Hogyan hozzunk létre egy hatékony RFP

előfordulhat, hogy a szervezetnek szüksége van a szakértelem egy külső szállító vagy tanácsadó. A megfelelő megtalálása nem mindig könnyű.

egy RFP-Ajánlatkérés-segíthet.

RFP írása könnyebb, mint amilyennek hangzik – és sokkal könnyebb, mint a későbbi takarítás, mert a bérelt eladó nem volt megfelelő.

amikor RFP-t ír, ne feledje: “szemét ki, szemét vissza.”Azoknak a beszállítóknak, akik válaszolnak, tisztában kell lenniük a szervezetével és annak igényeivel.

egy jól megírt RFP tisztázza az Ön céljait és a keresett szolgáltatások körét. Strukturált formátumot is biztosít, amelyben az eladónak be kell mutatnia képességeit, költségeit és elvárásait. Az RFP sablonok elérhetők az Interneten, amelyek segíthetnek Önnek.

RFP írása

az RFP létrehozásának első lépése a projekt és az Ön egyedi igényeinek meghatározása. Pontosan mit szeretne egy eladó csinálni? Hogyan? Mikor? Hol?

az RFP-k általában a következő szakaszokkal rendelkeznek, bár ezek a projekt jellegétől függően némileg változhatnak:

Bevezetés. Magyarázza el a potenciális ajánlattevőknek széles körben, hogy miért ad ki egy RFP-t, és mit szeretne elérni az egyikük bérbeadásával. Összefoglalhatja más szakaszok kulcsfontosságú pontjait is, például amikor a válaszok esedékesek, és amikor a projekt elindul.

háttérinformációk. Ez a szakasz információkat tartalmaz a szervezetről és az aktuális projekt történetéről, ami az RFP szükségességéhez vezet.

követelmények. Ez egy részletes magyarázat arról, hogy mit szeretne tenni az eladóval, valamint egy lista azokról az információkról, amelyeket várhatóan megkap a jelöltektől.

ez a legfontosabb szakasz, és általában a legtöbb időt igényli – mind az íráshoz, mind a szállító válaszához. Meg lehet írni akár imperatív mondatok (“sorolja fel az összes helyét.”) vagy kihallgató (“hol vannak az ágaid?”).

a válasz szerkezete. Mutassa be annak felépítését, hogyan szeretné megkapni a választ. Ha a projekt Összetett vagy rendkívül technikai jellegű, akkor a követelményeket felsoroláspontokra bonthatja, amelyekre a szállítóktól elvárják, hogy válaszoljanak.

a válasz tipikus formátuma a következőket tartalmazhatja:

• Vezetői összefoglaló (magas szintű áttekintés kulcsfontosságú pontokkal)
• eladó cég háttérinformációk
• javasolt szolgáltatások vagy teljesítések (hogyan felel meg az eladó az RFP követelményeinek)
• árazás
• referenciák (korábbi ügyfelek)

kiválasztási kritériumok. Mondja el az eladóknak, hogyan választják ki a nyertes ajánlattevőt. Ez lehetőséget ad arra, hogy kiemelje prioritásait, a must-haves-t és a nice-to-haves-t, hogy irányítsa a gyártók válaszait.

Idővonalak. Adja meg a válaszok beérkezésének határidejét, a nyertes ajánlattevő bejelentésének dátumát, valamint a projekt megkezdésének dátumát.

ne feledje, hogy minél hosszabb az RFP, és minél részletesebb választ igényel az ajánlattevőktől, annál több időre van szüksége ahhoz, hogy alapos választ készítsen.

szállítók értékelése

az értékelési folyamat ténylegesen megkezdődik, mielőtt bármilyen RFP – választ kapna-vagyis amikor eldönti, hogy kik legyenek az RFP címzettjei. Csinálj egy kis házi feladatot, hogy jó kilátásokat kapj.

lehet, hogy már tudja, kik az érdeklődő szállítók. Ha nem, próbálja ki a megfelelő szakmai szervezeteket, kérdezze meg a megbízható kollégákat és más gyártókat, akik nem versenyeznek, vagy akár online keresést is végezhetnek.

szerezzen elegendő információt ahhoz, hogy kizárja az egyértelműen nem megfelelő gyártókat. De korlátozza a címzetteket, hogy ne kerüljön sor olyan válaszokra, amelyek csalódott pártok tömegét hozzák létre, akiknek soha nem volt esélyük. Másrészt jó, ha van sokszínűség. Küldje el például néhány nagy nemzeti és néhány kis regionális forgalmazónak.

ne csak az ár alapján válasszon szállítót. Miután elolvasta az RFP válaszokat, szűkítse le a listát a legjobbakra, és interjút készítsen azokkal.

a személyes interjúk adják a legtöbb információt. Mi a kémia köztetek? Mennyire figyelnek oda az aggodalmaidra? Ellenőrizze a referenciákat. Tegyen fel hegyes kérdéseket. Lehet, hogy vonakodnak bármi negatívat mondani, de amit nem mondanak, ugyanolyan hasznos lehet.

végül, miután kiválasztotta a szállítót, írjon egy jó szerződést, amely meghatározza az összes adatot, és védi mind az Ön, mind az eladó érdekeit. Az Ön RFP-je és az eladó erre adott válasza képezi a szerződés keretét. Ha az RFP jól meg van írva, akkor a szerződéses tárgyalási folyamatnak simábban kell mennie.