A változásmenedzsment meghatározása

milyen gyakran kérdezik a kollégák és munkatársak: “mi a változásmenedzsment?”Bár sokan intuitív módon tudják, mi a változásmenedzsment, nehezen tudjuk tömören meghatározni mások számára.

változásmenedzsment Defined

a Prosci úgy definiálja a változásmenedzsmentet, mint egy strukturált folyamat és eszközkészlet alkalmazását, amellyel az emberek a változás oldalát vezetik a kívánt eredmény elérése érdekében.

a változáskezelés mások számára történő meghatározásakor hasznos két szorosan kapcsolódó fogalom összefüggésében megvitatni: maga a változás és a projektmenedzsment.

maga a változás

a változás az a projekt, kezdeményezés vagy megoldás, amelyet a szervezetben bevezetnek a munka elvégzésének javítása, a probléma megoldása vagy a lehetőség kihasználása érdekében.
szinte minden olyan projekt, kezdeményezés vagy megoldás, amely javítja a szervezetet, befolyásolja az alkalmazottak napi munkáját. Prosci 10 a változás hatásának szempontjai azt ábrázolják, hogy egy személy vagy csoport hogyan befolyásolhatja a változást:

a “versenyképesebbé” vagy “közelebb az ügyfélhez” vagy “hatékonyabbá” válás gondolata motiválhatja a szervezetet a változásra, de ezeket a célokat valamikor le kell fordítani ezekre a folyamatokra, rendszerekre, eszközökre stb. Itt jön a képbe a projektmenedzsment és a változásmenedzsment.

projektmenedzsment és változásmenedzsment

nem elég csupán előírni a változást, és elvárni, hogy megtörténjen. A sikeres változás azzal kezdődik, hogy megértjük, mi kell történnie a változás megvalósításához, valamint a kemény munka. A projektmenedzsment és a változásmenedzsment külön tudományágak, amelyeket a szervezeti változásokra alkalmaznak a siker valószínűségének és a befektetés megtérülésének (ROI) javítása érdekében. Ezek a különálló, mégis szorosan összefonódó tudományágak szükségesek ahhoz, hogy változást hozzanak az életbe.

projektmenedzsment – a változás technikai oldala

a Project Management Institute PMBOK (PMBOK) útmutatója szerint a projektmenedzsment a tudás, készségek, eszközök és technikák alkalmazása a projekt tevékenységeihez a projekt követelményeinek teljesítése érdekében.
míg a projektmenedzsment jellemzően a hagyományos vízesés megközelítéshez kapcsolódik, számos módja van a projektek megvalósításának. A változásmenedzsment bármely projektmenedzsment módszertan mellett működhet, mint például az Agile, a Scrum, a Kanban, a Lean, a Waterfall és a PRINCE2.
függetlenül attól, hogy milyen megközelítést alkalmaznak a technikai megoldás megtervezésére, a változásmenedzsment az egyének előkészítésére, felszerelésére és támogatására összpontosít a változások elfogadására és felhasználására.

változásmenedzsment – a változás emberek oldala

a változásmenedzsment egy strukturált folyamat és eszközkészlet alkalmazása, amely a változás emberek oldalát vezeti a kívánt eredmény elérése érdekében. A változáskezelést úgy alkalmazzuk, hogy segítünk a változás által érintett egyéneknek a sikeres személyes átmenetekben, amelyek lehetővé teszik számukra a változás bevonását, elfogadását és használatát.
mind a projektmenedzsment, mind a változásmenedzsment támogatja a szervezet áthelyezését a jelenlegi állapotból (hogyan történik a dolgok ma) egy átmeneti állapoton keresztül egy kívánt jövőbeli állapotba. A projektmenedzsment a projekt, kezdeményezés vagy műszaki megoldás sikeres megtervezéséhez, fejlesztéséhez és megvalósításához szükséges feladatokra összpontosít. A változásmenedzsment a változás által érintett emberekre összpontosít, és lehetővé teszi számukra a változás bevonását, elfogadását és használatát.

az iteratív projektek esetében az eredményeket ismételt ciklusokkal vagy változások kibocsátásával érik el, minden ciklus a végső, tervezett eredmény felé halad. Az iteratív projektmenedzsment jellemzően agilis megközelítésekkel társul a megoldások tervezéséhez, fejlesztéséhez és szállításához. A változásmenedzsment a projektmenedzsment megközelítés mellett jön létre, és az egyének előkészítésére, felszerelésére és támogatására összpontosít, hogy elfogadják és használják a változásokat, függetlenül attól, hogy iteratív vagy szekvenciálisan történik-e.

ne feledje, hogy a technikai oldal nem feltétlenül “technológiai.”Bár a projektek néha technológiai jellegűek, a technikai oldal minden változásra vonatkozik. Ide tartoznak a kultúraváltások, egyesülések és felvásárlások, szakpolitikai frissítések és egyéb projektek vagy kezdeményezések, amelyek technológiát is magukban foglalhatnak vagy nem.
Minden szervezeti változásnak van technikai és emberi oldala is, és mindegyikhez külön erőforrásokra és eszközökre van szükség ahhoz, hogy a változás megvalósuljon.

az egyes csapatok céljai

a projektmenedzsment csapat azon dolgozik, hogy a változás technikai oldalát a pontról előre mozgassa Az ilyen projektmenedzsment tevékenységek a folyamatokra, rendszerekre, eszközökre stb.vonatkoznak. a változás befolyásolja, ami azt jelenti, hogy az emberek munkahelyei hatással lesznek.

a változásmenedzsment csapat azon dolgozik, hogy segítse a változás által érintett személyeket, akik készségesen támogatják vagy elfogadják a változást, magukévá teszik a változást, és a várt módon alkalmazzák a változást (azaz bevonják, elfogadják és használják a változást).

az alábbi példa az (a) funkcióból a (b) funkcióba való átmenetet mutatja.

a projektmenedzsment célja az erőforrások hatékony felhasználása a projekt, kezdeményezés vagy megoldás megtervezéséhez, fejlesztéséhez és megvalósításához. A változásmenedzsment célja, hogy segítse a változás által érintett minden egyes személyt a sikeres átmenetben, figyelembe véve a változás követelményeit.

a változásmenedzsment és Projektmenedzsment mértéke

szinte minden szervezeti kezdeményezés vagy projekt igényel valamilyen szintű projektmenedzsmentet és változásmenedzsmentet. Nagyon kevés olyan eset van, ahol nem lesz szükség mindkét tudományágra. Az alábbi projektek mindegyikéhez külön projektmenedzsmentre és változásmenedzsmentre van szükség, a változás bevezetése mellett:

1. vállalati erőforrás-tervezési (ERP) megoldás telepítése a teljes szervezetre
2. a Call center-ügynökök munkafolyamatainak és kapcsolatfelvételi parancsfájljainak újratervezése
3. két szervezet és információs rendszereik integrálása egyesülés vagy felvásárlás után
4. új virtuális együttműködési eszközök bevezetése az elosztott munkaerő számára
5. új értékesítési csatorna kialakítása

a projektmenedzsment és a változásmenedzsment minden kezdeményezésnél azonos? Általában nem. Bár a legtöbbnek legalább néhányra van szüksége, minden tudományág akkor működik a legjobban, ha az Ön egyedi helyzetéhez, szervezetéhez, kultúrájához és történelméhez, valamint az Ön által végrehajtott konkrét változáshoz igazodik.
a szükséges projektmenedzsment mennyisége és típusa függ a komplexitástól, a változás mértékétől és a megoldás tervezéséhez szükséges rugalmasság mértékétől. A szükséges változásmenedzsment-elkötelezettség mértéke attól függ, hogy mennyire zavarja az egyes emberek napi munkáját. Ez a szervezet tulajdonságaitól is függ, például a kultúrától, az értékrendtől és a múltbeli változásokkal járó történelemtől.

a változásmenedzsment és a projektmenedzsment integrálása

míg ezek különálló tanulmányi területek, a változásmenedzsment és a projektmenedzsment a gyakorlatban integrálódnak. A lépések és tevékenységek együtt mozognak, ahogy a csapatok a jelenlegi állapotból a kívánt jövőbeli állapotba haladnak.

változásmenedzsment és projektmenedzsment tervezési tevékenységek

példaként vegye figyelembe azokat a tevékenységeket, amelyek egy projekt vagy kezdeményezés tervezési szakaszában fordulnak elő.

Projektmenedzserek:

• határozza meg a szükséges mérföldköveket és tevékenységeket
• vázolja fel a szükséges erőforrásokat és hogyan fognak együttműködni
• határozza meg, hogy mi lesz a projekt része

menedzserek cseréje:

• Craft kulcsfontosságú üzenetek, amelyeket közölni kell
• együttműködés a szponzorokkal, hogy aktív és látható koalíciókat építsenek a felső vezetőkből
• az érintett alkalmazottaknak szóljon arról, hogy miért van szükség a változtatásra

a leghatékonyabb projektek ezeket a tevékenységeket egyetlen projekttervbe integrálják.

a megértésnek előnyei vannak

nehéz lehet különbséget tenni a változás, a projektmenedzsment és a változásmenedzsment között. A gyakorlatban ez a három összetevő szorosan összefonódik, hogy pozitív eredményt érjen el a szervezet számára. De a különbségek megértése sokkal könnyebbé teszi a hibaelhárítást, ha a változás nem a várt módon halad előre.

például, a kihívások érkező:

• a változás megtervezése (maga a projekt, kezdeményezés vagy megoldás)?
• a technikai folyamat, tevékenységek vagy erőforrások (projektmenedzsment)?
• hogyan fogadják el vagy ellenzik az egyének a változást (változásmenedzsment)?

amikor megérti a változás, a projektmenedzsment és a változásmenedzsment közötti különbségeket, világossá válik a korrekciós intézkedések azonosítása. És ha tudod, hogy az egyes összetevők mit érnek el, a változásmenedzsment meghatározása mások számára már nem nehéz.