hogyan kell csinálni egy hírlevelet, hogy lesz olvasni

Linda Benedict
Extension and Agricultural Information

a hírlevél lehet egy csodálatos kommunikációs eszköz. A kutatások következetesen azt mutatják, hogy az emberek szeretik a hírleveleket. Az emberek szeretnek időszerű információkat kapni az érdeklődésükhöz igazítva — olyan információkat, amelyek gyorsan és könnyen olvashatók.

de a kommunikációhoz egy hírlevelet el kell olvasni. Nem lehet kidobni, mielőtt kinyitják, vagy száműzték a olvasható halomba.

azt szeretné, hogy hírlevele létfontosságú kommunikációs eszköz legyen, amelyet az emberek alig várnak. Ez csak tervezéssel és elkötelezettséggel történhet.

(új ablakban nyílik meg)Ismerje meg közönségét

a hírlevél tervezésének első lépését túl gyakran figyelmen kívül hagyják: Ismerje meg közönségét. Kik ők pontosan? Mi érdekli őket? Mi a közös bennük? Mit tehet értük a hírlevél?

a közönség demográfiai szempontból meglehetősen változatos lehet, de kell, hogy legyen valamilyen közös alapjuk, amelyet a hírlevéllel foglalkozol.

például érdemes lehet hírlevelet készíteni azoknak az embereknek, akiknek alacsony koleszterinszintű étrendet kell alkalmazniuk, vagy azoknak a gazdáknak, akik meg akarják tanulni a számítógép használatát. A “The Sproutletter” nevű országosan terjesztett hírlevél közönsége olyan emberek, akik szeretnek kelbimbót enni. Így lehet egy közönség specializált.

ha a közönség már meg van határozva az Ön számára, például a vállalkozás ügyfelei vagy egy bizonyos szervezet tagjai, akkor meg kell győződnie arról, hogy ismeri az érdeklődésüket. Derítsd ki. Találkozzon néhány közülük, vagy küldjön ki egy rövid kérdőívet.

(új ablakban nyílik meg)határozza meg a célját

miután meghatározta a közönségét, a következő lépés a cél meghatározása. Ugyanez a szabály érvényes: legyen konkrét.

például a hírlevél lehet az emberek, akik kézműves fizetni. A cél az lehet, hogy segítsen nekik eladni ezeket a kézművességeket. Információkat fog tartalmazni a közelgő kézműves bemutatókról, és átadja a sikeres kézművesek tippjeit.

vagy a közönség lehet az emberek, akik otthon-lehet élelmiszer. A cél az, hogy tájékoztassák őket a legújabb kutatásokról a biztonságos otthoni konzerválási eljárásokról, az új felszerelésekről és a receptekről, amelyeket a szakértők biztonságosnak tartanak.

minél konkrétabb a célja, annál könnyebb lesz elkészíteni a hírlevelet. Az elméd válik hangolt bit információt, hogy lehet, hogy jó cikkeket. Jegyezze fel ezeket egy fájlban. Minden alkalommal, amikor összeállítja a hírlevelet, csak annyit kell tennie, hogy belemerül a fájlba a szükséges anyaghoz.

(új ablakban nyílik meg)tudja meg, hogy valaki olvas-e

annak ellenére, hogy egyértelmű közönsége és célja van, még mindig nem áll készen arra, hogy új hírlevelet indítson, amíg ki nem találta az értékelési tervet. Ki kell derítened, hogy hall-e valaki téged. A közzététel megkezdése előtt egy terv elkészítése segít abban, hogy ragaszkodjon a közönséghez és a célhoz anélkül, hogy elhagyná a pályát.

használjon három értékelési szintet. Dolgozzon ki egy tervet mind a három számára.

1.szint
rendszeresen kapjon visszajelzést
írjon legalább egy cikket kiadásonként, amely az olvasó válaszát kéri. Példák lehetnek:

adjon meg egy üres megrendelést, és kérje meg az olvasókat, hogy küldjék el azoknak az ismerősöknek a nevét, akik szeretnék megkapni a hírlevelet.

tegyen közzé egy kiadványt mennyiségben, és nézze meg, hány kérést kap a cikk miatt.

kérjen kérdéseket az olvasóktól, és tegyen fel kérdés-válasz cikkeket a hírlevélbe.

egy vállalkozó kiterjesztés szakember Missouri indított hírlevelet az úgynevezett “kezdetek” az újonnan házas párok, hogy segítsen nekik, hogy a pénzügyi lábát a földön.

az egyik kérdés volt ez a cikk:

(új ablakban nyílik meg)mit csinálsz?

hogyan kezelik ketten a pénzt és a számlákat? Elégedett a jelenlegi rendszerével? Ha szeretné megosztani a rendszert másokkal, dobj nekem egy vonalat vagy hívást — felveszem a következő hónap ” kezdeteibe.”

a “Communications Concepts” című nemzeti hírlevél egyik számában a szerző arra kérte az olvasókat, hogy küldjenek szójátékokat, hogy “fun in the pun awards” – ot adhasson a beküldött legrosszabb és legjobb szójátékoknak.

2.szint
végezzen felmérést
tegye ezt évente egyszer. Kérdezd meg, mit olvasnak az olvasók, és mit nem olvasnak, szeretik és nem szeretik a hírleveledet. Használja ezt az információt annak javításához.

akkor pazarolja az idejét, bár, ha nem tervezi a felmérés a helyes utat. Van benne művészet. Íme néhány tipp:

csak azt kérdezd meg, amit tudni akarsz, és semmi extra.

tartsa a felmérési űrlapot a lehető legrövidebbnek — legfeljebb egy 8-1/2 x 11 hüvelykes lapot. A képeslap hátulja a legjobb.

könnyítse meg az emberek visszatérését. Tartalmazzon egy öncímzett, lepecsételt borítékot. Az öncímzett, bélyegzett képeslapnak előnyei vannak, mert beilleszthető az egyik kérdésébe.

az embereket az életkorra és a jövedelemre vonatkozó kérdések kikapcsolják. Ha ez az információ létfontosságú az Ön számára, ne kérdezze meg először. Először hagyja, hogy felmelegedjenek a felméréshez. Akkor, amikor megkérdezi, adjon meg tartományokat, például 30-39 év közötti életkorot vagy évi 30 000 dollárnál kevesebb jövedelmet.

egy másik tipp a felméréshez az, hogy nem kell mindenkit megkérdezni. Ha véletlenszerű mintája van, extrapolálhatja az eredményeket a teljes populációra. Válasszon például minden tizedik nevet a levelezőlistáról.

az is fontos, hogy nem egy száraz-run, mielőtt elkötelezné a felmérés az e-mail. Tesztelje a felmérést egy maroknyi emberen, hogy megbizonyosodjon arról, hogy kérdései érthetőek-e.

3.szint
Tudja meg, hogy valaki másképp csinál-e valamit a hírlevele miatt
ez a legnehezebb értékelési szint. Gondosan kell megszervezni. Találj ki egy dolgot, amire kampányolni szeretnél a hírleveledben. Akkor gyorsan derítse ki, hogy a kampánya jót tett-e. Itt vannak a lépések:

• támogasson valamit. Érdemes két, három vagy több kérdést használni ehhez.
• Tudja meg, ha valaki csinál, amit te támogatása, mert a hírlevél.
• ne feledje, hogy gyorsan megtudja. Lehet, hogy elkezdik csinálni. De elfelejtik, hogy az ötletet a hírleveledből kapták, hacsak nem időzíted az értékelést és a kampányt. Ideális esetben az időzítésnek a kampány végétől számított 30 napon belül kell lennie — vagy természetesen három hónapon belül.
• a hatékonyság érdekében érdemes ezt az értékelést belefoglalni az éves felmérésbe.

az, hogy mit választasz, a közönségedtől és a célodtól függ. Ha a közönség az újonnan házas, és az a célja, hogy segítsen nekik pénzügyileg jó induláshoz jutni, érdemes kampányolni számukra a költségvetés létrehozása érdekében.

érdemes kampányolni, hogy segítsen a súlyfigyelőknek a súly megtartásában, a dohányosok abbahagyják a dohányzást, vagy a gazdák bizonyos talajvédelmi gyakorlatokat alkalmaznak. A kórházi alkalmazottak hírlevele kampányt folytatott a liftek udvariasságának előmozdítása érdekében. Bármi is az, ha úgy találja, hogy az emberek megváltoztatták az életüket, mert a hírlevél, ez elég teljesítmény. Az ilyen típusú eredmények segíthetnek abban, hogy emelést vagy több előfizetőt kapjon. Másik út, beállította magát a hírlevél sztárságára.

(új ablakban nyílik meg)a hírlevél forgalmazása

a következő terv, amelyet ki kell dolgoznia, a hírlevél forgalmazása. Ennek hatékony módja a közvetlen postai marketing. Szüksége lesz levelezőlistákra. Ha a választott közönség olyan szervezetekhez tartozik, akik megosztják veled a levelezőlistákat, akkor minden készen áll. De ha olyan közönséget próbál elérni, amelynek tagjai még nem szerveződtek valamilyen módon, akkor kivágja a munkáját az Ön számára.

Íme néhány tipp a levelezési lista elindításához:

szerezzen nyilvánosságot olyan kiadványokban, amelyek elérik a közönséget. Ha ezt ingyen kapod, nagyszerű. Ha nem, akkor lehet, hogy meg kell vásárolnia egy hirdetési helyet. Az apróhirdetések olcsóbbak, mint a vizuális hirdetések, és jelentős számú nevet eredményezhetnek.

tegyen kuponokat a hírlevél minden kiadásába, kérve az olvasókat, hogy küldjék el azoknak a barátoknak vagy rokonoknak a nevét, akik érdeklődhetnek a Feliratkozás iránt.

ellenőrizze azokat a kulcsfontosságú embereket, akik kapcsolatba lépnek a közönséggel. Nézze meg, hogy hajlandóak – e segíteni a nevek és címek megtalálásában. Például a fiatal házaspárok” kezdetek ” hírleveléhez a szerző neveket kérő miniszterekhez ment.

ha már van levelezőlistája, akkor folytathatja a hírlevél népszerűsítését és a sürgető előfizetést. Tervezzen egy közvetlen levél szórólapot és kísérőlevelet, amely elmagyarázza az olvasónak, hogy mit fog kapni a hírleveléből. Válaszoljon erre az ősrégi kérdésre az olvasó számára, ” mi van benne nekem?”Itt van egy képlet, amelyet érdemes követni a másolat írása közben:

• ígérj egy előnyt.
• mondja el az olvasóknak, mit fognak kapni. Kínozza őket.
• készítsen biztonsági másolatot állításairól bizonyítékkal.
• átfogalmazza a zárás legerősebb előnyét.
• ösztönözze a cselekvést most.

ideális esetben a direct mail marketing csomagnak tartalmaznia kell:

• egy kísérőlevél.
• közvetlen levél szórólap.
• postaköltséggel fizetett, saját címzett előfizetői kártya.
• a hírlevél mintaszáma.

ha hírlevele már egy ideje elérhető, és több előfizetőt keres a közvetlen levelezési kampányával, akkor beépítheti az ajánlás technikáját. Tudja meg az olvasóktól, hogy mit szereztek a hírlevélből. Ha jó munkát végzett az értékelésben, akkor az ilyen típusú idézeteknek már szerepelniük kell a fájlokban. Tartalmazza ezeket az idézeteket a direct mail szórólap tervezésében.

(új ablakban nyílik meg)indítsa el a hírlevelet

OK, ismeri a közönséget, és egyértelmű célja van. Ön egy értékelési és marketing tervet dolgozott ki. Hogyan szervezed és írod meg a hírlevelet?

a hírlevél szervezésének leghatékonyabb megközelítése mind az újságvilágból, mind a magazinvilágból kölcsönöz. Kölcsönkéri az újságvilágtól a hírek megközelítését, hogy meghatározza cikkeinek fontosságát. A legjobb, leginkább időszerű és fontos cikk az első. A többi cikk következik.

a magazin világából kölcsönözte a tanszékesítés technikáját. Vagyis bizonyos típusú információkat előre meghatározott címsorok alá helyez. Például a “hírlevél a hírlevelekben” a szerzőnek van egy “hírlevél-vélemények” nevű osztálya.”Ebben elmondja az új hírleveleket, azok közönségét, célját, formátumát és előfizetési adatait.

a részlegek további példái lehetnek kérdés-válasz oszlopok, havi alkalmazott személyiségi profilok vagy vendégoszlopok. A részlegeket a hírlevél közönsége és célja alapján határozza meg.

a tanszék technikája megkönnyíti és gyorsabbá teszi a hírlevél olvasását. Az osztályok segítenek a hírlevél kiadásában is. Pontosan tudja, hová tegye bizonyos bit információt anélkül, hogy újra feltalálni a kereket minden kérdés.

(új ablakban nyílik meg)írj a megfelelő dolgokról

írj arról, amit a közönséged akar és tudnia kell. Gondoljon erre az öt szükségletre, amelyek mindenkinek vannak:

az emberek szeretik az elismerést
használjon neveket a hírlevélben. Az emberek szeretnek először magukról olvasni, aztán az ismerősökről, végül pedig a híresekről. Használja ki ezt az igényt. Vegyen be neveket, amikor csak lehet. Ajánljon példákat arra, hogy a valódi emberek hogyan csinálják azokat a dolgokat, amelyeket hirdetni szeretne a hírlevelében.

például egy Missouri-i Textilipari szakember hírlevelet készített professzionális varrónőknek. Minden számban annak a nevét használta, aki kérdést tett fel neki, vagy aki értékes tippet adott neki.

egy Missouri-i állattenyésztési szakember ugyanezt a technikát alkalmazta. Olyan gazdákat talál, akik olyan gyakorlatokat végeznek, amelyeket támogatni akart, majd a nevüket felhasználta hírlevelében.

az emberek szeretnek pénzt keresni és pénzt megtakarítani
nem számít, milyen közönsége vagy célja van, adjon gazdasági szempontot a hírlevélhez. Minden kiadásban legalább egy hivatkozásnak segítenie kell az embereket, hogy pénzt takarítsanak meg vagy keressenek.

az olyan emberek, mint a biztonság
biztonsági vagy egészségügyi információkat tartalmaznak egy cikkben, vagy rendelkeznek egy részleggel a tippekről. Úgy tűnik, hogy az emberek jobban tudatában vannak a biztonságnak és az egészségnek, mint valaha.

az emberek szeretnek időt takarítani
szinte mindenkinek sokkal több dolga van, mint a nap órái. Ez különösen igaz a hírlevél közönségére. Ezért iratkoznak fel hírlevelekre. Az időmegtakarítással kapcsolatos könnyen olvasható tippek kedvelhetik a hírlevelet az olvasóknak.

az emberek szeretnek szórakozni
amikor a szerzők a hírlevelüket egy baráttal való kommunikáció eszközeként közelítik meg, nagyobb valószínűséggel írnak jobb példányt, és többet olvasnak. Ha mosolyt CSALSZ valakinek az arcára, nyertél egy barátot. Adjon hozzá egy kis humort a hírlevélhez. Írj egy okos címsort. Tartalmazzon egy piszkáló szórakoztató osztályt. Adjon át egy vicces helyzetet, amelyet valaki megoldott.

például egy Missouri-i kiterjesztési adminisztrátor hírlevelet írt munkatársainak, és mindig tartalmazott egy “a hónap Pulykája” osztályt, amelyben elismerte valamilyen hibáját vagy boo-boo-ját.

a San Diego ‘ S Sea World munkavállalói hírlevelének neve “a bálna utcai folyóirat.”Egy hosszabbító tejipari szakember hírlevelének címe:” nincs bika-tőgy tény.”

egy hosszabbító állattenyésztési szakember töltőanyagként árajánlatot adna hírlevele végén. De ahelyett, hogy egy ilyen ártalmatlan névtelen idézetet használna, mindig idézett egy valódi embert egy viccből, amelyet kávé mellett hallottak a kisvárosi étteremben, ahol gyakran gyűlt össze a gazdákkal.

(új ablakban nyílik meg)írjon gyorsan olvasni

az emberek azt akarják, hogy a hírlevelek gyorsan olvashatók legyenek. Azt akarják, hogy gyorsan megértsék az Ön által bemutatott információkat. Írja meg cikkeit, hogy az olvasó gyorsabban tudjon olvasni.

kezdje egy bummmal
ne verje a bokor körül. Térjünk a lényegre. A hírlevél cikkekhez nincs szükség virágos bevezetésre. Tehát kölcsönözze az újság újságírás tömör írási stílusát.

használja az ismertebb és rövidebb szót.

írni, hogy kifejezze, nem lenyűgözni. Miért mondja, hogy” használja”, amikor a” használat ” megteszi?

írj egy kicsit alacsonyabb szinten, mint amit a közönség képes olvasni. Az olvasók értékelik ezt, mert az olvasás gyorsabban megy, és ez időt takarít meg nekik. Még az olyan csillagkiadványok is, mint a Wall Street Journal, nem haladják meg a középiskolai olvasási szintet. Tedd, amit az úgynevezett “köd index” a hírlevél. Ez egy technika annak az osztályzatnak az ellenőrzésére, amelyre írták.

írj úgy, ahogy beszélsz
tartsd stílusodat informálisan. Végül is ez egy levél.

Szerkessze a másolatot
hagyja legalább 24 órán át ülni, majd menjen vissza, szabaduljon meg a szóbeszédtől, és tisztítsa meg a szöveget az egyértelműség érdekében. Ha lehetséges, kérje meg legalább egy másik személyt, hogy szerkessze a másolatot az Ön számára. Nehéz saját szerkesztőnek lenni.

a cikk legfontosabb része az első mondat. Miután megírta a cikk első vázlatát, menjen vissza, és győződjön meg róla, hogy az első mondat megragadja a figyelmet.

még az első mondatnál is fontosabb a címsor. A címsorok elkészíthetik vagy megszakíthatják a hírlevelet. Mit csinálnak az emberek, amikor beolvasnak egy kiadványt? Olvassák a főcímeket. Ez határozza meg, hogy mit fognak olvasni — ha olvasnak valamit.

(új ablakban nyílik meg)küzdelem a jó címsorokért

a jó címsorok írása küzdelem. Gyakran több időt vesz igénybe, mint a cikk írása. De azt fogja találni, hogy a címsor írásakor átvágja a cikk lényegét. A szerzők gyakran visszatérnek és újraírják cikkeik első részét, hogy megfeleljenek a jó címsoroknak. Headline írásban segít, hogy a lényeg olyan tömören, amennyit csak tudsz. Íme néhány szabály a jó címsor írásához:

Use action igék
az olyan igék, mint a “grab”, “strike”, “stir” és “build”, mind cselekvésre utaló igék. Maradj távol a statikus igék, mint a” van “és” vannak.”A címsor még unalmasabb, ha egyáltalán nem tartalmaz igét. Ezeket a címsorokat “címke címsoroknak” nevezzük, és halálosak lehetnek, hacsak nem használják őket egy kísérő címsorral kombinálva, gyakran kisebb típusban, amely tartalmaz egy igét.

• szegény
  éves találkozó hírek
• jobb
  telek az utat Portland éves találkozó

használja jelen idő
tartsa igék jelen időben. Ezt a stílust használják az olvasók az újságokban. A jelen idő általában kevesebb értékes helyet foglal el, is.

menj a ponthoz
mondd el, miről szól a cikk. Légy okos, ha tudsz. De ne tévessze meg az olvasót a cikk pontjával kapcsolatban. Például a jó önéletrajz írásáról szóló cikk címsora a következő címet kapta: “ne hagyja, hogy az önéletrajz görcsölje a fájlt.”Ez egy okos játék a szavakkal, de még mindig elmondta, miről szól a cikk.

(új ablakban nyílik meg)stílus kialakítása

az írás megkönnyítése érdekében meg kell határoznia bizonyos irányelveket, amelyek a kiadói üzletágban stílusként ismertek. Ez azt jelenti, hogy bizonyos dolgokat mindig ugyanúgy csinálsz, így nem kell újragondolnod, hogyan kell őket csinálni.

a stílusod olyan dolgokat tartalmaz, mint például az emberek címe. Az első hivatkozás a forrás lehet John Smith; és a második hivatkozás, Mr. Smith vagy Smith. Érdemes minden nőre hivatkozni MS. vagy érdemes teljesen elhagyni a címeket. Nincs jó vagy rossz ezekben a döntésekben. Csak döntsön, majd ragaszkodjon hozzá. Ez megkönnyíti az írás olvasását is. Az olvasó tudat alatt felveszi a stílusát, és nem zavarja meg.

a címek mellett dönthet arról is, hogyan írjon számokat és hogyan jelöljön ki állapotokat.

ha nem akarod magad meghozni ezeket a döntéseket, csak fogadd el valaki más stílusát. Népszerű stílus útmutató a Washington Post Deskbook on Style. Sok újság használja ezeket a stíluskönyveket. Mindkettő könnyen elérhető a könyvesboltokban, vagy könnyen megrendelhető az Ön számára.

a hírlevélre vonatkozó egyéb dolgok nem szerepelnek a standard stílusú könyvben. Tehát hozzon létre saját kiegészítést. Lehet, hogy olyan dolgok vannak, mint például, hogy milyen rövidítéseket nem ír ki, és hogyan hivatkozik egy szervezetre a második hivatkozáson. Például a MU-nak van egy kiegészítő stílusú könyve, amelyben tisztázzák az egyetemre való második hivatkozás szabályait: vagy használja a MU-t, vagy a Mizzou-t.

kövesse ezeket a tippeket, és úton van egy jól megírt, jól szervezett és jól olvasott hírlevél felé.

(új ablakban nyílik meg)bibliográfia

• strand, Mark. A hírlevél szerkesztése: Hogyan készítsünk hatékony kiadványt hagyományos eszközök és számítógépek segítségével. Coast to Coast Könyvek, 1988.
• Benedict, Linda és Jan Colbert. CM0440, 1990.
• Davis, Frederic és John Barry. Hírlevél közzététele a Pagemakernél. Dow Jones-Irwin, 1988.
• Francia, Christopher W., Szerkesztő. The Associated Press Stylebook and Libel Manual, 1987.
• Goss, Frederick. Siker a hírlevelek kiadásában: Gyakorlati útmutató. Hírlevél Egyesület, 1985.
• Hudson, Howard. Hírlevelek Közzététele. Scribners, 1982.
• Judd, Karen. Copyediting: Gyakorlati Útmutató. William Kaufman, 1982.
• Kessler, Lauren és Duncan McDonald. Amikor a szavak ütköznek: újságírói útmutató a nyelvtanhoz és a stílushoz. Wadsworth, 1984.
• Webb, Robert A., Szerkesztő. A Washington Post Deskbook a stílusról. McGraw-Hill, 1978.
• Fehér, Jan. Szerkesztés tervezés szerint: útmutató a hatékony szó-és Képkommunikációhoz szerkesztők és tervezők számára. R. R. Bowker Kft., 1982.
• Fehér, Jan. Diagramok és grafikonok használata. R. R. Bowker Kft., 1984.