Hónap végi zárási folyamat: hogyan lehet hatékonyabbá tenni a könyvelést

a könyvelés az a munka, ami sosem fejeződik be. Függetlenül attól, hogy adóbevallásra készül, bemutatja a pénzügyi beszámolási adatokat, vagy valóban elvégzi a hónap végi zárást, alig van esély lélegezni.

2017-ben az átlagos számviteli csapat arról számolt be, hogy a hónap végi zárás több mint 8 napot vesz igénybe.

de a hónap végi zárásra fordított idő a hozzáadott értéktől távol töltött idő. Már van egy soha véget nem érő feladatok listája, és a zárási folyamat ellopja a figyelmet a pénzkereseti üzleti feladatokról és a stratégiai betekintésről.

az egyértelmű hónap végi zárási folyamat javítja a hatékonyságot és csökkenti a hibákat. Megismerjük, hogyan fejlesztheti a zárási folyamat irányítását. De először vessünk egy pillantást a hónap végi zárásra,és a pontos lépésekre.

mi a hónap vége?

a hónap végi zárás a pénzügyi számviteli információk havi gyűjtését, felülvizsgálatát és a nyilvántartások egyeztetését jelenti.

a legfontosabb zárási időszak a pénzügyi év végén következik be. De a jó pénzügyi nyomon követés minden nap, héten és hónapban folytatódik.

őrült lenne a pénzügyi év végéig várni az összes pénzügyének összegyűjtésére, és az adózási szezon már így is elég nehéz!

tehát a legtöbb pénzügyi csapat havonta bezárja a könyveket, lehetővé téve számukra, hogy rendszeresebben ellenőrizzék a tranzakciókat, a folyóiratokat és a jelentéseket. Ez azt is jelenti, hogy mind a bevételeket, mind a kiadásokat össze kell hangolni a fizikai nyilvántartásokkal – ellenőrizni kell a nyugtákat, számlákat és egyéb dokumentumokat.

a számviteli csapat sebességétől függően ez a hónap végi folyamat 5-10 napot vehet igénybe. Ez a vállalat pénzügyi rendszerének fontos része, a hónap végi könyvelés óta:

• segít könnyen megjeleníteni a pénzügyi információk
• tartja a nyilvántartások kész az esetre, ha kap auditált
• segít megelőzni a jövőbeni számviteli hibákat
• előkészíti az egyszerűbb, könnyebb adóbevallás

létrehozása érdekében, ahol a pénz jön és megy minden hónapban lehetővé teszi, hogy építsenek egy világos képet a teljes üzleti kiadások. A hónap végi zárás kiemeli, ahol a kiadások nem különösebben szükségesek, és segít a vállalat kiadásainak optimalizálásában.

de egy egyszerűbb hónap végi zárási folyamat kevesebb hibát eredményez a teljes számviteli eljárás során. Tehát megéri jól csinálni.

6 kulcsfontosságú lépés a hónap végi könyveléshez

nincs tökéletes hónap végi zárási ellenőrzőlista, mivel minden vállalat különbözik. Néhányan termékekkel dolgoznak, ami azt jelenti, hogy mindkét készlet nyomon követésének további lépései lesznek. Mások szolgáltatás-központúak, vagy jelentős készpénz-és irodai költségekkel kell aggódniuk.

általánosságban elmondható, hogy az induló vállalkozások és kkv-k hónap végi elszámolási folyamatának hat kulcsfontosságú lépése van:

1. követelések
2. tartozások
3. Számlaegyeztetés
4. tárgyi eszközök
5. kimutatások
6. előre tervezni

követelések

Kezdje az összes a hónap során kapott jövedelem, függetlenül attól, hogy ez készpénz, számlák, kölcsönök vagy egyéb bevételek révén történik-e. Ez a lépés magában foglalja annak ellenőrzését is, hogy a megfelelő összegeket kapta-e meg az ügyfelektől, és a kifizetetlen számlákat üldözi-e.

pénzügyi csapatának naplóbejegyzést kell készítenie, hogy rögzítse ezeket a tranzakciókat.

fizetendő számlák

a jövedelemmel szemben a fizetendő számlák az a pénz, amelyet havonta vásárlásokra és számlákra költenek. Nyomon kell követnie, hogy mennyit költött, és mely termékekre vagy szolgáltatásokra, beleértve a költségjelentéseket, a számlafizetéseket és a vállalati kártyákat.

Számlaegyeztetés

a havi zárás ezen lépése magában foglalja minden tranzakció egyeztetését és ellenőrzését a megfelelő bank, szállító vagy vállalkozás tranzakciójával. Ez az úgynevezett eredményszemléletű folyamat.

tárgyi eszközök

a nagyobb gépek, technológiák és egyéb eszközök néha készpénzre fordulnak a főkönyvben. Ennek oka az értékcsökkenési folyamat, ami azt jelenti, hogy ezeknek az eszközöknek az értéke idővel csökken. Mivel az eszközök drágák, megengedett, hogy az értékcsökkenés költségeit kiadások formájában terjessze az évek múlásával.

ezeknek az eszközöknek az értékváltozása (beleértve a javításokat vagy az amortizációt) fontos, hogy a könyvelés stabil maradjon, és elkerülje a hirtelen ugrásokat a nyereségben vagy veszteségben.

kimutatások

most itt az ideje, hogy megszervezze a havi záró pénzügyi kimutatásokat, például a mérleget, a nyereséget és a veszteséget, a bevételi és kiadási lapokat. Természetesen a hitelek és terhelések kell tartani a nettó értéke nulla, mint a számla egyenlege.

a pénzügyi jelentések és kimutatások hihetetlenül fontosak a vállalat pénzügyi adatainak pontos áttekintéséhez és a jövőbeli stratégiák tájékoztatásához.

tervezz előre

Végül itt az ideje, hogy előre gondolkodjunk az adott hónapra, és létrehozzunk egy üzleti pénzügyi tervet a legfontosabb kockázatok kezelésére. Ha például valami különösen kézi volt ebben a hónapban, akkor ideje elgondolkodni egy automatizálási folyamat létrehozásán. Az automatizálást alkalmazó vállalatok 88%-a 6 napon belül befejezheti a havi zárási folyamatot, szemben azokkal, akik nem.

5 tipp a hónap végi zárás hatékonyabbá tételéhez

amint azt már említettük, a számviteli hónap végének hatékonyabbá tétele nemcsak pontos betekintést nyújt a vállalat pénzügyi helyzetébe, hanem megakadályozza a jövőbeni hibákat is. A folyamat racionalizálása jobban felkészíti Önt egy audit esetén, és arra az esetre, amikor az adózási szezon végül körbejár (túl korai, hozzátenném!).

így lehet hatékonyabbá tenni a hónap végi zárást:

1. sablonok és ellenőrző listák használata
2. konszolidálja az összes tranzakciót egy helyen
3. készítsen biztonsági másolatot az adatairól
4. hajtsa végre a vállalati küszöbértékeket
5. automatizálja a rendszereket

sablonok és ellenőrző listák használata

sablonok és ellenőrző listák használata a folyamat minden lépésének ellenőrzőlistái hihetetlenül megadóztatónak tűnhetnek, de teljes napokat borotválhatnak a hónap végi zárási folyamatból.

a sablonok hónap végi záráson belüli használatának legfontosabb előnye, hogy szabványosítják a műveleteket. A szokásos működési eljárás létrehozása bizonyítottan javítja a hónap végi folyamat sebességét és pontosságát.

egy szoftver cég tulajdonított jel ellenőrzőlista, mint a legfontosabb oka, hogy a siker csökkentése hónap végi közel 3 hét mindössze 3 nap. Beszélj a javulásról!

konszolidálja a tranzakciókat

fontos, hogy a tranzakciók minden kategóriáját egy helyen konszolidálja. Költségekről, bevételekről és még sok másról beszélünk. Töltsön szoftver több felhasználói fiókok segítségével a számviteli csapat ellenőrzi az összes tranzakció vállalati szintű.

a címkékkel könnyebben kategorizálhatja és vizuálisan megjelenítheti a kiadásokat.

adatok biztonsági mentése

legyünk őszinték, manapság senki sem támaszkodhat papírra. Ha nem találta meg a számviteli folyamat online mozgatásának módját, itt az ideje, hogy rugalmas legyen. De még akkor is, ha digitális számviteli szoftverekhez vagy online programokhoz fér hozzá, fontos, hogy készítsen biztonsági másolatot az összes dokumentumról.

képzelje el, hogy elveszíti az összes adathoz, jelentéshez és elemzéshez való hozzáférését? Az ilyen események megduplázhatják az egész hónap végi folyamatot, és biztosan hatással lesznek más számviteli folyamatokra. Készítsen biztonsági másolatot adatairól egy megbízható felhőalapú rendszer segítségével, amely biztonságosan tárolható.

kommunikálja a vállalati cut-off dátumokat

a vállalati szintű cut-offok minden hónap végén olyan konkrét dátumok, amelyeket minden alkalmazottnak ismernie és tiszteletben kell tartania. Ezek a jelenlegi elszámolási időszak végét jelentik, és az ezen időpontot követő tranzakciókat a következő hónapra viszik át. Például, ha olyan szabadúszóval dolgozik, aki nem nyújtja be számláját a határidő lejárta előtt, akkor általában meg kell várnia a következő számlázási ciklus kifizetését.

a pénzügyi csapat már használja ezeket, természetesen. De a cut-offok kommunikálása elegendő időt biztosít számukra olyan feladatokon való részvételre, mint a számla kifizetése, miközben a hónap végi zárást is kitölti.

automatizálja a kiadások kezelését

az első számú lépés, amelyet megtehetsz, hogy jelentősen megkönnyítse az életet a hónap végén?

automatizálja rendszereit.

tudta, hogy a nyugta-gyűjtés felelősségét az alkalmazottaira háríthatja, ahelyett, hogy havonta üldözné őket?

automatizált fizetés-egyeztetés, beépített munkavállalói betéti kártyák és zökkenőmentes jóváhagyások mind elvégezhetők a Spendesk erejével. Az ügyfelek azt mondják, hogy szoftverünk körülbelül 4 napos munkát takarít meg minden hónap végén.

bár a könyvelés soha nem fejeződik be igazán, időt takaríthat meg a hónap végi zárási folyamatokon a hatékonyság növelése és a hozzáadott érték biztosítása érdekében. Természetesen mindezek a tippek és trükkök alkalmazhatók az év végi zárásra is, és előnyösek lehetnek más számviteli rendszerei.

a nagy kép elvihető itt az, hogy a zárási idő kerül, értékes időt és energiát, ami jobb lenne fordítani a stratégiai döntéshozatal. Önnek lehetősége van arra, hogy jobb munkahelyi elégedettséget teremtsen, megtakarításokat hozzon létre és nagyobb nyereséget érjen el. Javítsa ki a bezárási folyamatot ma, végleg.