyákat vagy a felhőt is használni az értékes dokumentumok kényelmesebb visszakereséséhez.

fontolja meg az elektronikus tranzakciókat

ha olyan vállalat vagy, amely nagy mennyiségű beszerzést végez, fontolja meg a csekkek küldésének vagy a beszerzési megrendelések nyomtatásának alternatíváit. Számos B2B lehetőség van az e-kereskedelmi tranzakciók, például a közvetlen betétek esetében. Nem csak az, hogy sokkal gyorsabb, hogy ezeket a tranzakciókat online, akkor kihagyja az összes nap ez általában úgy csekkek érkezik, vagy kell feldolgozni. A miénkhez hasonló szoftverek segíthetnek egyszerűsíteni a tranzakciókat és a megrendeléseket, miközben papíron is csökkenthetők.

végezzen minden belső kommunikációt online

e-mail vagy azonnali üzenetküldő programok használatával segítse munkatársait abban, hogy megszokják az emlékeztetők nyomtatását vagy a sárga post-it jegyzetek hagyását az asztalon. Próbáljon értekezleteket papír használata nélkül lebonyolítani úgy, hogy prezentációkat tart a PowerPoint vagy a Google Diák segítségével, és napirendeket küld e-mailben. Ne feledje, hogy ha minden más kudarcot vall, régimódi módon is beszélhet munkatársaival vagy vezetőségével: telefonon vagy személyesen.

könnyebb és vékonyabb papír rendelése

ha úgy tűnik, hogy a papírmentesség távolabbi cél, mint azt korábban megvalósítottuk, van néhány rövid távú megoldás, amely csökkentheti környezeti lábnyomát. Kezdje azzal, hogy csökkenti a kötvényállományt mondjuk, 50 fontról 20 fontra. Kerülje a bevont vagy speciális készletet is, ahol lehetséges, vagy csak olyan dokumentumokhoz használja, amelyeket esetleg megoszt egy ügyféllel.

döntse el, hogy mit kell nyomtatni

a mai modern otthoni irodában valószínűleg van egy jó ötlete arról, hogy milyen dokumentumokat kell nyomtatott formában kiadni, és mit lehet elektronikusan megosztani. Például valószínűleg könnyebb kezelni a számviteli dokumentumokat a képernyőn könnyen olvasható formátumban. Ennek ellenére előfordulhat, hogy néhány dokumentumot ki kell nyomtatni, például pénzügyi kimutatásokat vagy hivatalos prezentációs anyagokat. Beszélje meg ezeket a szabványokat alkalmazottaival, hogy felhatalmazást kapjanak arra, hogy önállóan döntsenek a nyomtató használatáról. Ha valamit ki kell nyomtatni, ösztönözze az alkalmazottakat kisebb betűtípusok használatára vagy a lap mindkét oldalára történő nyomtatásra.

csökkentse a papírfelhasználást és takarítson meg néhány fát

ezen tippek közül nagyon kevés jelent drasztikus változást az irodai viselkedésben vagy a vállalati munkafolyamat hirtelen megváltozását. Miután végrehajtották, nem csak a cég pénzét takarítják meg a papír megrendelésekben, hanem értékes időt töltenek a nyomtatott dokumentumok kezelésében, karbantartásában és gondos keresésében. Mi több, akkor valószínűleg nagyobb nyugalmat tudván, hogy lehet, hogy mentett néhány fát ebben az évben.