hogyan lehet virtuális ügyvéd

az elmúlt években az ügyvédek egyre inkább kihasználják a távmunka rugalmasságát. Ahogy a hagyományos tégla-habarcs jogi irodákkal kapcsolatos gondolkodásmód fejlődik, a virtuális ügyvéd lét egyre gyakoribbá válik.

hogy egy virtuális ügyvéd jön a hegyezi. Mivel az ügyvédek nem kötődnek egy hagyományos irodához, az ügyvédek időt takaríthatnak meg, csökkenthetik az általános költségeket és hatékonyabban dolgozhatnak. Ugyanakkor az ügyvédek utazhatnak az ügyfélirodák, a közjegyzők és a bírósági irodák között. A virtuális ügyvédeknek azonban figyelembe kell venniük, hogyan fogják kezelni az ügyvédi irodák biztonságát, etikáját és kommunikációját, miközben gyakorlatilag dolgoznak.

de mit jelent virtuális ügyvédnek lenni? Lehet-e egy virtuális ügyvédi iroda hozzáférhetőbb és hatékonyabb módja annak, hogy több jogi ügyfelet segítsen? Olvasson tovább, hogy többet.

az ABA eLawyering Munkacsoportja előírja, hogy a virtuális ügyvédi irodának biztonságos ügyfélportált kell használnia, amely az ügyvédi iroda weboldalához kapcsolódik. A virtuális ügyvéd biztonságos ügyfélkapujának biztonságosnak, titkosítottnak és felhasználónévtől/jelszótól függőnek kell lennie. Ez a biztonságos ügyfélportál az, ahol az ügyfelek és az ügyvédek együttműködnek, dokumentumokat osztanak meg és adatokat cserélnek.

milyen előnyei vannak a virtuális ügyvédnek?

a virtuális ügyvéd növekvő népszerűsége a pozitív előnyök kombinációjának köszönhető, többek között:

mobilitás

virtuális cég működtetésekor távolról bárhonnan dolgozhat. Az, hogy bárhonnan dolgozhat—akár otthonról, akár utazás közben—hatékonyabbá teszi ügyvédi irodáját. A virtuális ügyvéd rugalmassága azt jelenti, hogy akkor is elvégezheti a munkát, ha nem az irodai íróasztalnál van.

rugalmasság

a virtuális ügyvédeket nem köti a hagyományos kilenc-öt munkaóra, ami azt jelenti, hogy akkor és ott dolgozhatnak, ahol és amikor szükségük van rá. A különböző helyszíneken és különböző időpontokban történő munkavégzés rugalmassága előnyös lehet a gyermekekkel rendelkező ügyvédek vagy más, változatosabb ütemtervet igénylő kötelezettségvállalások számára. A virtuális ügyvédként nyújtott rugalmasság hasznos a munka és a magánélet jobb egyensúlyának eléréséhez.

csökkentett rezsi

még akkor is, ha a joghatósága nem követeli meg fizikai irodahelyiség meglétét (erről később bővebben), a virtuális ügyvédi Iroda működtetése azt jelenti, hogy nem kell fizetnie egy nagy irodahelyiségért. Ha nincs fizikai irodahelyiség, akkor nem kell sok pénzt költenie irodai berendezésekre (például nagy nyomtatókra és faxokra) és karbantartására. Mivel a virtuális ügyvédi irodák általában felhőalapú szoftvereket használnak a virtuális munka megkönnyítésére, kevesebb költség merül fel olyan dolgokra, mint a helyszíni szerverek.

környezetbarátság

a virtuális működés többféle módon csökkentheti cége szénlábnyomát. Napi ingázás nélkül az irodába csökkentheti a vezetés károsanyag-kibocsátását. A dokumentumkezelés és az ügyfélbeviteli űrlapok digitalizálásával jelentősen csökkentheti cége papírhasználatát is.

sokoldalúbb ügyfélkommunikáció

a virtuális találkozók hozzáférhetőbbé tehetik jogi szolgáltatásait. Nem minden ügyfél akar vagy tud személyesen találkozni. Ha virtuális találkozókat tarthat, ügyfelei élvezhetik a megnövekedett kényelmet. Azok az ügyfelek, akiknek mobilitási problémái vannak, vagy akik fizikailag nem tartózkodnak a városban, továbbra is részt vehetnek veled való találkozókon. Mivel a virtuális találkozók kényelmesebbek, ösztönzik a gyakoribb ügyvéd-ügyfél kommunikációt is, ami kulcsfontosságú a jobb ügyvédi iroda ügyfélkommunikációjához.

Hogyan válhat virtuális ügyvédré?

a virtuális ügyvédré válás számos előnyt kínálhat. De meg kell vizsgálni több, mint hogyan kell beállítani az új ügyvédi iroda munkaterület. Ahhoz, hogy virtuális ügyvédként sikeres legyen, ismernie kell a szabályokat, tervet kell készítenie és stratégiailag végre kell hajtania.

Ismerje meg a virtuális ügyvéd szabályait és etikáját

mielőtt virtuális ügyvédi irodáját venné, ismernie kell az alkalmazandó szabályokat és etikai megfontolásokat.

például egyes államok megkövetelik, hogy az ügyvédek fizikai irodaterülettel rendelkezzenek. Ezekben az esetekben fizikai irodai jelenlétre van szükség, és nem lehet teljesen virtuális ügyvéd. Ellenőrizze a joghatóság követelményeit, és kövesse az Ön területére vonatkozó szabályokat.

ezenkívül ügyvédként kötelessége az ügyfelek adatainak védelme és az ügyfelek bizalmasságának fenntartása. Virtuális ügyvédként, több kommunikációja online történik, nem személyesen. Ezért különösen fontos, hogy az ügyvédi iroda adatai biztonságosak legyenek, és minden csatorna titkosítva legyen.

Tudjon meg többet az ABA-ról és a virtuális gyakorlat és ügyvédi iroda adatbiztonságának etikájáról.

építsen ütemtervet a virtuális egyéni gyakorlóvá váláshoz

a virtuális egyéni gyakorlóvá válás ugyanazokat a lépéseket igényli, mint a hagyományos jogi gyakorlat megnyitása. Ezért fontos, hogy szánjon időt a megfelelő tervezésre—a saját ügyvédi iroda alapításának útmutatójának áttekintése jó kiindulópont. Itt vannak más megfontolandó lépések:

• Készítsen üzleti tervet. Például létre kell hoznia egy (vagy frissítenie kell a meglévő) ügyvédi iroda üzleti tervét, hogy mérhető célokat határozzon meg, meghatározza cége jövőképét és alapvető értékeit, készítsen pénzügyi tervet, és elemezze a belépő piacot.
• Strategize hogyan fogja kezelni ügyfél bevitel. A virtuális ügyvédi irodák profitálhatnak az online, automatizált megoldásokból az ügyfelek beviteléhez. A Clio Grow ügyfélbeviteli szoftvere lehetővé teszi a beviteli űrlapok létrehozását és a konzultációk ütemezését virtuálisan.
• hozzon létre egy kommunikációs tervet. Szüksége lesz egy stratégiára a belső kommunikációhoz, anélkül, hogy mindenki az irodában lenne. E-mailt, csevegést, videotalálkozókat, olyan alkalmazásokat, mint a Slack, vagy telefonhívásokat fog használni? Ezenkívül el kell gondolkodnia azon, hogyan fogja kezelni az ügyfelek kommunikációját. Kérdezd meg magadtól: Mi lesz a folyamat a foglaláshoz és az ügyfelekkel való találkozók lebonyolításához?
• hozzon létre egy marketing tervet a gyakorlatához. Mivel a virtuális ügyvédi irodája online, hatékony stratégiával kell rendelkeznie annak forgalmazására. A SEO-optimalizált, jól megtervezett ügyvédi iroda weboldala elengedhetetlen (mind a promócióhoz, mind az ügyfelek összekapcsolásához a cég biztonságos online ügyfélportáljához). A marketingtervnek figyelembe kell vennie az ügyfelekkel való kapcsolattartás egyéb módjait is, például a közösségi médiát és az ügyvédek online hirdetését.

ha friss ötleteket szeretne kapni a neved megjelenéséről és az üzleti tevékenység vezetéséről, megtudhatja, hogyan szerezhet új ügyfeleket egy ügyvédi iroda számára.

Ismerje meg, hogyan kell áttérni egy hagyományos ügyvédi irodáról

ha már egy hagyományos ügyvédi irodát működtet, és szeretne áttérni egy virtuálisabb gyakorlatra, fontolja meg ezeket a tippeket:

• ne siettesse a folyamatot. Ha már rendelkezik hagyományos jogi gyakorlattal, ne aggódjon, hogy azonnal egyszerre virtuális lesz. Létrehozhat egy tervet egy hibrid személyes és virtuális modellel. Például az alkalmazottak heti négy napot dolgozhatnak az irodában, egy napot pedig távolról. Azután, fokozatosan növelheti a személyes-távoli napok arányát az átmenet során.
• keresse meg a feladatok egyszerűsítésének és virtuálisvá tételének módjait. Keressen lehetőségeket olyan folyamatok létrehozására, amelyeket általában az irodában kell elvégezni biztonságos és virtuális. Például átválthat egy dokumentum irodai szkenneren történő beolvasásáról a telefon biztonságos Dokumentumolvasó alkalmazásának használatára.
• automatizálja meglévő folyamatait technológiával. A megfelelő felhőalapú technológia egyszerűsítheti folyamatait, és könnyebbé és biztonságosabbá teheti a virtuális ügyvédként való munkát. Amikor virtuális cégének technológiai megoldásokat választ, szánjon rá időt, és gondosan válasszon. Győződjön meg róla, hogy több lehetőséget is megvizsgál, és győződjön meg arról, hogy a megfontolt megoldások biztonságosak és titkosítottak.

például a felhőalapú gyakorlatkezelő szoftver, például a Clio Manage segít a feladatok automatizálásában. A Clio Manage lehetővé teszi az ügyvédi iroda számára, hogy az ügyeket és az információkat rendszerezze, nyomon kövesse az idejét és költségeit, kezelje a naptárát és kezelje a számlákat egy helyen.

hogyan szolgálja az ügyfeleket virtuális ügyvédként?

a virtuális ügyvédi irodák előnyei nem csak az ügyvédek számára szólnak: a virtuális ügyvédek több embernek segíthetnek a kívánt módon—ami kivételes ügyfélélményt jelent.

ahogy a Clio vezérigazgatója és társalapítója, Jack Newton a The Client-Centered Law Firm című könyvében felvázolja, a nagyszerű ügyfélélmények kulcsa az, hogy megadjuk az ügyfeleknek azt, amire szükségük van egy helyzetben.

a Jogi szolgáltatások terén az ügyfelek egyre inkább azt a kényelmes élményt akarják, amelyet a virtuális ügyvédi irodák nyújthatnak, beleértve:

virtuális ügyfélportál

amint azt korábban említettük, egy biztonságos online portál-ahol megoszthatja az információkat és kommunikálhat az ügyfelekkel-szükséges egy virtuális ügyvédi iroda számára. A mai fogyasztók olyan ügyvédet is akarnak, aki ezt fel tudja ajánlani. A 2020-as jogi trendek jelentése szerint a fogyasztók 69% – a inkább olyan ügyvéddel dolgozik, aki elektronikusan megoszthatja a dokumentumokat egy weboldalon, alkalmazáson vagy Online portálon keresztül.

az ügyvédek és az ügyfelek számára előnyös, ha az ügyfelek online portálon keresztül biztonságos hozzáférést biztosítanak ügyeikhez. Az ügyfelek jobb élményt kaphatnak, mivel maguk is hozzáférhetnek és ellenőrizhetik esetinformációikat. Ugyanakkor a virtuális ügyfélportál időt takarít meg az ügyvédeknek is, amelyeket egyébként a frissítések kommunikálásával tölthetnek.

Tudjon meg többet a Clio Manage biztonságos ügyfélportáljáról, a Clio for Clients-ről.

dokumentumkezelő szoftver

a virtuális ügyvédi irodáknak képesnek kell lenniük arra, hogy bárhonnan biztonságosan hozzáférjenek az esetdokumentumokhoz. A virtuális ügyvédek felhőalapú dokumentumkezelési megoldásokhoz fordulhatnak (például Clio Manage, OneDrive vagy Dropbox).

például a Clio Manage felhőalapú dokumentumkezelő szoftvere korlátlan dokumentumtárolást kínál. A Clio Manage segítségével bárhonnan elérheti ügyféldokumentumait laptopján vagy mobiltelefonján.

az ügyfelek szempontjából a felhőalapú dokumentumkezelő szoftver időt takarít meg, és segít a zökkenőmentes jogi élmény megteremtésében. A jogi dokumentumok biztonságos online portálon keresztüli gyors megosztása mellett a Clio elektronikus aláírási funkciókat is kínál, amelyek bizonyos helyzetekben megkönnyítik és gyorsabbá teszik a dokumentumok aláírását az ügyfelek számára.

Videokonzultációk

míg a virtuális ügyvédek továbbra is tarthatnak személyes találkozókat, a videokonferencia megkönnyíti a virtuális ügyvédek számára, hogy több ügyfelet segítsenek, függetlenül attól, hogy hol vannak.

amint azt a 2020-as jogi trendjelentés megjegyzi, a fogyasztók 37% – a inkább gyakorlatilag ügyvéddel találkozik konzultáció vagy első találkozó céljából. Ezenkívül a fogyasztók 50% – a inkább videokonferencia útján tartaná nyomon követési találkozóit. A gyakorlatilag végzett munka az ügyfelek számára a kívánt élményt nyújthatja, miközben időt takarít meg az ügyvédek számára is.

a virtuális ügyvédvé válás előnyös lehet az ügyvédi iroda és az ügyfelek számára

a távoli munkavégzés már nem elvont ötlet az ügyvédek számára. A biztonságos, felhőalapú technológia gyakorlatilag lehetővé teszi a munkavégzést—és sok szempontból előnyösebb is.

míg virtuális ügyvédként a távoli munkavégzéstől a virtuális ügyvédi iroda működtetéséig változhat, a virtuális ügyvédeknek biztonságos online ügyfélkapura van szükségük. Nem minden cég lehet 100% – ban Virtuális a joghatóságukban fizikai irodai jelenlétet igénylő szabályok miatt. De a tervezéssel és az előrelátással a legtöbb cég beépítheti a virtuális ügyvédi irodák elemeit, hogy felszabadítsa az ügyvédek fokozott rugalmasságának előnyeit—és jobb, kényelmesebb élményt nyújtson az ügyfelek számára.

ezt szem előtt tartva, ha kíváncsi arra, hogy virtuális ügyvéd lehet-e az Ön számára, Kezdje azzal, hogy megtanulja a területére vonatkozó szabályokat, és elkészíti vállalkozásának tervét. A megfelelő technikai eszközökkel és kommunikációs és marketing tervekkel a virtualizáció lehetővé teheti, hogy több ügyfelet segítsen, miközben alacsonyabb költségeket és jobb munka-magánélet egyensúlyt élvez.

ezt a blogbejegyzést 2021 júliusában tettük közzé. Utolsó frissítés: Október 14, 2021.

kategória: Üzlet