a Paperless Workplace előnyei

mi az a paperless office?

a papírmentes iroda olyan munkahely, amely minimális papíralapú folyamatokkal rendelkezik, és ehelyett digitalizált dokumentumokra támaszkodik. Egyes szervezetek inkább a “papír-könnyű” kifejezést részesítik előnyben, mivel sok iroda és részleg nem tudja teljesen megszüntetni a papírfájlokat a folyamat vagy a megfelelőségi követelmények miatt.

ettől függetlenül a papírhasználat csökkentése segít felgyorsítani a szervezet digitális átalakulási útját. Ez általában magában foglalja az elektronikus dokumentumkezelő rendszerre való áttérést, amely digitalizálja a fájlokat és tárolja azokat egy központi adattárban.

a papírmentesség előnyei

az amerikai vállalatok évente több mint 120 milliárd dollárt költenek nyomtatott űrlapokra, amelyek többsége három hónapon belül elavulttá válik, és a kukába kerül. Ráadásul az irodai dolgozók idejük 30-40 százalékát dokumentumok keresésével töltik fizikai iratszekrényekben.

a legintenzívebb osztályok közül néhány az emberi erőforrások, a kötelezettségek és követelések, a létesítménygazdálkodás és az ügyfélszolgálat, amelyek nagy mennyiségű alkalmazással, önéletrajzokkal, nyugtákkal, munkamegrendelésekkel, számlákkal, számlákkal és így tovább foglalkoznak.

nyilvánvaló, hogy a papíralapú dokumentumokkal való munka olyan problémákat okoz, amelyek megakadályozzák a munkavállalót abban, hogy produktív legyen, a szervezetet pedig a költségek megtakarításában. A papírmentes rendszer alkalmazása megoldhatja ezeket a kihívásokat és olyan előnyöket érhet el, mint:

• a fizikai fájlok megkeresésére és visszakeresésére fordított idő megtakarítása. A digitális dokumentumok könnyen rendezhetők és indexelhetők, ami a keresési lehetőségekkel sokkal gyorsabbá teszi a szükséges fájlok megtalálását. Ahogy a dokumentumok hozzáférhetőbbé válnak, a fájlok letöltéséhez szükséges idő jelentősen lecsökken, így csapata produktívabb lehet, és más nagy értékű feladatokra koncentrálhat.
• a csapattagok közötti együttműködés előmozdítása. A személyzet képes digitálisan megosztani a fájlokat nyomtatás nélkül, és megtekintheti a dokumentumok frissített és korábbi verzióit. Ez minimalizálja a lépéseket, és optimalizálja a munkafolyamatot, amikor együtt dolgozik a dokumentumokon.
• az információbiztonság javítása. A hozzáférési jogok hozzárendelhetők és visszavonhatók a felhasználói szint és a dokumentum típusa szerint. A részletes biztonsági beállításokkal a bizalmas és érzékeny információk nyomon követhetők és védhetők a visszaélésekkel és a jogosulatlan változtatásokkal szemben. Ez csökkenti az elvesztés és a lopás kockázatát is.
• a dokumentumok nyomtatásával és tárolásával kapcsolatos költségek megtakarítása. A papírmunka többségének kiküszöbölése segít megtakarítani a papírra és az iratszekrényekre fordított pénzt, valamint egyéb költségeket, például fénymásoló tintát és irodai írószereket.

Hogyan alakítsunk át papírmentes irodává

a dokumentumkezelő rendszer digitálisan rögzíti és tárolja az információkat egyetlen platformon, integrált keresési lehetőségekkel. Annak érdekében, hogy megkönnyítse a papírról a digitálisra való váltást, elkezdheti:

• a helyes megoldás meghatározása. Az Ön által telepített platformnak meg kell felelnie és meg kell oldania egyedi üzleti igényeit és kihívásait, rugalmasan alkalmazkodva a változásokhoz és a növekedéshez.
• a digitalizálási folyamat megkezdése. Valószínűleg ez a legnagyobb kihívás az idő és a munka miatt. A munka nagysága attól függ,hogy hány papírfájl kezdődik. A megoldásszolgáltató segítségével azonban kidolgozhat egy stratégiát a digitalizálási folyamat kezelésére, amelyet azután a munkavállalók számára bevált gyakorlatként lehet megvalósítani.
• változáskezelés bevezetése. Minden sikeres átalakítási kezdeményezés döntő része az érdekelt felek általi felvásárlás. Segítsen csapatának megérteni a változás szükségességét, és azt, hogy egy új rendszer hogyan segíti őket abban, hogy produktívabbá, hatékonyabbá és értékesebbé váljanak munkájuk során. Dolgozzon ki egy képzési programot, amely felkészíti az alkalmazottakat az új folyamatok kezelésére, és visszajelzést gyűjt tőlük a további fejlesztés érdekében.

mint minden változás, időbe telik, amíg a szervezet alkalmazkodik. Javasoljuk, hogy kisebb léptékben kezdje el azokat a kritikus folyamatokat, amelyek a legnagyobb hatással vannak a papírmentességre, mielőtt a megoldást más folyamatokra és részlegekre méretezné.

ha többet szeretne megtudni arról, hogy egy dokumentumkezelő rendszer hogyan segítheti irodáját papírmentessé válni, lépjen kapcsolatba velünk.