Blog, források

az irodák költöztetése forradalmasíthatja az üzleti tevékenységet. Akár keres egy nagy hely, hogy a cég szoba növekszik, vagy bővíti a reach elágazó kisebb műholdas irodák, vannak tonna okok miért érdemes áthelyezni.

bármi legyen is a motivációja, ez az útmutató segít Önnek és csapatának előkészítésében egy praktikus irodai áthelyezési ellenőrzőlista biztosításával. Mindeközben mindent lefedünk, kezdve a személyzet bevonásától a döntéshozatali folyamatba, egészen a COVID-19 összefüggésében végzett kockázatértékelésekig. Csatlakozzon hozzánk, amikor felfedezzük a legfontosabb dolgokat, amelyeket figyelembe kell venni az irodák költözésekor.

tervezés és határidők beállítása

az előkészítés kulcsfontosságú az irodai költözés során. Ha időt szán arra, hogy világosan átgondolja vállalatának céljait a költözéshez, a jövőben fejfájást takarít meg, és győződjön meg arról, hogy az átmenet a lehető legegyszerűbben zajlik. Állítsa be az összes ötletet papírra, beleértve a részleteket, mint a költségvetés, a preferált hely(ek), és a dátumot, amelyet be szeretne költöztetni.
a tervezési szakasz másik fontos része az irodai áthelyezési út kulcsfontosságú pontjainak határidejének meghatározása: válasszon egy időkeretet, amelyen belül befejezheti az első kutatást, futtathatja a csapat ötleteit, majd dönthet az ideális iroda funkcióinak listájáról. Azt szeretné, hogy legalább néhány hónappal azután, hogy a kutatás és hasonlítsa össze a lehetőségeket, mielőtt a döntést.

munkatársak bevonása

amikor arra gondol, hogy melyik típusú iroda felelne meg legjobban az Ön vállalkozásának, próbálja meg bevonni a csapatát. Azáltal, hogy munkatársainak beleszólást ad a döntéshozatali folyamatba, nem csak rövid távon sokkal produktívabbá teszi a lépést, hanem javítja az alkalmazottak jólétét és megtartási arányát a jövőben.
egy nemrégiben készült felmérésben az alkalmazottak alig 70% – a számolt be arról, hogy az irodák költözése jótékony hatással volt rájuk és az üzleti tevékenység egészére, olyan előnyökkel, mint a több hely a feladatok elvégzéséhez és a vizuálisan vonzóbb környezetben való munka, mint a sikeres költözés legfőbb okai.
ezt szem előtt tartva valószínű, hogy a csapat véleménye az új irodába költözésről meglehetősen szubjektív tulajdonságokon alapul, így a Keresés megkezdése előtt konzultálni velük okos döntés. Az ügyfelek számára jól bevált megközelítés az informális csevegésekkel kezdődik, majd kövesse nyomon a vállalati szintű felmérést, miután megtudta, mely funkciók érdeklik az embereket leginkább.

kiválasztási kritériumok

a következő lépés az irodai költözés kritériumainak felsorolása. Annak megértése, hogy munkatársai mit keresnek az új térben, segít ennek elérésében. Ha a csapat előnyben részesíti a helyszíni parkolást vagy a tágas kitörési területeket, akkor próbálja meg ezt figyelembe venni (csak győződjön meg róla, hogy megfelel a saját céljainak, és reális legyen a költségvetésével kapcsolatban).
ne aggódjon, ha a végleges ellenőrzőlista elkészítésének ötlete eleinte kissé elsöprőnek tűnik. Ez egy fontos mérföldkő az iroda áthelyezésében, de sok vállalkozással dolgoztunk együtt annak érdekében, hogy ez a rész a múltban megfelelő legyen – csak vegye fel a kapcsolatot, és barátságos csapatunk örömmel segít.

a tökéletes helyszín megtalálása

az összes kezdeti kutatással és a kritériumok ellenőrzőlistájával készen áll, itt az ideje elkezdeni a keresést. Amint arról már beszéltünk, a tervek időben és ütemterv szerint történő rendezése fontos része az irodai áthelyezési folyamatnak – de próbáljon meg nem siettetni magát a tényleges irodai keresést.
bármelyik hely (ek)ről is döntött, praktikus irodai kereső eszközünk itt van, hogy segítsen felfedezni az Ön számára tökéletes helyiségeket több száz helyről az Egyesült Királyságban. Egyszerűen mondja el nekünk, hogy hol szeretné az új irodáit, és segítünk szűkíteni a lehetőségeket.
a helyi lezárási korlátozások lehetővé teszik, hogy vezetett túrákat kínálunk társadalmi távolságtartással és minden szükséges intézkedéssel annak érdekében, hogy megfelelően körülnézzen anélkül, hogy veszélyeztetné az Ön vagy a személyzet biztonságát. Azok számára, akik nem szeretnének személyesen részt venni, néha videó Megtekintések állnak rendelkezésre (ne habozzon kapcsolatba lépni velünk, és kérdezze meg!)
a 360 db-os virtuális túráink lehetővé teszik irodáink felfedezését bárhol is legyen. Talált valahol tetszik a megjelenés? Látogasson el webhelyünk bármelyik office oldalára, hogy megtapasztalja a hely megjelenését a saját idejében – csak kattintson a kép alatti ‘ 360 ‘ ikonra.

kockázatértékelés irodák

költöztetésekor, különösen a COVID-19 összefüggésében és az új normálhoz való alkalmazkodás során, az alkalmazottak biztonsága legyen a legfontosabb prioritás az irodai költözés során. A kockázatértékelésnek túl kell lépnie a szokásos egészségügyi és biztonsági megfontolásokon, olyan kulcsfontosságú kérdésekre gondolva, mint például:

• van-e elegendő hely a személyzet számára a társadalmi távolsághoz?
• eloszthatók-e az étkezdék és a közös helyiségek ülőhelyei?
• van-e az előcsarnokban megfelelő terület a biztonságos bejelentkezéshez és egyéb óvintézkedések az épületbe való belépés előtt?
• vannak könnyen hozzáférhető mosogatók, konyhák és fürdőszobák, hogy a személyzet rendszeresen mosson kezet?
• szellőztethetők-e a munkaterületek a közeli ablakok és ajtók kinyitásával?

további információkért látogasson el a HSE hivatalos útmutatójába a COVID-19 járvány alatti kockázatértékelésekről.

mielőtt a lépés

miután meghozta a döntést, és aláírta a szaggatott vonal, meg kell kezdeni gondolkodni a logisztika a lépés maga. Íme néhány utolsó dolog, hogy fontolja meg, mielőtt beköltözik az új iroda:
1. Jelöljön ki egy office relocation manager
egy nagyszerű ötlet, amit felvette BizSpace ügyfelek, hogy jelöljön ki egy office relocation manager, aki felügyeli a gyakorlati a lépés maga. Ők lesznek felelősek a finomabb pontok rendezéséért, mint például az irodai cím megváltoztatása és az alábbiakban ismertetett egyéb megfontolások. Kezdje el a pályázatokat, miután úgy döntött, hogy folytatja az irodai költözést, és valamilyen díjat kínál az extra felelősségért.
2. Wi-Fi és telefonvonalak
ne felejtsd el rendezni a Wi-Fi és a telefonvonalakat. Ne feledje, hogy lehet némi leállás – különösen, ha szolgáltatót vált–, ezért ezt néhány héttel a költözés előtt tervezze meg. Ha kiszolgált irodát választ, akkor valószínű, hogy néhány alapvető létesítmény szerepel a bérleti csomagban, de mindenképpen ellenőrizze ezt előre.
3. Cím és telefonszám
az office relocation manager egyik legfontosabb feladata a cím és a telefonszám megváltoztatásának megszervezése. Arra kell törekednie, hogy telefonszáma ugyanaz legyen, mint egy kényelmes kapcsolattartó az ügyfelek és a beszállítók számára. Ha ez nem lehetséges, szervezzen egy hívásátirányítási szolgáltatást, és értesítse partnereit az új számról és címről. Végül állítson be egy e-mail átirányítást az új irodai címre.
4. Office deliveries
ehhez az utolsó ponthoz kapcsolódva értesítenie kell az office delivery szállítókat a címváltozásról (vagy új szállítókat kell szerveznie, ha távolabb költözik). Az ételektől és italoktól kezdve a tisztítószerekig és az írószerekig rengeteg dolog van, amit a személyzet szeretne szállítani a get-go – tól, így a korai válogatás biztosítja a zökkenőmentes átállást minden érintett számára.
5. Biztonság és biztosítás
az irodai biztonságot a bérleti szerződés részeként fedezheti, de ellenőrizze, hogy van-e valami megfelelő a helyén jóval az ütemterv előtt, hogy elkerülje a csuklást. Egy hasonló megjegyzés, akkor is meg kell gondolni, hogy milyen típusú biztosítás alkalmazható a te dolgod. Ez magában foglalhat olyan dolgokat, mint a tartalom & készlet, épületfedél és állami felelősségbiztosítás.
6. Gondoljon a bútorokra és a tárolásra
a csomag típusától függően előfordulhat, hogy meg kell vizsgálnia a bútorok és a tárolás lehetőségeit. Figyelembe véve a vállalat növekedési vagy leépítési terveit, győződjön meg róla, hogy elegendő íróasztal, szekrény és szekrény van az egész munkaerő támogatásához – és ezeket rendezze, ha hiányt észlel. Ha lehetséges, érdemes meglátogatni, hogy megmérje, mielőtt bármit vásárolna.
7. Végső ellenőrzések
menjen át az új munkahelyére egy héttel a Költözés dátuma előtt, hogy elvégezze a végső ellenőrzéseket. Javasoljuk, hogy még egyszer nézze át az itt megadott listát, és jelölje be a dolgokat, miközben megy, hogy megbizonyosodjon arról, hogy fut a földön.
ez a BizSpace útmutató egy teljes irodaáthelyezési ellenőrzőlistát kínál, amely végigvezeti Önt az összes fontos részleten, amelyek a zökkenőmentes és sikeres költözéshez szükségesek. Ha fizikai ellenőrzőlistát szeretne használni a szervezetén belül, letölthet egy PDF ellenőrzőlistát, amely mindent tartalmaz, amit lefedtünk.
további információért – vagy hogy megvitassák terveiket barátságos és tapasztalt csapatunkkal – ne habozzon kapcsolatba lépni velünk még ma.