Hogyan szervezzünk konferenciát

a legjobb konferenciák vonzó előadásokkal és kiváló hálózati lehetőségekkel ösztönzik a küldötteket. segítsen létrehozni egy zümmögést az új ötletek körül, és összehozza az embereket. A konferenciáknak ösztönzőnek, interaktívnak és vonzónak kell lenniük, és meg kell felelniük az érdekelt feleknek. Azt is elvárják, hogy gyorsan forduljanak meg, és folyamatosan szigorodó költségvetéssel teljesítsék őket. A konferencia-tervezés nem könnyű, és a konferencia-szervező szerepét nem szabad félvállról venni. Útmutatónk felvértezi Önt minden olyan információval és tanáccsal, amelyre szüksége van a sikeres konferencia előmozdításához és megszervezéséhez.

Tegye A Résztvevőket Először!

mielőtt elkezdenénk a konferencia – tervezés csínját – bínját, úgy gondoljuk, érdemes kijelenteni-tegye a résztvevőket először. A delegáltnak és igényeinek kell irányítania minden döntését.

• miért vesznek részt a küldöttek konferenciákon?
• miért fognak részt venni a konferencián?
• mit akarnak kihozni belőle?
• hogyan lehet ezt megvalósítani?
• mit tud nyújtani, ami egyedülállóan értékes számukra?

fontos, hogy a résztvevőt a szervezés középpontjába helyezze. Az ő idejük értékes, és biztosítanod kell, hogy a legtöbbet hozzák ki minden percből, amit a konferenciádon töltenek.

már alaposan meg kell értenie a célközönséget, és mi vonzza őket. ha nem, szánjon időt arra, hogy többet megtudjon arról, hogy mit várnak el és mit akarnak. Végső soron nagyon releváns és vonzó üléseket akarnak élvezni, és egyedülálló értéket találnak a konferencia minden aspektusában.

a sikeres konferencia megszervezéséhez néhány szempontot figyelembe kell venni, beleértve a következőket:

konferencia költségvetése

konferencia témák

konferencia helyszín kiválasztása

konferencia előadók

konferencia menetrend készítése

konferencia támogatása

konferencia regisztráció

hálózatépítés egy konferencián

konferencia technológia

ezeket az útmutatónkban lebontjuk.

konferencia tervezése

megértjük, hogy nem biztos, hogy tapasztalt konferenciatervező. És igaz, hogy mindannyiunknak el kell kezdeni valahol. A konferencia tervezési útmutatónk következő részében olyan kulcsfontosságú területeket fogunk lefedni, mint a költségvetés, a szponzorok és a helyszín kiválasztása.

konferencia költségvetések

a konferencia szervezésekor tapasztalt stressz nagy része abból származik, hogy megpróbál mindent teljesíteni, amit ígért a költségvetésben. A pénz egy nagy tényező, és van, hogy alapos, amikor minden szempontból a költségvetés.
két döntést kell meghoznia a költségvetés véglegesítésekor: a konferencia egy vagy két napig tart? Mindez egy előadóteremben fog alapulni, vagy két vagy több különálló szakaszban fog zajlani? A költségek növekedni fognak attól függően, hogy hogyan kívánja beállítani a konferenciát.

nál nél 20 Bedford Way, kiváló árakat kínálunk a többcsatornás eseményekhez, több összekapcsoló hely áll rendelkezésre, beleértve a zászlóshajó Logan Hall színházat. Vegye fel velünk a kapcsolatot még ma.

a várható költségek a következők:

• helyszín bérlés
• Vendéglátás
• logisztikai és rendezvényszervező csapat
• felszerelés bérlés
• hangszórók költségei pl. hotel; szállítás; díjak
• szórakoztatási költségek
• nyomtatás – ezeknek minimálisnak kell lenniük

szerencsére sok mindent megtehetsz a költségek alacsonyan tartása és a konferencia költségvetésének maximalizálása érdekében. A szponzorok megtalálásától a megfizethető helyszín kiválasztásáig, megosztjuk a költségcsökkentő megoldásokat ebben az útmutatóban.

konferencia Jegyárazása

a kapott pénz a szponzoroktól, a kiállítóktól (erről később) és a jegyértékesítéstől származik. Most, ha elég szerencsés ahhoz, hogy nagy hozzájárulást kapjon a szponzoroktól anélkül, hogy veszélyeztetné a konferencia integritását, akkor lehet, hogy ingyenesen kínálhatja fő konferenciáját.

ellenkező esetben a jegyekért díjat kell fizetnie. A fő kérdés, amire válaszolni akarsz, az, hogy mennyi? Természetesen nehéz megnevezni egy számot, de a költségvetésnek meg kell adnia egy mutatót arról, hogy mennyi pénzt kell megtérülnie ahhoz, hogy megtérüljön. Fontos, hogy az elvárásait az alapján állítsa be, hogy hány emberről gondolja, hogy részt vehet, a helyszín mérete és az a tény, hogy nem fog eladni.

függetlenül attól, hogy mennyit számít fel, korlátozott számú jegyet kell engednie egy kezdeti korai madárfutás során. Ennek a konferencia promóciójának korai szakaszában kell lennie, mielőtt az összes előadót bejelentik.
Peter-Paul Koch, a konferencia szervezője és előadója azt tanácsolja, hogy kerüljük a kísértést, hogy túl alacsonyan állítsuk be a jegyárakat, és inkább árazzuk be a jegyeket, hogy még akkor is megtörjön, ha a helyszín kapacitásának 60-75% – át elfoglalják.’

szponzorok megszerzése a konferenciához

a szponzorok és az általuk biztosított pénz létfontosságú lehet a költségvetés megtartása szempontjából. Ezt szem előtt tartva létre kell hoznia a potenciális szponzorok listáját. Amit keres, azok a szervezetek, amelyek a közönségnek való kitettséget akarják. Végezze el a kutatást, és meg lesz jutalmazva.

amikor megszólítja őket, tisztázza, hogy milyen támogatásra van szüksége, legyen az pénzügyi vagy szolgáltatás. Azt is meg kell, hogy egyértelmű, hogy mit hajlandó ajánlani cserébe a pénzüket. Ez valószínűleg magában foglalja a logók széles körű használatát, hozzáadva a goodie táskához, valamint egy állványt, ha kiállítói vannak.

miután csiszolta a marketing üzeneteit, hogy következetes és meggyőző legyen, célozza meg azokat a szponzorokat, akik részesülnek a részvételből. Ha a költségek többségét szponzorálással tudja fedezni, akkor a legjobb esélyt adja magának a nyereségre. Egy dolog, hogy tisztában van, hogy, gyakrabban, mint nem, szponzorok akar bemutatni a rendezvény. Ha ez a helyzet, akkor győződjön meg arról, hogy a beszélgetés értéke van, és nem pusztán promóciós. Nincs semmi, ami aláássa a konferencia több, mint promóciós előadások, hogy érzem magam, mint értékesítési helyek helyett egy valódi ülés egy adott témában.

Jason Zook azt vizsgálja, hogyan lehet szponzorokat szerezni ebben a podcastban:

további tippek az esemény szponzorainak megszerzéséhez útmutatónkban találhatók.

konferencia témák

a konferenciák valóban izgalmas események lehetnek, ahol a küldöttek felfedezik, megosztják és megvitatják az ötleteket egy adott téma körül. Ezeknek az ötleteknek akár hatalmuk is lehet az ipar alakítására vagy újradefiniálására. Szenvedélyes emberek jönnek szenvedélyes előadások, friss ötletek és egy igazi buzz. Ennek a légkörnek a megteremtése a konferencián nem csak megtörténik.

minden a témával vagy témával kezdődik. Lehet, hogy észrevett egy rést a piacon, vagy úgy döntött, hogy új megközelítést alkalmaz egy meglévő témában.

ez nem a téma meghatározásának kérdése, mivel ennek nagy részét máshol fogják megtenni, hanem annak biztosítása, hogy felhasználhassa az esemény marketingjében és futtassa a konferencián.

ennek szorosan kapcsolódnia kell az Ön és az érdekelt felek általános célkitűzéseihez. De ha egyszer kidolgozol egy témát, az segít mindent összekapcsolni. Miután egy világosan meghatározott téma is, hogy minden marketing üzenetek hatékonyabb.

konferencia kiállítók

lesz kiállítója a konferencián? Ez hozzáadott bevételi forrás lehet, de fontos olyan kiállítókat választani, amelyek hozzáadott értéket képviselnek a Küldöttek számára. Biztosítania kell azt is, hogy a helyszín megfelelő helyet biztosítson a kiállítási standok számára, kevés vagy külön költség nélkül. Ez a hely határozza meg, hogy hány kiállítót fogadhat. Miután megismerte a helyet, meg kell terveznie egy kiállítás elrendezését.

minden potenciális kiállító részleteket szeretne a résztvevők demográfiai adatairól és az USPs-ről. Valószínűleg számos kérdésük van, amelyek segítenek meghatározni, hogy érdemes-e kiállítani a konferencián, ezért készüljön fel arra, hogy válaszoljon rájuk, vagy még jobb, ha valakit kizárólag a kiállítókkal foglalkozik.

További információ a kiállítókkal való foglalkozásról konferenciákon.

Rendezvényszemélyzet felvétele a konferenciára

konferencia szervezése kemény munka és stresszes. Ne is fontolja meg, hogy egyedül csinálja. Össze kell állítania egy kollégákból és önkéntesekből álló csapatot, amely segít a konferencia lebonyolításában a tervezési szakaszban és a nap folyamán. Az is jó ötlet, hogy házon belüli erőforrásokat használjon a konferencia helyszínén.

minden személynek világosan meghatározott szerepet kell betöltenie a konferencia előtt és napján. Ezt a tervezési folyamat során a lehető leghamarabb véglegesíteni kell. A nap egyik legfontosabb szerepe az MC, aki üdvözli az embereket a konferenciára, bemutatja az előadókat, kezeli az átadásokat és figyelemmel kíséri az előadások időzítését. Szüksége lesz futókra, színpadi vezetőkre és AV technikusokra is.

konferencia helyszín kiválasztása

a konferencia helyszíne rendkívül fontos. Vannak, akik úgy döntenek, hogy a konferencia helyszínkeresőit használják a helyszínek megtalálásához, de jobb, ha maga végzi el a kutatást, és személyesen látogatja meg a potenciális helyszíneket. Így tárgyalhat a szerződésről, pénzt takaríthat meg, és ellenőrizheti a helyszín megjelenését és hangulatát. Érdemes egy sor kérdést feltenni a helyszínnek annak biztosítása érdekében, hogy pontosan azt nyújtsa, amire szüksége van, és megfeleljen a közönség igényeinek, például:

• vannak rejtett költségek? pl. parkolási díjak vagy WIFI
• van mozgáskorlátozott hozzáférés? Ez elengedhetetlen.
• van még valami a helyszínen vagy annak környékén a konferencia ideje alatt? Ez hatással lehet A helyszín hozzáférésére vagy a szállításra?
• mennyire fenntartható a helyszín? Könnyen megközelíthető tömegközlekedéssel?

győződjön meg arról, hogy a helyszín elég nagy – nem csak a fő előadóterem, hanem más terek, például kiállítótermek és kitörési terek. Nincs annál rosszabb, mint egy szoba hátsó részén állni, kétségbeesetten próbálva hallani a műsorvezetőt, vagy ami még rosszabb, még mindig hiányzik egy ülés.

milyen szolgáltatásokat tartalmaz egy konferencia helyszín?

a konferencia helyszínének számos lehetőséget kell biztosítania ahhoz, hogy minden Konferencia sikeres legyen. Ez magában foglalja az AV felszerelést, a Wi-Fi-t, a vendéglátást, a színpadot és természetesen a kényelmes üléseket.

Wi-Fi – a nagyobb konferenciák egyik legnagyobb nehézsége a Wi-Fi-vel rendelkező helyszínek megtalálása, amelyek képesek megbirkózni számos küldött igényeivel. Nem kétséges, hogy a Wi-Fi minősége javul a helyszíneken, különösen Londonban és más nagyvárosokban, de érdemes őszinte képet kapni a Wi-Fi képességeiről. Sok helyszín Ma ingyenes Wi-Fi-t kínál, ami nagyszerű hír, ha működik!

konferencia – Vendéglátás-döntse el, hogy vendéglátást nyújt-e. Ez nagy költség lehet az Ön számára, de a Küldöttek számára is jelentős előny. Ha nem választja az ebédet (a tea és a kávé a szünetekben elengedhetetlen), akkor tájékoztatást kell adnia a közeli étkezési lehetőségekről.

ha úgy dönt, hogy ebédet biztosít a konferencián, akkor érdemes találkozni a vendéglátókkal, és megvitatni a lehetőségeket. Azt szeretné, hogy az étel jól nézzen ki és jó ízű legyen, de mindig emlékezzen a költségvetésére. Fontos, hogy mindig vegetáriánus és növényi alapú lehetőségeket kínáljunk. A számokat három nappal a konferencia előtt is meg kell erősítenie.

itt, a 20 Bedford Way-nél, catering szolgáltatásunk páratlan. Szakácsokból álló szakértői csapatunk egészséges, etikus eredetű összetevőket használ, hogy pazar ételválasztékot készítsen vendégei számára. Tudjon meg többet rendezvényszervezési szolgáltatásainkról még ma.

Staging, Lighting, AV – a bemutatóknak olyan színpadon kell történniük, amely jó rálátást biztosít a közönségnek és minden olyan AV berendezésnek, amelyre a hangszóróknak szüksége van. Ez magában foglal egy nagy kivetítőt, egy rögzített mikrofont, amelyet a PA-n keresztül erősítenek. További bónusz, ha színházi stílusú helyszínt választ, az, hogy professzionális világítással és AV-vel rendelkezik, amely valódi wow-tényezőt adhat hozzá, és javíthatja a közönség előadásait.

a mai konferenciákon a mobiltelefonok, tabletek és laptopok elterjedtsége miatt fontos, hogy a küldöttek elektronikus eszközeik feltöltésére is rendelkezésre álljanak aljzatok.

Hogyan válasszunk dátumot a konferenciához

ha már tudjuk, hogy hol fogjuk tartani a konferenciát, akkor be kell zárnunk egy dátumot. A konferenciák legnépszerűbb ideje március és November között van, a nyári konferenciákat júliusban és augusztusban gyakran elbocsátják az ünnepek miatt. Tartson szem előtt néhány lehetséges dátumot arra az esetre, ha a kívánt helyszín nem érhető el. Ezek a dátumok nem ütközhetnek más kapcsolódó konferenciákkal vagy eseményekkel, ezért ne felejtse el elvégezni a kutatását.

Peter-Paul Koch kijelenti, hogy: “a konferenciát csütörtökön és pénteken, vagy hétfőn és kedden kell tartani. Ez lehetővé teszi a résztvevők számára, hogy a turistát is játsszák. Ha csak egy napra mész, péntek van.”

konferencia hangszórók

miután megerősítette a dátumokat, és befizetett egy előleget a helyszínre, most már megerősítheti a konferencia előadóinak elérhetőségét.

az Előadók meg tudják csinálni vagy megszakíthatják a konferenciát, ezért időt és erőfeszítést kell fordítania a legjobb megtalálására. A megnyerő előadások képesek arra, hogy valóban inspirálják a küldötteket, és az összes ötletet és firkált jegyzetet valós cselekvésekké és valódi változásokká alakítsák. A megfelelő prezentáció lehet A katalizátor, hogy a küldöttek alkalmazkodjanak üzleti tevékenységükhöz, és emlékezniük kell arra, hogy hol kezdődött az egész.

néha túl könnyű választani a hangszórók azonos forgatásából, különösen, mivel a híres főelőadók segíthetnek a jegyek váltásában. De egy nagyszerű hangszóró, amelyet a közönség még nem látott, valódi értéket ad. Érdemes megfontolni néhány témán kívüli előadó bevonását a programba, hogy kissé felrázza a dolgokat. Mindig van lehetőség a fejvadászat valaki csinál inspiráló munkát a területen, aki nem egy tapasztalt hangszóró. Amit a tapasztalatok bemutatásában hiányozhatnak, azt a szenvedély és az ötletek minősége pótolhatja.

néhány módja van egy jó hangszóró beszerzésének. Akkor viszont a PeerIndex és BlueNod. Amikor egy hangszóróhoz közeledik, tegye ezt egy kapcsolaton keresztül, ahol csak lehetséges, és ne a kékből.

miután megerősítette a hangszórókat, fontos, hogy jól kezelje őket. Legyen egyértelmű velük, hogy mit kínál a kezdetektől. Legalább meg kell fedeznie az összes költségét, mint az utazás és a szállás. Biztosítani kell, hogy a szállás Elérhető, kényelmes, és közel a konferencia helyszín, ha lehetséges. Nem akarja kockáztatni, hogy a hangszórók késnek, mert a város másik végéből jönnek.

a szálláson túl érdemes felajánlani nekik a nyereség egy részét vagy egy meghatározott díjat.

a konferencia előtt meg kell tudni a munkamenet tartalmának részleteit, a címet, valamint az összes AV követelményt. A legjobb, ha ezt a lehető leghamarabb megteszi, és rendszeresen ellenőrizze az összes hangszórót, hogy megbizonyosodjon arról, hogy az előkészületek a pályán vannak. Ha bármilyen aggályuk van, vagy láthat néhány kérdést, amelyek később történnek a sorban, a legjobb, ha inkább előbb, mint később foglalkozik velük.

amikor magáról a konferenciáról van szó, szánjon időt arra, hogy teljes mértékben tájékoztassa az előadókat a programozásról, az előadás hosszáról és az AV beállításról, hogy ne legyenek meglepetések. Ez segít a dolgok zökkenőmentesen és lazítani őket. Ha van egy hangszóró az eseményen, érdemes ösztönözni őket, hogy ragaszkodjanak ahhoz, hogy keveredjenek és hálózatba lépjenek a tömegekkel. Ez lehetővé teszi számukra, hogy nyugodtabbnak érezzék magukat, és hozzáadott értéket teremtsenek a Küldöttek számára.

nyilvánvaló, de érdemes megismételni – győződjön meg arról, hogy minden MC tudja, hogyan kell helyesen kiejteni a nevét. Győződjön meg arról is, hogy adataik helyesek, bárhol is jelennek meg – nyomtatott formában, online és közösségi formában (igen, ez magában foglalja a Twitter fogantyúit is!).

Hogyan készíthetek konferencia menetrendet?

amikor a konferencia napjának ütemezéséről van szó, érdemes az előadókat és előadásaikat egy téma szerint csoportosítani. Remélhetőleg ez könnyű feladat lesz, miután elkészítette a véglegesített munkamenet-leírásokat.

fontos, hogy ne töltsön túl sok ülést egyetlen napba. Ha az előadások olyan vonzóak és elgondolkodtatóak, mint a kívánt, akkor a résztvevők a nap vége felé fáradhatnak. Ezt szem előtt tartva fontos figyelembe venni az utolsó felszólalót. A figyelem csökkenésével az utolsó ‘temető’ ülésen rosszul lehet részt venni. Vagy mentse el a hangszórót ehhez a nyíláshoz, amely tömegeket vonz, vagy fontolja meg a korábbi nap befejezését, lehetőséget adva az embereknek utazásra vagy hálózatra.

a munkamenet hosszának nehéz kérdését is figyelembe kell venni. Mennyi ideig túl hosszú? Mennyire rövid a túl rövid? Úgy érezzük, hogy a normál előadások többségének 20-40 percig kell tartania, a vitaindító beszélgetések pedig akár egy órát is elérhetnek. A tartalomnak vonzónak kell lennie, és rövid figyelmet kell fordítania – az ‘all killer no filler’ mottó jó.

minden tematikus foglalkozás után kávészünetet kell tartania (legalább egy reggel, egy délután), valamint hosszabb ebédszünetet. Az embereknek szükségük van arra, hogy lélegezzenek, feldolgozzák az információkat és a hálózatot, valamint meglátogatják a WC-t. Ha egy munkamenet nem fut az ütemezéshez, kövesse Peter-Paul Koch tanácsát: “Ha egy munkamenet túl hosszú vagy túl rövid, csak tegye azt, ami természetesen jön, de fejezze be a következő szünetet az ütemterv szerint.”Ez biztosítja, hogy visszatérjen a következő ülés ütemezéséhez.

konferencia támogatása

gyakran a konferencia tervezésének legnehezebb része a marketing és a promóció. Azt akarod, hogy az emberek, akik számítanak, megtudják, és el akarnak jönni. Ennek érdekében teljes mértékben ki kell használnia hálózatait mind online, mind offline módon, hogy felhívja a figyelmet a konferenciára és az összes fontos jegyértékesítésre/regisztrációra. Készítsen listát a releváns ipari kiadványokról, ahol megoszthatja a konferencia részleteit.

az is fontos, hogy a promóciót a lehető leghamarabb elindítsa, és emlékeztetőket és rendszeres marketing üzeneteket küldjön minden csatornán (spam nélkül), ahogy közelebb kerül a nagy dátumhoz.

néhány Rendezvényszervező a konferencia időpontjához közelebb eső tevékenységet tapasztal, így ha még nem adta el az összes jegyét, csak egy hónap van hátra, ne veszítse el a reményt – az utolsó két hét kulcsfontosságú lehet. Az is nagyszerű, ha a hangszórók megosztják a frissítéseket is.

kommunikáció

kulcsfontosságú a rendszeres kommunikáció mind a küldöttekkel, mind az előadókkal. A legfontosabb e-mail az, amelyet egy héttel a konferencia előtt küld, amely tartalmazza az összes fontos információt. Ennek tartalmaznia kell a helyszín címét és weboldalát, a közeli szállodákat, a parkolási adatokat, valamint a dátumokat, időpontokat és minden egyéb fontos információt.

a rendszeres e-mailek küldése mellett rendelkeznie kell egy olyan weboldallal is, amely naprakész információkat tartalmaz. Ha többet szeretne megtudni az esemény webhelyeiről és listáiról, olvassa el az esemény online elérésének útmutatóját.

közösségi média

a közösségi média ma a konferenciák fontos része, amelyet ki kell használni. Kezdje azzal, hogy létrehoz egy hashtaget a konferenciájához – tartsa rövid és édes, és vegye fel az e-mailekbe és bármilyen promóciós anyagba. Ezután aktívan ösztönözze a résztvevőket, hogy használják a Twittert a konferencián, és szánjanak időt arra, hogy online kapcsolatba lépjenek velük. Egy kis erőfeszítéssel megkaphatja a hashtag trendjét, és növelheti a tudatosságot és az elkötelezettséget.

a konferencia napján

Gratulálunk, tette, hogy a nap a konferencia! Tényleg megtörténik. Az útmutató ezen szakasza végigvezeti Önt a következő eseményeken.

konferencia regisztráció

a konferenciára való regisztráció a szükségesnél bonyolultabb lehet. A résztvevők mind hasonló időben jelenhetnek meg, és minimális stressz mellett szeretnék felvenni a rögzítésüket és regisztrálni. A szervezés és a világos kommunikáció kulcsfontosságú ahhoz, hogy nagy mennyiségű emberrel foglalkozzunk, és gondoskodjunk arról, hogy mindenki a lehető leggyorsabban bejuthasson és letelepedhessen. Ezt szem előtt tartva fontos a regisztrációs folyamat ésszerűsítése. Először is, előzetesen online regisztrálnia kell. Másodszor, minden résztvevőnek meg kell adnia egy zsinórt, valamint egy jó zsákot, ha ezt tervezi megtenni. Még otthon is kinyomtathatja a zsinórját.

Peter-Paul Koch azt javasolja, hogy készítsen regisztrációs pultot az a-K betűrendben elrendezett rögzítőkkel, a másik pedig az L-Z-hez.

milyen résztvevőket kell gyűjteni:

• zsinór a nevük és az üzleti egyértelműen megjelenik rajta, így lehet olvasni egy pillanat alatt
• Goodie táska, amely bármilyen freebies szponzorok

a menetrend a nap és egyéb lényeges információkat rendelkezésre kell állnia egy esemény app vagy az interneten. Néhány konferencián hasznos lehet az alapvető információk nyomtatott formában történő birtoklása, de fontos, hogy ezt egyensúlyba hozzuk a fenntarthatósággal.

hálózatépítés konferencián

amikor az ipari konferenciákról van szó, a hálózatépítés nagyon fontos. A legsikeresebb konferenciák számos lehetőséget kínálnak, és nyugodtak is, hogy a résztvevők csevegjenek, értékes új kapcsolatokat hozzanak létre, és újra kapcsolatba lépjenek azokkal, akiket már ismernek.

segít abban, hogy rendszeres szünetek legyenek a nap folyamán, és kijelölt helyek legyenek az emberek gyülekezésére. Ha az ülések jók voltak, sok beszélgetési pont lesz, amelyek segítenek megtörni a jeget és megkönnyítik az ötletek cseréjét.
Zach Inglis, a HybridConf szervezője azt a célt tűzte ki célul, hogy “összehozza az embereket egy helyen, ahol felfedezhetik és megoszthatják egymással, majd teljes pozitivitással távozhatnak a nagy közösség felé, amelynek részesei lehetünk.”A hálózatépítés döntő szerepet játszik ennek a közösségi érzésnek a fejlesztésében.

egy másik dolog, amely elősegíti a produktív hálózatépítést, a konferencia utáni italok. Függetlenül attól, hogy ez a helyszínen vagy a közeli bárban történik, ezek a foglalkozások lehetővé teszik az emberek számára, hogy továbbra is hálózatba lépjenek, miközben pihennek egy jól megérdemelt ital mellett.

az esemény végére egy halom névjegykártyával és sok izgalmas lehetőséggel kell rendelkeznie.

olvassa el útmutatónkat a jobb hálózatépítés ösztönzéséhez az eseményeken.

workshopok/tréningek/kerekasztalok

a konferenciáknak nem kell megállniuk az előadásoknál és a hálózatépítésnél. Valódi értéket adhat hozzá workshopok és képzések, valamint kerekasztalok és kitörési ülések szervezésével. Ezek a kisebb események és ülések lehetővé teszik az emberek számára, hogy részletesebben feltárják és megvitassák a kérdéseket.

kiegészítők

konferencia technológia

esemény technológia fejlődött hihetetlen sebességgel az elmúlt években. Ma már számtalan eszköz áll rendelkezésre a konferencia javításához. A virtuális résztvevőktől a hologramos előadókig, ez valóban egy bátor és izgalmas új világ.

számos konferencia saját alkalmazásokat fejleszt ki, amelyek segítenek a résztvevőknek a lehető legtöbbet kihozni napjaikból. Az összegyűjtött adatok, beleértve az egyes prezentációkról és az esemény egészéről szóló visszajelzéseket, felbecsülhetetlen értékűek lehetnek a következő év nagyobb és jobb megvalósításában.

olvassa el blogunkat a konferencia mobilalkalmazásokról, és arról, hogyan növelhetik az elkötelezettséget, biztosíthatják a big data-t és javíthatják a konferenciát.

fontos megjegyezni, hogy a dolgok elromolhatnak a technológiával, ezért győződjön meg róla, hogy valaki kéznél van, hogy kijavítsa az adott napon előforduló problémákat.

hogyan Filmezzünk egy konferenciát

ha a költségvetése erre terjed ki, dokumentálnia kell a konferenciát mind fényképek készítésével, mind az előadások filmezésével. Az iparágtól függően gyakran nagyon könnyű megtalálni a szükséges készségekkel és felszereléssel rendelkező önkénteseket. A rögzített munkamenetek ezután feltölthetők (engedéllyel), és még tovább oszthatja meg a tudást, valamint hozzáadott értéket adhat minden érintett számára.

a nyomon követés e-mail konferencia után

amikor a konferencia befejeződött és leporolt, és időt adott magának a teljes kikapcsolódásra és lazításra, itt az ideje a nyomon követésnek. Kezdje azzal, hogy őszinte köszönő e-maileket küld előadóknak, önkénteseknek és szponzoroknak. Ezután hozzáadott értéket is adhat, ha e-mailt küld a résztvevőknek a diavetítések, videók és egyéb, a naphoz kapcsolódó források összeállításával. Meg kell fizetnie az összes fennálló számlát is.

ezekkel a gyakorlati feladatokkal kezdheted értékelni a konferencia sikerét. Tekintse át az alkalmazásokból vagy visszajelzési űrlapokból gyűjtött adatokat, és nézze meg, hogyan javíthatja a konferenciát a következő évre.

Central London konferencia helyszín

20 a Bedford Way elég szerencsés volt ahhoz, hogy számos hazai és nemzetközi konferenciát rendezzen Bloomsbury helyszínünkön. Az évek során fejlesztettük szolgáltatásunkat, és úgy gondoljuk, hogy tudunk egy-két dolgot arról, hogyan kell egy konferenciát megrendezni. Eggyel kevesebb gond, ha van egy elkötelezett és tapasztalt vendéglátó – és konferenciacsapat a kezedben.
az egyik legnagyobb többletköltség az AV berendezések és technikusok bérbeadása – ez nem így van a 20 Bedford Way-nél, mivel ezt beépítjük a helyszín bérlésébe. A 910 férőhelyes Logan Hall színház egy előadóterem minden szükséges felszereléssel. Csakúgy, mint ez a központi londoni helyen előnyeit csodálatos közlekedési kapcsolatok, így ideális konferencia helyszín. Mint turisztikai és üzleti célpont, a londoni konferenciák vonzzák az embereket a tengerentúlról. Tudjon meg többet, vagy szervezzen látogatást.