az üzleti dokumentum tervezésének fontossága

az írás a szórakoztató rész. A Szerkesztés a nehéz rész. Tudod, mi az első rész? Tervezés! Amit írsz, az ugyanolyan fontos, mint amit írsz. Az üzleti dokumentum megtervezése és a vázlat használata értékes eszközök, amelyeket először az író eszköztárában kell elérnie.

miért fontos egy üzleti dokumentum megtervezése?

a hatékony üzleti kommunikációhoz a három C-t kell használni: világosan, tömören és meggyőzően írni. Ha egy üzleti dokumentum rosszul van megírva, számos helyesírási vagy nyelvtani hibát tartalmaz, hiányzik a szervezettség, vagy nem azonosítja a problémákat, az olvasó rossz benyomást kelt. Ezért, hogy megőrizze szakmai hírnevét, időt kell hagynia a tervezésre, mielőtt elkezdené írni egy üzleti dokumentumot.

mit jelent a tervezés

a tervezés időt vesz igénybe—néhány perctől néhány óráig, a dokumentum méretétől, a részletesség nagyságától és a fontosság szintjétől függően.

az üzleti dokumentum megtervezése megköveteli, hogy:

• világosan határozza meg a célt
• Ismerje meg közönségét
• vázolja fel a legfontosabb pontokat

összpontosítson az üzleti dokumentum céljára

határozza meg célját és koncentráljon. Persze, lehet, hogy további támogató anyagokat kell bevinnie a pont megfogalmazásához. De a kiegészítő információk soha nem szabad felülmúlni az elsődleges célt.

a fő pont kiemeléséhez próbálja meg használni ezeket a tippeket:

• azonnal azonosítsa a problémát
• előre jelezze és válaszoljon az olvasó által feltett kérdésekre
• adjon meg adatokat, bizonyítékokat vagy okokat a fő pont alátámasztására
• megoldást kínál vagy javaslatot tesz

nézze meg az alábbi példát. Figyelje meg, hogy az e-mail hogyan azonosítja a problémát (az értekezletet), előrevetíti a kérdéseket (kötelező?), motivációt biztosít (ez közvetlenül érinti Önt), és világos irányt ad az olvasónak (küldje el a feljegyzést).

tárgy: Találkozó szerdán 10: 00 órakor

kedves Sue,

e-mailt küldök Önnek egy fontos találkozóra vonatkozóan, amely a jövő héten jön. Ez a találkozó szerdán 10:00-kor kerül megrendezésre, és minden alkalmazottnak jelen kell lennie. Tudom, hogy nagyon elfoglalt, mint a számviteli osztály vezetője, és értékelem, hogy a találkozó időzítése nem biztos, hogy ideális. Ez a találkozó azonban egy új vállalati szintű kezdeményezést fog lefedni, amely közvetlenül befolyásolja az osztályát.

kérjük, küldjön egy emlékeztetőt az Ön felügyelete alatt álló összes alkalmazottnak a találkozóval kapcsolatban, és hangsúlyozza a részvételük szükségességét. Kérem, tudassa velem, ha ez megtörtént.

nagyra értékelem a segítséget ebben a tekintetben. Kérjük, bátran forduljon hozzám bármilyen kérdéssel.

Üdvözlettel:

Jeff

Szervezze meg üzleti dokumentumát

gyakorolhatja a rendezetlen szekrényhez való jogát. Nem gyakorolhatja ezt a jogot, amikor az üzleti írásról van szó. Az üzleti kommunikáció szervezett megközelítést igényel. Ha az olvasót összezavarja az, amit írt, vagy nem tudja, milyen lépéseket vár el tőlük, ez hatalmas kudarc.

ezért tegye célul, hogy szervezett, összetartó módon írjon. A mondatoknak és bekezdéseknek természetesen kell folyniuk, és az olvasót egyik témáról a másikra kell irányítaniuk. Használjon megfelelő üzleti dokumentum formázást. És egy kiváló gyakorlat, amely segít megszervezni és bemutatni az írást, egy vázlat segítségével.

használjon vázlatot

a vázlat lehetővé teszi, hogy elgondolkodjon azon, hogy mit kell mondania, és hogyan kell ezt értelmes sorrendben megtenni. Kezdje a főbb pontokkal. Ezután adjon hozzá altémákat, amelyek támogatják a fő pontot. Ahogy lejegyzi ezeket, látni fogja, hol lehet szükség a megrendelés megváltoztatására. Vagy kéri, hogy adjon hozzá kiegészítő információkat.

a vázlat használatának másik előnye: lassításra kényszerít. A túl gyors írás rendetlen hibákhoz vezet. A vázlat miatt szünetet tartasz, lassan gondolkodsz azon a képen, amelyet az olvasónak próbálsz festeni, és megszünteted a lényegteleneket.

Íme egy példa az alapvető vázlatra:

cím: Zárja be az irodai ajtót

1. minden alkalmazottnak el kell kezdenie az irodai ajtók bezárását éjszaka
   1. sorolja fel az okokat, amelyek miatt erre szükség van
   2. magyarázza el, hogy ez azonnal hatályba lép
2. beszéljétek meg a telepítendő új zárakat
   1. új kulcsokat kell kiadni
   2. mi a teendő, ha elveszíti a kulcsát
3. következtetés: dicsérje az alkalmazottakat az új kezdeményezés támogatásáért

ne felejtse el szerkeszteni üzleti dokumentumát

üzleti dokumentuma nem áll készen, amíg nem igazolta. Olvassa el, szerkessze, ismételje meg. Ne ássa alá munkájának hitelességét elírásokkal, írásjelekkel és pontatlanságokkal.

a másolók ezt a trükköt használják arra, hogy megtalálják a szövegben elhúzódó nyelvtani vagy tipográfiai hibákat: olvassa fel hangosan teljes egészében. És ezt lassú ütemben tegye. Figyelmesen hallgassa meg, mi hangzik. Talán a lose-t írtad, amikor azt akartad mondani, hogy laza. Vagy kihagytál egy szót. És hallani fogja, ha ugyanazt a pontot kétszer is megfogalmazta egy bekezdésben.

professzionális üzleti dokumentum írása nem könnyű feladat. De a megfelelő tervezéssel, a gondolatok megszervezésével egy vázlat használatával, valamint a fenti tippek alkalmazásával elsajátíthatja az üzleti dokumentumok írásának művészetét.