az E-számlázás és az E-számlázás megértése: meghatározások, előnyök és árnyalatok

itt az ideje, hogy eltávolodjunk a papíralapú számláktól, amelyek nyomtatást és postai kézbesítést igényelnek, és az e-számlázást a hatékonyabb és eredményesebb kézbesítés elérése érdekében alkalmazzuk. Az E-számlák akár közvetlenül is kapcsolódhatnak a GYIK-hez vagy a fizetés feldolgozásához, hogy felgyorsítsák a számlafizetéseket.

Mi Az E-Számlázás?

az elektronikus számlázás vagy az e-számlázás az a folyamat, amelynek során a számlákat elektronikus úton küldik és fizetik. Ez a folyamat lehetővé teszi az ügyfelek számára, hogy e-mailben, internetes portálon vagy akár géppel olvasható adatformátumokban fogadják a számlákat, megkönnyítve a hatékonyabb kézbesítést és fizetést.

az e-számlázási folyamatot a követelések osztály kezeli, figyelembe véve a számviteli szoftverekből vagy az ERP rendszerekből származó kimenetet, és ezt eljuttatja az ügyfelekhez. Ennek a papírmentes folyamatnak egyre több aspektusa automatizált a sebesség és a pontosság javítása érdekében, beleértve a nyomon követési intézkedéseket is, ahol a számlafizetési időkeretek meghaladják a feltételeket.

hogyan néz ki az E-Számla

az e-számla vagy e-számla egyszerűen egy hagyományos számla vagy számla elektronikus változata. Vizuálisan ez tükrözheti a hagyományos papírszámlák elrendezését, vagy kihasználhatja az online képességeket – például közvetlen linket a számlafizetéshez, GYIK vagy kapcsolódó erőforrások.

Alternatív megoldásként az e-számlák géppel olvasható adatokként, például EDI vagy XML formátumú dokumentumokként is kézbesíthetők, hogy megkönnyítsék az automatikus feldolgozást és a követelések szoftverével történő fizetést.

B2B kontextusban az e-számlázás olyan elektronikus számlák kézbesítésére vonatkozik, amelyek konkrét részleteket tartalmaznak, például fizetési időkeretet, adóinformációkat, PO-számot és tételes teljesítéseket.

hogyan működik az E-számlázási folyamat

az E-számlázás az a folyamat, amelynek során az elektronikus számlákat generálják és kézbesítik az ügyfeleknek, emlékeztetőket küldenek és kifizetéseket gyűjtenek. Az e-számlázási folyamat magában foglal bizonyos fokú árképzést és hitelbeállítást is, amelyek manuálisan állíthatók be minden ügyfél számára, vagy szabályalapú automatizálással határozhatók meg.

az e-számlázási folyamat lépéseit az alábbiakban soroljuk fel.

1. Hitelbeállítás – a számlázási folyamat első lépése a hitelkeret és az átutalás esedékességének meghatározása. A Modern e-számlázási megoldások bezárhatják a kört az értékesítéstől a hitelbeállításig a teljesítmény optimalizálása és a kockázat minimalizálása érdekében.
2. árképzés-a következő lépés a nyújtott áruk vagy szolgáltatások árazásának meghatározása. Az elektronikus számlázási megoldások megkereshetik az árakat Egy adatbázisból, és igény szerint alkalmazhatnak fiók-vagy kapcsolattartási szintű kedvezményeket.
3. Számla létrehozása – az e-számlákat ERP vagy számviteli rendszer adataiból állítják elő, amelyeket az egyes címzettek számára szükséges számlasablonba táplálnak – PDF-től EDI-ig. Ez a lépés általában automatizált, és sokkal gyorsabban halad, mint a hagyományos kézi számla létrehozása.
4. Bill delivery-egy másik lépés, amely általában automatizált, a szállítási e-számlák haladhat e-mailben, portálon, fájlátvitel vagy közvetlen adatátvitel. Számlaértesítés SMS-ben, e-mail értesítés, WhatsApp vagy hasonló csatornák felhasználhatók arra, hogy figyelmeztessék a címzetteket arra, hogy e-számlájuk biztonságos online portálon keresztül érhető el.
5. emlékeztetők – ha a számlázó úgy véli, hogy az ügyfelek nem NYUGTÁZTÁK, nem nyitották meg vagy fizették ki e-számlájukat egy meghatározott időkereten belül, az emlékeztető kommunikáció automatikusan elindulhat az azonnali fizetés ösztönzése érdekében.
6. Fizetésfeldolgozás – az e-számlázás egyértelmű előnyt kínál a papíralapú számlázással szemben a fizetések fogadásakor, mivel az ügyfelek rendelkezésére áll egy link, amelyre kattintva online fizethetik számlájukat hitelkártyával vagy közvetlen befizetéssel. Nagyobb automatizálás lehetséges, ha az e-számlákat automatizált számlázó rendszerekbe szállítják, amelyek a fizetési kérelmet PO szám hivatkozással érvényesítik, és automatikus kifizetéseket hajtanak végre az ACH/NACHA-n keresztül.
7. Sales intelligence and reporting – az e-számlák kézbesítésének, átvételének és még az e-számlák olvasásának vagy megválaszolásának nyomon követése és jelentése egyértelmű előnyt jelent a késedelmes fizetések kezelésében az egészséges cash flow érdekében. Az értékesítési betekintést a számlázott, hol és mikor, valamint annak megértéséből lehet levonni, hogy mely számlák küzdenek az időben történő fizetéssel, és jövőbeli hitelkockázatot jelentenek.

az E-számlázási szoftver legfontosabb előnyei

az E-számlázási szoftver lehetővé teszi, hogy a követelések osztályai sokkal hatékonyabbá váljanak. A folyamat hatékonyságának megszüntetése időt és pénzt takarít meg, valamint biztosítja a számlák pontosabb és gyorsabb kézbesítését az ügyfelek számára az azonnali fizetés érdekében. A jól telepített elektronikus számlázási rendszer nem csupán operatív frissítés, hanem stratégiai előny.

az e-számlázási szoftver legfontosabb előnyei:

1. Folyamathatékonyság-a papíralapú számlák előállítása és szállítása sokkal több időt és erőfeszítést igényel, az elektronikus számlák ennek töredékét veszik igénybe.
2. jobb pontosság – az elektronikus számlázási rendszer és a számviteli szoftverek és/vagy ERP rendszerek közötti közvetlen kapcsolat kiküszöböli az emberi hibákat a folyamatból.
3. fokozott kézbesíthetőség-a papíralapú számlák postai úton történő küldése nem garantálja a kézbesíthetőséget. A koronavírus-járvány megmutatta, hogy az elektronikus kézbesítés rugalmasabb és pontosabb, elérve az ügyfeleket ott, ahol vannak, a kívánt formátumban.
4. Status visibility – annak ismerete, hogy ki kapta, olvasta és reagált az e-számlájára, célzottabb nyomon követési intézkedéseket tesz lehetővé, és segíti a pénzforgalom előrejelzését.
5. automatizálás – a vállalkozások egyre inkább arra törekszenek, hogy automatizálják az ismétlődő kézi folyamatokat a nagyobb hatékonyság érdekében, így a képzett személyzet a jövedelmezőbb tevékenységekre összpontosíthat. A papírszámlákról az e-számlázásra való áttérés hatalmas lehetőséget kínál a folyamat automatizálására.
6. egyszerűsített számlafizetések – az e-számlákat fizetési linkekkel lehet elküldeni, hogy online fizetéseket hajtsanak végre hitelkártyával, betéti kártyával vagy közvetlen befizetéssel.
7. csökkentett általános költségek – a papírszámlák nyomtatására és kézbesítésére szolgáló gépek karbantartása és kezelése, valamint a postai kézbesítés kifizetése sok vállalkozás számára jelentős költségmegtakarítást jelenthet.
8. skálázhatóság és rugalmasság – az e-számlázás sokkal skálázhatóbb megoldást kínál, mint a papíralapú számlázás. Hagyományosan, ha a számlázási volumen növekedne, beruházásokra lenne szükség a nyomtatásba, a folyamatirányításba és a szállításba. Ez a beruházás feleslegessé válna és kárba veszne, ha a mennyiségek csökkennének. Az elektronikus rendszerek gyorsabban és hatékonyabban skálázhatók fel és le.
9. csökkentett szénlábnyom – a papíralapú számlák előállítása és szállítása (postai úton) több energiát és erőforrást igényel. Az elektronikus számlák sokkal energiahatékonyabbak és környezetkímélőbbek.
10. jobb felhasználói élmény-papír számlák tűnhet egy kicsit régimódi, hogy az ügyfelek most. Az E-számlák professzionálisabb módon jeleníthetők meg, áramvonalas hozzáféréssel és fizetésfeldolgozással, egyszerűsítve és javítva minden ügyfél élményét a márkáról.

Who e-számlázás segít

az E-számlázás számos funkciót segít bármely vállalkozáson belül. A számlák létrehozásának és kézbesítésének egyszerűsítésétől a követeléseken belül, az ügyfelek fizetési folyamatainak automatizálásáig. A forgótőke és a cash flow-előrejelzés javulása biztosítja a biztosítékot és a tőkét a növekedés és a beruházások támogatásához az egész üzletágban. A legnagyobb hatások közül néhányat az alábbiakban sorolunk fel.

• pénzügy – az e-számlázás javítja a számlázás hatékonyságát és felszabadítja a forgótőkét azáltal, hogy lefelé hajtja a DSO-t, amelyet korábban a követelések főkönyvében tartottak. Az e-számlázásban rejlő nagyobb státusz-láthatóság pontosabb cash flow-előrejelzést tesz lehetővé, támogatva a szélesebb körű üzleti befektetéseket a növekedés és a stabilitás érdekében.
• ügyfelek – amikor az ügyfelek elektronikusan kapják meg számláikat, könnyebben és gyorsabban tudják fizetni őket, valamint hozzáférhetnek a számlázási előzményekhez, ha bármit újra kell nyomtatniuk.
• szállítók – ha engedélyezi az ellátási láncának, hogy elektronikusan számlázzon Önnek, hatékonyabban működhetnek, és gyorsabban fizethet, anélkül, hogy időt veszítene a számla pontatlan adatainak lekérdezésére és tisztázására.
• AR Department-követelések előny az e-számlázás több, mint bármely más szempontból az üzleti, ez itt, hogy az előnyök a folyamat automatizálás és a hatékonyság javítása lehetővé teszi a fokozott teljesítmény ellen KPI.
• AP Department– A számlák elektronikus fogadása segíti a fizetendő számlákat a kiadások előrejelzésében, a korai fizetési kedvezmények kihasználásában és a kifizetések hatékonyabb feldolgozásában.
• műveletek – a műveletek profitálnak az e-számlázás által nyújtott jobb cash flow és pénzügyi előrejelzési képességekből, ami nagyobb beruházásokat tesz lehetővé ott, ahol a működési képességek és a hatékonyság javításához szükséges.

Miben Különbözik Az E-Számlázás Az E-Számlázástól?

bár az e-számlázást és az e-számlázást néha felcserélhető módon használják, az elektronikus számlázást gyakrabban használják a számlázási folyamat egy adott aspektusának B2B kontextusban történő leírására. Azok a fogyasztók, akik elektronikus úton kapják meg a közüzemi számlát, ezt inkább számlának írják le, mivel egy vállalkozás számlát kap bizonyos felsorolt termékekről, egy adott PO ellen, arról beszélne, hogy számlát kapott.

a számlák a számlázási folyamat során küldött egyedi számlázási dokumentumok. Az E-számlázás általában a funkciók szélesebb körét öleli fel, mint az eipp-ben (elektronikus számlabemutatás és fizetés) vagy az e-számlázásban található számlakészítés, kézbesítés, nyomon követés és fizetéskezelés. az e-számlázás magában foglalja a hitelkeret-beállítás és az árképzési táblázatok néhány elemét, valamint a kifizetésektől az értékesítési betekintésig terjedő hurok lezárását és a kredit pontszámok kiigazítását.

a szervezeten belüli e-számlázási rendszer vagy megoldás tartalmaz egy EIPP elemet, de ezt kiterjeszti a számlára és a fizetőre egyaránt vonatkozó betekintési, árképzési és hitelezési szempontokra is.

segíthet-e az E-számlázás és az E-számlázás a szervezetemnek

ha eddig elolvasta, valószínűleg fontolóra veszi az e-számlázásba történő befektetést, esetleg az e-számlázási szoftver házon belüli telepítését vagy a megfelelő szolgáltató kiválasztását, hogy biztosítsa az e-számlázási telepítés sikerét.

tanácsunk az lenne, hogy beszéljen néhány különböző e-számlázási szolgáltatóval, akik segítenek meghatározni a szükséges megoldást, és hogyan lehet ezt a legjobban megtenni. A Corcentric-nál segítünk Önnek az EIPP és a szélesebb körű e – számlázási megoldáskészlet különböző aspektusainak értékelésében-vegye fel a kapcsolatot egy kötelezettség nélküli felderítési hívással még ma.