7 hatékony információkezelő eszköz

korábban megtakarító voltam, vagyis mindent megmentettem. Végül megütött, amikor utoljára költöztünk, felett 9 évekkel ezelőtt szerencsére, hogy nehezen engedtem el a dolgokat. Ahogy rakodtam a teherautót, rájöttem, hogy olyan dobozokat mozgatunk, amelyek az utolsó lépésünk óta nyitva maradtak 3 évvel korábban.

ez a fajta “ments meg mindent” gondolkodás megmutatkozott a munkámban is. Papírhalmok, dobozok és polcok tele könyvekkel, jegyzetekkel, mindez könnyen megelőzheti a munkaterületemet, ha nem lenne a segítség, amit egy kis technológia kap.

az alábbiakban hét leghatékonyabb információgyűjtő és visszakereső eszközöm van, amelyek segítenek a lehető leggyorsabban rögzíteni az információkat, így most elfelejthetem, visszatérhetek a munkába, és tudom, hogy később emlékezni fogok rá.

itt vannak a 7 hatékony információkezelő eszközeim.

1. Gmail
ha nem használja a Gmailt, akkor elmulasztja az egyik legegyszerűbb és leghatékonyabb módszert arra, hogy sok információt rendszerezzen, amikor később szüksége lesz rá.

a Gmail segítségével több e-mail címről gyűjtök e-maileket egy helyre.

emlékeztetőket küldök magamnak az iPhone-ról, mivel tudom, hogy később Megnézem a leveleimet.

az online vásárlásokból származó e-mail bevételeket egy “megrendelések” mappába rendezem későbbi hivatkozás céljából.

a Gmailben is beállítottam szűrőket bizonyos e — mail üzenetek és előfizetések egyszerű rendezésére, amelyeket úgy állítottam be, hogy megkerüljék a beérkező leveleket-ezeket később el tudom olvasni, amikor kényelmes.

bárhonnan elérhetem a Gmailt is.

2. Google Naptár
születésnapok, évfordulók, találkozók, különleges események, tevékenységek, amelyekben gyermekeim részt vesznek, számlaemlékeztetők és még sok más dolog, amelyet a Google Naptárban tárolok. Néhány olyan dolog, amelyet úgy állítottam be, hogy e-mailt vagy szöveges emlékeztetőt küldjön nekem az ütemezett dátumra és időpontra. Egy dolog, amit igazán nagyra értékelek, az a képesség, hogy olyan ismétlődő eseményeket ütemezhetek, amelyeket soha többé nem kell megérintenem, mégis, minden hónapban vagy héten értesítést kapok a megfelelő időben.

3. Simplenote &Notational Velocity (Mac)
ez valójában két eszköz, de nem használom az egyiket a másik nélkül. A Simplenote egy webszolgáltatás és egy alkalmazás, amelyet az iPhone-on használok, amely lehetővé teszi a tárolt szöveges jegyzetek rögzítését és elérését bárhol is vagyok. Azt is elérheti az összes ilyen szöveges jegyzetek Notational Velocity a számítógépen. Ami ezt a két szoftvert annyira nélkülözhetetlenné teszi számomra, az az, hogy mindegyik hozzáférést biztosít nekem ugyanazokhoz az adatokhoz, és minden automatikusan szinkronizálódik. Egyébként a Dropboxot használom, egy másik gyilkos webszolgáltatást, amelyről egy másik alkalommal írok, hogy elvégezzem a két alkalmazás szinkronizálását.

4. Evernote
ez egy másik információrögzítő alkalmazás. Rengeteg információ található az interneten az Evernote használatáról a számítógépen és az iPhone-on, de egy kicsit többet találok, mint amire szükségem van a szöveg egyszerű rögzítéséhez, amit a legjobban csinálok.

egyesek inkább az Evernote-ot fogják használni, nem pedig a Simplenote & Notational Velocity-t. Ez neked is egyszerűbb lehet. De amit elsősorban az Evernote-ot használok, az a szkennerrel rögzített és digitalizált papírdokumentumok rendezése.

miután beszkenneltem egy dokumentumot, és PDF-ként mentettem, egyszerűen eldobom a PDF-et az Evernote ikonra. Miután archiváltam az Evernote-ban, hozzáférhetek azokhoz a beolvasott papírdarabokhoz, amelyeket valahol egy halomba menthettem, és a felhőben tárolódnak megőrzésre. Mindent elérek az Evernote-ból a számítógépemen, egy böngészőben az Evernote Webhely bármely számítógépéről, vagy az iPhone-on az Evernote alkalmazásból.

a szinkronizálást az Evernote szolgáltatás végzi — az ingyenes verziót használom—, és nem sok mást csinálok, mint alkalmanként bizonyos típusú információkat egy vagy két mappába rendezek az Evernote-ban.

5. Instapaper
ez egy webes szolgáltatás, amelyet a böngészőmből, valamint az iPhone-on lévő alkalmazásból érek el, és két dolog van, amit nagyon szeretek az Instapaper-ben.

az első az a könnyűség, amellyel menthetem a weben talált dolgokat, amelyeket később szeretnék olvasni. Van egy parancsikonom a böngészőmben, amelyre kattintva egy linket tárol az aktuális weboldalra az Instapaper szolgáltatáshoz. Most már továbbléphetek a fontosabb dolgokra anélkül, hogy aggódnék, elfelejtem, amit olvasni akartam. Fel tudom húzni az Instapaper szolgáltatást később a bowser – ben, vagy megnyithatom az alkalmazást, és elolvashatom a weboldalt az iPhone-on, amikor távol vagyok az asztalomtól.

a második dolog, amit szeretek, maga az Instapaper alkalmazás, amely egyszerűen bemutatja a mentett weboldalak szövegét anélkül, hogy a weboldalon gyakran látott rendetlenség lenne. Most már el tudom olvasni a dolgokat a számítógépemről egy egyszerű és zavaró formátumban.

6. Pinbaord.in
ez egy praktikus könyvjelző szolgáltatás. Ez nem ingyenes szolgáltatás, de megéri azt a néhány dollárt, amely a könyvjelzők rendezése érdekében kerül. Ezt arra használom, hogy könnyen könyvjelzővel lássam el az információkat a későbbi visszakereséshez, ha később szükségem van rájuk. Azt könyvjelző rengeteg dolgot később, és minden elem lehet címkézni, hogy azok könnyen kategorizálható és visszakereshető később. Régebben a finom szolgáltatást használtam, de azt tapasztaltam, hogy Pinboard.in sokkal egyszerűbb, lehetővé teszi a weboldalak gyors és egyszerű könyvjelzőzését későbbre, és könnyen használható, ha meg kell keresnem valamit, amit elmentettem.

mint mellékjegyzet — Pinboard.in lehetővé teszi, hogy csatlakoztassam az Instapaper fiókomat, hogy bármi, amit az Instapaper-nek küldök, könyvjelzővel is rendelkezzen pinboard.in

7. Kindle & Kindle App
a Kindle és a Kindle alkalmazást itt a legjobb 7 információgyűjtő eszközeim közé sorolom, mert nagyon élvezem és használom a kindle olvasási környezetet. Nem csak én már nem vásárol papír és tinta könyvek, amikor van egy digitális változat áll rendelkezésre, de én is Instapaper küld weboldalakat az én Kindle. Gyakran szívesebben olvasok hosszú cikkeket az internetről a Kindle – en. Az Instapaper szolgáltatáson keresztül rendszeresen elküldöm a Kindle-nek automatikusan elküldött dokumentumok archívumát.

hosszú PDF-eket is küldök a Kindle-nek, hogy az Amazon document conversion service ebook formátumba konvertálja őket. És most a személyes dokumentumok szinkronizálásával el tudom olvasni ezeket a dokumentumokat a Kindle-on vagy a telefonomon, és az olvasási helyem szinkronban marad.

ez a 7 hatékony információgyűjtő eszköz rengeteg időt és papírhalomtól mentett meg. Csak a felszínt érintettem meg, mire képesek ezek az eszközök. Lehet, hogy ezek nem mind szolgálnak téged, mint engem, de az információk szervezésének legjobb eszköze az, amelyet használni fog.