Event Management: a step-by-step guide on how to use it in your events

Event management. Ez egy olyan kifejezés, amelyet sokat dobnak, de az események kezelésének szó szerinti jelentésén túl pontosan mit jelent? És ami még fontosabb, hogyan lehet használni az eseményekben?

minden típusú esemény egyedi készségeket és know-how-t igényel, amelyek segítenek a káosz enyhítésében és a résztvevők zökkenőmentes, vonzó eseményeinek lebonyolításában.

sokat kell lefedni, ezért ebben a cikkben bemutatjuk az eseménykezelés kulcsfogalmait, megmutatva, hogyan alkalmazhatók közvetlenül az eseményeire.

Event management explained

egyszerűen fogalmazva, az event management egy esemény koordinálása, tervezése, szervezése és végrehajtása. A kifejezés magában foglalja a projektmenedzsmentet az esemény minden aspektusában, ami bármi lehet A hangszórók megtalálásától az esemény utáni felmérések kiküldéséig. Ezenkívül az eseménykezelés bármilyen típusú eseményre alkalmazható bármilyen környezetben.

bár gyakran használják szinonimaként az ‘eseménytervezés’ kifejezéssel, az eseménykezelés inkább gyakorlati jellegű, és több köze van a logisztikához és a teljes kezeléshez az esemény előtt és napján.

miért fontos az eseménykezelés?

az esemény helyes kezelése elengedhetetlen ahhoz, hogy sikeres legyen. Egyszerűen fogalmazva, függetlenül attól, hogy milyen jó a helyszín, a hangszórók vagy a szórakozás, az alapvető tényezők, például a költségvetés és a logisztika megfelelőségének elmulasztása azt jelenti, hogy potenciálisan előre nem látható kihívásoknak teheti ki magát.

tehát úgy gondolja, hogy ez, mint ez, a több időt fektetnek rendezvényszervezés, a több szakmai esemény lesz.

virtuális eseménykezelés

az online események gyors növekedése gyorsan arra kényszerített minket, hogy a személyes eseménykezelés know-how-ját a virtuális világhoz igazítsuk. Az olyan feladatokat, mint a helyszín megtalálása, az egészségügyi és biztonsági protokollok létrehozása és a vendéglátás, felváltotta a megfelelő technológia megtalálása, értékes tartalom létrehozása és a résztvevők bevonása.

ezért egy virtuális esemény kezelésekor nem csak a mögöttes logisztikát kell megértenie, hanem különös hangsúlyt kell fektetnie az érdekes tartalom létrehozására is.

az eseménykezelés öt lépése

most már az alapokat félretettük, merüljünk el az eseménykezelés öt alapvető lépésében. Ezek bármilyen eseményre alkalmazhatók, és rengeteg betekintést kell adniuk, amelyek közvetlenül alkalmazhatók az eseményeidre, bármilyen formában vagy formában.

1. lépés: Hozzon létre egy célt, és végezze el a házi feladatát

minden sikeres esemény első szakasza az, hogy meghatározza a célját, és hozzon létre egy cselekvési tervet arról, hogyan fogja megvalósítani. Kezdje azzal, hogy meghatározza, mit szeretne elérni, összpontosítson egy célra, és valóban menjen rá. Sok esetben ez magától értetődő lesz. Például, talán új terméket szeretne elindítani, vagy esetleg extra leadeket szeretne generálni.

bármit is dönt, elengedhetetlen, hogy belemerüljön a részletekbe, mivel ez tisztább képet ad az eseményről, így hosszú távon könnyebben kezelhető. Ezután, miután meghatározta a célját, itt az ideje elkezdeni a kutatást.

Mikrodiszektálja, hogy mit szeretne elérni, és térképezze fel azokat a műveleteket, amelyek oda vezetnek. Ez segít finomítani az esemény hatókörét, és azonosítani a cél eléréséhez szükséges műveleteket.

minél több kutatást végez, annál részletesebb és finomabb lesz az esemény. Ezen felül jobban megértheti az esemény életképességét, különös tekintettel a költségvetésre és arra, hogy ez hogyan felel meg a céljának.

2.lépés: Válassza ki a témát, és vázolja az eseményt

most, hogy elvégezte a kutatást, itt az ideje, hogy a kezdeti megállapításait felhasználja egy konkrét cselekvési terv létrehozásához az eseményhez. Fontos, hogy ez megadja az alapokat az esemény megtervezéséhez, így minden részleten át kell mennie, azonban kicsi lehet.

ahhoz, hogy a labda guruljon, itt van egy lista azokról a kérdésekről, amelyek segíthetnek ezeknek a részleteknek a vasalásában:

• mi az esemény témája?
• ki a célközönség?
• hol és mikor lesz az esemény?
• mi a formátum?
• mi az esemény időtartama?
• hány résztvevőre számíthatok?
• ki fog felszólalni az eseményen?
• tevékenységeket vagy szórakozást kínálok?
• Hogyan tudom megtartani a résztvevőket?
• fog fizetni a jegyekért?
• szponzorokat kell keresned?
• milyen eseménytechnikára van szükségem?

rengeteg gondolat van itt, és még sok kérdés, amelyekkel foglalkozni kell. Ami létfontosságú, hogy egy töprengő gondolkodásmódba kerülj, amelyben minden lehetséges részletet és eshetőséget elképzelsz az esemény körül. Ez lehetővé teszi, hogy azonosítsa az esetleges problémákat, amelyek korán felmerülhetnek.

3.lépés: csiszolja meg a részleteket

mostanra már jó ötleted van arról, hogy hogyan kell kinéznie az eseménynek, ami azt jelenti, hogy itt az ideje, hogy ezt valósággá változtassa. Ez a lépés messze a leginkább időigényes, és a műveletek hosszú listájából áll (lásd alább) a futó esemény típusától függően.

• helyszínek (vagy online eseményplatformok), szállítók, hangszórók, szponzorok stb.
• Esemény weboldal készítése és esemény előtti kommunikáció indítása
• Eseménymarketing és tájékoztatás
• RSVP-k és esemény regisztrációs számok követése
• résztvevők kommunikációja
• Esemény logisztikája a nap folyamán
• kritikus eseménydokumentumok tervezése és véglegesítése, mint például a percről percre
• a esemény bejelentkezési folyamat és jelzések létrehozása
• esemény utáni kommunikáció

4. lépés: Az esemény átadása

az előző lépések végrehajtásával elvégzett összes munka után ez az esemény napja. Már majdnem ott vagy. Most itt az ideje, hogy olyan eseményt szervezzen, amely bevonja és izgatja a résztvevőket. Íme néhány a szükséges lépéseket, hogy neked az utolsó akadály, és annak biztosítása érdekében, hogy fuss egy sima és sikeres esemény.

• győződjön meg arról, hogy minden be van állítva
• Bejelentkezés
• vendég kommunikáció
• váratlan problémák és vészhelyzetek kezelése
• hangszóró és vendég támogatás
• közösségi média és közönség interakció

5.Szakasz: esemény utáni feladatok

az esemény befejeződött, de nem áll meg itt. Mostanra már jó ötleted van arról, hogy az esemény hogyan ment, és itt az ideje, hogy visszajelzéseket gyűjtsön, folytassa a résztvevők bevonását és a jövő tervezését.

az esemény után 12-48 órával végzett első művelet az, hogy a résztvevőknek köszönő e-mailt küld egy esemény utáni felméréssel. Ez rengeteg időt ad a résztvevőknek arra, hogy megemésztsék, hogyan találták meg az eseményt, rengeteg betekintést nyújtva a fejlesztés módjába.

ezután az összegyűjtött értékes visszajelzésekkel hozza össze a csapatot egy beszámolóra. Ezek a találkozók és beszélgetések nagyon hasznosak a személyes benyomások megosztására és annak meghatározására, hogy mit lehet tenni a továbblépéshez.

záró gondolatok

az események szervezése nagy kihívás, de olyan tevékenység, amely hatalmas előnyökkel járhat. És ez az oka annak, hogy az eseménykezelés olyan fontos, hogy segít csökkenteni a kockázatokat, lehetővé téve, hogy a legfontosabb dolgokra összpontosítson. Tehát minél több időt fektet be az eseménykezelésbe, annál professzionálisabb lesz az eseménye.