6 típusú személyzeti nyilvántartások & miért fontos, hogy tartsa

személyzeti nyilvántartások a szokásos módon dokumentálja a munkavállaló kapcsolata a vállalat vagy szervezet. Bizonyos esetekben, ezek a nyilvántartások meglehetősen általános információkat tartalmaznak, míg máskor, tartalmazhatnak privát vagy bizalmas részleteket. A fájltípustól függetlenül a személyzeti nyilvántartásokat rendszeresen frissíteni kell a működési hatékonyság és a siker biztosítása érdekében.

mik azok a személyzeti nyilvántartás?

a személyzeti nyilvántartások vagy a személyzeti fájlok a szervezet alkalmazottaira vonatkozó nyilvántartások, amelyek átfogó, felhalmozott információkból állnak. A személyzeti nyilvántartásokat általában az ügynökség HR osztálya tartja fenn, és releváns betekintést tartalmaz a munkavállaló alkalmazásáról, a munkaköri leírásról, a Fizetési adatokról és így tovább.

6 különböző típusú személyzeti nyilvántartás

bár vannak olyan személyzeti nyilvántartások, amelyeket egy szervezet használhat, ezek a dokumentumok a hat kategória egyikébe illeszkednek. E kategóriák közül a leggyakrabban hivatkozott dokumentumok és jelentések felvétele a munkateljesítményről.

1. Általános információk: Ez a csoportosítás olyan személyes adatokat is tartalmaz, mint a munkavállaló teljes neve, születési dátuma, társadalombiztosítási száma, telefonszáma, címe és potenciálisan vészhelyzet esetén elérhető telefonszáma.
2. felvételi dokumentumok: a legtöbb munkáltató ragaszkodik a felvételi folyamatban használt dokumentumokhoz, például foglalkoztatási pályázatokhoz, munkaköri leírásokhoz, önéletrajzokhoz vagy kísérőlevelekhez.
3. munkavállalói megállapodások: Időnként a munkáltató-munkavállaló kapcsolat szempontjait olyan hivatalos dokumentumok szabályozzák, mint a szakszervezeti szerződések, versenytilalmi megállapodások, valamint titoktartási vagy titoktartási megállapodások.
4. kompenzáció: a kompenzációval (és az ellátásokkal kapcsolatos információkkal) kapcsolatos nyilvántartások tartalmazzák a W-4-eket, a kedvezményezett űrlapokat, a bérszámfejtési nyilvántartásokat és az előző évek időkártyáit.
5. munkateljesítmény: ez a szakasz meglehetősen tág, de tartalmazhat teljesítményértékeléseket, korrekciós intézkedéseket, fegyelmi leveleket, díjakat, jelöléseket, oktatást, megbízóleveleket, képzési nyilvántartásokat vagy az ügynökségen belüli előléptetéseket.
6. munkaviszony utáni információk: ugyanúgy, ahogy a munkáltatók megtartják a felvételi dokumentumokat, sokan a munkaviszony utáni információkat is benyújtják. Ezek a dokumentumok olyan dolgok, mint a lemondási vagy felmondási levél, a végső teljesítményértékelés és a végső fizetés.

6 nyilvántartások, amelyeket külön, bizalmas fájlban kell tartani

jó ötlet-és gyakran jogilag kötelező-bizonyos munkavállalói nyilvántartásokat és információkat bizalmas fájlban tartani, amely elkülönül a többi papírmunkától. A megfelelő személyzeti nyilvántartás-kezelés némi extra erőfeszítést igényelhet, de ez szükséges lépés az összes alkalmazott vagy alkalmazott magánéletének védelme felé.

1. háttér-ellenőrzési eredmények: a háttér-ellenőrzési eredmények a korábbi foglalkoztatási ellenőrzéstől, a hiteltörténetig, a kérelmező bűnügyi történetéig terjednek. A háttérellenőrzések elvégzése minden alkalmazott biztonságának biztosítása érdekében történik.
2. peres dokumentumok: a peres eljárás a bírósági rendszeren belüli viták kezelésére szolgáló folyamat. A peres ügyekkel kapcsolatos dokumentumok (pl. magát a megtámadott keresetet vagy a bíró végső döntését) mindig bizalmas aktában kell tárolni.
3. Form I-9s: Form I-9s használják, hogy ellenőrizze a személyazonosságát és a munkavállalási engedélyt az egyének bérelt munkát az Egyesült Államokban. Mivel ezek az űrlapok rendkívül érzékeny, személyazonosításra alkalmas információkkal rendelkeznek, gondos védelmet biztosítanak.
4. orvosi feljegyzések: az orvosi információkat tartalmazó munkaviszonyhoz kapcsolódó dokumentumokat a többi személyzeti aktától függetlenül kell elmenteni, így semmi sem kerül véletlenül nyilvánosságra vagy megosztásra egy másik alkalmazottal.
5. szövetségi és állami szabadság dokumentumok: a legtöbb szövetségi és állami munkavállaló évente fizetett szabadságot kap olyan helyzetekben, mint egy új gyermek születése, örökbefogadása vagy nevelőszülői elhelyezése; házastárs, gyermek vagy szülő gondozása; katonai gondozás és Szabadság céljából; és személyes egészségügyi okok, amelyek mindegyike teljesen bizalmas.
6. munkavállalói vizsgálat: a munkavállaló fegyelmi eljárására vagy a munkavállalói követeléssel kapcsolatos HR-vizsgálatra vonatkozó dokumentumokat bizalmas fájlban kell megőrizni, amelyhez az iroda többi alkalmazottja nem férhet hozzá.

miért fontos a személyzeti nyilvántartások naprakészen tartása?

megkönnyíti az adók benyújtását

a személyzeti nyilvántartások felülvizsgálata elengedhetetlen a szervezet sikeréhez, különösen akkor, ha figyelembe vesszük, hogy ezek a nyilvántartások hogyan lépnek életbe az állami és szövetségi munkavállalói adók benyújtásakor. Ha pihen a dokumentumok frissítésével, akkor valószínűleg nagyobb kihívást jelent a kötelező adózási űrlapok kitöltése és a negyedéves adatok elkészítése a bérszámfejtéshez. De a pontos és folyamatos nyilvántartással sokkal könnyebb lesz a nem adóköteles bérek, a munkavállalói juttatások, a nyaralási idő, a betegszabadság stb.

megfelel a törvénynek

amellett, hogy a személyzeti nyilvántartások frissítése jó üzleti gyakorlat, lehetséges, hogy lépést kell tartania bizonyos nyilvántartásokkal annak érdekében, hogy megfeleljen mind az állami, mind a szövetségi törvény rendelkezéseinek. Míg az állami törvények nyilvánvalóan attól függően változnak, hogy hol dolgozik, meg kell győződnie arról, hogy betartja-e az alkalmazandó törvényeket, bárhol is vannak irodái. Ezek a törvények meghatározhatják, hogy milyen információkat kell gyűjteni, mit tehet a szervezet az említett információkkal, és mennyi ideig kell tárolni az alkalmazottak nyilvántartásait.

segít a fizetés felülvizsgálatában

a fizetés felülvizsgálata abban különbözik a fizetésemeléstől, hogy a felülvizsgálat módosítja a teljes fizetési struktúrát (beleértve az összes elsődleges összetevőt). Mivel a felülvizsgálat inkább részt vesz, mint a hagyományos emelés, sokkal fontosabbá teszi a helyes információk birtoklását a változás megkönnyítése érdekében. Pontos személyi nyilvántartások nélkül, amelyek útmutatóként szolgálnak, tetszőleges számú kérdés kivághat minket, amikor megpróbáljuk kezdeményezni ezt a módosítást. A naprakész nyilvántartásokkal azonban a fizetések felülvizsgálata zökkenőmentesen történhet, köszönhetően a jelenlegi adatoknak és százalékoknak.

segíti a jogi vita

ha a szervezet találja magát a közepén egy jogi vita, akkor lesz boldog, hogy egy halom személyi akták, hogy támogassa az ügyet. A személyi nyilvántartások vezetése lehetővé teszi az írott történelem megőrzését egy kijelölt esemény (vagy események) körül, és bírósági eljárások során az ilyen típusú dokumentáció kritikus lehet a végeredmény szempontjából. A jól kezelt fájlok a legjobb módja annak, hogy megemlítsük az alkalmazottak előléptetését, a fizetésemelést, a fegyelmi intézkedéseket vagy akár a felmondást, és ez a fajta fizikai bizonyíték hosszú utat jelenthet a tisztességes és kiegyensúlyozott döntés garantálásában.

meghatározza az előléptetéseket vagy a felmondásokat

egy másik ok, amiért ajánlott a személyi aktákat naprakészen tartani, az az, hogy segítenek az előléptetések meghatározásában — és néha feltárják a felmondás okait is. Ha a szervezet nem módosítja és javítja a nyilvántartásait, hihetetlenül nehéz lehet nyomon követni az alkalmazottak teljesítményét és termelékenységi szintjét. De amikor rámutat a késés, a távolmaradás és a személyes teljesítmény dokumentálására, jobban nyomon követheti, hogy az alkalmazottak hol virágoznak vagy elmaradnak, majd szükség szerint cselekedjenek ezen információk alapján.

a személyzeti nyilvántartások digitalizálása

a személyzeti nyilvántartások frissítése minden jól szervezett HR osztály szükséges része, és mégis, az összes papírmunka kezelése ijesztő (és soha véget nem érő) feladatnak tűnhet. A jó hír az, hogy a személyi fájlok digitalizálása megkönnyíti és egyszerűsíti a dolgokat minden csapat számára. A digitális nyilvántartások használatával többé nem kell bonyolult iratszekrényekkel foglalkoznia, hanem fontos dokumentumait kényelmesen feltöltheti és hozzáférhetővé teheti a felhőn keresztül — ami sokak szerint a legbiztonságosabb és leghatékonyabb módja a dokumentumok és folyamatok kezelésének.

az Image API-val együttműködve az ügynökség túlléphet a papíralapú személyzeti nyilvántartásokon, és elmerülhet a modern, digitális környezetben. Az Image API digitális képalkotó szolgáltatásait, felhőalapú tartalomkezelését és digitális folyamatautomatizálását úgy tervezték, hogy egyszerűsítse a rekordkezelés bonyolultságát, és biztosítsa, hogy szervezete mérhető értéket és fenntartható eredményeket érjen el a digitális sebességgel.

a személyi nyilvántartások digitalizálása megkönnyíti és biztonságosabbá teszi a fájlok megfelelő kezelését. Egyes személyzeti fájlok bizalmas kezelése egyszerűsödik a különböző felhasználói szintek különböző engedélyeivel, és a szükséges dokumentumok megtalálása hatékony az intelligens keresési lehetőségekkel. A digitalizált személyi nyilvántartások fájdalommentessé teszik a bonyolult megőrzési ütemterveknek való megfelelést is — az olyan rendszerek, mint az Image API Axiom Pro, automatikusan kezelik ezeket az ütemezéseket.

személyzeti nyilvántartás GYIK

kinek van joga megtekinteni a személyzeti nyilvántartását?

a legtöbb esetben az alkalmazottak személyi aktáit a szervezethez és a megfelelő alkalmazotthoz tartozó magánnyilvántartásként kell kezelni. Ennek ellenére hasznos lehet egy olyan politika felállítása, amely elismeri, hogy kinek van joga megtekinteni a személyzeti nyilvántartásokat, például a munkavállaló felügyelőjét vagy vezetőjét (magukon a munkavállalón kívül).

miért fontos a személyi nyilvántartás vezetése?

fontos a személyi nyilvántartások vezetése, mivel ezek a dokumentumok írásos történetet nyújtanak mindarról, ami a munkaviszony időtartama alatt történt. Amiatt, abból az okból, személyzeti nyilvántartásokra van szükség az olyan tevékenységek támogatásához, mint az előléptetés, fizetésemelések, sőt fegyelmi eljárás.

melyek a fő dokumentumok, amelyeknek a személyi aktában kell lenniük?

személyzeti nyilvántartást kell vezetni minden alkalmazottról a felvétel hivatalos időpontjától. A benyújtandó fő dokumentumok közé tartoznak az Általános információk (Név, cím, telefonszám); felvételi űrlapok (jelentkezés, önéletrajz, munkaköri leírás); hivatalos munkavállalói megállapodások (szakszervezeti szerződések, versenytilalmi megállapodások); kompenzációs vagy fizetési adatok; teljesítményértékelések; valamint a munkaviszony megszűnése utáni információk (felmondási levél, végső felülvizsgálat).