Hogyan lehet hatékony találkozókat futtatni, mint az Apple és a Google?

a vállalatok hatékony találkozókat tartanak, hogy a fiatal generáció új és friss ötleteit összekapcsolják az érett generáció tapasztalatával és gyakorlati megközelítésével. De ezek a találkozók többnyire időpocsékolás és nem produktív, mivel mindig voltak gondolatok ütközése, és így nincs eredmény. Itt vannak bizonyos dolgok, amelyeket szem előtt kell tartani, hogy a találkozók hatékonyak, sikeresek és produktívak legyenek.

hatékony találkozó stratégiák:

találkozók a legfontosabb tényező a megvalósítása minden projekt. Mivel a különböző típusú

szakemberek hasonló projekten dolgoznak, a találkozók olyan tevékenység, ahol információkat lehet megosztani, és találkozhatnak és megvitathatják a projekt előrehaladását.

de az irodai értekezlet általában húzásnak bizonyul, és ennek néhány oka az lenne, hogy

1. későn kezdődik
2. későn érkező emberek
3. nincs aktív részvétel
4. kevés hiányzó
5. a vártnál több időt vesz igénybe
6. életlen
7. hibás Kütyük/ technikai hibák

minden ilyen ok tönkreteszi az egész találkozót, pazarolja az időt, hatástalanná és kevésbé produktívvá válik. Ez befolyásolja a projekt előrehaladását is, ezáltal csökkentve a szervezet sikerét és növekedését.

most, ha meg akarsz szabadulni minden ilyen problémától, akkor kövesse a 3 szabályt a hatékony találkozók futtatásához.

hogyan lehet hatékonyabb találkozót lebonyolítani?

1. a napirend érintetlenül tartja a megvitatandó témát
2. időben kezdődik és időben fejeződik be.
3. fejezze be a találkozót egy cselekvési tervvel, és ossza meg a következő lépéseket

hogyan tartsunk hatékony találkozókat, mint a világ legjobb vállalatai?

csak a kötelezőket kell hívni:

a találkozóhely nem park vagy pártterem, ahol az iroda összes tagját fel kell hívni. Az ülés idején csak azokat kell hívni. A főnöknek gondoskodnia kell arról, hogy csak azok a munkavállalók legyenek jelen a találkozón, akik részt vesznek a projektben. A főnöknek ne habozzon megkérni őket, hogy hagyják el a találkozóhelyet, ha nem szükséges.

sok szakértő szerint az ülés idején csak 10-11 embernek kell lennie. Ha több olyan ember van, akire nincs szükség, akkor a találkozó célja nem kerül megtakarításra, és idő-és pénzpazarlást eredményez.

az üléseknek rövidnek és lényegesnek kell lenniük:

az ülésen részt vevő valamennyi tagnak törekednie kell arra, hogy felhívja a figyelmet arra, hogy az ülés rövid és lényegre törő legyen. Az ülés vezetője mindig felhívja a figyelmet arra, hogy az ülést ne hosszabbítsák meg túl sokáig, mert akkor az összes jelenlévő tag elveszíti érdeklődését az ülés iránt, és mindig várja, hogy vége legyen.

sok szakértő azt javasolta, hogy az alkalmazottak 15-20 perc elteltével veszítsék el érdeklődésüket, így egy pont után nem tudnak produktív hozzájárulást adni a hatékony találkozók lebonyolításához.

döntéshozó kinevezése:

minden ülésen kijelölnek egy döntéshozót, akinek a döntése végleges. Az üléseken Minden tag kifejti véleményét, aminek következtében összeütközés alakul ki, és általában nehézségekbe ütközik a döntéshozatal.

tehát mindig jobb olyan vezetőt kinevezni, akinek a döntése lesz az utolsó szó, és a döntésében nem lesz kérdés.

adjon szabad időt az alkalmazottaknak az ülés után:

minden értekezletnek, legyen az rövid vagy hosszú idő, megvan a célja és napirendje. A találkozó után minden alkalmazott stresszesnek érzi magát, és pihennie kell. A találkozó után minden nagyvállalat ad egy kis szabadidőt alkalmazottainak, hogy pihenhessenek, és új és friss ötletek áramolhassanak a fejükben.

az alkalmazottaknak adott időt úgy fizetik ki, hogy ne terheljék a jövedelmük elvesztését. A Google 20% – os szabadidőt biztosít alkalmazottainak, aminek eredménye a Gmail és a google earth. Ahhoz, hogy egy alkalmazott új ötleteket generáljon, nyugodtnak és szabadnak kell lennie.

a találkozó helyszíne nagyon fontos:

nem mindig fontos, hogy az ülést a tanácsteremben vagy bármely más hivatalos területen tartsák. Ahhoz, hogy az alkalmazottak érdeklődjenek a találkozó iránt, a helyszín is fontos tényező. Ha a találkozót parkba vagy kávézóba hívják, a dolgozók szabadnak, nyugodtnak érzik magukat, és megpróbálnak innovatívabb hozzájárulást adni a megbeszéléshez.

ha azonban a főnök csak a hivatalos területen szeretne találkozót létrehozni, akkor a konyha is érdekes ötlet.

az alkalmazottakat talpra kell állítani:

az irodában a munkavállalók és a munkáltatók mindig ülnek. Számos szakértői tanulmány szerint egy ember, aki egy órát ül, körülbelül huszonkét percet veszít az életéből. Tehát minden vállalatnak meg kell próbálnia az ülés legalább 10-15 percét állva tartani.

mint a Facebook-on, ahol 15 perc van egy-egy találkozón, ahol az összes alkalmazottat fel kell állítani, majd a találkozót lefolytatják. Egy másik fontos szempont, amelyet észre kell venni, hogy amikor az alkalmazottakat állni kényszerítik, az ülésen való részvételük sokkal magasabb, mint ülve.

fontos az összes ember hozzájárulása:

minden ülésen fontos, hogy az összes jelenlévő tag értékes hozzájárulást adjon. Minden tag, amikor megadja a hozzájárulását, gondolkodjon tovább az új ötleteken, amelyek nagyon is a találkozó áramlásával járnak.

ezek az alkalmazottak új és innovatív ötleteket próbálnak adni, mivel ez növeli a cég jóindulatát. Az alkalmazottak is úgy érzik, hogy részt vesznek a találkozón. Ez növeli hozzájárulásukat az ülésen.

tartsa meg az ülés napirendjét:

az ülés napirendje a legfontosabb. Ha nincs napirend, akkor az ülésnek nincs iránya. Az alkalmazottakat nem érdekli az ülésen folytatott megbeszélések, mert tudják, hogy megbeszélésük sehova nem vezet.

az ülés vezetőjének mindig magával kell tartania egy jegyzetfüzetet, ahol fel kell sorolni az összes megvitatandó pontot. Az ülés folytatásakor a megvitatott pontokat pipával kell megjelölni, hogy egyetlen pont sem maradjon vita nélkül.

minden munkavállalónak ismernie kell az ülés célját:

az ülésen jelen lévő összes munkavállalónak ismernie kell az ülés célját. A munkáltató az ülés előtt egyértelműen megjelöli a találkozó célját és azt, hogy mit vár el tőlük.

ha az értekezletet a probléma megoldásának megtalálására hívják össze, akkor a munkavállalóknak ismerniük kell a probléma természetét és azt, hogy milyen megoldást kell adniuk. A problémát legfeljebb 5-7 szóval kell megmagyarázni, hogy az alkalmazottak ne keveredjenek össze.

a laptopokat kerülni kell az üléseken:

a laptopokat kerülni kell az üléseken, mert biztosan megzavarják az alkalmazottakat. Sok szakértő jól tanácsolja, hogy a kézzel írott jegyzeteket készítő alkalmazottak nagyobb figyelmet fordítanak arra a célra, amelyre az ülést összehívták.

azok az alkalmazottak is, akik nem használnak laptopot, jobb produktív hozzájárulást tudnak adni az értekezleten. A munkáltatónak azonban gondoskodnia kell arról, hogy a munkavállalók 10-15 perces szünetet kapjanak e-mailjeik ellenőrzésére, ha a találkozó várhatóan hosszú ideig tart.

a mobiltelefonok nagy nem az ülésen:

minden alkalmazottat, aki részt vesz az ülésen, előzetesen meg kell kérdezni, hogy mobiltelefonjuk nem engedélyezett az ülésen. Nagyon kevés dolog, ami nagyon fontos, hogy szükség van a munkavállaló, hogy részt vegyen a telefonhívás. Az értekezletet vezető alkalmazottnak jóval az értekezlet kezdete előtt be kell jelentenie, hogy az alkalmazottaknak nem szabad válaszolniuk a hívásokra az értekezlet ideje alatt, mivel az értekezlet áramlása megszakad, és az összes többi alkalmazott is elvonja a figyelmét.

az alkalmazottak elszámoltathatósága:

mint az Apple-nél, ott van a DRI, ami azt jelenti, hogy minden alkalmazott felelőssé és közvetlenül elszámoltathatóvá válik. Az összes vezető alkalmazottat közvetlenül felelősségre kell vonni a Társaság tevékenységéért. Az idősebb alkalmazottaknak példát kell mutatniuk a fiatalabb alkalmazottaknak, hogy közvetlenül felelősek a nyilvánosságnak, és ez nem szégyen.

kerülni kell a PowerPoint használatát:

a powerpoint alkalmazottak általi használata egyszerűbbé teszi a feladatot azok számára, akik a találkozón bemutatják projektjeiket, de unalmassá válik azok számára, akiknek meg kell érteniük. Az Amazonnál a powerpoint használata szigorú, nem más, mint a pontok használata. Ez teszi a dolgokat nem csak érdekes, hanem könnyen érthető.

adatokat kell használni az üléseken:

azok a munkavállalók, akik az üléseken bemutatják projektjeiket, az adatokat felhasználják véleményük alátámasztására. Ha nincsenek felhasznált adatok, akkor a találkozó lesz a vita helye, mivel az összes alkalmazott bemutatja véleményét, de nem lesznek alátámasztandó adatok. A felhasznált adatoknak mind a minőség, mind a mennyiség szempontjából támogatniuk kell. Mint a Yahoo-nál, az üléseken kvantitatív adatokat használnak a vélemények alátámasztására.

minden ülésen jegyzetelő legyen:

minden ülésen jegyzetelőt kell kinevezni, mert az ülésen két-három powerpoint prezentáció van. Ha lesz jegyzetelő, akkor az összes fontos pont könnyen felsorolható. Továbbá, ha van olyan alkalmazott, akinek van egy találkozója, kaphat egy másolatot ugyanarról és a lefedettségről, amely hiányzik.

az ülés felülvizsgálati feljegyzését köröztetni kell:

az ülésen hozott döntés egy példányát köröztetni kell a hivatalban. Ez arra készteti az alkalmazottakat, hogy emlékezzenek az ülésen meghozott minden fontos döntésre. Ez segíteni fogja az alkalmazottakat abban, hogy a vállalat céljainak elérésében dolgozzanak.

állítsa be az értekezlet határidejét:

a Google-nál hatalmas időzítők vannak beállítva az értekezlet helyén, így van egy határidő az értekezletekre. Ha vannak időzítők a találkozó helyén, akkor az értekezlet előadója megbizonyosodik arról, hogy minden ütemterv szerint megy.

rendszeres időközönként ütemezze az üléseket:

minden Társaság felhívja a figyelmet arra, hogy rendszeres időközönként szervez találkozókat. Ezzel képesek lesznek megvitatni a közeljövőben felmerülő kérdéseket, és azokat, amelyek bármilyen döntéshozatalt igényelnek. Ezenkívül a munkáltató ellenőrizheti a vállalatok különböző aspektusait, és az alkalmazottak ellenőrzés alatt tarthatók.

minden jelenlévőnek készen kell állnia a kihívásra és kihívásra:

Steve Jobs, miután az Apple vezérigazgatója képes volt sírni az alkalmazottakat, ha keresztet kérdezett. Minden vállalatnál, a munkavállalók, amikor részt vesznek az ülésen, képesnek kell lenniük arra, hogy megkérdezzék az idősebbet, ha valamilyen ponton összezavarodnak, és készen kell állniuk a válaszokra, amikor a munkáltató kérdéseket tesz fel.

legyen pozitív az ülésekkel kapcsolatban:

mindazoknak, akik jelen vannak a találkozó helyén, pozitívan kell gondolkodniuk az ülésen bemutatott ötletekről. Egyetlen ötletet sem szabad azonnal eldobni. A bemutatott elképzelések előnyeit és hátrányait ki kell számítani, mielőtt elvetik azokat.

az új ötleteket mindig örömmel fogadjuk:

az új ötleteket a munkaadók mindig örömmel fogadják. Általában az üléseken az új ötletet bemutató alkalmazottat más alkalmazottak kritizálják. Az ülés vezetője nemcsak új ötleteket ösztönöz, hanem megpróbálja azokat beépíteni a munkafolyamatukba.

a házi feladatot az alkalmazottaknak kell elvégezniük:

mindazoknak, akik részt vesznek az ülésen, fel kell készülniük a házi feladat elvégzésével. Ez segít az alkalmazottaknak abban, hogy visszaszerezzék az előző üléseken történteket, hogy tovább tudjanak lépni. Az alkalmazottak fedezik azokat a pontokat is, amelyeket korábban elmulasztottak.

Tiszteld mások idejét:

minden alkalmazottnak tiszteletben kell tartania más népek idejét. Jó előre tudják a találkozót, ezért ennek megfelelően kell megtervezniük egyéb tevékenységeiket. Azok az emberek, akik nem tisztelik mások idejét, nem várják el ugyanezt a többiektől is.

következtetés:

mind a Google, mind az Apple híres nemcsak a technológiai újításokról, hanem a találkozók lebonyolításának módjairól is. Az ezen a helyen tartott találkozók nemcsak produktívabbak, hanem a munkavállalók javát is szolgálják. Tehát minden vállalatnak meg kell próbálnia követni ezeket az egyszerű lépéseket a hatékony találkozók lebonyolításához és a lehető legtöbbet hozza ki alkalmazottaiból.