Hogyan írjunk jelentéseket, hogy az ügyfelek valóban olvasni

a jelentéskészítés folyamatos munka a Content Harmony csapatunk számára. Folyamatosan keressük a módját, hogy minimálisra csökkentsük a jelentésekkel töltött időt, miközben maximalizáljuk az ügyfelek betekintését és elvihetőségét. Minél több időt töltünk havonta jelentési kevesebb időt kapunk, hogy végre a stratégia.

ennek ellenére a hónap végén vagy elején történő jelentéstétel értékes idő a csapatunk számára, hogy átgondolja az eredményeket, és alaposan megvizsgálja, mi működik, és néha nem működik. Mivel annyi időt és energiát fordítunk a jelentéskészítésre, azon dolgozunk, hogy a lehető legértékesebb és cselekvésorientált legyen, egyértelmű következő lépésekkel az ügyfél számára. A jó ügyféljelentésnek jó struktúrára van szüksége, csakúgy, mint egy sikeres értekezletnek jó értekezlet-napirendre.

annak érdekében, hogy a jelentések megüt ügyfeleink íróasztal, ahelyett, hogy eltűnnek a mélyben az e-mail archívumok, már jön a mi 9 ways-hoz írás egy jelentést a főnök ad egy rohadt körülbelül:

áttekintés:

• 1. Ismételje Meg A Projekt Céljait
• 2. Mit Értél El A Múlt Hónapban?
• 3. Milyen Eredményeket Látott A Munkájából?
• 4. Tie KPI Üzleti Célok
• 5. Magyarázza El Magát
• 6. Mit Fogunk Elérni Ebben A Hónapban?
• 7. Mondja Meg Nekik, Hogy Mit Kell Tennie
• 8. Hívja az ügyfelet. Van egy beszélgetés
• 9. Fókuszban a “mi”

a projekt céljainak visszaállítása

milyen célokat tűzött ki a projekt elején? A havi jelentések kiváló alkalom arra, hogy megálljunk és megnézzük, hol vagy, ahol akarsz lenni. A tervezett időpont előtt vagy? Hátul?

ha megelőzi a tervezett forgalmat, bevételt, értékesítést stb., értsd meg, mit tettél, hogy odaérj, és hogyan tudod átvinni a lendületet a projekt vagy a szerződés végén.

ha lemaradsz, Szánj időt arra, hogy elmélkedj azon, amit eddig elértél, és mit tehetsz másképp, hogy felzárkózzál. Használja ezt a havi jelentést bejelentkezési pontként annak megértéséhez, hogy el kell-e fordítania stratégiáját.

Mit Értél El A Múlt Hónapban?

persze, elég egyértelműnek hangzik, de valószínűleg meglepődne, hogy hány jelentést láttam, amelyek ezt meglehetősen homályosnak hagyták.

Ön egy tartalommarketing ügynökség, amely a termelésre és a terjesztésre összpontosít? Milyen tartalmat tett közzé a múlt hónapban? Hol publikálta? Hogyan jutott el a tartalom az ügyfelek megcélzott ügyfelei előtt? Mennyit költöttél erre?

Ön PR ügynökség? Kapott valami figyelemre méltó elhelyezést az ügyfele számára? Találtál új kapcsolatokat, amiket felhasználhatsz jövőbeli projektekhez?

győződjön meg róla, hogy ezek olyan dolgok, amelyekre rámutathat, és azt mondhatja: “hogy… ezt tettük.”

ha nincs kézzelfogható munkája, amire rámutathatna, valószínűleg készen állok arra, hogy elmagyarázzam, mire fordították az időt és az erőforrásokat. Érthető, hogy vannak olyan hónapok, amelyeket a stratégián és a tervezésen dolgoznak, amelyek nem mindig jelentenek kézzelfogható termékeket. Ha ez a helyzet, tegye ezt kristálytisztává, és mutasson minden olyan eredményre (vagy folyamatban lévő dokumentumra), amelyet az út során készített.

Milyen Eredményeket Látott A Munkájából?

sikeres volt? Ha megnézed mindazt, amit a múlt hónapban elértél, közelebb került-e az ügyfeled az üzleti céljaik eléréséhez és azokhoz a célokhoz, amelyeket a csapat a projekt elején kitűzött?

minden projekt elején a csapatnak le kell ülnie az ügyféllel, és gondosan körvonalaznia kell a legfontosabb teljesítménymutatókat (KPI-ket), amelyeket havonta jelentenek. Amikor a jelentésről van szó, a csapatnak meg kell vizsgálnia ezeket a KPI-ket, és jelentést kell tennie arról, hogy a munkája hogyan befolyásolta közvetlenül a KPI mozgását (pozitívan vagy negatívan).

Kösse a KPI-ket az üzleti célokhoz

az eredmények megjelenítésére építve győződjön meg arról, hogy a jelentett KPI-k az üzleti növekedési célokhoz vannak kötve, nem pedig önkényes, értelmetlen mutatókhoz.

az ügyféltől függően a KPI-k valószínűleg nagyon eltérőek lesznek. Az ólomgenerációra összpontosító ügyfelek új megszerzett érdeklődőket szeretnének látni, az e-kereskedelmi ügyfelek új bevételeket és értékesítéseket szeretnének látni, a kiadók általában az oldalmegtekintésekkel törődnek stb.

bármi legyen is az eset, győződjön meg arról, hogy a KPI-k összhangban vannak az üzleti célokkal, általában több pénzt jelentenek az ajtón keresztül az ügyfél számára. Az olyan dolgok, mint a keresési rangsorok és a PR-elhelyezések, nagyszerű vezető mutatók, amelyeket azonosítani kell, de általában nem a KPI-k, amelyeket ki kell emelni.

bónusz tipp: ne jelentsen olyan dolgokról, amelyek nem számítanak. Például, ha egy lead Gen klienssel dolgozik, és egy hónap alatt jelentősen megnőtt az oldalmegtekintések száma, kérdezze meg magától: “ez valóban számít, vagy csak azért jelentem ezeket a számokat, mert pozitívak?”

könnyű, különösen akkor, ha a KPI-k időről időre le vannak állítva, pusztán azért, mert jól néznek ki. Kerülje ezt. Ha nem tudja ésszerűen levonni azt a következtetést, hogy egy mutató hozzájárul az általános üzleti célokhoz, hagyja ki teljesen. Ellenkező esetben valószínűleg olyan ügyfélkérdésekre állítja be magát, amelyekre nem biztos, hogy hajlandó válaszolni.

magyarázd el magad

a számok és a KPI-k a hónapban vannak? Lent vannak? Használja ki ezt az esélyt, hogy valóban belemerüljön a ‘miért,’ függetlenül attól, hogy a dolgok milyen irányba mutatnak.

ha a számok a helyes irányba haladnak, szánjon időt arra, hogy az ügyfél pontosan tudja, mit tett ennek elérése érdekében. Megjelent egy blogbejegyzés, amely vírusos lett? Az Ön whitepaper generáló több vezet, mint az ügyfél valaha látott? Ez a te érdemed.

ha a számok le, először egy esélyt, hogy megértsük, miért. Lehet, hogy ez egy szezonális trend, vagy talán a kemény munkád csak nem érte el azt, amit gondoltál. Miután megértette, mi folyik itt, hozzon létre egy cselekvési tervet a következő hónap forgatásához és megváltoztatásához.

gondosan közölje a csökkenés okát, valamint azt a tervét, hogy javítsa ezt az elkövetkező hónapokban. Tapasztalataim szerint az ügyfelek megértik, hogy nem minden hónap lesz otthoni futás, és az út mentén merülések lesznek. Mindaddig, amíg Önnek és csapatának van egy terve ennek kijavítására, a legtöbb ügyfél hajlandó folytatni a munkát a javulás érdekében.

Mit Fogunk Elérni Ebben A Hónapban?

ismét valami, aminek elég egyértelműnek kell lennie, de gyakran elhanyagolják; általában abban az esetben, ha nincs egyértelmű cselekvési terv.

a Content Harmony-nál általában 6-12 hónapos ciklusokban dolgozunk. Időt szánunk egy stratégia kialakítására és tervezésre egyszerre 6-12 hónapos munkára, a teljesítések és célok világos ütemtervével. Ezt az ütemtervet mindig előre kommunikálják az ügyféllel, de mindig jó, ha minden hónapban megismételjük a jelentést.

miután lefedte az előző hónapban elért eredményeket a látott eredményekkel együtt, merüljön el a következő hónap tervében. Mindig tartalmazzon feladatokat, teljesítéseket és határidőket. Nem csak ez biztosítja az ügyfél számára, hogy a dolgok tetején van, de ez megtartja a saját belső csapatát az esedékesség eléréséért és az ütemtervben maradásért.

világosan kommunikálja a következő lépéseket és a cselekvési elemeket a csapat minden egyes személyéhez, valamint az ügyfélhez. annyi e-mail és teendők ugrálnak a két csapat között, így könnyen elveszítheti a feladatok nyomon követését. Használja a havi jelentést, hogy felhívja az egyes csapatok által elvégzendő konkrét cselekvési elemeket.

hívja az ügyfelet. Beszélgessetek.

miután megkapta a havi jelentéseket az ajtón, állítsa be az időpontot, hogy felhívja vagy találkozzon az ügyféllel, és megvitassa a havi jelentéseket. Akár 30 perc, hogy tisztázza bármilyen kérdést, hosszú utat tehet meg, és továbbra is építhet az ügyfél/ügynökség kapcsolatára.

bónusz tipp: Használja ezt az értekezletet az ügyféltől szükséges Műveletelemek áttekintésére. Az ügyfél kapcsolattartója valószínűleg elfoglalt ember, és még mindig átfuthatja a fontos részeket (még akkor is, ha ez az, amit át kell adniuk). Győződjön meg róla, hogy tudja, mire van szüksége tőlük, és mikor van rá szüksége.

minden találkozó után feltétlenül küldjön átfogó értekezlet-jegyzőkönyvet, hogy mindenki tudja a következő lépéseket.

összpontosítson a “mi” – re

az ügyfél/ügynökség kapcsolat csak ilyen, kapcsolat. Ahogy az ügyfeled üzlete növekszik, úgy nő a tiéd is. Mindketten ösztönzést kapnak arra, hogy jól teljesítsenek, és csapatként dolgozzanak együtt. Győződjön meg róla, hogy a jelentések és a kommunikáció tükrözi ezt a csapatmunkát.

használja a “mi” vagy a “mi” szót, amikor sikerekről és teljesítményekről beszél:

• “ebben a hónapban sikerült elérnünk az XYZ-t.”
• ” X% – os javulást tapasztaltunk az elmúlt hónapban.”

ennek szem előtt tartása egyike azoknak a kisebb fejlesztéseknek, amelyek átalakíthatják az elvégzett munkát, és tartós ügyfél-ügynökségi kapcsolatokat hozhatnak létre.

gyakorlat teszi a mestert. Mint fentebb említettük, ez egy folyamatban lévő folyamat, amelyet ügynökségként folyamatosan finomítania kell az ügyfelek jobb kiszolgálása érdekében.

minden ügyfél különbözik, és ezek a pontok segítenek a jelentési erőfeszítések többféle típusának javításában.